62
– в сегменте внутренних коммуникаций персонала формировать у
сотрудников понятия преимущества и достоинства коммуникационного
взаимодействия; осуществлять анализ и подвергать оценке процессы
внутренних коммуникаций с целью своевременного выявления и оперативного
решения возникающих проблем.
Развитие внутренних коммуникаций в компании возможно с
применением одной из технологий. Для эволюции внутренних корпоративных
коммуникаций следует развивать три основных элемента, которые составляют
основу любого рода коммуникаций:
– человеческие ресурсы (количество сотрудников, модели их поведения и
мотиваций);
– производственные и коммуникационные процессы (схема работы и
цикличность);
– технологии внутренних коммуникаций (определенные
коммуникационные каналы, способы принятия решений и постановки задач,
формы внутренних связей персонала).
По завершении анализа всех трех категорий, по которым можно
определить характеристики внутренних коммуникаций, следует обратиться к
пунктам их совершенствования.
Так выглядят три ключевых пункта реализации данного этапа.
1. Раскачка внутренних корпоративных коммуникаций и работа с
персоналом. Задачи:
– из общего числа персонала выявить сотрудника, который на
добровольной основе и ввиду личной заинтересованности был бы готов
работать с внутренними коммуникациями;
– определить формального или неформального лидера в коллективе,
разъяснить ему перспективные факторы развития процессов внутренней
коммуникации предприятия и стимулировать его поддержку данной идеи;
63
– произвести всесторонний мониторинг и отобрать несколько
инструментов, с помощью которых можно эффективно управлять потоками
информационных связей во внутренних корпоративных коммуникациях;
– иллюстрировать личным примером всю выгоду от использования
отобранных каналов коммуникации. Поощрять инициативные действия
сотрудников, стремящихся совершенствовать внутренние коммуникации,
акцентировать значения достижений, полученных в результате эффективного
использования внутренних коммуникаций на предприятии;
– повышать в сознании сотрудников значение эффективного процесса
внутренних коммуникаций. Первостепенная задача начального периода для
развития мотивационных процессов во внутренней коммуникации персонала
состоит в том, чтобы отладить управление трафиком передачи информации в
компании.
Когда в ходе первого этапа прослеживается планомерное увеличение
коммуникационного потока информационных сообщений во всех его
проявлениях, а персонал, привыкший апеллировать к устаревшим методам
сообщений, уже не справляется с потоками получаемых сведений, данный этап
можно считать завершенным и осуществлять переход к следующему.
2. Совершенствование: совершенствование процесса внутренних
коммуникаций путем развития элементов «процессы» и «технологии». На
данном этапе следует: обозначить перечень проблем и обсудить пути их
преодоления с сотрудниками компании; определить инструменты и технологии,
которые будут способствовать решению проблем во разработать установочные
документы, которые позволят развивать у сотрудников компании понимание и
расширять уровень знаний в области использования.
На втором этапе необходимо закрепить все результаты, которые были
достигнуты в период реализации предыдущего этапа. Это достигается
посредством внедрения стандартов внутренних коммуникаций в компании.
Если данный этап характеризуется тем, что персонал предприятия успешно
64
справляется с информационными потоками, то результат второго этапа можно
считать достигнутым и перемещаться в сторону третьего.
3. Трансляция всех удачных достижений в процессе внутренней
коммуникации на предприятии на штатные структуры предприятия. Третий
этап становления и развития внутренних коммуникаций в копании
характеризуется передачей положительного опыта всем подразделениям и
структурам предприятия.
Его особенность состоит в необходимости выявить в каждом структурном
подразделении небольшие группы сотрудников, которые были бы
заинтересованы и явились проводниками форм и методов работы внутренних
коммуникаций на предприятии.
Для формирования системы внутрифирменных коммуникаций ООО
«Алекс Аудио» потребуются определенные ресурсы, совокупность которых
представлена в таблице в Приложении 6.
С целью совершенствования процесса управления внутрифирменными
коммуникациями в ООО «Алекс Аудио» нами предлагается использование
определенных правил данной коммуникации, совокупность которых
представлена в Приложении 7.
Кроме того, с целью повышения не только внутренней коммуникации, но
и также корпоративного духа ООО «Алекс Аудио» нами предлагается создание
видеоролика о компании. Мультимедийная программа является довольно
эффективным способом воздействия на внутрикорпоративные коммуникации.
Необходимо снять корпоративное видео, к разработке которого будут
привлечены инициативные группы. Участие сотрудников в производстве видео
может быть как очень низким, так и максимально включенным. Данный проект
призван транслировать и закреплять новую корпоративную культуру, ценности,
миссию и видение организации у сотрудников, а также объяснять им
значимость их работы в организации. Кроме того, данное видео будет
размещено на корпоративном интернет-портале, что также способствует
65
развитию инструментов внутрикорпоративной коммуникации ООО «Алекс
Аудио».
Помимо прочего, нами рекомендуется внедрение автоматизированной
информационной системы в ООО «Алекс Аудио», которая позволит
значительно упростить процесс коммуникации. Внедрение информационной
системы обеспечит эффективную организацию информационных потоков на
всех этапах работы, а также налаживание рациональных коммуникационных
процессов будет способствовать повышению эффективности управления
персоналом компании.
В целом, для улучшения коммуникативного процесса в ООО «Алекс
Аудио» нами предлагается использовать план мероприятий по, представленных
в таблице в Приложении 8.
Таким образом, подводя итог данному разделу, можно сделать вывод, что
внутрифирменными коммуникациями в ООО «Алекс Аудио» необходимо
управлять и данный процесс должен носить организационный характер и
включать в себя порядок соблюдения разработанных правил коммуникации, а
также выполнение плана разработанных мероприятий на каждом этапе
внедрения системы управления внутренними коммуникациями в организации.
Управление должно носить поступательный характер, на каждом этапе
необходимо отслеживание эффективности управления и при необходимости
внесение соответствующих корректировок.
3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий
В результате исследований автором дипломной работы был выделен ряд
проблем, поставлены цели и задачи, для достижения которых были
разработаны специальные мероприятия по повышению эффективности
коммуникации в компании.
66
У каждой проблемы, рассмотренной в работе, существует свой критерий
оценки. Соответственно, эффективность предложенной программы можно
оценить согласно данным критериям.
Критерием повышения эффективности корпоративного портала будет:
– количество посетителей портала;
– количество сотрудников, принимающих участие в конкурсах (так как
информация о конкурсах размещается на портале);
– распространение корпоративной культуры.
Критерием увеличения эффективности корпоративной культуры будет:
– знание сотрудниками новых ценностей, миссии и видения компании.
Критерием повышения лояльности сотрудников будет:
– возрастание индекса чистой лояльности
– уменьшение количества «пассивных» сотрудников
Критерием повышения вовлеченности персонала в дела компании будет:
– повышение уровня вовлеченности (на данный момент, после внедрения
предлагаемых мероприятий составляет - 70,2%, до внедрения мероприятий
уровень лояльности сотрудников составлял 48%, то есть, мы видим
значительное повышение уровня лояльности персонала);
– участие сотрудников в новых мероприятиях и конкурсах (если до
внедрения мероприятий в конкурсах принимали участие не более 10%
работников компании, то после внедрения мероприятий участие сотрудников в
различных конкурсных компаниях составило 41%, что является значительным
прогрессом, поскольку практически каждый второй работник ООО «Алекс
Аудио» принимает активное участие в конкурсных программах, что приводит к
значительному профессиональному росту персонала).
Таким образом, по завершении программы по повышению
эффективности внутренних коммуникаций в ООО «Алекс Аудио», необходимо
будет использовать те же методы исследования, что и в дипломной работе.
Если, согласно критериям, показатели будут больше, чем до проведения
программы, то она эффективна.
67
Далее проведем анализ экономической эффективности предлагаемых
рекомендаций. Определим величину затрат, связанных с внедрением единой
информационной системой, обеспечивающей эффективность
коммуникационных процессов.
Стоимость внедрения программного обеспечения составит 600,0 тыс. руб.
Годовые затраты на обслуживание программы составят 100,0 тыс. руб.
В итоге сумма затрат по внедрению единой информационной системой
составит 700,0 тыс. руб.
1) Рассчитаем экономический эффект от внедрения мероприятия по
формуле:
Эффект = прирост экономических показателей от мероприятия – затраты
(1)
Эффект = 1595,2 – 700,0 = 895,2 тыс. руб.
2) Эффективность мероприятия рассчитывается по следующей формуле:
Эффективность = эффект / затраты х 100% (2)
Эффективность = 895,2 / 700 х 100% = 128%
3) Окупаемость мероприятия:
Окупаемость = затраты / эффект (3)
Окупаемость = 700 / 895,2 = 0,8 лет.
Таким образом, внедрение данного мероприятия приведет к приросту
экономических показателей на 1595,2 тыс. руб. Затраты при этом составят 700,0
тыс. руб. Экономический эффект внедрения мероприятия составляет 895,2 тыс.
руб., а эффективность – 128%. При этом затраты на внедрение мероприятия
окупятся через 8 месяцев.
Однако, необходимо отметить, что успех от коммуникаций – это тот
ресурс, который носит скорее не экономический характер, а управленческий.
По большому счету коммуникации нельзя измерить в физическом выражении.
В тоже время, успешность коммуникаций внутри компании позволяют
построить высокий уровень корпоративной культуры, создать благоприятный
климат в коллективе, что, в свою очередь, приводит к повышению лояльности
68
сотрудников по отношении к компании. А сама по себе лояльность дорого
стоит. К тому же, работник, которого устраивает его работа, которому
комфортно в условиях организации будет осуществлять свои обязанности с
большей эффективностью с целью сохранить свой статус, а, соответственно,
повысится уровень его производительности, что в конечном итоге принесет
компании в том числе и финансовую выгоду.
В целом, подводя итог данной главе, можно сделать вывод, что
совершенствование управления внутренними коммуникациями необходимо
осуществлять совместно с работниками компании, поскольку внутренние
коммуникации предполагают именно взаимодействие сотрудников внутри
организации. В связи с этим нами рекомендуется:
1. Увеличение эффективности корпоративного портала.
2. Формулирование корпоративной культуры и ее трансляция
посредством инструментов внутренних коммуникаций.
3. Повышение лояльности сотрудников.
4. Повышение вовлеченности сотрудников в дела компании.
Управление внутренними коммуникациями необходимо осуществлять в
соответствии с разработанными в данной работе планом и при соблюдении
представленных в настоящем исследовании правил осуществления внутренних
коммуникаций.
Анализ показал, что предлагаемые нами рекомендации имеют как
управленческую, так и экономическую эффективность, что благоприятно
сказывается на функционировании фирмы.
69
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное исследование позволило сделать ряд выводов:
1. Коммуникация – это функция управления, позволяющая при
помощи правильно организованной передачи информации обеспечить
надежное соединение всех звеньев предприятия и их взаимодействие. Это одно
из важнейших знаний при формировании стратегической информационной
политики предприятия и его корпоративной культуры, базирующейся на
комплексе коммуникаций. Организационно-управленческий аспект
коммуникации связан в первую очередь с нормативными документами,
регулирующими деятельность сотрудников: должностные инструкции, кодекс
корпоративного поведения, устав, распоряжения, приказы.
Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:
- руководители тратят большую часть времени на коммуникации.
Согласно данным многих экспертов, на это уходит 50-90% времени
руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении
данного вида деятельности;
- коммуникации необходимы для эффективности управления;
- коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения
воли руководителя;
- хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению
организационной эффективности. Если организация эффективна в области
коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.
В целом, коммуникации в организации представляют собой процесс
взаимодействия между сотрудниками, а также сотрудниками и руководством
фирмы с целью повышения эффективности организации деятельности.
Внутрифирменные коммуникации являются частью процесса управления
персоналом, поскольку функционируют именно в человеческой среде. На
сегодняшний день выделяют несколько оснований для классификации
70
коммуникаций в организации, учет которых необходимо осуществлять
руководству в процессе управления персоналом.
Внутренние коммуникации подразумевают механизмы управления по
обмену информационными потоками внутри компании: как на уровне
руководящего звена (вертикальные коммуникации), так и между ее
структурными подразделениями (горизонтальные коммуникации).
Доминирующая цель внутренней коммуникации – формировать и
поддерживать на высоком психологическом уровне положительный образ
компании и воспитывать в среде сотрудников высокий потенциал
корпоративного духа.
2. Управление коммуникациями должно быть организовано в
соответствии с продуманной системой. Жизнеспособность данного варианта
управления коммуникациями характеризуется ее конкретной адресной
направленностью и возможностью внесения необходимых оперативных
корректировок в процессы обмена информацией. Все профессиональные
кадровые ресурсы, вовлеченные в бизнес-процессы, осуществляют постоянные
маркетинговые связи и делятся разными уровнями информации. Поэтому
оценка внутренних коммуникаций в компании имеет наиважнейшее значение
для организации ведения бизнеса и создания устойчивого благоприятного
климата внутри компании. Управление внутрифирменными коммуникациями
должно осуществляться в разных направлениях при использовании целого
комплекса методов, что повысит эффективность данной управленческой
деятельности.
3. ООО «Алекс Аудио» является крупным, современно
развивающимся предприятием на рынке радиоакустической и IT-продукции в
России. Компания активно развивается не только в ключевом виде
деятельности, но и как бизнес-структура.
Цели коммуникаций в ООО «Алекс Аудио»:
– обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и
объектами управления;
71
– совершенствование межличностных отношений в процессе обмена
информацией;
– создание информационных каналов для обмена информацией между
отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;
– регулирование и рационализация информационных потоков.
На наш взгляд, система способов коммуникации в ООО «Алекс Аудио»
имеет ряд недостатков, выраженных в неполном использовании всех
коммуникативных возможностей фирмы и, соответственно, снижении
эффективности коммуникативного процесса.
4. Процесс коммуникации в ООО «Алекс Аудио» включает в себя
несколько этапов:
– формирование сообщения отправителем — формулирование идеи,
осознание необходимости передать сообщение;
– выбор канала связи и отображение сообщения с помощью системы
кодов;
– передача закодированного сообщения отправителем;
– восприятие закодированного сообщения получателем;
– расшифровка кода и формулирование идеи сообщения;
– реакция на воспринятое сообщение.
Коммуникации в ООО «Алекс Аудио» осуществляются разными
методами, в связи с этим их можно разделить на следующие группы:
– познавательные (для передачи или обмена данными);
– экспрессивные (о чувствах, взглядах, оценках);
– убеждающие (с целью влияния на клиента или наоборот);
– социально-ритуальные (для обеспечения норм общения);
– несловесные (любые другие).
Однако, в большей степени управление данным процессом носит
неорганизованный характер, то есть, коммуникации протекают практически
безконтрольно, стихийно, что является крайне негативным моментом в разрезе
не только процесса управления человеческими ресурсами, но и управления