55
Поставщики после отгрузки (выпуска) товаров готовят два вида
документов. Товарно-транспортная накладная сопровождает товар на
протяжении всего пути от поставщика до получателя. Другой документ - Счет-
фактура - служит основой для расчетов за товары.
Счет-фактура выставляется в тех случаях, когда список отправленных
товаров большой, она выставляется в четырех экземплярах. Первый остается у
поставщика, второй предназначен для покупателя, третий и четвертый
прилагаются к расчетным документам для передачи в банк.
В зависимости от соглашений, прописанных в договоре поставки,
платежный документ или платежное поручение могут выступать в качестве
нормативного документа.
Отгрузочные и фактурные документы поставщиков должны быть
тщательно проверены. Обращается внимание на соблюдение условий договора:
сроков поставки, количество закупаемых товаров, ассортимент, качество, a
также правильность цен.
Прием товаров на складпроизводится сотрудниками компании, c
которой был заключен договор o материальной ответственности, так как при
учете процедура приемки товаров тесно связана c моментом ответственности.
Ответственность возникает c момента принятия товара материально-
ответственным лицом.
Приемка товаров должна осуществляться вовремя и быть организована
таким образом, чтобы можно было определить, где, когда и по чьей вине
возникла нехватка товаров или их ухудшение качества.
В учетной политике "СФ СМУ-6" предусмотрен список лиц,
уполномоченных запрашивать и получать складские материалы. Материалы
могут покидать склад только на основании документов.
Для регистрации коммерческих операций, связанных c выпуском
складских материалов и их использованием в производстве, в основном
используются следующие документы:
56
- разовые документы, оформляющиеся в случаях единовременной выдачи
материалов;
- накопительные документы, позволяющие многократно выдавать материалы
по одному направлению или назначению ;
- лимитно-нормативные, предполагающие контроль расходования материалов с
учетом лимитов на производстве.
Складской учет в ООО "СФ СМУ-6" организован в программе 1С
"Комплексная автоматизация". В ней оформляются операции по перемещению
товаров между складами даже если эти склады удалены друг от друга, по их
списанию, отгрузке, поступлению, инвентаризации. По складам может вестись
количественный учет материалов. В этой же программе ведется остальная
бухгалтерия предприятия.
В качестве накопительного документа используется лимитно-заборная
карта - отражает потребление одного или нескольких номеров материалов для
какой-либо одной определенной цели.
Лимитно-заборная карта делается в 2-х экземплярах, с расчетом на
месяц для систематически повторяющихся материалов.
Чтобы получить материалы со склада, получатель (механик, начальник
участка) предоставляет свой экземпляр кладовщику, который проверяет в своем
и полученном экземпляре фактически указанное соответствие материалов, а
затем записывает нарастающим итогом общее количество отпущенных
материалов и расписывается у получателя в экземпляре. Получатель
расписывается в экземпляре склада.
Разовая выдача материалов происходит по требованиям.
Требования-накладные являются основой для оперативного учета
отпуска материалов со склада, аналитического и синтетического учета
материалов в бухучете [Приложение 3].
Требования-накладные выписываются отделами для производственных
нужд. Склад должен выпускать материалы в строгом соответствии c
57
требованиями. В соответствии с требованиями выдаются материалы,
запрошенныесверх лимита c разрешения руководства.
Для внутреннего перемещения материалов между складами СМУ-6
создается накладная на внутреннее перемещение материально-ответственным
лицом (например, при возврате неиспользованных материалов или отправке их
на другой строительный участок).
При перевозке грузов автомобильным транспортом
используетсятоварно-транспортная накладная.
Товарно-материальные запасы учитываются как на складе, так и в
бухгалтерском учете. Инвентаризация на складе - этоскладской учет. Он
ведется материально-ответственными лицами в натуральной форме, т. е. по
количеству, наименованиям, сортам, ценам в соответствии c установленной
номенклатурой.
Для складского учета заведена амбарная книга. Для учета материалов
для каждого наименования в книге отводится несколько страниц. Записи в
книгу вносятся материально-ответственными лицами на основании первичной
бухгалтерской документации.
Кладовщик обязан регулярно информировать отдел снабжения о
фактическом балансе всех видов материалов на складе, чтобы вовремя
пополнялись запасы, а также перераспределялись или продавались излишки
материалов.
Бухгалтерия предприятия также ведет учет всех поступающих
материалов на склады как в натуральном выражении, так и в денежном.
От бухгалтерии отдел снабжения получает сведения о движении запасов
в денежном выражении.
Следует провести оценку эффективности использования материальных
ресурсов на OOO «CФ CMУ-6».
Для оценки эффективности использования материальных ресурсов
используется система общих и специфических показателей.
B процессе анализа фактический уровень показателей эффективности
58
использования материалов сравнивается c запланированным, исследуется их
динамика и причины изменения [5, c. 153].
Материалоемкость можно рассчитать по формуле:
ME = Сумма мат. затрат/ Стоимость готовой продукции [9, c.92] (4)
ME2016 = 118655/ 2ЗЗ650 = 0,50,
ME2017 = 127 681/ 2469ЗЗ = 0,517,
ME2018 = 149 2З2/ 2З6201 = 0,6З2.
По расчетам можно сделать вывод о том, что в 2018 году наблюдается
неэкономное использование сырья и материалов, вследствие чего
материалоемкость возросла на 11,5%.
Данный вывод иллюстрирует то, что материалоотдача изменится, a
именно снизится:
MO2016 = 2ЗЗ650 / 118655= 1,96, (5)
MO2017 = 2469ЗЗ / 127681= 1,9З, (5)
MO2018 = 2З6201/ 1492З2= 1,58. (5)
Анализ материалоемкости предприятия помогает определить
эффективно ли используются материальные ресурсы на производстве при
изготовлении готовой продукции. На основе этого анализа можно попытаться
выявить возможности по снижению затрат на сырье, материалы, топливо,
запчасти и т.д. Главная цель расчета материалоемкости продукции - увидеть
неэффективность производственных затрат, задуматься об экономии и
повышении эффективности деятельности компании.
Итак, в последнем разделе второй главы была рассмотрена организация
материально-технического обеспечения в строительной фирме СМУ-6 в г.
Омске.
59
Анализ показал, как устроена деятельность служб по снабжению, в
какой последовательности происходит процесс снабжения на предприятии.
В целом данный процесс логично спланирован и отработан, поток
материальных ценностей поставлен на учет, но есть и некоторые замечания:
например, наблюдается увеличение материалоемкости продукции c каждым
годом. Это может быть обусловлено тем, что:
- поставщики увеличивают цены на материалы, чтобы выйти из
кризисной ситуации;
- маркетинговое исследование рынка проведено неполно, т.е.
материально-технические ресурсы закупаются не по самым выгодным ценам.
- значителен человеческий фактор в лице недостаточно компетентного
рабочего персонала на производственных участках, по вине которого
происходит лишний перерасход материалов или выход из строя техники.
Итак, можно сделать следующие выводы по второй главе. В компании
налажен гибкий подход к организации работ и производства в целом.
Компания обладает собственным парком техники для выполнения работ,
закупает материалы в соответствии со сметой и спецификацией объекта
строительства. Материалы поставляются обозначенными партиями, расход
которых нормирован 3-4 неделями.
Многие эксперты сходятся во мнении что логистическая концепция
"точно-в-срок" наилучшим образом подходит для строительной ниши, т.к. на
стройплощадке место складирования может быть ограничено. Однако на
практике такой подход может провалиться и сорвать сроки выполнения работ
из-за несвоевременных поставок. Виной тому служит недостаточная
организация, а также квалификация как снабженцев, так и поставщиков
материальных ресурсов.
В ходе исследования был проведен SWOT-анализ. По его итогам можно
выделить слабые стороны, на которые компании следует обратить внимание, а
именно отсутствуют системы мотивации сотрудников, системный маркетинг и
60
интегрированная корпоративная информационная система; в сложившихся
экономических условиях финансовая устойчивость имеет низкий уровень; ООО
ориентируется в основном на одних и тех же поставщиков сырья.
Другие несовершенства и предлагаемые мероприятия по улучшению
снабженческого процесса СФ СМУ-6 будут рассмотрены в следующей главе.
61
Глава 3. Совершенствование управления материально-
техническим обеспечением ООО «СМУ-6» г.Омска
3.1 Мероприятия по совершенствованию процесса организации и
управления материально-техническим обеспечением «СМУ-6» г.Омска
В строительном производстве основными проблемами материально-
технического снабжения могут быть - лишние запасы, дефицит запасов и
неэффективное использование ресурсов.
При накоплении излишних запасов часть оборотных средств
предприятия как бы замораживается, долго лежит на складах мертвым грузом,
исключается из общего кругооборота, вследствие чего замедляется оборот
оборотных средств. Совершенствование материально-технического
обеспечения, прочное и длительное прикрепление предприятий к
определенным поставщикам создают условия для значительного ускорения
оборачиваемости оборотных средств на этой стадии кругооборота.
Дефицит запасов материальных ресурсов зависит от работы
поставщиков и платежного графика заказчика строительства. Поскольку на
внутреннем российском рынке все еще нет надежды на организованность
поставщиков, то поставка строительных материалов "точно-в-срок" на практике
используется не в точном соответствии с самой концепцией, а с запасом. К
тому же эта концепция не совсем удобна для участков строительства,
расположенных в отдаленных от транспортной инфраструктуры местах
прокладки нефтепроводов. Из-за сезонных особенностей (весеннее и осеннее
бездорожье) материалы завозятся с запасом на определенный период
строительства, чтобы не зависеть от погодных условий и поставщиков.
Основной проблемой материально-технического снабжения ООО "СФ
СМУ-6" является неэффективное расходование ресурсов - расходных
материалов, спецтехники, оборудования. В связи с этим следует уделить
пристальное внимание вопросу повышения уровня квалификации персонала,
62
обслуживающего технику и оборудование, а также разработке мотивации в
разрезе бесперебойной эксплуатации технического оборудования.
Также огромным недостатком существующей системы снабжения ООО
«СФ СМУ-6» является то, что нет налаженной системы обратной связи
подразделений инициирующих заявку (тех, кто непосредственно использует
закупаемые материалы и товары) и отдела закупа. Выше было сказано, что в
компании установлена система бухгалтерского и складского учета 1С
"Комплексная автоматизация". Она позволяет фиксировать поступление и
выдачу материалов, перемещение материалов между складами. Однако
остается недоработанной и невнедренной система отслеживания информации о
закупаемых материалах, о заявках в работе, отложенных на будущее или
отклоненных руководителями. Также отделу снабжения не мешало бы получать
информацию о закупаемых товарах и материалах (о качестве, количестве брака,
своевременности поставки и т.д.) непосредственно от тех, кто получает
материалы.
Информация эта для отдела снабжения актуальна, так как она может
повлиять на выбор поставщиков, a также на качество закупаемых материально-
технических ресурсов.
На предприятии СМУ-6 также отсутствуют какие-либо разработанные
математические модели и апробированная методика аттестации поставщиков и
анализа рыночных цен.
В целом, в российском бизнесе по специализации снабжения бытует
мнение, что снабженец строит свои отношения с поставщиками за "скрытые
бонусы", следовательно в добросовестной работе он не заинтересован. Это
убеждение зачастую является истинным, а прекратить эту практику трудно,
потому что обоснованных рейтингов и оценок поставщиков в компаниях не
ведется.
На предприятии "СФ СМУ-6" г. Омска не ведется глубокий анализ
потребления материальных ресурсов с использованием математико-
статистических, аналитических методов в области теории управления запасами,
63
все отчеты и аналитика предоставляются в виде простейших математических
методов обработки данных: сложение, вычитание, умножение, сводка,
группировка.
Для решения данного вопроса можно создать дополнительную штатную
единицу: экономиста-аналитика в отдел снабжения.Он будет заниматься
именно расчетом эффективности использования материальных ресурсов на
предприятии. Эта мера поможет закрыть задачу осуществления экономического
анализа хозяйственной деятельности фирмы и его подразделений, выявления
скрытых резервов производства, разработке мер по повышению рентабельности
производства, снижению издержек и обеспечение режима экономии
материальных ресурсов.
Сегодня уже никто не оспаривает значимость информатизации и
автоматизации предприятия, разве что руководители малых предприятий, где
приоритет на производственные задачи, а не стратегические.
Автоматизация существенно повышает результативность деятельности
подразделений предприятия при том же (или меньшем) количестве персонала
за счет повышения качества и ускорения процедур принятия
решений/согласований, уменьшения влияния человеческого фактора или
количества ошибок, минимизации бумажного документооборота и операций
повторного ввода информации. Сейчас в "СФ СМУ-6" (как и во многих других
организациях) для автоматизации складского учета используется бухгалтерское
программное обеспечение. Но эти программы содержат только факты - что
занесено на склад. Что касается планов, спецификации, анализе того, что по
факту израсходовано на объекте строительства и сколько чего надо дозаказать -
увидеть невозможно в актуальном автоматическом режиме. В итоге процесс
управления снабжением становится трудно управляемым.
Чтобы наладить процессы автоматизации отдела снабжения на
предприятии, необходимо исследовать предложения на рынке
автоматизированных систем для нужд МТО организаций, оценить их
возможности, провести качественное внедрении системы и обучение персонала.
64
Процесс затратный, поэтому важно проводить его полноценно от начала до
конца, чтобы система работала целиком, а не только какие-то отдельные ее
фрагменты использовались службами снабжения.
Кроме того, несмотря на наличие плана и графика закупок, нередко
случаются "экстренные" заказы с участков, связанные с выходом из строя
техники и оборудования. Заранее такие траты хоть и включаются в смету,
однако оборудование (детали и запчасти) закупается по факту необходимости,
что приводит к простоям строительства. При этом из-за срочности такие
закупки часто совершается по завышенной цене.
Также новые поступающие на склад материалы смешиваются с
идентичными материалами на складе, но других производителей, что обычно
мешает объективной оценке качества поставщика и его материалов.
Специализированная система хранения, которая отделяет товары разных
поставщиков и не позволяет смешивать их, может решить эту проблему. Ho
такая система потребует увеличения места для хранения и дополнительных
человеческих ресурсов. Все эти затраты не будут оправданы в отношении более
дешевых и не имеющих отношения к производству материалов и технических
ресурсов. Этот вывод показывает, что наиболее эффективным будет сочетание
существующей системы хранения и новой дифференцированной системы,
которая будет применяться только к регулярно закупаемым и важным для
производства материалам и товарам.
Важную роль в процессах оптимизации материально-технического
снабжения могут сыграть услуги консалтинговых компаний.
В то же время, процедура привлечения консультантов у руководителей
российских предприятий пока еще не сложилась, у них нет ясного понимания
необходимости привлечения сторонних специалистов-консультантов к
решению собственных задач. Особенно это касается отрасли строительства.
Хотя консалтинг может послужить для компании одним из направлений
разрешения противоречий. Цель операционного консалтинга – помочь
компании-заказчику оптимизировать организационную структуру, улучшить