25
Таким образом, он определяет успешный проект как ориентированный на
результат, а не на деятельность или задачу. Наиболее распространенной
реализацией этого подхода является PRINCE2
25
.
Традиционно (в зависимости от используемой методологии управления
проектами) управление проектами включает в себя ряд элементов: от четырех
до пяти групп процессов управления проектами и систему контроля.
Независимо от используемой методологии или терминологии будут
использоваться одни и те же базовые процессы управления проектами или
этапы разработки. Основные группы процессов обычно включают в себя:
-инициирование,
-планирование,
-производство или исполнение,
-мониторинг и контроль,
-закрытие.
В средах проекта со значительным исследовательским элементом
(например, исследования и разработки) эти этапы могут быть дополнены
точками принятия решений (решения о том, что делать, или нет), в ходе
которых обсуждается и принимается решение о продолжении проекта.
Примером является модель фаза-затвор
26
.
Инициирующие процессы определяют характер и объем проекта. Если
этот этап не выполняется должным образом, маловероятно, что проект будет
успешным в удовлетворении потребностей бизнеса. Ключевыми элементами
управления проектом, необходимыми здесь, являются понимание бизнес-среды
и обеспечение того, чтобы все необходимые элементы управления были
включены в проект. О любых недостатках следует сообщать и давать
рекомендации по их устранению.
С. 107.
25
Мазур И. И., Шапиро В. Д., Ольдерогге Н. Г.: Управление проектами.- М.: Омега- Л, 2014. С. 93.
26
Покровский М. А. Основы управления проектами. Учебное пособие. -М.: МГТУ им. Баумана, 2017.
26
Начальная стадия должна включать план, который охватывает
следующие области. Эти области могут быть записаны в серии документов,
называемых документами инициирования проекта. Документы инициирования
проекта - это серия запланированных документов, используемых для создания
заказа на время проекта. Они, как правило, включают в себя:
-проектное предложение (идея проекта, общая цель, продолжительность),
-масштаб проекта (направление и направление проекта),
-структура распределения продуктов (PBS) (иерархия результатов /
результатов и их компонентов),
-структура разбивки работ (СПП) (иерархия выполняемой работы, вплоть
до повседневных задач),
-матрица распределения ответственности (RACI) (роли и обязанности
приведены в соответствие с результатами / результатами),
-предварительный график проекта (вехи, важные даты, сроки),
-анализ бизнес-потребностей и требований относительно измеримых
целей,
-обзор текущих операций,
-финансовый анализ затрат и выгод, включая бюджет,
-анализ заинтересованных сторон, включая пользователей и
вспомогательный персонал для проекта,
-устав проекта, включая затраты, задачи, результаты и графики,
-SWOT-анализ : сильные и слабые стороны, возможности и угрозы для
бизнеса,
После этапа инициации проект планируется на соответствующем уровне
детализации
27
. Основной целью является адекватное планирование времени,
затрат и ресурсов для оценки необходимой работы и эффективного управления
рисками во время выполнения проекта. Как и в случае с группой процессов
27
Кравченко, Т. В. Особенности управления проектами на разных стадиях его жизненного цикла//
Молодой ученый. — 2019. — № 2 (240). — С. 230-233.
27
«Инициирование», отсутствие надлежащего планирования значительно
снижает шансы проекта на успешное достижение поставленных целей.
Планирование проекта обычно состоит из
28
:
-определение методологии управления проектом, которой необходимо
следовать (например, будет ли план определен целиком, итеративно или в виде
волн),
-разработка заявления о сфере применения,
-выбор команды планирования,
-выявление результатов и создание структур распределения продуктов и
работ,
-определение действий, необходимых для завершения этих результатов, и
объединение действий в логическую последовательность,
-оценка потребностей в ресурсах для деятельности,
-оценка времени и стоимости мероприятий,
-разработка графика,
-разработка бюджета,
-планирование рисков,
-разработка мер обеспечения качества,
-получение официального одобрения, чтобы начать работу.
Дополнительные процессы, такие как планирование коммуникаций и
управления областью действия, определение ролей и обязанностей,
определение того, что следует купить для проекта и проведение стартового
совещания, также обычно рекомендуется.
Для проектов разработки новых продуктов концептуальное
проектирование работы конечного продукта может выполняться одновременно
с мероприятиями по планированию проекта и может помочь информировать
28
Джозеф Филлипс Профессиональное учебное пособие по управлению проектами. – С-ПТб.: Питер,
2017. С. 354.
28
группу планирования при определении результатов и планировании
деятельности.
Выполняя, необходимо знать, каковы запланированные сроки, которые
должны быть выполнены. Этап выполнения / реализации гарантирует, что
результаты плана управления проектом будут выполнены соответствующим
образом. Этот этап включает в себя надлежащее распределение, координацию и
управление людскими ресурсами и любыми другими ресурсами, такими как
материалы и бюджеты. Результатом этого этапа являются результаты проекта.
Документирование всего в рамках проекта является ключом к успеху. Для
поддержания бюджета, объема, эффективности и темпов проекта необходимо
иметь физические документы, относящиеся к каждой конкретной задаче. С
правильной документацией легко увидеть, было ли выполнено требование
проекта. Для этого в документации содержится информация о том, что уже
было завершено для этого проекта. В большинстве случаев документация
является наиболее успешным способом мониторинга и контроля конкретных
этапов проекта. С правильной документацией, успех проекта может
отслеживаться и наблюдаться в процессе его реализации. При правильном
выполнении документация может стать основой успеха проекта.
Мониторинг и контроль состоят из тех процессов, которые выполняются
для наблюдения за выполнением проекта, чтобы своевременно выявлять
потенциальные проблемы и, при необходимости, предпринимать
корректирующие действия для контроля за выполнением проекта. Основное
преимущество заключается в том, что эффективность проекта регулярно
отслеживается и измеряется для выявления отклонений от плана управления
проектом.
Мониторинг и контроль включает в себя
29
:
-измерение текущей деятельности по проекту («где мы находимся»),
29
Каттани, Дж. Проектная организация и стратегический менеджмент . Достижения в области
стратегического управления. – М.: Наука, 2019. С. 127.
29
-мониторинг переменных проекта (стоимость, усилия, объем и т. Д.) В
соответствии с планом управления проектом и базовыми показателями
эффективности проекта (где мы должны быть),
-выявление корректирующих действий для правильного решения проблем
и рисков (Как мы можем снова встать на путь),
-влияние факторов, которые могут обойти интегрированный контроль
изменений, поэтому применяются только утвержденные изменения.
В многофазных проектах процесс мониторинга и контроля также
обеспечивает обратную связь между фазами проекта для осуществления
корректирующих или предупреждающих действий для приведения проекта в
соответствие с планом управления проектом.
Сопровождение проекта является непрерывным процессом, и оно
включает в себя:
-постоянная поддержка конечных пользователей,
-исправление ошибок,
-обновления продукта с течением времени
На этапе мониторинга и контроля цикла аудиторы должны обратить
внимание на то, насколько эффективно и быстро решаются проблемы
пользователей.
Когда в проект вносятся изменения, жизнеспособность проекта должна
быть переоценена. Важно не упускать из виду первоначальные цели и задачи
проектов. Когда изменения накапливаются, прогнозируемый результат может
не оправдать первоначальные предлагаемые инвестиции в проект. Успешное
управление проектом идентифицирует эти компоненты, отслеживает и
контролирует прогресс, чтобы не отставать от временных и бюджетных рамок,
уже обозначенных в начале проекта.
Закрытие включает в себя формальное принятие проекта и его окончание.
Административная деятельность включает архивирование файлов и
документирование полученных уроков.
30
Эта фаза состоит из
30
:
-закрытие контракта: Завершите и урегулируйте каждый контракт
(включая разрешение любых открытых позиций) и закройте каждый контракт,
применимый к проекту или фазе проекта,
-закрытие проекта: Завершить все действия во всех группах процессов,
чтобы официально закрыть проект или фазу проекта.
На этом этапе также включен обзор после внедрения. Это жизненно
важный этап проекта для команды проекта, чтобы извлечь уроки из опыта и
применить к будущим проектам. Обычно обзор после внедрения состоит из
рассмотрения того, что прошло хорошо, и анализа того, что плохо сработало в
проекте, чтобы получить извлеченные уроки.
Контроллинг проекта (также известный как Cost Engineering ) должен
быть установлен как независимая функция в управлении проектами. Он
реализует функцию проверки и контроля во время обработки проекта, чтобы
усилить определенную производительность и формальные цели. Задачами
управления проектами также являются:
-создание инфраструктуры для предоставления нужной информации и ее
обновления,
-установление способа сообщения о различиях параметров проекта,
-разработка информационных технологий проекта или определение
системы ключевых показателей эффективности проекта (KPI),
-анализ расхождений и генерация предложений для потенциальных
правил проекта,
-создание методов для достижения соответствующей структуры проекта,
организации рабочего процесса проекта, контроля и управления проектом,
-создание прозрачности среди параметров проекта.
30
Янг-Хун Квак Краткая история управления проектами. – М.: Инфра-М, 2015. С. 144.
31
Выполнение и выполнение этих задач может быть достигнуто путем
применения специальных методов и инструментов управления проектами.
Могут применяться следующие методы управления проектом:
-инвестиционный анализ,
-анализ выгоды и затрат,
-анализ стоимостной выгоды,
-экспертные опросы,
-симуляционные расчеты,
-анализ профиля риска,
-расчеты доплаты,
-веха анализ тенденций,
-анализ тенденций затрат,
-цель / фактическое сравнение.
Контроль проекта - это тот элемент проекта, который держит его в
нужном русле, вовремя и в рамках бюджета. Контроль проекта начинается в
начале проекта с планирования и заканчивается в конце проекта после
проверки реализации, с тщательным участием каждого этапа в процессе.
Проекты могут быть проверены или рассмотрены во время выполнения
проекта.
Проверка может включать сравнение утвержденных процессов
управления проектом с тем, как фактически осуществляется управление
проектом.
1.3. Управление проектом по фазам, стадиям и этапам жизненного цикла
У каждого проекта есть начало, средний период, в течение которого
действия перемещают проект к завершению, и окончание (успешное или
неудачное). Стандартный проект обычно имеет следующие четыре основных
этапа (каждый со своей повесткой дня задач и вопросов): инициирование,
планирование, реализация и закрытие. Взятые вместе, эти фазы представляют
32
собой путь, по которому идет проект от начала и до конца, и обычно
называются проектом «жизненный цикл».
Фаза инициации
На первом из этих этапов определяется начальный этап, цель или
необходимость проекта; это может быть бизнес-проблема или
возможность. Соответствующий ответ на потребность задокументирован в
бизнес-случае с рекомендуемыми вариантами решения. Проводится технико-
экономическое обоснование для выяснения того, соответствует ли каждый
вариант цели проекта, и определяется окончательное рекомендуемое
решение. Вопросы выполнимости («можем ли мы сделать проект?») И
обоснования («мы должны сделать проект?»).
Как только рекомендованное решение одобрено, инициируется проект
для доставки утвержденного решения и назначается руководитель
проекта. Основные результаты и участвующие рабочие группы определены, и
команда проекта начинает обретать форму. Затем менеджер проекта
запрашивает одобрение для перехода к этапу детального планирования.
Этап планирования
На следующем этапе, этапе планирования, проектное решение
дорабатывается настолько подробно, насколько это возможно, и планируются
шаги, необходимые для достижения цели проекта. На этом этапе команда
определяет всю работу, которую необходимо выполнить. Определены задачи
проекта и требования к ресурсам, а также стратегия их производства. Это также
называется «управление областью». План проекта создается с указанием
деятельности, задач, зависимостей и сроков. Менеджер проекта координирует
подготовку бюджета проекта, предоставляя смету затрат на рабочую силу,
оборудование и материалы. Бюджет используется для мониторинга и контроля
затрат в ходе реализации проекта.
Как только команда проекта определила работу, подготовила график и
оценила затраты, три основных компонента процесса планирования
завершены. Это отличное время для выявления и попыток справиться со всем,
33
что может представлять угрозу для успешного завершения проекта. Это
называется управлением рисками. В управлении рисками выявляются
потенциальные проблемы с «высокой угрозой» наряду с действиями, которые
необходимо предпринять для каждой потенциальной проблемы с высокой
угрозой, либо для уменьшения вероятности возникновения проблемы, либо для
уменьшения воздействия на проект, если оно действительно происходит. Это
также хорошее время для выявления всех заинтересованных сторон проекта и
составления коммуникационного плана с описанием необходимой информации
и метода доставки, который будет использоваться для информирования
заинтересованных сторон.
Далее происходит документирование плана качества, предоставляя цели
качества, гарантии и меры контроля, а также план приемки, перечисляя
критерии, которые должны быть выполнены, чтобы получить одобрение
Заказчика. На данный момент проект был бы спланирован подробно и готов к
выполнению
31
.
Фаза реализации (исполнения)
На третьем этапе, этапе реализации, запускается план проекта и
выполняется работа над проектом. Важно поддерживать контроль и общаться
по мере необходимости во время реализации. Прогресс постоянно
контролируется, и соответствующие корректировки делаются и
регистрируются как отклонения от первоначального плана. В любом проекте
руководитель проекта проводит большую часть времени на этом этапе. В ходе
реализации проекта люди выполняют задачи, а информация о ходе работы
сообщается на регулярных совещаниях группы. Менеджер проекта использует
эту информацию для поддержания контроля над направлением проекта,
сравнивая отчеты о ходе работы с планом проекта, чтобы измерить
эффективность деятельности по проекту и принять необходимые
корректирующие меры. Первым делом всегда следует вернуть проект в
31
Мартин Стивенс. Пути управления проектами. – М.: Юнити-Дана, 2016. С. 42.
34
прежнее русло (т. е. Вернуть его к первоначальному плану). Если этого не
произойдет, команда должна записать отклонения от первоначального плана, а
также записать и опубликовать изменения в плане. На этом этапе спонсоры
проекта и другие ключевые заинтересованные стороны должны быть
информированы о статусе проекта в соответствии с согласованной частотой и
форматом коммуникации. План должен обновляться и публиковаться на
регулярной основе.
Отчеты о состоянии должны всегда подчеркивать ожидаемую конечную
точку с точки зрения стоимости, графика и качества результатов. Каждый
произведенный результат проекта должен быть проверен на качество и сравнен
с критериями приемлемости. После того, как все результаты были произведены,
и заказчик принял окончательное решение, проект готов к закрытию.
Закрытие фазы
Во время заключительного закрытия или фазы завершения основное
внимание уделяется предоставлению конечных результатов заказчику, передаче
проектной документации бизнесу, расторжению контрактов с поставщиками,
освобождению ресурсов проекта и доведению проекта до сведения всех
заинтересованных сторон. Последний оставшийся шаг – проанализировать
полученные результаты, чтобы проверить, что прошло хорошо, а что нет
32
.
Пример: фазы проекта в большом многонациональном проекте
Американская строительная компания выиграла контракт на
проектирование и строительство первого медного рудника в северной
Аргентине. В этой части Южной Америки не было никакой инфраструктуры ни
для горнодобывающей промышленности, ни для крупных строительных
проектов. На начальном этапе проекта руководитель проекта сосредоточился на
определении и поиске руководящей группы проекта, обладающей знаниями,
навыками и опытом для управления крупным сложным проектом в отдаленном
районе земного шара. Команда проекта создала три офиса. Один был в Чили,
где существовала крупная инфраструктура проекта строительства шахт. Два
32
Деннис Лок. Управление проектами. – М.: Знания, 2017. С. 225.