76
сбытовой деятельностью предприятия.
Для Ливенского хлебокомбината – филиала ОАО «Орелоблхлеб» важно
не только грамотно, оперативно и четко ставить задачи по анализу рынка,
поиску потребителей и реализации продукции, но и в онлайн-режиме
контролировать процесс выполнения задач, своевременно реагируя на
негативные изменения. Отсутствие такой возможности на текущем этапе
снижает эффективность и приводит к слабости управления сбытовой
деятельностью компании.
Сбытовая логистика готовой продукции является не менее важным
вопросом жизнедеятельности хлебобулочного предприятия, чем само
производство, поскольку средний срок реализации и годности продукции
составляет всего 1-3 дня. Именно по этой причине практически в каждом
населенном пункте работают местные хлебозаводы и пекарни, поставляющие
потребителям региона всегда свежие изделия.
Обеспечение доставки заказанных изделий в нужном объеме, в
требуемую точку, в указанное время, с оптимальными затратами – это
ежедневная задача специалистов сбытовой службы хлебозавода.
В долгосрочной перспективе предприятие должно решать и более
широкие задачи сбытовой логистики хлебозавода: поиск заказчиков и развитие
связей с ними, поиск путей адаптации производства к изменяющимся нуждам
потребителей, организация и контроль поставок, обеспечение работы складов,
выбор упаковки продукции, обеспечение сохранности и защиты продукции,
взаимодействие c перевозчиками, контроль и оптимизация затрат.
Современной практикой является автоматизация части этих функций с
помощью программных решений, которые позволяют быстро передавать
информацию об объеме заказов в производственные цеха, отслеживать
движение запасов, возвратной тары, планировать рейсы максимально
приближенно ко времени изготовления продукции, оперативно корректировать
маршруты, учитывать возврат заказчиками черствой продукции и многое др.
При автоматизации процессов сбытовой логистики на хлебобулочных
77
предприятиях информационная система играет особенно важную роль на таких
участках: прием и обработка заявок; диспетчеризация и формирование рейсов;
организация загрузки автотранспорта. Рассмотрим эти участки более подробно.
Прием и обработка заявок
Ежедневно хлебозаводы, преимущественно во второй половине дня
текущего на завтрашний день, принимают заявки от клиентов на поставку
хлебокондитерских изделий.
Заявки клиентов имеют ряд отличий, поэтому их
можно классифицировать по нескольким параметрам. Это позволит грамотно
разработать систему для хлебокондитерских предприятий, учитывая основные
моменты и особенности каждого вида приема заявок.
Рисунок 11. Заявка на поставку продукции
1. По способу доставки. При построении автоматизированной системы,
прежде всего, необходимо предусмотреть возможность определения основного
способа доставки. Зачастую, от этого зависит цена продукции, отгружаемой
покупателю.
2. По постоянству заказа. Большую помощь при работе с заявками
оказывает наличие у клиента постоянной заявки. Обычно такие заявки бывают
у бюджетных организаций, школ, больниц, детских садов, а также некоторых
торговых точек, объем и ассортимент реализации которых, как правило, мало
изменяется. Использование таких заявок позволяет в начале приемки заказов
автоматически сформировать заказы «По умолчанию», которые подвергаются
78
корректировке только по сигналу от покупателя. При построении системы
нормативно-справочной информации необходимо предусмотреть ведение таких
заявок, причем, не нужно забывать, что информация в них является величиной
периодической и по каждому дню недели своя.
3. По способу подачи заявки. Основная масса заявок из торговой сети
приходит по телефону, поэтому в информационной системе должен
присутствовать эргономичный модуль, позволяющий оперативно, удобно,
наглядно и с минимальной вероятностью ошибок вводить заявки клиентов.
В настоящий момент появляется все больше клиентов, которые подают
заявки по электронной почте. Продавцу и покупателю целесообразно
согласовать унифицированный формат и структуру файла заявки для удобства
ее заполнения и загрузки в информационную систему хлебозавода. Появление в
качестве покупателей сетевых структур («Пятерочка», ЛЕНТА, METRO) ведет
к непредъявлению дополнительных требований к оформлению документов
(например, указание в сопроводительных документах собственной кодировки
товаров). Часто обязательным является наличие системы электронного
документооборота EDI. Несмотря на то, что система 1С уже имеет этот блок,
зачастую клиенты предъявляют дополнительные условия к составу и структуре
обмена, а также к его регламенту.
EDI (Electronic data interchange — электронный обмен данными) —
стандартизированные форматы сообщений для передачи коммерческой
информации между организациями.
4. По степени оперативности. При разработке системы автоматизации
необходимо предусмотреть механизмы, позволяющие регистрировать
требования спецзаказов, контроль их выполнения.
Достаточно часто предприятия получают горячие заказы. В этом случае
информация должна оперативно передаваться специалисту по диспетчеризации
развоза для рассмотрения возможности выполнения заказа текущими рейсами.
Также информационная система должна обеспечивать контроль
выполнения спецзаказов и своевременность их доставки покупателю. Для этих
79
целей можно использовать систему статусов спецзаказов, которые меняются в
зависимости от стадии их выполнения.
Задача сбора заявок является фундаментальной в сбытовой логистике
предприятия, поэтому в системе должны присутствовать различного рода
системы анализа, позволяющие не пропустить ни одного потенциального
клиента и как можно точнее сформировать пакет заказа продукции, тем самым
минимизировать возможные отказы и возвраты продукции.
Диспетчеризация и формирование рейсов
Развоз продукции хлебозаводов производится специализированным
автотранспортом, обычно это автомобили трех типов: лотковые, контейнерные,
оборудованные холодильным оборудованием
Как правило, развоз продукции осуществляется в соответствии с
графиком доставки по торговым точкам одними и теми же рейсами по одним и
тем же маршрутам. Каждый маршрут определяется набором торговых точек,
последовательностью развоза и требуемым временем доставки. Также на
маршрут оказывает влияние грузоподъемность и вместимость обслуживающего
автомобиля.
В силу условного постоянства торговых точек, входящих в маршрут,
целесообразно осуществить их привязку к маршруту и времени доставки. Уже
на этапе регистрации заявки система будет иметь возможность определить (по
умолчанию) маршрут. Благодаря этому, диспетчер сможет работать с уже
готовыми рейсами, сформированными по маршрутам, при этом осуществляя
лишь небольшую корректировку, например, перенос некоторых точек в другие
рейсы в случае перегруза или включение в рейс какого-либо «горячего» заказа.
На данном участке важно отправить товар по всем поступившим
заявкам, поэтому в информационной системе должны быть предусмотрены
механизмы не только анализирующие, но и напоминающие о необходимости
работы с заявками, время отгрузки которых прошло, но которые не включены
ни в один рейс.
80
Рисунок 12. Формирование рейса по доставке
хлебопродукции покупателям
Организация загрузки автотранспорта
Существует ряд моментов, которые необходимо учитывать при
формировании заданий на погрузку в информационной системе:
1. При наличии у хлебозавода нескольких экспедиционных служб,
появляется задача организации ордерного склада и предъявляются требования к
информационной системе в части анализа складских остатков в разрезе
экспедиций.
2. Часто для ускорения процесса разгрузки товара применяется
следующая схема: отдельно грузится основная продукция (например, хлеб
ржаной и батоны), а сдоба по каждой отдельной торговой точке набирается
отдельно в ассортименте. В этом случае при выгрузке водитель выдает сначала
основную продукцию (обычно это 3-4 позиции), а потом передает уже заранее
собранный для клиента лоток с не основной продукцией.
3. Некоторые торговые точки требуют отдельного набора всей продукции
(например, машина может подъехать к торговой точке так, что открывается
только одна секция). Поэтому в информационной системе должна быть
возможность настройки правил погрузки для каждой торговой точки.
Результатом является наборные листы по каждому рейсу, позволяющие
оперативно сформировать правильно структурированное задание на погрузку.
Рисунок 13. Формирование погрузочного листа
81
Таким образом, на современном хлебобулочном предприятии крайне
необходимо наличие информационной системы, в которой накапливается и
транслируется рабочая информация всем участникам сбытовой цепи. При ее
отсутствии невозможно своевременное выполнение заказов покупателей с
соблюдением всех требований по ассортименту, срокам доставки, оформлению
электронных и бумажных документов.
Для решения существующих проблем предприятия предлагается
внедрение программы EFSOL: Хлебобулочное и кондитерское производство.
Программа предназначена для автоматизации управленческого, бухгалтерского
и регламентированного учета на предприятиях, занимающихся производством
и реализацией хлебобулочных и кондитерских изделий и сопутствующих
товаров через сеть оптовой и розничной торговли.
Важным преимуществом для Ливенского хлебокомбината является то,
что данный программный продукт построен на базе «1С:Комплексная
автоматизация 8», а значит возможна интеграция с применяемой в настоящее
время учетной системой.
Функционал EFSOL: Хлебобулочное и кондитерское производство
реализован на базе платформы «1С: Предприятие 8», позволяет комплексно
решать задачи управления и учета, а также организации на предприятии единой
информационной системы. Функционал программы представлен в
приложении 3.
Данная программа позволят решить рад проблем, таких как:
- трудоемкий сбор и корректировка ранее принятых заявок на продукцию;
- отсутствие гибкой ценовой политики при работе с клиентами;
- неоперативная регистрация выпуска продукции, сложности в отборе
готовой продукции, отсутвие учета возвратной тары;
- отсутствие возможности планирования сырья в разных единицах
измерения;
- ручное формирование маршрутов, отсутствие учета по топливным
картам;
82
- трудоемкие расчеты для списания сырья, ручное распределение затрат
на продукцию;
- сложности в оценке запасов сырья в незавершенном производстве,
неточное отражение остатков при передаче смен;
- длительная обратная связь на участках «заказ-производство».
Таблица 22.
Функционал порграммы для сбыта
Решаемые задачи
Функционал
Гибкая система ценообразования
Работа стола заказов (заявки на
доставку)
Диспетчеризация развоза продукции
Ведение нормативной базы по
маршрутам доставки и торговым
точкам
Учет возвратов
Интеграция с системой
документооборота по EDI
Документы:
o Установка цен номенклатуры
o Установка типов цен договоров
o Формирование маршрутов доставки
o Рейс и пр.
Отчеты:
o Отчет по отгрузке (по заказам,
отгрузке, возвратам, чистой реализации
и т.п.)
В результате внедрения данной программы Ливенсткий хлебокомбинат
получит следующие преимущества:
- качественный онлайн анализ производственной деятельности
предприятия для принятия правильных управленческих решений;
- оперативный учет заявок покупателей, формирование заказа для
производства, отгрузку продукции и оформление сопроводительных
документов;
- эффективное управление закупками сырья для выполнения
производственной программы, минимизация остатков продукции на складе;
- повышение эффективности работы с поставщиками и покупателями;
- упрощение процедуры ценообразования, контроль себестоимости и
планирование прибыли;
- анализ отгрузки продукции в различных аспектах, взаимовыгодные и
долгосрочные отношения с клиентами;
- учет и контроль нормативов на выпуск продукции и контроль
83
использования сырья;
- оптимизация бухгалтерской отчетности и контроль ее ведения.
В таблице 22 представлена польза программы для всех заинтересованных
сторон.
Таблица 22.
Эффективность внедрения автоматизированнной программы
Польза для руководства:
- инструменты для анализа, планирования и рационального использования
финансовых, трудовых и материальных ресурсов;
- средства эффективного и гибкого управления бизнес-процессами, информация
для принятия грамотных и обоснованных управленческих решений;
- прозрачность деятельности, наглядный обзор всего предприятия в целом и в
разрезе отдельных направлений;
- повышение качества работы управляющего персонала, полноценный контроль
выполнения управленческих решений.
Польза для сотрудников и менеджеров:
- повышение удобства работы, прозрачность бизнес-процессов;
- инструменты, которые позволяют увеличить эффективность повседневной
работы по своей специализации (продажи, производство, логистика и пр.);
- рост эффективности персонала, увеличение объемов производства, повышение
качества работы.
Польза для учетных служб:
- инструменты для автоматизированного ведения учета в соответствии с
требованиями законодательства и корпоративными стандартами;
- высокая достоверность данных, повышение скорости подготовки
управленческой и бухгалтерской отчетности;
- уменьшение трудозатрат по обработке информации, исключение дублирования
ввода данных.
Выгода для предприятия в целом:
- единая информационная среда для взаимодействия всех структурных
подразделений;
- сокращение производственных, логистических и прочих издержек;
- повышение производительности труда и исполнительской дисциплины
сотрудников;
- увеличение объемов продаж, конкурентоспособности и прибыльности хлебного
бизнеса.
Таким образом, внедрение программы EFSOL: Хлебобулочное и
кондитерское производство позволит Ливенскому хлебокомбинату построить
единую систему полноценного управления сбытовой политикой.
Для того, чтобы оценить целесообразность внедрения программного
продукта, далее необходимо выполнить расчет экономической эффективности.
84
3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий
Рассчитаем далее экономический эффект от внедрения программы
EFSOL: Хлебобулочное и кондитерское производство и ее влияние на систему
быта продукции предприятия.
Экономия затрат от повышения производительности труда персонала
отдела сбыта Ливенского хлебокомбината. В настоящее время сбор и обработка
сводных данных об объемах продаж предприятия осуществляется работниками
отдела сбыта, после чего отчеты передаются директору предприятия.
Ливенском хлебокомбинате предлагается установить программу для
автоматизизации рабочих места менеджеров отдела сбыта. Расходы по покупке
программы, а также ее установке и внедрению с учетом обучения персонала
составят 250 000 руб.
После внедрения предлагаемых программных продуктов появится
возможность автоматизировать выполнение ряда функций и сократить затраты
на документооборот. После передачи ряда функции на ЭВМ затраты на их
выполнение могут снизиться в 4 раза (ствтистические данные).
В таблице 23 приведены данные замеров производительности труда по
отдельным операциям, выполняемым сотрудниками отдела продаж.
Таблица 23.
Расчет экономии за счет увеличения производительности
труда работников
№
п/п
Вид работ
До
автоматизации
, мин. Fj
Экономия
времени,
мин. ∆T
Повышение
производительност
и труда Рi (в %)
1.
Выполнение
расчетов
45
35
350
2.
Подготовка и
печать отчетов
30
15
100
3.
Анализ и выборка
данных
45
20
80
Всего
530
Размер повышения производительности труда (Pi) рассчитан по
85
формуле:
100*
ij
i
i
TF
T
P
(1)
Так, в результате автоматизации расчетов сумма экономии составит:
%350100*
3545
35
i
P
.
Далее рассчитаем расходы на содержание работников отдела продаж,
исходя из того, что оклад сотрудника составляет 26600 руб. (заработная плата
и отчисления во внебюджетные фонды по ставке 30%):
Z = 3 * 26600 * (1 + 30% / 100) = 103740 руб. в месяц.
Примем, что накладные и прочие расходы до и после внедрения
программы рассматриваются как неизменные, т.е. внедрение программы не
вызвало экономию чернил в картриджах принтеров, расходование бумаги и т.п.
Таким образом, годовая экономия будет равна экономии, связанной с
повышением производительности труда пользователя.
Экономию, которую может получить Ливенский хлебокомбинат в
результате повышения производительности труда персонала (Р) определим по
формуле:
∆P = Zn*∑Pi/100 (2)
где Z
п
- среднегодовая заработная плата пользователя.
Экономия, связанная с повышением производительности труда
персонала составит:
P = 103740 * 530%/100% = 549822 руб.
Таким образом, за счет увеличения производительности труда при
внедрении программы EFSOL: Хлебобулочное и кондитерское производство
Ливенский хлебокомбинат может получить годовую экономию в размере
549822 руб.
Ожидаемая экономическая эффективность составит:
549822 / 250000 *100 = 220%
Следовательно, за счет увеличения производительности труда персонала