63
технологическое решение «эффективная доставка», которая тесно
адаптирована под реальные бизнес-процессы транспортных систем ООО
«Юг Консалтинг».
Технологическое решение бизнес-процесса «эффективная доставка»
состоит из 4 основных функциональных блоков (шагов):
1. Обработка заявок
2. Маршрутизатор
3. Контроль
4. Анализ эффективности
Рисунок 5 - Функции бизнес-процесса «ДОСТАВКА»
Логика процессов заключается в следующем:
Шаг № 1. Обработка заявок.
Рисунок 6 – Обработка заказов
Доставка производится на основании заявок подразделений компании
(продажи, закупки, АХО, прочие). Заявки создаются с учетом
соответствующих фильтров.
64
Фильтры позволяют не принимать к обработке информацию не
соответствующую установленным критериям.
Например, если менеджер отдела продаж делает заявку на то, чтобы
отвезли 2 консервные банки в отдельную торговую точку на сумму 100 руб.
при установленной минимальной сумме заявки в 1000 рублей. То программа
такую заявку не примет, не позволит сохранить в системе и сообщит
менеджеру отдела продаж, о том, чтобы он так больше не делал.
Критерии фильтрации можно регулировать как угодно, по желанию
Заказчика. Перед тем как провести заявку на доставку в торговую точку
клиента, в карточке которого не указаны GPS координаты его адреса,
менеджер по продажам должен ввести данные координаты, или при помощи
коммуникатора, по которому он принимал заявку, или произведя
геокодирование новой торговой точки на электронной карте.
После фильтрации, обработанные заявки попадают в отдельный
каталог, где разбиваются на группы по определенным признакам.
Шаг № 2. Маршрутизатор.
Рисунок 7 - Маршрутизатор
Маршрутизатор представляет собой программную обработку, при
помощи которой на основании данных из соответствующих справочников,
65
производится расчет наиболее оптимального маршрута доставки в каждую
торговую точку с учетом:
а) времени движения по маршруту
б) времени приемки-сдачи и погрузки-разгрузки в каждой торговой
точке и в точке загрузки
в) времени ожидания приемки сдачи
г) протяженности маршрута
д) умелости водителя и экспедитора
е) состояния дорожного покрытия и временных объездов
ж) данных по итогам предыдущих поездок по данному маршруту
е) прочей информации
Маршрут разрабатывается в автоматизированном режиме, при наличии
соответствующих данных, с возможностью их корректировки в ручном
режиме по наиболее сложным и уникальным маршрутам.
Обработка производится на основании данных из каталога
«Обработанные заявки», используя данные из соответствующих
справочников:
а) зоны доставки
б) карточки клиентов
— наименование клиента
— адрес доставки
— GPS координаты адреса доставки
— график доставки торговой точки
— предположительное время разгрузки
— прочая информация
в) автомобили и водители
— адрес гаража
— GPS координаты адреса гаража
— ФИО водителя (в том числе показатель «умелости»)
— ФИО экспедитора (в том числе показатель «умелости»)
66
— прочее
г) тарифы
д) прочее
Для облегчения анализа, полученной в процессе обработки
информации, исходящие данные отображаются визуально на электронной
карте, которая «вживляется» в программу при помощи соответствующего
приложения и позволяет моделировать и отображать расстояние и время
использования транспорта по каждому маршруту.
Электронные карты территории, на которой будет производиться
доставка, выбираются по принципу «цены вопроса». Например, нет
необходимости «разрисовывать» карту до последнего переулка в какой
нибудь деревне и платить за это большие деньги, программа позволяет при
помощи функции геокодирования с допустимой погрешностью определять и
наносить точку доставки на электронной карте бесплатно.
Полученные после автоматизированной и ручной обработки данные,
преобразуются в информацию, в соответствии с которой создается печатная
форма документа: Маршрутный лист (он же бланк отчета о выполнении
рейса). В Маршрутном листе указывается расчетное время прибытия и
убытия в каждой точке, очередность посещения точек, информация о
возвратах и прочая оперативная информация.
Шаг № 3. Контроль.
Рисунок 8 - Контроль
67
Контроль соответствия расчетных данных из документа Маршрутный
лист и фактических данных производиться при помощи обработки GPS
сигнала, как в процессе выполнения рейса в он-лайн режиме, так и после его
выполнения (данные сигнала записываются на соответствующее устройство,
которое предоставляется диспетчеру транспортного подразделения вместе с
отчетом о выполненном рейсе). Диспетчер сравнивает в автоматическом
режиме расчетные данные из Маршрутного листа с данными GPS сигнала и в
случае возникновения спорных вопросов решает их в установленном
порядке.
Шаг № 4. Анализ эффективности.
Рисунок 9 – Анализ эффективности
Измерение степени эффективность произведенной доставки
производится по соответствующим KPI (ключевым показателям
эффективности) на основании обработанной информации из документов
Маршрутный лист по каждому произведенному рейсу и на основании
возможной информации от Заказчика, о выявленных нарушениях в процессе
выполнения заявки на доставку.
К основным ключевым показателям эффективности доставки
относятся:
а) коэффициент загрузки фургона по объему и по весу
б) рентабельность доставки (стоимость рейса / стоимость груза)
в) коэффициент использования ФОТ
68
г) стоимость доставки 1 места
д) стоимость доставки 1 км
г) прочие показатели
Показатели эффективности настраиваются под конкретные бизнес-
процессы Заказчика.
Данные KPI процессов доставки, по итогам работы за каждый месяц,
выгружаются в систему, выполняющую расчет переменной части оплаты
труда персонала транспортного подразделения компании, для расчет
зарплаты.
Для ООО «Юг Консалтинг» нами рекомендовано вместе с внедрением
системы «эффективная доставка» внедрять также и систему мотивации
персонала по методу «МВО-Управление по целям».
Многие компании «пристегивают» мотивацию персонала отдела
доставки к основным блокам программы. Мы считаем, что это
принципиально не правильно. Отдельная система мотивации, относящаяся
только к транспортному подразделению, не может работать эффективно,
если ее не увязать с общими целями и планами всего бизнеса. Поэтому
систему мотивации нужно разрабатывать одну для всей компании, а не для
каждого подразделения свою собственную.
Главное преимущество данной системы в том, что это «живая
технология», разработанная и со всех сторон протестированная в условиях
конкретного бизнеса.
3.2 Оценка эффективности внедрения предполагаемой системы
Рассчитаем эффективность внедрения бизнес-процесса «эффективная
доставка» в ООО «Юг Консалтинг».
Программа будет использоваться как специалистами сектора
логистики, так и специалистами финансового отдела.
Введём первоначальные параметры расчетов для внедрения системы:
69
Годовой объем запасов в 2016 году (Vz): 2970 тыс.руб.
Сумма доходов, формируемых за счет оптимального управления
запасами и закупками по данным финансового отдела, которым руководит
коммерческий директор: 1027,62 тыс.руб. Сумма доходов, формируемых за
счет финансового менеджмента: 1485 тыс.руб.
Число задействованных в бизнес-процессе «эффективная доставка»
специалистов (n): 4 чел.
Текущий средний размер 1 операции по закупке запасов (s): 52,6
тыс.руб.
Норма рентабельности (внедрения бизнес-процесса «эффективная
доставка») – 50%.
Проанализируем предполагаемые доходы:
Высвобождение времени на расчет оптимального размера заказа,
заполнение таблиц, сбор исходных данных и т.д.
Сбережение времени менеджера сектора логистики за счет
автоматизации процессов (час/день), e – 3,5 ч.
Коэффициент высвободившегося времени = e/2 – 1,75 ч.
Увеличение продуктивного времени на 1 менеджера (8-часовой
рабочий день),% – 10,54%.
Среднегодовая сумма доходов в расчете на 1 специалиста, тыс.руб. =
(1027,62+1485)/8 = 314,1 тыс.руб. Дополнительный среднегодовой доход на 1
менеджера с учетом высвободившегося времени = 314,1 *0,1054 = 33,11
тыс.руб. Доход за первые шесть месяцев эксплуатации программы на 8 чел. =
33,11 *8 = 264,88 тыс.руб.
Ориентировочный прирост прибыли за счет применения
оптимизационных схем, предлагаемых программой – 9,5%.
Доход за вторые шесть месяцев эксплуатации программы =
(1027,62+1485)*0,095 = 238,7 + 264,88 = 503,58 тыс.руб.
Предполагаемое увеличение дохода за счет сокращения затрат на
выполнение заказов – 3,2%.
70
Доход за третьи шесть месяцев эксплуатации программы =
(1027,62+1485)*0,032 = 80,41 + 503,58 = 583,99 тыс.руб.
Суммарное увеличение дохода = 264,88+238,7+80,41=583,99 тыс.руб.
Дополнительная прибыль от внедрения бизнес-процесса «эффективная
доставка» = 0,5*583,99 = 292,00 тыс.руб. в год.
Предполагаемые расходы на период 1,5 года (для рассматриваемого
ООО «Юг Консалтинг»):
Затраты на бизнес-процесс «эффективная доставка» первые 6 месяцев
ввода в эксплуатацию и эксплуатации – 526,00 тыс.руб.
Затраты на бизнес-процесс «эффективная доставка» вторые 6 месяцев
эксплуатации – 306,00 тыс.руб.
Затраты на бизнес-процесс «эффективная доставка» шесть месяцев
эксплуатации – 42,00 тыс.руб.
Окупаемость первые 6 месяцев = 264,88-526,00=-261,12 тыс.руб.
Окупаемость вторые 6 месяцев = 503,58-306,00=197,58 тыс.руб.
Окупаемость третьи 6 месяцев = 583,99-42,00=541,99 тыс.руб.
Совокупный эффект в течение 1,5 лет эксплуатации = -
261,12+197,58+541,99=478,45 тыс.руб.
Срок окупаемости = 1352,45/478,45*1,5*3 = 12,72 мес.=13 мес.
71
Таблица 16
Расчет точки окупаемости проекта
№
Статьи
расходо
в
месяц работы
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Всего
1
Общие
затраты
на
webMetho
ds 88 88 88 88 88 86 51 51 51 51 51 51 7 7 7 7 7 7 874
2 ИТОГО 88 88 88 88 88 86 51 51 51 51 51 51 7 7 7 7 7 7 874
3
Доходы
нарастаю
щим
итогом 88
176
264 352 440 526 577 628 679 730 781
832
839
846
853 860 867 874
№
Статьи
доходов
месяц работы
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Всего
1
Доход от
использо
вания
программ
ы 45 44 44 44 44 44 84 84 84 84 84 84 99 97 97 97 97 97 1 353
2 0
3 ИТОГО 45 44 44 44 44 44 84 84 84 84 84 84 99 97 97 97 97 97 1 353
4
Расходы
нарастаю
щим
итогом 45 89 133 177 221 265 349 433 517 601 685
769
868
965
1062 1159 1256 1353
5
Итого:
прибыль
или
убыток
-43
-87 -131
-175
-219
-261
-228
-195
-162
-129
-96 -63
29
119
209 299 389 479
72
Рисунок 10 - Достижение точки окупаемости проекта
Вывод:
Приведен расчет точки окупаемости проекта бизнес-процесса
«эффективная доставка» исходя из заданных параметров: общих затрат на
данную систему, доходов от использования программы. Совокупный эффект
в течение 1,5 года (18 месяцев) составил 478,45 тыс.руб. (при округлении в
таблице 15 - 479 тыс.руб.). Срок окупаемости проекта 13 месяцев.
Система эффективности управления логистическими цепями поставок
помогает ООО «Юг Консалтинг» сделать процесс транспортировки грузов
более эффективным и безопасным и, что крайне важно, менее затратным.
Наверное, ни одно другое приложение для управления цепью поставок
не предлагает предприятиям столько бенефитов, способствующих экономии
средств и получению дополнительной прибыли, как система «эффективная
доставка». Но основная причина, почему ООО «Юг Консалтинг» внедряет
систему «эффективная доставка», заключается в возможности снижения
транспортных бюджетов. С помощью данного класса систем возможно
получить экономию средств за счет: усиления, оптимизации и качественного
анализа транспортно-логистического процесса, а также за счет
дополнительных преимуществ, в числе которых – получение самых
выгодных цен и условий на перевозку грузов.