25
управления. Необходимыми экономическими условиями в процессе управления
материальными ресурсами являются: ускорение периода оборачиваемости
оборотных средств, затраченных на их приобретение; недопущение ухудшения
экономических показателей.
Система управления материальными ресурсами по своей сложности
относится к информационной системе с управляемым циклом обратной связи, а
также к динамической системе, в которой наблюдается перенос информации
между элементами. Она является открытой, так как обменивается информацией
с другими системами управления, функционирующими в железнодорожной
компании, производителями материалов и запасных частей и т.п.
21
В системе выделяются следующие составные части: вход, процесс
преобразования и выходы. Входами в систему являются информационные
потоки, идущие из внешней среды, а также совокупность факторов и явлений,
воздействующих на происходящие внутри неё процессы. Следующая часть
системы — это каналы, связанные с входами и выходами и способствующие
тому, чтобы процессы планирования, использования и контроля над
материальными ресурсами протекали в определенном порядке. Выходом из
системы является использование материальных ресурсов для ремонта грузовых
вагонов. Опираясь на результаты выхода, можно судить о степени достижения
цели, поставленной перед системой.
Управление использованием ресурсов исследовалось различными
отечественными и зарубежными авторами на всем протяжении развития
экономической научной мысли. Большинство авторов понимают под
управлением материальными ресурсами в основном управление запасами и
поставками. В этой связи рекомендуется использовать: методы логистики,
планирования и нормирования запасов (в части управления запасами) и модели
выбора поставщика и размера поставки (в части управления поставками).
21
Гогина Е.А., Демененко И.А. К вопросу об управлении ресурсами проекта / Аллея науки. 2018. Т.
1. № 3 (19). С. 483-486.
26
Логистические методы - методы управления потоками: финансовыми,
материальными, информационными, т. е. логистика представляет собой
организацию процесса в рассматриваемом нами случае - процесса управления
запасами. Предприятия РФ используют в своей деятельности традиционную
систему организации материального снабжения.
Традиционная система организации материального снабжения
основывается на принципе хранения запасов. При этом необходимо оформить
документы на транспортировку материальных ресурсов и в случае отсутствия
необходимого объема материальных ресурсов на складе требуется создать
запрос в орган закупок. На основе поступившего запроса указанный орган
оформляет заказ и направляет его поставщику, который, в свою очередь,
принимает заказ и обеспечивает отправку товаров. Заказанные грузы по их
поступлении принимаются на центральном приемном пункте компании, где
проверяется их качество, соответствие заявке по количеству и номенклатуре.
После оформления необходимых документов полученный груз отправляется на
склад или в производство.
Такова типичная структура движения материальных потоков и
документов. Ввиду значительной разветвленности и многообразия
всевозможных вариантов хозяйственных связей, а также естественного желания
руководства компаний вести строгий учет и контролировать систему
материально-технического снабжения своих предприятий, вся документация,
подтверждающая наличие таких потоков, имеет строго определенную форму.
Основные статьи издержек на управление материальными ресурсами
группируются следующим образом:
1. Содержание складских помещений (амортизация зданий,
оборудования, ремонт, расходы на освещение, отопление и водоснабжение,
земельный налог или арендная плата).
2. Затраты на обслуживающий персонал (заработная плата и налоги
складских работников).
27
3. Затраты на транспортные средства (амортизация, расходы на топливо
и энергию, ремонт, страхование и налоги).
4. Убытки от хранения запасов (охрана складов, старение материалов,
потери материалов, кражи, последствия вследствие снижения цен, страхование
запасов).
Система материально-технического снабжения должна быть
оптимизирована.
В последние десятилетия был разработан ряд методов
снабжения, ориентированных на конкретную потребность производства:
- метод «канбан» (разработан с целью управления поставками в
условиях поточного производства, учитывает потребность конечного монтажа);
- система планирования потребности в материалах, охватывающая
планирование на трех уровнях - сначала осуществляется программное
планирование, затем распределение материалов и управление закупками, и,
наконец, фактическое отклонение от плана передается через обратную связь;
- метод «точно в срок», с помощью которого в результате частых
поставок резко сокращаются накопленные запасы.
22
Два из трех перечисленных методов - «канбан» и «точно в срок» в
российских условиях сталкиваются с видимыми трудностями, поэтому на
практике чаще применяются методы планирования и нормирования запасов. В
рамках данного подхода управление запасами заключается в решении двух
основных задач: определении необходимого размера запаса и создании системы
контроля за фактическим размером запаса и его соответствии установленной
норме.
Для планирования материальных складируемых и непрерывно или
дискретно потребляемых ресурсов широко применяется методы и модели
управления запасами, которые позволяют ответить на вопросы о рациональном
уровне запаса ресурса на складе, о моменте совершения закупок ресурсов, о
размере оптимальной партии закупок. Входными данными для моделей
22
Гогина Е.А., Демененко И.А. К вопросу об управлении ресурсами проекта / Аллея науки. 2018. Т.
1. № 3 (19). С. 483-486.
28
управления запасами служат интенсивность потребления ресурса, стоимость
закупки, стоимость хранения, время доставки партии и другие параметры,
определяемые типом модели управления запасами. Поэтому прогнозирование
стоимости ресурса на момент совершения закупки в будущем периоде позволит
более обоснованно планировать затраты на весь проект.
Обезопасить себя от риска повышения цены ресурса можно путем
покупки всего объема ресурса на базовый момент и хранения его до момента
использования.
Для нескладируемых ресурсов использование их прогнозной стоимости
позволит учесть в денежных потоках проектов новое значение затрат с
определенного момента времени, тем самым снизив риск превышения затрат и
уменьшив рассогласование по плановым и фактическим финансовым потокам.
Для выбора метода прогнозирования стоимости ресурсов укрупненно
все методы прогнозирования можно разбить на две группы: фактографические
и экспертные. В основе методов первой группы лежит использование
фактической информации об объекте прогнозирования, второй группы -
экспертные оценки, причем методы не взаимоисключают друг друга, а
применяются в зависимости от типа исходных данных.
23
Преимущество экспертных методов заключается в их простоте, но
недостатком является субъективизм и укрупненность оценок. При
формировании количественного плана проекта и денежных потоков по нему
преимущественно используют более точные методы оценки затрат. Поэтому в
разрабатываемом методе оценки затрат на ресурсы проекта предлагается
использовать методы прогнозирования их цен на основе анализа временного
ряда. Выбор методов прогнозирования тренда обусловлен несколькими
причинами. Во-первых, в уравнении тренда коэффициент при номере периода
является комплексным коэффициентом регрессии при всех факторах,
влияющих на исследуемый показатель. Следовательно, модель будет построена
23
Рыбалкина З.М. Ресурсы, используемые в управлении проектом / Современный научный вестник.
2017. Т. 3. № -1. С. 037-040.
29
с учетом влияния всех факторов, объективно действующих на прогнозируемый
показатель, что не достигается при использовании уравнений регрессии, когда
исследователем субъективно выделяются только основные факторы влияния.
Во-вторых, уравнение тренда строится на основе анализа динамики процесса и
прогнозирует развитие этой динамики, т.е. логически основа прогноза
соответствует задаче прогнозирования. При использовании же регрессионных
моделей объясняется зависимость прогнозируемого показателя от изменения
обуславливающих его факторов. Недостатком использования тренда является
необходимость наличия фактических данных о наблюдаемом показателе - в
данном случае цены ресурса - за период времени в три раза дольше периода
прогнозирования. Также прогноз нельзя считать достоверным, если условия
внешнего окружения скачкообразно изменяются.Однако при наличии
статистической информации об изменениях цен ресурсов за прошлые периоды
применение методов прогнозирования на основе анализа временных рядов
может повысить достоверность планируемых затрат на проект.
Следует отметить, что большинство программных продуктов в области
управления проектами - такие, как Project Expert, Srider Project и др. -
представляют собой так называемые «инвестиционные калькуляторы»,
рассчитывающие издержки и прибыль проекта, реализующегося по
детерминированному плану работ, и не содержат модулей анализа имеющихся
данных о проекте, в частности - об изменении цен на ресурсы. Пользователь
имеет возможность провести актуализацию составленного плана проекта путем
ввода новых данных о стоимости ресурса с определенного момента времени,
однако какие именно актуализированные значения вводить, менеджер должен
рассчитать сам.
С другой стороны, для проведения статистического анализа данных
существуют пакеты прикладных программ (Statistica, SPSS, Systat), имеющие
большую функциональность, но требующие высокого уровня знаний в области
теории статистики и навыки работы с данными пакетами. Следовательно, было
бы целесообразно разработать подсистему, которая была бы простой в
30
использовании для менеджера проектов и позволяла прогнозировать затраты на
проект с учетом изменения стоимости ресурсов во времени.
Планированию ресурсов предшествует разработка плана работ проекта,
на основании которого за каждой работой закрепляют ресурсы (рис. 3). На
основе календарного плана работ составляют графики потребления ресурсов.
Далее составляется план закупок ресурса, тесно связанный с вопросами
поставки и хранения запасов. Задачи определения времени и объемов поставок,
уровня запасов относят к классу оптимизационных задач, решение которых
широко представлено в рамках теории управления запасами. Именно план
закупок содержит входные данные для оценки затрат на ресурсы с учетом
изменения их стоимости - объем ресурсов и время их закупки. На рисунке 3
представлен порядок составления плана закупок.
Рисунок 11. Порядок составления плана закупок
24
Таким образом, система управления материальными ресурсами - это
единая система, обладающая внутренней структурой, функциями, условиями,
принципами формирования и организации. Деятельность системы управления
материальными ресурсами проекта должна строго отвечать задачам и
стратегической цели субъектов управления.
Основной организационной единицей проектно-ориентированного
предприятия является команда проекта. Команда проекта - это особая
структура, которая управляет получением ценности (результата проекта) от
начала (разработки концепции проекта) и до получения результата и отвечает
за результат.
24
Гогина Е.А., Демененко И.А. К вопросу об управлении ресурсами проекта / Аллея науки. 2018. Т.
1. № 3 (19). С. 483-486.
31
Команда проекта имеет принципиальные отличия от традиционных
форм организации персонала, что выражается в следующих особенностях:
временном характере существования; получении конечного результата
(ценности); групповой ответственности за результат; автономности,
способности и возможности самостоятельно принимать решения по проекту;
неоднородности состава команды проекта по ЖЦП; неоднородности ролевых
нагрузок по ЖЦП; единстве интересов у членов команды; потребности
команды в саморазвитии; целостности команды на всем протяжении проекта.
В современной литературе существуют терминологические
несоответствия в понятии «команда проекта» даже у ведущих авторов. Из-за
того что авторы настолько по-разному понимают сущность команды проекта,
возникают методологические несоответствия, касающиеся практически всех
стадий существования команды проекта, начиная от формирования и
управления командой и заканчивая оценкой работы команды и ее вклада в
получение результатов проекта. В ВКР разделяется мнение Г. Уэбстера,
который определяет проектную команду как сплоченную эффективную
единицу, способную творчески и динамично работать над достижением
поставленных целей в быстроменяющихся внешних условиях. По нашему
мнению, работа команды проекта требует специального изучения и разработки
принципиально иных подходов как в подготовке специалистов, так и в
разработке методов формирования команды, управления и оценки деятельности
команды. Команда проекта представляет собой самостоятельный субъект
деятельности, который может быть рассмотрен с точки зрения свойств,
процессов, параметров, характерных для социальной группы.
Основные характеристики команды проекта приведены на рисунке 12.
32
Рисунок 12. Основные характеристики команды проекта
25
Состав команды проекта представляет собой совокупность
характеристик членов команды. Структура рассматривается с точки зрения
функций, выполняемых отдельными членами команды, а также с точки зрения
межличностных отношений в ней. Выделяют структуры предпочтений, власти
и коммуникаций. Каждая команда состоит из разных людей, которые обладают
неповторимыми чертами: характером, темпераментом, способностями и т.д. И
при формировании команды управления проектом особенно важно учитывать
эти самые черты. Имеются примеры, когда вполне профессиональные команды
не достигали своей цели лишь из-за психологической несовместимости коллег.
Поэтому в теории и практике управления проектом принято уделять особое
внимание психологическим аспектам формирования команды УП.
Конфигурация структуры управления проекта и состав команды во многом
определяются особенностями конкретного проекта и условиями его
реализации, однако в любой команде УП можно выделить несколько ключевых
фигур, определяющих генеральный стиль работы команды в целом.
Несомненно, главная фигура в команде - руководитель проекта. Это
лицо, которое заказчик наделяет соответствующими полномочиями и которое
несет максимальную полноту ответственности за конечные результаты по
25
Корнеева И.В. Управление человеческими ресурсами проекта: эффективность и развитие /
Нормирование и оплата труда в промышленности. 2017. № 9. С. 34-38.
Характеристики
команды проекта
Состав Структура Групповые процессы
33
сравнению с другими членами команды. Чаще всего он полностью
представляет интересы заказчика.
Основным ядром команды являются специалисты, занимающиеся
вопросами инженерного проектирования, производства работ, закупок и
поставок и т.д.
Структура системы управления командой проекта образована рядом
компонентов:
- формирование и развитие команды;
- организация деятельности команды;
- управление персоналом команды.
26
Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках
управления стоимостью. Управление стоимостью проекта включает в себя
процессы, необходимые для обеспечения и гарантии того, что проект будет
выполнен в рамках утвержденного бюджета.
Рисунок 13. Общая схема управления стоимостью проекта
27
В преддверии управления стоимостью реализуется планирование. Это
планирование является частью процесса разработки плана управления
проектом, в результате которого получается план управления стоимостью,
устанавливающий формат и критерии планирования, структурирования,
оценки, разработки бюджета и управления стоимостью проекта.
26
Корнеева И.В. Управление человеческими ресурсами проекта: эффективность и развитие /
Нормирование и оплата труда в промышленности. 2017. № 9. С. 34-38.
27
Шукаева А.В. Система управления проектами: проблемы и тенденции развития // Colloquium-
journal. 2019. № 26-9 (50). С. 181-182.
34
Управление стоимостью (затратами) проекта включает следующие
процессы:
- оценка стоимости проекта;
- бюджетирование проекта, т. е. установления целевых показателей
затрат на реализацию проекта;
- контроль стоимости (затрат) проекта, постоянной оценки фактических
затрат, сравнения с ранее запланированными в бюджете и выработки
мероприятий корректирующего и предупреждающего характера.
28
Чтобы оценить стоимость проекта, требуется знать стоимость
составляющих проект ресурсов, время выполнения работ и стоимость этих
работ. Таким образом, оценка стоимости начинается с определения структуры
ресурсов и работ проекта. Данные задачи решаются в рамках планирования
проекта, а в модуль оценки стоимости должны поступать результаты
выполнения этого процесса.
Стоимость проекта определяется ресурсами, необходимыми для
выполнения работ.
Все затраты можно классифицировать как:
- прямые и накладные расходы;
- повторяющиеся и единовременные. Например, ежемесячные платежи
за использование производственных мощностей -- повторяющиеся затраты,
закупка комплекта оборудования — единовременные затраты;
- постоянные и переменные по признаку зависимости от объема работ;
- плата за сверхурочное рабочее время.
Оценка затрат проекта включает 13 этапов. Они могут различаться в
зависимости от проекта и включают в общем случае следующие:
1. Определение потребностей работы в ресурсах
2. Разработка сетевой модели
3. Разработка структуры разбиения работ
28
Рыбалкина З.М. Ресурсы, используемые в управлении проектом / Современный научный вестник.
2017. Т. 3. № -1. С. 037-040.