52
горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но
периодически возникают и вертикальные коммуникации.
Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на
ежегодных собраниях всего трудового коллектива ООО «Алекс Аудио», где
обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы как организации, так
и сотрудников. Горизонтальные коммуникации в основном протекают
неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками.
Таким образом, основными видами коммуникаций в ООО «Алекс Аудио»
являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а
также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры и
специфики деятельности.
В целом, подводя итог данной главе, можно сделать вывод, что
внутренние коммуникации в ООО «Алекс Аудио», конечно же, присутствуют,
как и в любой другой организации. Однако, в большей степени управление
данным процессом носит неорганизованный характер, то есть, коммуникации
протекают практически безконтрольно, стихийно, что является крайне
негативным моментом в разрезе не только процесса управления человеческими
ресурсами, но и управления компании в целом. Таким образом, можно
утверждать, что процесс организации внутрифирменных коммуникаций в ООО
«Алекс Аудио» требует серьезных доработок.
53
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ВНУТРИФИРМЕННЫМИ КОММУНИКАЦИЯМИ
3.1. Пути совершенствования системы внутрифирменных коммуникаций
Неразбериха в системе внутренних коммуникаций предприятия является
результатом отсутствия в компании отлаженной системы внутренних контактов
персонала на всех его уровнях. Это неизбежно ведет к падению результатов
производительности труда и потере рабочего времени.
Довольно распространенное явление, когда каналы внутренних
коммуникаций на предприятии осуществляются неэффективно и бессистемно,
по собственным недоработанным методикам, а то и совершенно бездумно.
Когда на предприятии существует несколько каналов притока информации, что
обусловлено развитием уровня информационных технологий, сотрудники в
офисе зачастую теряются в попытках структурировать поток получаемых
данных.
В этом случае им приходится самостоятельно анализировать
поступающую информацию, принимать необоснованные и несогласованные
решения, многократно дублировать друг друга в получении и передаче
коммуникационных сообщений. Отсутствие четких задач внутренних
коммуникаций приводит к тому, что необходимые сведения не достигают
своего истинного адресата.
Систему внутренних коммуникаций компании проще всего внедрить и
эффективно использовать на предприятии, где число сотрудников минимально.
Очевидно, что система внутренних коммуникаций компании, культура связей
внутри компании совершенно не взаимосвязаны с масштабами и размахами
бизнеса данного предприятия.
Построение внутренних коммуникаций необходимо реализовывать в
начале пути компании на рынке, а не в период, когда механизм бизнес-
технологий компании работает на полных оборотах. Внутренние
54
корпоративные коммуникации целесообразно строить в систему в тот период,
когда компания только начинает свою деятельность на рынке. Все попытки
осуществить это в период фазы бурного роста эффективности будут только
тормозить бизнес-процессы и мешать эффективному развитию компании.
Внутренние корпоративные коммуникации целесообразно строить в
систему в тот период, когда компания только начинает свою деятельность на
рынке. Все попытки осуществить это в период фазы бурного роста
эффективности будут только тормозить бизнес-процессы и мешать
эффективному развитию компании.
Важнейшими задачами в развитии внутренних корпоративных
коммуникаций в ООО «Алекс Аудио» должны стать следующие:
– Формирование и поддержание корпоративной культуры. С целью
поддержания корпоративной культуры существует необходимость со стороны
руководства компании проинформировать каждого сотрудника в доступной для
понимания форме о миссии компании, философии ее отношения к ведению
бизнеса и корпоративных ценностях во всех звеньях ее структурной цепи.
Иными словами, руководство компании должно выработать и осуществлять на
практике культуру внутренних коммуникаций на предприятии.
– Создание единого информационного пространства внутри компании.
Данный пункт предусматривает внедрение методов внутренней коммуникации
персонала, информационной поддержки структурных подразделений
организации для обеспечения их вертикальной и горизонтальной
коммуникации на всех уровнях.
– Повышение лояльности персонала. Поставленная цель достигается
посредством вовлечения сотрудников компании в повседневную жизнь
организации. Используя этот метод внутренней коммуникации, важно уяснить,
что каждый работник ощущает себя составной частью общей структуры и
играет важную роль в достижении компанией желаемых результатов в бизнесе.
Понимание этого позволяет членам компании чувствовать личную меру
ответственности в общем деле. В дополнение к этому немаловажную роль
55
играет формирование фирменного стиля, стандартов поведения и этики
внутренних корпоративных отношений.
– Внедрение корпоративных стандартов и традиций. На протяжении
большого промежутка времени практика внутренних коммуникаций в
компаниях представлялась как унаследованная методика приемов PR. Однако
на сегодняшний день отделы PR строят свою работу по созданию внутренних
коммуникаций, памятуя о старой профессиональной поговорке, которая гласит
о том, что хороший PR начинается еще в стенах родного дома.
Осуществлять коммуникации в ООО «Алекс Аудио» следует, по крайней
мере, несколькими способами, такими как:
– личная беседа с сотрудниками;
– рассылка циркуляров и меморандумов;
– распространение информации по электронной почте;
– использование видео и кабельного телевидения.
Для формирования в сознании персонала положительного имиджа
компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений необходимо
применение в ООО «Алекс Аудио» следующих способов
внутриорганизационных коммуникаций: листок новостей; бюллетень для
сотрудников; ежегодные отчеты сотрудников; доски объявлений; страница
компании в Интернете; общие собрания работников.
Росту доверия к организации могут способствовать:
1. Своевременная и регулярная коммуникация.
2. Демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как
хороших, так и плохих новостей).
3. Привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций,
выяснение их мнений.
4. Внедрение электронного документооборота.
5. Вовлечение сотрудников ООО «Алекс Аудио» для активного участия в
системе корпоративных коммуникаций.
56
В условиях технологического и информационного прогресса, на наш
взгляд, для ООО «Алекс Аудио» эффективным будет использование средств
Интернета для развития коммуникаций.
Одним из наиболее перспективных способов является создание
виртуального офиса (ВО). Существует следующий план создания виртуального
офиса:
1. Описание всех внутрифирменных коммуникаций
2. По объему передаваемой информации создается INTRONET на базе
протокола ICP/IP/
3. Создаются виртуальные каналы:
а) Доски объявлений: проблемы переписки с клиентами информация по
фирме (реквизиты и пр.); доски горизонтальных связей (между отделами);
доски вертикальных связей (начальник - подчиненный )
б) Факсовые каналы
в) Телефонные каналы
г) Автоматическое извещение о проблемах (аварии, другие инциденты )
д) Обмен аудио-видео материалами
е) Отладка внутрифирменных коммуникаций
ж) Создание виртуального офиса в сети WWW, N+R, SALESPRINT.
з) Производим завязку внешних и внутренних каналов.
Основные принципы создания и работы виртуального офиса:
За общие коммуникационные связи в виртуальном офисе компании
«Алекс Аудио» должен отвечать администратор базы данных.
Для совершенствования способов коммуникации в ООО «Алекс Аудио»
необходимо также применение более традиционных способов коммуникации.
Ящик предложений и общие собрания – два самых распространенных способа
осуществления коммуникаций между работниками и руководством. Но они
становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников,
не находят ответа.
57
Нередко это происходит в силу того, что сообщений бывает довольно
много и ответить на все не представляется возможным. Иногда руководство
предприятия относится формально к самой идее ящиков и не утруждает себя
ответами. Чтобы названные методы были эффективны, следует инициировать
групповые (командные) предложения, что значительно упрощает процедуру
ответов.
Важно также не превращать общие собрания в фарс: диалог оппонентов
не должен перерастать в монолог одного лица. Не стоит вынуждать работников
посещать такие собрания и отсиживать их. Записки, передаваемые на трибуну,
нельзя подвергать цензуре.
Выбор эффективных инструментов должен производиться с учетом всех
уровней организационной иерархии. Работникам всех подразделений должен
быть обеспечен полноценный доступ ко всей необходимой информации. Этого
можно добиться за счет использования:
– Корпоративного сайта, разработанного при участии IT, PR и HR-
специалистов. Интерфейс сайта должен быть удобным, а контент – актуальным.
Сайт, наряду с сетевыми мессенджерами, должен обеспечить оперативное
взаимодействие между подразделениями;
– Информационной рассылки, которой занимается назначенный
ответственным сотрудник. Сообщения, в которых ставятся задачи и даются
поручения, должны содержать сведения о сроках исполнения и ответственных
лицах;
– Телефонии, которая, хоть и обеспечивает оперативное решение
производственных вопросов, не должна заменять деловую переписку,
особенно, когда речь идет о постановке задач и поручениях;
– Собраний, совещаний, проводимых руководителями систематически и
обеспечивающих прямое общение;
– Корпоративного журнала или газеты, к созданию которого нужно
привлечь креативных сотрудников, наделенных творческими способностями;
Корпоративных новостных выпусков, в которых будут представлены
58
актуальные новости компании, информация о событиях, происходящих в
рамках ее развития. Новости должны быть объективными, интересными для
большинства сотрудников компании, изложенными доступным языком.
Информационных стендов, которые являются эффективным способом
коммуникационного обмена и информирования линейного, технического
персонала, не имеющего доступа к электронным носителям;
– Видеоконференций, являющихся аналогом рабочих совещаний,
незаменимых в случае, когда в организационной структуре предприятия
имеются филиалы или обособленные подразделения. В этих случаях
потребуется качественное техническое обеспечение.
Чтобы выбранный канал коммуникации был эффективным, следует
учесть ряд моментов:
– генеральному директору ООО «Алекс Аудио» общаться с
сотрудниками, смешиваться с коллективом – это воодушевляет и сплачивает
людей;
– генеральному директору надо уметь вовлекать аудиторию в диалог;
– участникам собраний следует готовить вопросы заранее, подавать их в
напечатанном виде.
Важно также установить четкие критерии для определения информации,
которая подлежит распространению среди персонала. Такие сведения могут
повысить степень удовлетворенности компанией и стимулировать
производительность труда. Осведомленность о делах компании и осознание
своей роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели
компании, у них вырабатывается уверенность, доверие к руководству.
Напротив, утаивание информации или просто замалчивание ее ведет к
появлению слухов и дестабилизирует работу в коллективе.
Стоит отметить, что при выборе того или иного способа коммуникации
необходимо учитывать, что:
59
– информация, не находящаяся в области опыта получателя
(руководителя, подчиненного, работника одного уровня), будет
восприниматься медленнее, чем знакомая информация;
– в незнакомой ситуации работник почти автоматически выбирает ту
часть своего прошлого опыта, которая связана с этой ситуацией и может быть
использована для ее оценки;
– коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете опыта
работника;
– даже наиболее объективная информация включает субъективные
представления;
– несоответствие кодирования и расшифровки информации вытекает из
различий в опыте ее источника и получателя;
– один только язык не может решить проблему несоответствия
кодирования и расшифровки информации.
У внутренней коммуникации ООО «Алекс Аудио» может быть своя
структура. Предлагаем ее в следующем виде.
1. Организационная структура. Организационно-штатная структура
персонала на предприятии представляет собой естественный канал внутренних
корпоративных коммуникаций на всех уровнях вертикальных и
горизонтальных взаимоотношений в трудовом коллективе. Но следует
заметить, что контакты на социальном уровне несут в себе не только
официальные потоки информации. Их неформальной составляющей являются
психологические, физические и социальные взаимоотношения в коллективе.
2. Социально-демографическая структура. Каждая организация имеет
собственную социально-демографическую структуру, которая на
статистическом уровне определяется числом субъектов, распределенных по
возрастному, половому, этническому признакам, по уровню образования,
профессиональной компетенции, опыту работы и общему трудовому стажу.
Особым вниманием охватываются типы однородных и смешанных
трудовых коллективов. Ведь не секрет, что однородность коллектива по
60
возрастному, половому, образовательному и прочим уровням оказывает
существенное влияние на формирование общности интересов и ценностных
ориентиров и норм в коллективе и ведет к повышению культуры внутренних
коммуникаций.
В противовес этому смешанные коллективы зачастую естественным
образом дробятся на более мелкие однородные группы, в которых развитие
эффективных внутренних коммуникаций становится затруднительным, а
иногда и невозможным. Сумма всех этих факторов оказывает значительное
влияние на производство и финансово-экономическую деятельность компании,
развитие структуры внутренних сообщений и эффективность внутренних
маркетинговых коммуникаций.
4. Профессиональная структура. Структура внутренних
коммуникаций в компании базируется на понятиях профессиональной
структуры, которые включают в себя разделение трудовых обязательств и
необходимость согласований всех действий участников бизнес-процессов.
Исходя из данного факта все структурные подразделения делятся на четыре
типа:
– административный ресурс – организует и осуществляет управление
системами производственных процессов;
– производственный персонал – коллектив участников бизнес-процессов,
задействованный в сфере производства товаров или услуг;
– обслуживающий персонал – обеспечивает системы производственных
процессов в части маркетинга и сбыта, снабжения, соблюдения условий охраны
труда и безопасности на производстве;
– инженерно-технические кадры – осуществляют разработку новых
технических решений и инновационных технологий, обеспечивают
бесперебойную работу имеющегося технического оборудования и электронных
средств коммуникаций.
61
5. Неформальная структура Данная структура в организации
формируется, опираясь на личностные предпочтения членов организации и их
стремление к совместным контактам по профессиональным признакам.
Возникновение данной структуры носит спонтанный характер, и ее
развитие происходит по мере эффективности взаимодействия членов этой
структуры между собой. Членов неформальной структуры объединяет желание
удовлетворить собственные потребности в общении и привязанности друг к
другу. Характерно зарождение дружеских отношений, формирование
потребностей в разносторонней информации, включая профессиональные
знания и опыт. Имеют место случаи, когда неформальные контакты
устанавливаются с эгоистическими личными целями.
Взаимная привязанность сотрудников в структуре может проистекать из
сходных фактов в образовании и профессиональной квалификации, семейном
положении или принадлежности к одной этнической группе.
6. Психологическая структура В общей массе неформальных
коммуникационных групп следует выделить психологическую структуру,
которая в той или иной степени воздействует на развитие внутренних
коммуникаций в компании. Она оказывает значимое влияние на функции и
роли, которые исполняют представители процессов связи.
Грамотный и психологически выверенный подбор исполнителей
ключевых ролей в группах обеспечивает устойчивые, контролируемые потоки
информации и влияет на состояние внутренних коммуникаций предприятия.
Общие этапы становления и развития внутренних коммуникаций в ООО
«Алекс Аудио» можно установить, подвергнув анализу все технологические
процессы, влияющие на процессы развития каналов внутренней коммуникации:
– целесообразно использовать весь инструментарий управления
внутренними коммуникациями, который бы наглядно иллюстрировал тип
предприятия;
– разработать и внедрить положения и стандарты внутренних
коммуникаций. Ознакомить с ними персонал;