51
определяется отношением средней за период дебиторской задолженности к
среднедневной выручке от продаж.
Оборачиваемость дебиторской задолженности отражает эффективность
работы пред-приятия по сбору долгов. Период оборачиваемости дебиторской
задолженности показывает средний срок кредитования покупателей. Рост
первого показателя и снижение второго говорят об эффективности и
управления дебиторской задолженностью.
Одним из направлений оптимизации процесса учета дебиторской
задолженности является формирование процедуры инкассации дебиторской
задолженности. Она должна предусматривать конкретные сроки и формы
напоминаний дебиторам о сроках платежей, возможности и условиях
рефинансирования долга, условия, при которых может быть возбуждено дело о
банкротстве несостоятельных дебиторов.
В настоящее время применяется такая форма управления дебиторской
задолженностью, как рефинансирование долга. Рефинансирование долга
представляет собой ускоренный перевод дебиторской задолженности в
высоколиквидные активы. Данный процесс осуществляется, как правило, в
форме факторинга, форфейтинга, учета векселей покупателей.
В рамках общей системы внутреннего контроля предприятия
целесообразна организация системы контроля над движением и своевременной
инкассацией дебиторской задолженности. Применяется АВС - система, в
которой кредиты группируются по размерам и видам задолженности. В группу
«А» включают наиболее крупные и сомнительные долги, в группу «В» -
кредиты средних объемов, в группу «С» - все остальные долги, которые
существенно не влияют на финансовые результаты компании [11].
Для облегчения процессов учета и анализа дебиторской задолженности
используются автоматизированные системы учета и отчетности. К
функциональным возможностям модуля «Управление дебиторской
задолженностью» относятся:
1) регистрация договоров с покупателями и заказчиками;
52
2) формирование справочных данных о заказчиках;
3) классификация доходов организации по статьям доходов;
4) планирование отгрузки готовой продукции;
5) формирование документов на отгрузку;
6) учет типа налогообложения при формировании документов на
отгрузку;
7) регистрация платежных документов покупателей и заказчиков;
8) обработка выписки банка, установление связи приходных платежных
документов и документов на отгрузку;
9) планирование суммы доходов от реализации услуг, внереализационной
деятельности, погашения дебиторской задолженности;
10) анализ динамики и структуры дебиторской задолженности за любой
период времени;
11) выявление и контроль отклонений фактических доходов от плановых
показателей;
12) учет погашения дебиторской задолженности неденежными
средствами (через взаимозачет, ценные бумаги);
13) формирование отчетов.
Такая информационная система позволяет руководителям предприятий
управлять дебиторской задолженностью на основе проведенного анализа и
контроля соблюдения лимитов ее движения.
Система «Управление дебиторской задолженностью» полностью
автоматизирует процесс работы с должниками, оптимизирует рабочее время
сотрудников предприятия (отвечающих за вопросы управления дебиторской
задолженностью), своевременно обрабатывает историю взаимоотношений с
каждым контрагентом, устанавливает и контролирует всех занесенных в
систему дебиторов. Данная система также позволяет снизить затраты
организации на юридическую помощь, контролирует сроки взыскания
задолженности, оптимизирует процесс подготовки документов по взысканию
дебиторской задолженности в претензионном и судебном порядке, позволяет
53
вести работу по взысканию штрафных санкций (которые рассчитываются
автоматически) и автоматически формирует отчеты в целях принятия
пользователем управленческих решений.
Система дает возможность пользователю работать с контрагентами
организации, выявляет данные по основаниям возникновения дебиторской
задолженности, предоставляет данные по истории работы с каждым
контрагентом, выдает автоматизированный алгоритм действий по
востребованию долгов, представляет нормативно-правовую базу,
регламентирующую порядок взыскания задолженности, а также дает другую
необходимую информацию.
В современных условиях многие предприятия крупного и среднего
бизнеса используют экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов, который
позволяет предприятиям решать проблему роста дебиторской задолженности.
Экспресс-метод включает следующие этапы:
1) формирование «отдела улучшения», в который входят представители
финансовой, коммерческой и юридической служб под руководством
менеджера, хорошо ориентирующегося в проблеме и наделенного
полномочиями отдавать приказы сотрудникам предприятия;
2) описание отделом улучшения схемы работы соответствующих служб;
3) описание АВС - анализа;
4) проведение анализа состояния ликвидных активов.
В качестве основных параметров, которые необходимо постоянно
анализировать, можно выделить следующие:
1) достоверность информационных потоков;
2) обоснованность принятия бизнес - решения;
3) автоматизация бизнес- процессов;
4) адекватность процесса управления поставленным задачам;
5) адекватность временных затрат.
Полученные аналитические данные используют для оптимизации бизнес-
процессов. Ежедневно составляются отчеты, необходимые для контроля и
54
анализа дебиторской задолженности. Формы отчетности разрабатываются
внутри предприятия, согласовываются с руководителями служб, в которых они
будут использоваться, и утверждаются руководством предприятия. Данные
таких отчетов отражают задолженность конкретных дебиторов в определенный
момент времени, а так же влияние дебиторской задолженности на общие
результаты деятельности организации. Такая информация является основой для
выбора метода оптимизации управления ресурсами. Методы экспресс-
оптимизации являются лишь основой для первичного анализа. Подробная
разработка системы управления предприятием начинается с формирования его
стратегии. На реализацию стратегии влияет как организационная структура
предприятия, так и бизнес-процессы и политика распределения
ответственности, возможные риски и др. В качестве основных процессов
оптимизации дебиторской задолженности можно выделить такие:
- пересмотр правил отбора клиентов;
- установление лимитов по задолженности на каждого клиента;
- установление системы скидок в зависимости от формы оплаты и сроков
платежа;
- постоянное наблюдение за платежеспособностью клиентов.
3.2 Реализация контроля за соблюдением срока погашения
дебиторской задолженности
Контроль за движением дебиторской задолженности - существенный
элемент системы бухгалтерского и управленческого учета. Специфический
характер задач контролирования дебиторской и кредиторской задолженности
находит соответствующее отражение в организационном устройстве. В
организациях, внедривших системы контроллинга, соответствующие службы
рассматриваются обычно как своеобразные единицы, в компетенцию которых
входит решение различных задач, в том числе управления задолженностью.
Задачи контролирования долгов в этом случае распределяются между
55
отдельными подразделениями отдела (сектора) общего контроллинга, в
функции которого входят анализ производственно-финансовой деятельности
организации, хозяйственное планирование, продажи и контроль за продажами
товаров (работ и услуг) [29].
Основные задачи при осуществлении функций контроля за движением
дебиторской задолженности представлены на рисунке 7.
Рисунок 7 - Основные задачи при осуществлении функций
контроля
Таким образом [29], задачей контроля за дебиторской задолженностью
является необходимость собрать исчерпывающие доказательства для
составления объективного заключения о том, что вся задолженность
своевременно и без искажения отражена в отчетности организации. Оценка
эффективности системы внутреннего контроля заключается в определении
Задачи при осуществлении функций контроля
1. Снижение уровня дебиторской задолженности до размера, не превы-
шающего уровень кредиторской задолженности, так как кредиторская
задолженность является бесплатным кредитом для организации
2. Усиление контроля за движением дебиторской задолженности. Именно
этот вид задолженности приводит к иммобилизации денежных средств и
соответственно, к дальнейшей неплатежеспособности организации
3. Своевременное погашение долгов, не допуская просрочек и штрафных
санкций. Важную роль в этом может сыграть правильно выбранная форма
расчетов
4. Разумное использование такой формы привлечения клиентов, как
коммерческий кредит. С помощью этой формы кредитования можно не
только привлечь дополнительных покупателей, но и значительно
увеличить объем продаж, а, следовательно, и прибыль
5. При предоставлении коммерческого кредита предварительная работа с
потенциальными дебиторами на предмет их платежеспособности, а в
дальнейшем четкое отслеживание своевременности погашения ими своих
обязательств
6. Выявление степени риска появления недобросовестных покупателей
путем расчета резерва по сомнительным долгам
56
сильных и слабых сторон экономического субъекта, ее всестороннего анализа и
принятия решений по разработке стратегического плана работы по
эффективному управлению задолженностью предприятия.
Выбор предприятий связи в качестве рассматриваемого объекта является
не случайным. Именно высококачественная связь является важнейшей
составляющей инфраструктуры рынка, мощным катализатором рыночных
отношений, коммерческого успеха. Недостаточный объем информации, её
искажение, несвоевременность поступления приводят к нарушению связи
между производителями и потребителями, возникновению диспропорций,
большим финансовым потерям, общему снижению темпов экономического
развития. Таким образом, в странах с рыночной экономикой связь
рассматривается как важнейший фактор экономического развития нации,
повышения конкурентоспособности производства [19, с. 160].
В планировании финансово-хозяйственной деятельности на предприятии
связи существуют определенные трудности. В таких условиях управление
задолженностью становится важным инструментом для объективной оценки
работы предприятия связи, выработки предложений и рекомендаций,
направленных на использование резервов и повышение эффективности его
деятельности. Важно не допустить дальнейшего роста дебиторской
задолженности в общем объеме оборотных активов предприятия – это может
повлечь за собой снижение всех финансовых показателей, замедление оборота
ресурсов. Для регулирования расчетов с покупателями и заказчиками главному
инженеру и менеджерам рекомендуется ежемесячно формировать график
ожидаемых оплат, на основе которого сотрудники бухгалтерии будут
проводить ревизию задолженности покупателей и заказчиков [14].
Пример данного графика по задолженности представлен в таблице 15.
Если заказчик имеет задолженность, просроченную более чем на один
месяц, и объем задолженности достаточно велик, то это говорит о том, что
сформированная им задолженность вносит значительный вклад в общую
дебиторскую задолженность организации.
57
Таблица 15
График расчетов покупателей и заказчиков
Заказчик
Авансовый платеж
Промежуточный платеж
Окончательный расчет
план
факт
план
факт
план
факт
X1
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
X2
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
X3
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Примечание: источник [14]
Следовательно, необходимо принять кардинальные меры по ее
возмещению. Если заказчики имеют задолженность, просроченную на одну-две
недели, то с данными заказчиками нужно провести оперативную работу и
выявить причины задержки, а также уточнить ожидаемые сроки оплаты.
Компания электросвязи, обладая развитой инфраструктурой,
предоставляет услуги связи огромному числу потребителей. Существенный
объем дебиторской задолженности на балансе ТОО «Алма-ТВ» объясняется
масштабами деятельности, достаточно сложной структурой и разнообразным
менталитетом потребителей услуг.
Для кардинального снижения уровня дебиторской задолженности
целесообразно применить в организации комплекс мер, который будет
способствовать укреплению платежной дисциплины потребителей услуг и
влияющий, таким образом, на общую ликвидность активов общества.
В таблице 16 показано, какие мероприятия предложено осуществлять
руководству ТОО «Алма-ТВ» для взыскания долга и кто должен участвовать
в этих мероприятиях [8].
Также, рекомендуется:
- проводить работу по снижению дебиторской задолженности,
ликвидации долгов потребителей за оказанные услуги является важным
направлением деятельности финансовой, экономической, юридической служб,
службы безопасности;
- проводить активные действия, направленные в первую очередь на
взыскание дебиторской задолженности денежными средствами;
- в отношениях с дебитором использовать все законные меры воздействия
и принуждения должника к погашению своих обязательств;
58
Таблица 16
Составляющие процесса «Взыскание дебиторской
задолженности»
Мероприятия
Участники
процесса
1. Направлять уведомления о задолженности на электронный
адрес руководителя организации - должника
Отдел расчетов
и управления
дебиторской
задолженностью
Коммерческая
дирекция
Финансовая
дирекция
Техническая
дирекция
Отдел
информационных
технологий
Юридический
отдел
Отдел
экономической и
информационной
безопасности
2. Направлять уведомления о задолженности в организацию -
должника по почте
3. Регулярно направлять претензии в адрес организации -
должника
4. Представителю ТОО «Алма-ТВ» лично звонить и встречаться
с руководителями организаций - должников
5. Проводить взаиморасчеты
6. Разрабатывать и реализовывать графики погашения
просроченной дебиторской задолженности (реструктуризация
долга)
7. Начисление пени
8. Подписание дополнительного соглашения для
безакцептного списания денежных средств со счетов
организации – должника
9. Использование услуг агентств по взысканию дебиторского
долга
10. Подготавливать документы для передачи юристам
11. Осуществлять контроль над своевременностью проведения
претензионных мероприятий
12. Списывать просроченную дебиторскую задолженность
Примечание: источник [8]
- обязательное проведение инвентаризации задолженности с целью
выявления сомнительных долгов в сроки, установленные учетной политикой;
- рекомендуется ежеквартально проводить сверку по подтверждению
сальдо расчетов путем направления актов дебиторам и охватывать, как
минимум, 20 крупнейших контрагентов и всех абонентов – юридических лиц,
просрочивших оплату более чем на 90 дней.
Перечень мероприятий рекомендуемых, по снижению дебиторской
задолженности с физическими лицами, может быть следующим:
- использование автоинформаторов;
- приостановление оказания услуг связи до устранения нарушения, с
соответствующим уведомлением абонента;
59
- посещения должников;
- взаимодействие с паспортными столами (для выявления места прописки
абонента при смене места регистрации);
- востребование просроченной задолженности через судебные органы.
С целью сокращения задолженности дебиторов-физических лиц ТОО
«Алма-ТВ» предлагается начать использование «Call Office» - универсального
программного инструмента для автоматизации телефонных коммуникаций от
компании «Wentor Software». Цена при покупке лишь одной копии
программного инструмента – 64 660,40 тенге с НДС.
В первую очередь такая мера приведёт к экономии времени операторов
Call-центра анализируемого предприятия, ведь каждый месяц работники ТОО
«Алма-ТВ» сталкиваются с тем, что около 30-35% клиентов просто забывают
вовремя оплатить очередную сумму взноса за услуги компании. В итоге, т.к.
для большинства клиентов действует авансовая система расчета, услуги
предприятия автоматически блокируются, что заставляет клиентов ТОО «Алма-
ТВ» нервничать и звонить в Call-центр негативно настроенными.
Предполагается, что решение автоматического обзвона клиентов поможет
снизить блокировку за неуплату услуг на 40-45% (такие результаты показывает
внедрение данной программы в аналогичные компании-провайдеры услуг
интернета и телевидения).
Звонок работает эффективнее смс-рассылки и в то же время финансово
более привлекателен компании ТОО «Алма-ТВ» - 64 660,40 тенге за одну
копию – в один населенный пункт. Лицензия является безлимитной;
существуют скидки при покупке более одной лицензии. Так, планируется
покупка 15 копий программы (в наиболее населенные города Республики с
наибольшим охватом населения услугами ТОО «Алма-ТВ». Цена каждой в
итоге составит 48 495,30 тенге [31].
Итого за 15 программ - 727429,5 тенге.
Расчет затрат на внедрение мероприятия представим в таблице 17.
60
Таблица 17
Затраты на внедрение предложенных рекомендаций
Статья затрат
Итого затрат на
внедрение,
тенге
Приобретение программного продукта (лицензия) (15
копий)
По 48 495,30 тг.*15
Всего 727 429,5 тг.
Деятельность программиста
Имеется в штате
предприятия, работа
дополнительно не
оплачивается
Мероприятия по обучению
Бесплатно
Итого
727 429,5 тг.
Рассчитаем эффект от предложенного мероприятия. Так, только в 2015
году торговая дебиторская задолженность со сроком погашения менее одного
года составила 634711 тысяч тенге. Т.е., эта задолженность клиентов является
текущей и при условии своевременного напоминания клиентам о
необходимости заплатить по счетам предполагается текущего долга снижение
на 40-45%. Рассчитаем, к какому эффекту в денежном отношении приведёт
такое снижение текущей дебиторской задолженности/
Эффект от внедрения системы «Call Office» составит:
634711 тыс. тенге * 40% = 253884,4 тыс. тенге.
Таким образом, только за один год использования предлагаемого
программного инструмента выгода от его использования составит: 253884,4
тыс. тенге / 727,4 тыс. тенге = 349 % (высокий процент объясняется низкими
затратами на внедрение мероприятия).
Исходя из проведенных расчетов, можно сделать вывод о том, что
коэффициент затрат на внедрение программы «Call Office» является низким
(затраты составят 727,4 тыс. тенге), а эффективность в процентном выражении -
349%, что «в переводе на деньги» - 253884,4 тыс. тенге, т.е. внедрение
данного мероприятия экономически выгодно.
Перечень мероприятий, рекомендуемых по снижению дебиторской
задолженности с юридическими лицами: