26
Специалистов и организации, в зависимости от выполняемых ими
функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории)
участников проекта, в состав которых входят: заказчики, инвесторы,
проектировщики, подрядчики, консультанты, лицензиары, финансовые
институты. Наконец, есть команда проекта во главе с менеджером проекта,
который руководит проектом, также могут быть другие участники проекта, в
зависимости от их конкретных характеристик. Следует отметить, что
участники проекта – категория более широкая, чем команда.
Команда проекта - это группа сотрудников, которые работают
непосредственно над реализацией проекта и отчитываются перед его
руководителем; ключевой элемент его структуры, потому что он
обеспечивает выполнение плана. Для реализации проекта, создается группа, а
после его завершения раформировывается. Количество человек в команде
определяется объемом работ, необходимых для проекта. Как правило,
лидеры функционально и предметно ориентированных групп специалистов
и составляют команду управления проектом. Лидеры команд - это
руководители координирующие усилия всех участников проект; члены
группы являются непосредственными исполнителями.
Участники проекта на ряду с основными обязонностями, должны
обладать взаимозаменяющими навыками.
Дополнительные навыки деляться на три категории:
технические или функциональные, то есть профессиональные
навыки;
иметь навыки решения проблем и принятия решений;
навыки межличностного общения.
Основными факторами, определяющими принципы построения
команды, являются: специфика проекта, организационная и культурная среда
и особенности взаимодействия лидера с другими членами команды.
27
Команда проекта организуется для его реализации, поэтому такая
характеристика, как специфика проекта - одна из главных в образовании
команды
18
. Специфика определяет:
официальный состав команды, утвержденный руководством;
ролевая структура;
список знаний, навыков и компетенций, которые должны иметь
члены команды;
периоды, этапы, способы реализации проекта.
Характеристики взаимодействия менеджера проекта с другими членами
команды определяют всю систему взаимоотношений между менеджером
проекта и его/ее подчиненными.
Есть два основных принципа построения команды для управления
проектом.
1. Основные участники проекта - заказчик и подрядчик (могут быть и
другие участники), которые формируют свои собственные группы.
Руководителей этих групп назначают соответственно заказчик и подрядчик.
Эти руководители подчиняются единому руководителю проекта. В
зависимости от организационной формы реализации проекта
руководитель от заказчика или от подрядчика может являться
руководителем всего проекта.
2. Для управления проектом формируется единая команда во главе с
лидером. В состав команды входят уполномоченные представители всех
участников проекта и для ответственного выполнения функций, в
соответствии с поставленными задачами и целями.
Основная задача в управлении проектом, сформировать команду и
обьединить в ней высококвалифицированных специалистов, которые смогут
18
Роббинс Х. , Финли М. – «Почему не работают команды? ». Издательство «Добрая книга», 2015 г.
28
самостоятельно анализировать процесс и четко выполнять функциональные
задачи проекта.
Этапы формирования команды проекта: определение задач;
распределение ролей, определение необходимой квалификации членов
команды и их количества; согласование; определение условий и ресурсов
проекта; формирование команды проекта. Принципы формирования
команды для управления проектом: заказчик и подрядчик являются
ведущими участниками проекта, для управления проектом формируется
единая команда, которую возглавляет руководитель данного проекта. Для
эффективной работы команды, разрабатывается и внедряется система
мотивации и стимулирования для ккаждого участника проекта.
Различают четыре основных подхода к формированию команды:
1) целеполагающий (основанный на целях);
2) межличностный;
3) ролевой;
4) проблемно-ориентированный.
Рассмотрим их
19
:
1. Целеполагающий подход. Подход, в рамках которого
основополагающим процессом в группе рассматривается способность
группы ставить, согласовывать и достигать групповых целей.
2. Межличностный подход. Подход, в рамках которого ключевым
фактором успеха группы считаются межличностные отношения.
Формирование команды происходит за счет создания атмосферы доверия,
взаимоподдержки и коммуникации в группе.
3. Ролевой подход. Подход, в рамках которого считается, что
эффективность группы зависит от правильного построения и распределения
ролей в группе
19
Мирошниченко А. Н. Организационное поведение / Учебный курс М. - 2015
29
4. Проблемно-ориентированный подход. Подход, в котором в ходе
решения групповых задач выявляются и решаются различные проблемы
группы, мешающие ей успешно или с повышающейся эффективностью
решать задачи.
1.3. Особенности управления командой проекта
Так же, как и проект, команда проекта имеет свой жизненный цикл.
Жизнедеятельность проекта можно разделить на пять фаз, через которые
проходит прект от инициации до завершения: инициация, планирование,
исполнение, контроль, завершение. (Рисунок 7.)
Рисунок 7. Жизненный цикл команды проекта
20
В построении команды наемные специалисты иногда не знакомы друг с
другом и не работают вместе. Им требуется определенное время для
установления отношений, адаптации к командной работе и признания себя в
целом для эффективного сотрудничества.
Формирование. На этом этапе члены команды знакомятся друг с
другом и с проектом в целом, формируются общие цели и ценности,
определяются нормы и правила взаимодействия, определяются задачи
команды и определяются пути и принципы в достижени результата. От
менеджера проекта на этой стадии требуется приложение интенсивных
20
И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г.Ольдерогге - учебное пособие «Управление проектами».
Издательство «Омега Л. 2014г
30
усилий по преодолению “подводных камней” и сплочению команды на
основе главной цели проекта
21
.
Срабатываемость. Каждый участник команды приступая к работе,
понимает, что его навыки и методы работы могут отличаться от работы
других участников. Эти различия могут привести к конфликтам и спорам,
которые не способствуют повышению эффективности команды. При умелом
руководстве, в команде проекта устанавливаются благоприятная среда,
деловые и дружеские отношения, основанные на одних целях и правилах.
Формируются конструктивные неформальные группы и определяется
поведение членов группы. На этом этапе в группе создается психологическая
среда.
Функционирование. Когда штормы утихли, ссоры и конфликты
прекратились, и каждый член команды почувствовал свою роль и место в
команде, с которой он должен работать на протяжении всего жизненного
цикла проекта, так начинается третий этап проекта, самый длинный и самый
эффективный. Первые два этапа особенно важны, так как в это время
происходит единение команды, закладывается командный дух, что так
необходимо для достижения запланированных целей и получения нужного
результата. Это закладывает основу для эффективной командной работы.
Реорганизация . Менеджер проекта вносит изменения в количественный
и качественный состав команды по ряду причин: из-за изменений в объемах
и видах работ, их замена из-за некомпетентности некоторых работников;
привлечение новых специалистов; приглашение временных специалистов и т.
д. Все это нормальный процесс развития команды.
Расформирование. По завершении проекта группа распускается.
Возможны две ситуации, если проект успешен и мотивация
соответствующая, члены команды будут чувствовать себя удовлетворенными
своей работой и будут полны желания работать вместе в будущем.
21
Чейз Р., Эквилайн Н. Дж., Якобс Р. – «Производственный и операционный менеджмент».
Издательский дом «Вильямс», 2014 г.
31
Как правило, менеджер проекта, приступая к новому проекту,
приглашает в команду тех людей, с которыми успешно реализовывал
предыдущий проект. В случае неуспеха проекта, члены команды, чувствуя
моральную неудовлетворенность, расстаются с облегчением. Конечно же,
цель менеджера проекта - достичь первой ситуации.
Задачи проекта могут отличаться от повседневной работы участников и
требует тщательного планирования. Кроме того, проекты согласовываются
на всех уровнях организации. В проекте может участвовать один человек,
одно структурное подразделение или несколько структурных подразделений
организации.
Таблица 1.
Особенности проектных команд
22
№
Тип
Задачи
Сфера применения
1
Команда проекта (КП)
Создается на период
осуществления всего
проекта.
Задача руководства команды -
выработка политики и
утверждение стратегии
проекта для достижения его
целей.
Долгосрочные проекты с
большим числом
участников, которые
определяют политику и
стратегию проекта, исходя
из собственных интересов.
2
Команда управления
проектом (КУП)
Включает членов КП,
вовлеченных в
управление проектом.
Задача КУП состоит в том,
чтобы выполнять все функции
управления и работать над
проектом во время его
реализации.
Организуется в рамках
больших проектов или
когда проект в основном
принадлежит исполняющей
организации.
3
Команда менеджмента
проекта (КМП)
Создается на период
осуществления всего
проекта или его фазы.
Главная задача команды -
осуществление политики и
стратегии проекта, реализация
стратегических решений и
осуществление
ситуационного менеджмента.
Одновременно занимает
внешнюю и внутреннюю
позицию по отношению к
проекту (как объекту
управления) и к процессам
его осуществления.
22
Льюис Дж. – «Управление командой». Издательство «Питер», 2014 г.
32
В процессе управления командой проекта менеджер может и должен
применять различные инструменты и методы контроля. Одним из верных
методов управления командой является наблюдение и обсуждение рабочих
процессов и настроений, которые преобладают среди членов команды
23
.
Помимо этого, необходимо также производить качественную оценку
эффективности проекта.
Система управления командой проекта включает организационное
планирование, кадровое обеспечение проекта, создание команды проекта, а
также осуществляет функции контроля и мотивации трудовых ресурсов
проекта для эффективного хода работ и завершения проекта. Система
нацелена на руководство и координацию деятельности команды проекта,
использует стили руководства, методы мотивации, административные
методы, повышение квалификации кадров на всех фазах жизненного цикла
проекта. На рисунке 8. показана структура системы управления командой
проекта.
Менеджеру проекта как руководителю команды необходимо понять, как
и почему возникают симптомы демотивации его сотрудников. При решении
он может руководствоваться принципами т.н. комплексной системы
управления качеством, сокращенно – TQM (Total Quality Management).
Целью данной системы является постоянное совершенствование процессов
производства посредством всестороннего изучения и анализа данных проекта
по всем источникам поступления информации.
23
Д. Гоулман, Р. Бояцис, Э. Макки - «Эмоциональное лидерство». Издательство «Альпина Бизнес
Букс» 2015 г.
33
Рисунок 8. Система управления командой проекта
24
Недавние исследования, проведенные с участием некоторых
руководителей и работников, выявили наличие демотивационных факторов
работы в проекте, в том числе:
- Лидерские качества менеджера проекта;
- Взаимоотношения членов команды с менеджером проекта;
- Заработная плата;
- Гарантия занятости;
- Условия работы;
- Взаимоотношения с другими членами команды и коллегами по
проекту.
24
Льюис Дж. – «Управление командой». Издательство «Питер», 2014 г.
34
В то же время, имеют место и другие, более специфичные для проектной
работы, демотивационные факторы, такие как:
- Неспособность завершить до конца выполнение определенных задач;
- Отсутствие стимула к выполнению задач;
- Решения, принимаемые за рамками проекта и являющиеся
безосновательными;
- Паузы и увеличение рабочей нагрузки из-за необходимости
исполнения других обязанностей;
- Недостаточный объем ресурсов для реализации проекта;
- Частые изменения в содержании проекта.
Помимо всего вышесказанного, стоит отметить важность такого
показателя, как кривая обучения, характеризующая постепенный процесс
приобретения опыта и навыков при поступлении на работу или получением
нового задания. Для того чтобы снизить влияние кривой обучения на
эффективность проектной работы, необходимо:
- Нанимать наиболее квалифицированных специалистов;
- Включать показатели кривой обучения в оценки прогнозов;
- Составить документ, доступно рассказывающий о проекте;
- Разработать план проведения тренингов.
Таким образом, руководство командой включает в себя мониторинг
деятельности членов проектной команды, обеспечение обратной связи,
решение проблем и координацию изменений для повышения
результативности проекта.
Работа в команде это совокупность усилий, навыков, способностей и
творческого потенциала каждого, кто вовлечен в проект. Работа в команде
это возможность работать намного эффективней и гибче. Таким образом,
чтобы реализовать успешный проект, главное правильно подобрать команду
и граммотно ей управлять во впемя всего процесса.
35
Выводы по главе 1
Сегодня управление проектами признано во всем мире и стало
важнейшей тенденцией рыночной экономики. Во всех производственных
областях в реализации проектов используют определенные методы и
инстументы для управления. Невозможно привести пример хотя бы одного
проекта в глобальном масштабе, который осуществляется вне рамок
идеологии и методологии управления проектами.
Современные организации усложняют и умножают свое структурное и
функциональное содержание, что требует внедрения более эффективных
организационных форм и методов коллективного управления, что сокращает
время принятия управленческих решений и одновременно повышает его
качество, то есть производительность, целесообразность и своевременность.
Команда является одной из ключевых концепций этого проекта, потому
что это группа сотрудников, которые работают непосредственно над
реализацией проекта и отчитываются перед его руководителем; ключевым
элементом его структуры, потому что именно команда проекта обеспечивает
выполнение его плана. Команда создаеется на время исполнения проекта и
преобразовывается или распускается после его завершения.
Деление команды рекомендуется в проектах, когда необходимо четко
определить позиции различных участников (права, полномочия,
ответственность, доля прибыли и доля участия и т. д.).
Основными факторами, определяющими принципы формирования
проектной команды, являются: специфика проекта, организационная и
культурная среда, особенности стиля взаимодействия. Под
командообразованием понимается развитие группы из формальной
управленческой структуры в контактную группу с особой субкультурой. В
развитии команды можно идентифицировать 4 основных этапа: адаптация,
группирование и кооперация, нормирование деятельности и
функционирование.