65
изменений, принятия управленческих решений.
2) Обсуждение текущего положения дел на предприятии и принятие
соответствующих решений с учетом мнения работников.
3) Выяснение мнений на предмет текущих вопросов, определение
задач, выдача распоряжений по текущим вопросам, координация деятельности
структурных подразделений.
4) Проверка выполнения поручений, розданных на предыдущих
совещаниях.
5) Ответы на вопросы работников предприятия на предмет текущей
деятельности.
На предприятии оперативные совещания, где определяется план
деятельности на неделю, проводятся каждый понедельник. На таком совещании
руководство высшего звена определяет задачи для своих подчиненных на
начинающуюся неделю. Но минусом является то, что повестка дня такого
совещания заранее не оглашается. А это очень важно, потому что участники
совещания заранее могли бы подготовиться к обсуждению определенных
вопросов. Поскольку предмет обсуждения изначально не сформулирован,
меньше шансов получить нужный результат в итоге обсуждения. Каждый из
участников совещания должен осознавать значимость своего вклада в
достижение общих целей, это не способствует формированию командного духа
и корпоративной культуры в целом. Не ведется протокол совещания, это
значительным образом не способствует осуществлению контроля за ходом
выполнения намеченных планов. Каждое очередное совещание или собрание на
ОАО «БЗ ТДиА» не планируется заблаговременно. Это выбивает из делового
ритма сотрудников, влечет за собой внесение изменений в рабочий график,
вынуждая переносить встречи и откладывать выполнение намеченных дел. В
подобного рода совещаниях принимают участие начальники структурных
подразделений, которые по скалярной цепи ставят задачи перед рядовыми
сотрудниками.
Для анализа эффективности внутрифирменных коммуникаций в сфере
66
управления ОАО «БЗ ТДиА» было проведено анкетирование работников
основных служб, которые в наибольшей степени вовлечены в процесс
осуществления внутрифирменных коммуникаций. Опрос (образец анкеты
размещен в приложении 5) проводился со 150 сотрудниками, которым было
предложено ответить на 13 вопросов относительно непосредственно их
профессиональной деятельности. Особого внимания заслуживают ответы
начальника планово-экономического отдела, заместителя главного бухгалтера,
инженера-программиста, сотрудника отдела кадров и социального развития,
начальника отдела технического контроля.
В результате анализа полученных ответов видно, что большая нагрузка
ложится на заместителя главного бухгалтера, непосредственно ему приходится
выполнять очень большой объем работ: согласно анкете, 5 пунктов из 6, при
том условии, что его должностные обязанности сопряжены только с тремя
пунктами, что видно из ответа на 1-ый вопрос анкеты. Для улучшения
обеспечения информацией в отделе, было высказано желание проведения дней
информирования (12-й вопрос анкеты).
Сотрудник отдела кадров и социального развития выразила желание на
предмет того, чтобы у квалифицированных работников не было много
отвлечений, что не способствует повышению профессионального уровня.
Обратила внимание на формирование корпоративной культуры и поддержание
благополучного микроклимата в коллективе. Отвечая на 12 вопрос анкеты,
сотрудник отдела кадров и социального развития предложила ввести в штат
отдела кадров и социального развития должность психолога.
Инженер-программист предложил внедрить автоматизированную
систему управления предприятием и сослался на неудобный режим рабочего
дня, а также он высказал пожелание на предмет проведения единых дней
информирования с целью укрепления корпоративной культуры и улучшения
микроклимата в коллективе.
Руководитель экономической группы также согласен с тем, что
необходимо проводить дни информирования (или планерки), чтобы освободить
67
квалифицированных работников от выполнения тех заданий, которые не входят
в их обязанности. Он отметил, что информации, которую они получают,
недостаточно, а именно:
Недостаток информации и тематических подборок по конкретным
темам;
Отсутствие литературы, в которой освещается отечественный и
зарубежный опыт выстраивания внутрифирменных коммуникаций;
Несвоевременное поступление информации.
Для улучшения обеспечения информацией необходимо приобретение
специальной экономической литературы и выписка специализированных
журналов.
Начальник отдела технического контроля указал на проблему,
связанную с тем, что его достаточно часто отвлекают от исполнения
непосредственных служебных обязанностей из-за внеплановых совещаний;
вызовов к начальнику управления качества, в цеха и другие структурные
подразделения. Это связано с отсутствием единой информационной системы,
позволяющей одновременно доставлять информацию в несколько структурных
подразделений одновременно без ее искажения.
Таким образом, можно сделать вывод, что анализ данных, полученных в
результате проведенного исследования на ОАО «БЗ ТДиА» с целью выявления
состояния внутрифирменных коммуникаций, дал возможность выявить, что
при проведении оперативных совещаний не ведется протокол, что
значительным образом не способствует осуществлению контроля за ходом
выполнения намеченных планов. Каждое очередное совещание или собрание на
предприятии не планируется заблаговременно. Это выбивает из делового ритма
сотрудников, влечет за собой внесение изменений в рабочий график, вынуждая
переносить встречи и откладывать выполнение намеченных дел. Инженерно-
технические работники значительным образом заняты побочной, не
соотносящейся с уровнем их квалификации работой, почти все из
опрашиваемых сотрудников указали на недостаточное обеспечение
68
информацией, что связано с отсутствием единой автоматизированной
информационной системы. Множественные отвлечения квалифицированных
работников от исполнения их непосредственных обязанностей не способствуют
повышению профессионального уровня.
Также к недостаткам при осуществлении внутрифирменных
коммуникаций следует отнести недостаток информации и тематических
подборок по конкретным темам, несвоевременное поступление информации,
отсутствие единой информационной системы, позволяющей одновременно
доставлять информацию в несколько структурных подразделений
одновременно без ее искажения.
Как видно из проведенного анализа,
1) Открытое акционерное общество Бобруйский завод тракторных
деталей и агрегатов (ОАО «БЗ ТДиА») специализируется на производстве
деталей, узлов и агрегатов для ОАО «МТЗ» и ОАО «ММЗ», а также запасных
частей для тракторов «Беларус» различных модификаций. К числу основных
потребителей продукции, выпускаемой предприятием необходимо отнести
тракторостроительные и моторные заводы Республики Беларусь; предприятия
агросервиса, ремонтные хозяйства и коммерческие фирмы, осуществляющие
поставки запчастей на вторичный рынок. Анализ финансово-хозяйственной
деятельности предприятия за последние три года указывает на положительную
динамику основных показателей деятельности предприятия: объем
производства, выручка от реализации продукции, уплата налогов и
неналоговых платежей за счет выручки.
2) На ОАО «БЗ ТДиА» в процессе осуществления управления
внутрифирменными коммуникациями используются информационные стенды,
которые размещаются во всех корпусах и структурных подразделениях;
плакаты при входе в здание управления в канун знаменательных дат и
значимых событий в жизни коллектива; рекламные буклеты и проспекты;
ящики для пожеланий, предложений и вопросов к руководству; публикации о
предприятии в местных печатных изданиях; ежемесячный выпуск
69
информационного бюллетеня «Тракторостроитель»; "прямые" и "горячие
линии", которые проводит руководство предприятия с целью изучения
микроклимата в коллективе и выявления болевых точек; оперативные планерки
и совещания; встречи с сотрудниками конкретных структурных подразделений.
Однако в организации внутрифирменных коммуникаций ОАО «БЗ
ТДиА» прослеживаются нарушения, обусловленные тем, что при проведении
оперативных совещаний не ведется протокол, это значительным образом не
способствует осуществлению контроля за ходом выполнения намеченных
планов. Инженерно-технические работники значительным образом заняты
побочной, не соотносящейся с уровнем их квалификации работой. Также к
недостаткам при осуществлении внутрифирменных коммуникаций следует
отнести недостаток информации и тематических подборок по конкретным
темам, несвоевременное поступление информации, отсутствие единой
информационной системы, позволяющей одновременно доставлять
информацию в несколько структурных подразделений одновременно без ее
искажения.
Выводы по главе 2.
Открытое акционерное общество Бобруйский завод тракторных деталей
и агрегатов (ОАО «БЗ ТДиА») – специализированное предприятие по
производству деталей, узлов и агрегатов для ОАО «МТЗ» и ОАО «ММЗ», а
также запасных частей для тракторов «Беларус» различных модификаций.
Помимо этого завод выпускает различные товары народного потребления – в
основном садово-огородный инвентарь. Анализ финансово-хозяйственной
деятельности предприятия за последние три года показывает, что объём
производства продукции предприятия составил 1425930 руб. в 2016 г. по
сравнению 732563 руб. и 336865 руб. в 2015 и 2014 гг. соответственно. Выручка
от реализации продукции составила 1385255 руб. в 2016 г. по сравнению
733655 руб. и 368569 руб. в 2015 и 2014 гг. соответственно. Уплата налогов и
неналоговых платежей за счет выручки ОАО «БЗТДиА» растет с каждым годом
70
и в 2016 г. составила 156987 руб., что на 79,66 % больше чем в 2015 г. В 2014 г.
Уплата налогов и неналоговых платежей за счет выручки ОАО «БЗТДиА»
составила 46265 руб.
Общая прибыль ОАО «БЗТДиА» растет из года в год. Если в 2014 г. она
была 712 руб., то в 2015 и 2016 уже составила 31365 руб. и 219629 руб.
соответственно. Увеличение прибыли вызвано тем, что на ОАО «БЗ ТДиА» в
2016 г. начато производство усовершенствованных тракторов «Беларус-
320/321/311/422/622; освоено 16 единиц новой продукции; расширено
производство дисковых колес различного типоразмера. Показатели
рентабельности ОАО «БЗТДиА» за 2014—2016 гг. также имеют
положительную динамику: рентабельность ОАО «БЗТДиА» составила 10,01 %
в 2016 г., и 9,62 % и 0,3 % в 2015 и 2014 гг. соответственно.
ОАО «БЗ ТДиА» при создании и функционировании системы
внутрифирменных коммуникаций использует все возможные каналы обмена
информацией между структурными подразделениями. Основными формами
обмена информацией являются совещания, информационные стенды, плакаты,
ящики «обратной связи», информационный бюллетень «Тракторостроитель»,
рекламные буклеты и проспекты. Нарушения в осуществлении внутренних
коммуникаций обусловлены тем, что при проведении оперативных совещаний
не ведется протокол, это значительным образом не способствует
осуществлению контроля за ходом выполнения намеченных планов.
Инженерно-технические работники значительным образом заняты побочной, не
соотносящейся с уровнем их квалификации работой. Также к недостаткам при
осуществлении внутрифирменных коммуникаций следует отнести недостаток
информации по отдельным вопросам, несвоевременное поступление
информации, отсутствие единой информационной системы, позволяющей
одновременно доставлять информацию в несколько структурных
подразделений одновременно без ее искажения.
71
Глава 3. Совершенствование системы управления
внутрифирменными коммуникациями ОАО «БЗ ТДиА»
3.1. Пути совершенствования внутрифирменных коммуникаций
ОАО «БЗ ТДиА»
В результате проведенного анализа было выявлено, что в рамках
функционирования системы внутрифирменных коммуникаций ОАО «БЗ
ТДиА» имеет место неэффективность деятельности отдела АСУ, поэтому
целесообразно внедрить автоматизированную систему управления
предприятием. Использование таких систем является очень значимым в
процессе оптимизации, повышении эффективности деятельности руководства
высшего и среднего звена, а также кадровых служб. Как свидетельствует
практика, руководитель среднего звена тратит около 60 % своего времени на
составление отчетной документации, определение задач деятельности
персонала. Эффективным способом созданная и функционирующая база
данных сотрудников предприятия, являющаяся частью управления
предприятием, обеспечивает руководителю быстрое получение необходимой
информации и возможность оперативного приема и перемещения персонала.
Наряду с этим, использование автоматизированных систем управления
предприятием дает возможность при начислении заработной платы учитывать
различные параметры: занимаемую должность, имеющиеся льготы, наличие
больничных листов и командировочных удостоверений.
Наиболее эффективным является использование комплексных
автоматизированных систем управления предприятием, эффективность
которых будет выше при условии рационального интегрирования с системами
бухгалтерского учета. Руководитель будет иметь возможность принять
правильное решение с учетом сведений о положении дел на предприятии.
Использование систем управления предприятием создает предпосылки для
принятия эффективных решений в системе деятельности предприятия в целом.
На современном этапе самой распространенной на рынке Российской
Федерации автоматизированной системой управления предприятием является
72
система Галактика, которая отвечает стандартам MRP и MRP II. Также
немаловажным фактором является то, что эта система разработана
непосредственно в России и удовлетворяет все требования предприятий стран,
входящих в состав СНГ.
Далее ОАО «БЗ ТДиА» предлагается проведение единых дней
информирования, поскольку проведение оперативных совещаний не всегда
эффективно, так как не ведется протокол и контроль за выполнением планов
носит не системный характер, информация искажается и не в полном объеме
доводится до сведения сотрудников предприятия. Дни информирования
представляют собой тот инструмент внутрифирменных коммуникаций, в
результате использования которого устанавливается тесная взаимосвязь между
руководителями и сотрудниками различных уровней.
Как показывает практика, подобного рода мероприятия проводятся один
раз в месяц, это зачастую встречи с руководителями, сотрудниками и
специально подготовленными информаторами. На предприятиях, которые
располагают большим штатом сотрудников, изначально информация
излагается генеральным директором предприятия или руководителем совета
директоров непосредственно лицам, осуществляющим руководство
конкретными направлениями, они, в свою очередь, передают эту информацию
своим непосредственным подчиненным (руководству среднего звена) и
рядовым сотрудникам различных подразделений.
Когда подобного рода встречи имеют место непосредственно в
структурных подразделениях, у работников, как показывает практика,
возникает много разнообразных вопросов, имеет место комментарий и обмен
мнениями. Если информирующее лицо не может дать исчерпывающий ответ на
определенные вопросы, есть возможность обратиться к тем должностным
лицам предприятия, в чьем ведении они находятся. Чтобы проведение дней
информирования было эффективным, необходимо, как показывает практика,
использовать специально подготовленных организаторов и информаторов,
которые осуществляют отбор наиболее значимых новостей и проблем,
73
требующих гласности и обсуждения, разрабатывают и готовят
информационные материалы, достаточно убедительно стараются донести
информацию до сведения всех сотрудников предприятия, рассматривают
различные, в том числе и противоположные, мнения и вопросы. Преимущества
и недостатки единых дней информирования сотрудников представлены в
таблице 10
54
.
Таблица 10
Преимущества и недостатки дней информирования
сотрудников
Преимущества
Недостатки
Взаимодействие высшего руководства с
подчиненными
Затраты на подготовку организаторов
Получение ответов на актуальные
вопросы подчиненных
Продолжительные выступления
Налаживание контакта между
работодателем и сотрудниками
Также важны и организационные моменты в подготовке и проведении
дней информирования. Это организация помещения, где будут проводиться
подобные мероприятия, при этом обязательно подсчитываются места для
рассадки всех приглашенных.
На ОАО «БЗ ТДиА» дни информирования будут проводиться один раз в
месяц с высшим руководством: директор, заместитель директора по
производству, главный инженер, заместитель директора по коммерческим
вопросам, начальник управления качества, главный бухгалтер, начальник
управления экономики, заместитель директора по идеологической работе и
кадрам. Место проведения: зал совещаний административного корпуса ОАО
«БЗ ТДиА».
Необходимо отметить социально-экономическую значимость данного
мероприятия, суть которой обусловлена укреплением корпоративной
культуры, появлением возможности выяснения вопросов непосредственно и
руководителей предприятия, что способствует гласности и нивелированию
конфликтов на предприятии.
54
Источник: Собственная разработка автора.
74
С целью формирования и укрепления корпоративной культуры и
поддержания благополучного микроклимата в коллективе рационально ввести в
штат отдела кадров и социальной работы должность психолога. Для
эффективной работы психолога необходимо оборудовать рабочее место и
разработать общие положения, права и должностные обязанности. Этими
нормативными документами нанятый специалист будет руководствоваться в
процессе своей профессиональной деятельности.
Общие положения должностной инструкции психолога на предприятии.
1) Специалист-психолог является сотрудником отдела кадров и
социальных вопросов; обеспечивает согласованную работу других
сотрудников предприятия;
2) Специалист-психолог назначается на должность, перемешается и
освобождается от нее приказом руководителя предприятия в установленном
порядке по представлению начальника отдела кадров и социальных вопросов;
3) Специалист-психолог должен иметь высшее психологическое или
педагогическое образование;
4) Специалист-психолог должен знать: действующие законодательные
и нормативно-методические документы, регулирующие соответствующую
сферу деятельности; методы сбора, хранения, обработки информации;
методику проведения диагностики персонала и выявления конфликтов в
коллективе;
5) Специалист-психолог должен уметь:
- проводить психологические исследования на предмет выявления
проблем при формировании микроклимата в коллективе;
- устанавливать степень комфортности сотрудников в процессе
реализации их непосредственной профессиональной деятельности;
- давать рекомендации по формированию и совершенствованию
микроклимата и корпоративной культуры на предприятии;
- проводить опросы сотрудников предприятия различных уровней;
- оценивать состояние микроклимата в коллективе;