64
права доступа, историю работы, полнотекстовый и атрибутивный поиск, а
также подписание и шифрование документов.
2.Управление деловыми процессами. Поддержка процессов
согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла
(docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения;
взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка
свободных и жестких маршрутов (workflow),
Управление деловыми процессами
обеспечивает согласование,
обработку и движение документов (docflow), выдачу заданий и контроль их
исполнения, взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов,
свободные и жесткие маршруты (workflow).
3.Управление договорами. Организация процесса согласования и
регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной
работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
4.Управление совещаниями. Организация
подготовки и проведения
совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки);
формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений
совещания.
5.Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с
требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами
нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов;
организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими
организациями [45].
6. Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы
организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с
клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с
регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий;
анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
Рассмотрим данные модули более подробно [45].
1. Управление электронными документами
р
65
Развитие любой организации неотрывно связано с увеличением
количества документов и сложности работы с ними. Модуль «Управление
электронными документами» позволяет повысить эффективность бизнеса,
обеспечивая полный комплекс работ с документами (рис. 6) (см. приложение
5).
1.1 Создание документа
При создании документа средствами системы часто используются
шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например,
«Исходящее письмо», «Договор
поставки» и т.п. При этом в текст документа
можно автоматически переносить уникальные реквизиты, указанные в карточке
документа.
Также пользователь может занести в DIRECTUM уже готовый документ
из любого файла операционной системы, со сканера или из электронного
письма благодаря интеграции с Microsoft Outlook.
Рисунок 6 - Модуль «Управление электронными документами»
[www.directum.ru]
Конструктор документов позволяет создавать типовые документы на
основе уже подготовленных макетов.
Макеты предусматривают заполнение пользователем отдельных
фрагментов или изменение разделов документов в зависимости от начально
введенного значения (например, определенные пункты договора могут менять
формулировку исходя из его суммы или типа договора) [45].
Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с
помощью Мастеров действий.
р
р
66
1.2 Обеспечение конфиденциальности информации
Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM,
обеспечивается [45]:
– контролем и настройкой прав доступа на любой объект системы;
– шифрованием, которое может осуществляться как на основе
сертификата электронной подписи пользователя, так и установкой пароля;
– ведение истории всех действий пользователей с документами: просмотр,
изменение, экспорт копии и пр.
1.3 Версионность документа
Каждый документ в системе DIRECTUM может иметь неограниченное
количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания
документа и избежать работы с устаревшей информацией.
Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке,
действующая, устаревшая. Кроме
того, версия может быть скрытой, т.е.
доступной только для пользователей с полными правами на документ.
Использование скрытых версий удобно при разработке документов, когда
информация находится на согласовании и не должна быть доступной для всех.
1.4 Электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) гарантирует авторство и неизменность
электронного документа после его подписания. Система
поддерживает два вида
ЭП: визирующую и утверждающую (рис. 7).
Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший
документ ознакомился с ним.
Утверждающая – может быть поставлена ограниченным кругом лиц в
рамках полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении
документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа,
защищает ее от изменений. Также для повышения надежности работы
с ЭП
система DIRECTUM может быть интегрирована с различными системами
криптозащиты информации, в том числе ФАПСИ. Интеграция возможна
благодаря реализации ЭП с использованием Microsoft CryptoAPI.
р
67
Рисунок 7 - Электронная подпись гарантирует авторство и
неизменность электронного документа после его подписания
[www.directum.ru]
1.5 Связанные документы
Документы системы DIRECTUM могут быть связаны между собой.
Например, можно связать договор и приложения, существующие в рамках
договора. Это позволяет быстро обращаться к документам по одной тематике.
Связь между документами устанавливается в обе стороны. Пользователь
может видеть в дереве связанных документов только те документы, на которые
у него есть
права [45].
1.6 Жизненный цикл документа
Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) предусматривается
свой жизненный цикл с определенными стадиями и правилами перехода между
ними. Переход между стадиями может осуществляться как вручную, так и
автоматически.
Например, жизненный цикл вида документа «Входящий счет на оплату»
включает стадии «Инициализация», «Внутреннее согласование», «Отказано в
оплате», «Оплата», «Оплачен». Стадии будут автоматически меняться в рамках
бизнес-процесса, соответственно изменяя состояние документа.
1.7 Ведение истории работы
История работы с документом оказывает большую помощь в случае
непредусмотренного изменения текста или карточки документа. Функция
ведения истории является обязательной для систем электронного
р
68
документооборота.
В DIRECTUM протоколируется работа всех пользователей. В истории
фиксируется тип операции, дата и время ее осуществления, имя пользователя
В историю записываются операции просмотра, изменения, создания,
экспорта и импорта документов, назначения прав на доступ к ним и т.д.
Помимо документов, история работы также ведется для папок, задач,
заданий, уведомлений и записей
справочников.
2. Управление деловыми процессами
2.1 Создание задачи
Каждый пользователь системы может создать задачу, указав в ее
карточке исполнителей (маршрут задачи), срок исполнения, а также
сопроводительный текст, который содержит необходимые указания и
пояснения по задаче. При необходимости в ходе выполнения работ могут
создаваться подзадачи для передачи отдельных этапов другому исполнителю.
Задание
может иметь свой срок. Если оно не выполнено вовремя, то
автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом)
При наведении курсора пользователю доступна подсказка к объекту
системы. В тексте задачи автоматически проверяется орфография, при этом
можно добавлять новые слова в пользовательский словарь (рис. 8).
Рисунок 8 - Создание задачи [www.directum.ru]
р
69
2.2 Вложения
В задачу можно добавить любое количество произвольных вложений:
электронных документов, папок, задач, заданий и записей справочников
системы DIRECTUM.
Объекты системы, и в частности документы, связанные с выполнением
работ по задаче, удобно открывать непосредственно из задания, полученного
исполнителем. Для выделенного вложения создается контекстная вкладка на
ленте. Например, при выделении документа, на
ленте появится контекстная
вкладка «Документ». Объект будет находиться в области вложений во всех
задачах и заданиях семейства. При старте задачи система проверяет, достаточно
ли у исполнителя прав на вложения, и при необходимости выводит
предупреждение.
2.3 Формирование маршрута вручную
Назначить исполнителей по задаче можно как вручную, так и с
помощью типового маршрута.
Достаточно начать вводить фрагмент текста,
который встречается одновременно в значениях реквизитов записей хотя бы в
двух из справочников Пользователи, Группы пользователей и Типовые
маршруты, и после нажатия на кнопку ENTER появится окно выбора типа
объекта [45].
При «ручном» формировании маршрута инициатор самостоятельно
составляет список исполнителей. В качестве исполнителя можно указать как
конкретного сотрудника
, так и группу (например, структурное подразделение
или рабочую группу проекта, где конкретные исполнители заполнятся исходя
из актуального состава группы). Участники процесса получают задания или
уведомления на каждом этапе маршрута.
2.4 Организация работы с входящими заданиями
Все выданные задачи исполнители получают в виде заданий в свою
папку «Входящие». Быстро ознакомиться с заданиями
можно и не открывая их.
В проводнике системы, в результатах поиска и в окне дерева задач доступен
предварительный просмотр. Также предпросмотр доступен для документов,
р
70
задач. Возможность напоминаний о сроке задания позволяет запланировать
время, когда необходимо вернуться к его выполнению.
С помощью предпросмотра вложения можно быстро ознакомиться с
документом и принять решение о дальнейших действиях. Область инструкции
содержит дополнительные сведения для выполнения работ или
последовательности действий.
2.5 Проверка выполнения задачи
Контроль выполнения задачи может осуществляться инициатором
из
папки «Исходящие», которая содержит созданные им задачи. Внутри папки
пользователь может создать собственную структуру, для того чтобы
упорядочить и проранжировать контролируемый объем работ (рис. 9).
Также для структурирования задач и заданий может использоваться
группировка и фильтрация по заданным реквизитам (Тема, Инициатор, Срок и
т.д.).
По цвету шрифта инициатор задачи может
легко найти не выполненные
в срок поручения в своей папке. Статус «На контроле» свидетельствует о том,
что исполнители выполнили свою работу и инициатору необходимо принять
задание на контроль в папке «Входящие».
Рисунок 9 - Контроль выполнения задачи [www.directum.ru]
2.6 Замещение
Если сотрудник по каким-либо причинам длительное время отсутствует
р
71
на рабочем месте, например находится в командировке или отпуске, то его
обязанности автоматически переходят замещающему сотруднику, который
получает права на документы, задачи, задания и папки отсутствующего
коллеги. На время отсутствия сотрудника его заместитель имеет возможность
принимать входящие задания коллеги, контролировать исполнение исходящих
задач и обращаться ко всем необходимым документам [45].
Замещение нескольких
сотрудников может быть настроено
иерархически.
2.7 Отчеты
Базовые возможности системы предусматривают формирование отчетов
для анализа данных по наличию и изменению электронных документов, а также
состоянию и исполнению задач и заданий.
При необходимости анализа сложных процессов включается режим
сбора статистики. Статистические данные собираются из блоков типовых
маршрутов благодаря встроенной функции регистратора. Эти
данные
преобразуются в форму, удобную для анализа, и дополняются данными из
задействованных в процессе документов и справочников, а также данными о
пользователях.
Необходимый перечень отчетов может быть настроен в соответствии с
требованиями конкретной организации, в т.ч. силами ИТ-специалистов
заказчика.
2.8 Поиск
В системе предусмотрены различные возможности поиска. Поиск может
осуществляться по реквизитам карточки, а также по содержимому документа
или текста задачи с учетом всех грамматических форм слов (полнотекстовый
поиск).
В системе DIRECTUM предусмотрен как поиск конкретных объектов
системы (документов, папок, задач, заданий), так и глобальный поиск, при
котором результатом поиска может стать любой объект. Этот вариант удобен в
том случае,
когда пользователь не знает, какой объект является искомым, и ему
р
72
необходимо воспользоваться всеми источниками информации для получения
необходимых данных. Поиск отображает пользователю все объекты системы,
содержащие искомую фразу в карточке и/или в тексте (в зависимости от
параметров). Поддерживается механизм релевантности поиска, проверяющий
соответствие объектов изначальному запросу. Результаты проверки
отображаются в виде рейтинга объектов [45].
Также имеется возможность осуществлять специализированный поиск
электронных
документов, используя:
– предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные
документы»);
– настроенные администраторами специальные поиски по часто
используемым критериям;
– технологию связанных документов.
3. Канцелярия
Модуль «Канцелярия» облегчает выполнение операций по обработке
бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ (рис. 10):
– единую регистрацию всей корреспонденции, а также внутренних
документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК);
– регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе
жизненного цикла: рассмотрение руководством, согласование, исполнение;
– контроль над своевременным исполнением поручений, резолюций и
указаний руководства;
– списание документов в дело в соответствии с принятой в организации
номенклатурой дел;
– быстрый поиск документов, получение стандартных форм и журналов,
статистических отчетов по документообороту организации;
– маркировка документов штрихкодами [45].
3.1 Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации
Одно из важных требований ГСДОУ и архивного хранения – ведение
номенклатуры дел. Утвержденный состав номенклатуры дел содержится в
р
73
специальном справочнике системы. При подготовке документов для передачи в
архив по каждому делу можно распечатать обложку, а также опись его
документов, что значительно сокращает время на подготовку документов для
архивного хранения.
Рисунок 10 - Модуль «Канцелярия» [www.directum.ru]
Для организаций с децентрализованной регистрацией документов в
системе используются места регистрации – рабочие места секретарей и
сотрудников канцелярии. В журналах регистрации ведутся списки РКК –
входящие, исходящие и внутренние. Каждое место регистрации может
обслуживать одно или несколько подразделений [45].
Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в
разрезе электронного журнала регистрации. Номер может
включать в себя код
подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит.
3.2 Движение и исполнение документов
После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения и
вынесения резолюции, на основании которой документ ставится на контроль с
назначением исполнителей, поручений и сроков. При этом работа
исполнителей с документом может вестись полностью в
электронном виде.
Например, секретарь или сам руководитель может быстро сформировать
поручения по документу прямо из РКК.
р