46
увеличения эффективности работы на каждом этапе
производства, а также прозрачность производство на всех
этапах для каждого сотрудника. Программа также включает
статистику. Захват ниши на рынке бизнес-сувениров в
рамках рекламной компании и удержание лидирующих
позиций.
2. Цель(и) проекта
Стратегическая:
привлечение новых клиентов
уменьшение оттока клиентов
увеличение технических возможностей
увеличение прибыли
автоматизация складов
прозрачность действий на всех этапах производства
3. Ожидаемые
результаты проекта
Увеличение потока клиентов на 15%
Увеличение количества заказов на 35%
4. Продукт проекта
Программа с единой системой
5. Структура
продукта проекта
Методологическое обеспечение (Единая система
отслеживания готовности продукта, сроков сдачи заказов,
остатков на складе, образования задержек по доставке,
лимитов производства, эффективности сотрудников)
Техническое обеспечение (Единая автоматизированная
программа на базе 1С)
6.
Заинтересованные в
развитии проекта
стороны
Руководитель компании
Менеджер
Команда проекта
Разработчики IT .
7. Ожидания
заинтересованных
сторон
Генеральный директор: достижение целей проекта с
минимальными затратами, увеличение прибыли от продаж
Менеджер: увеличение информированности при принятии
управленческих решений
Члены команды проекта со стороны предприятия: бонус за
успешное выполнение проекта, опыт, возможно, карьерный
рост
8. Риски проекта
Выход из бюджета проекта
Недостаток финансовых ресурсов
Ошибки в планировании работ по проекту
Отсутствие необходимых технических возможностей в
требуемый момент
Недостаток спроса среди клиентов
Аналоговые проекты у конкурентов
Изменения в составе команды проекта
Ошибки в организации работы по проекту
Низкая скорость принятия решений по проекту (затягивание
процедуры строительства помещения)
Недостаточная компетентность членов команды проекта
Не кому проводить аналитическую работу по контролю за
проектом
Ограничения проекта
1. Время
исполнения проекта
До 1 месяца – первый этап проекта
1 месяц – реализация проекта
47
2. Затраты по
проекту
Не более 1 500 000 рублей
3. Время команды
проекта
Руководитель проекта выделяет 30% своего рабочего
времени
Менеджер проекта – 80% рабочего времени
Остальные члены команды проекта (дизайнеры,
разработчики, агенты по продажам) – до 100 % рабочего
времени
5. Критерии оценки
успешности проекта
Выполнение графика проекта
Выполнение бюджета проекта
Запуск эффективной рекламной кампании
Исправность программного обеспечения
Автоматизация заказов
Таблица 8
Материально-техническое обеспечение проекта
Пункты расходов
В рублях
Модернизация печатного цифрового станка
800 000
Аренда дополнительного помещения
50 000
Монтаж и установка элементов печатного станка
50 000
Разработка программы «Автоматизация»
300000
Установка программы «автоматизация» на ПК
120000
Обучающий курс по программе для сотрудников
30 000
Продвижение проекта через соц. сети
50 000
Другая реклама
20 000
Заработная плата сотрудникам
370 000
Налоговые отчисления
50000
Другие расходы
30 000
Итого
1 870 000
Проектные задачи предстоит распределить между сотрудниками. Если
задание очень большое – лучше, как правило, разделить его на части так,
чтобы работать над ними можно было параллельно. Необходимо оценить,
сколько времени потребуется на это сотрудникам (всего, в день, в неделю).
Выделенных сроков должно быть достаточно для качественного выполнения
заданий проекта.
В последние годы все большее распространение получил подход
формирования опыта сотрудника — пробуждения у работников ощущения
принадлежности к бренду, создания позитивной, вовлекающей и
мотивирующей атмосферы на рабочем месте. Сотрудники, чувствующие себя
частью бренда компании, где работают, показывают лучшие результаты по
48
удовлетворенности клиентов и достигают более высоких финансовых
показателей проекта.
Рисунок 18. Иерархическая структура работ «Автоматизация»
44
Разбиение проекта на более мелкие и измеримые части с помощью
схемы иерархической структуры работ проекта описывает все
результаты/работы, которые должны быть выполнены для завершения
проекта. Все, что не вошло в ИСР, в рамки проекта не входит.
Далее составим календарное планирование проекта для сотрудников.
Таблица 9
Календарное планирование проекта
45
Этап проекта
Начало
Длительност
ь
Задержк
а
Конец
Организационное
собрание
24.06.2019
1
0
24.06.2019
Разработка
деталей
программного
обеспечения
25.06.2019
14
5
08.07.2019
Постановка
целей и
ожиданий
09.07.2019
2
0
10.07.2019
Внедрение
программы в пк
10.07.2019
5
3
14.07.2019
44
На основе данных компании
45
На основе данных компании
49
сотрудников
Закупка и
установка
печатного
цифроваго
станка
10.07.2019
14
1
23.07.2019
Обучение
сотрудников
программе
"Автоматизации"
15.07.2019
3
0
17.07.2019
запуск
рекламной
кампании
15.07.2019
5
0
19.07.2019
запуск проекта
20.07.2019
22
0
10.08.2019
подведение
итогов
11.08.2019
4
0
14.08.2019
Анализ данных,
работа над
ошибками
15.08.2019
3
0
17.08.2019
отчет по
разработке
18.08.2019
2
0
19.08.2019
итоговый отчет
20.08.2019
1
0
20.08.2019
Календарное планирование, таким образом, заключается в
распределении запланированных работ во времени и по исполнителям.
Именно в процессе календарного планирования работ создаются условия для
выполнения важнейших требований, предъявляемых к системе оперативного
планирования: обеспечение непрерывности проведения работ по этапам,
полной и равномерной загрузки исполнителей. В таблице 9 представлен
первичный вариант календарного планирования с учетом некоторых
задержек.
50
Рисунок 19. Календарное планирование проекта.
46
Если в проекте предстоит участвовать специалистам, выполняющим
повторяющиеся операции (составление оперативной отчетности,
формирование расчетных моделей, сбор аналитических данных, отражение
хозяйственных операций в базах данных и т. д.), их загрузку можно оценить с
помощью отслеживания внедрения программного обеспечения. В качестве
контроля за кадровыми ресурсами было принято решение просить каждого
подробно вносить в программу все результаты работ и заказов, а также на
что они тратят время в течение дня на протяжении недели. Для более
достоверной информации можно привлечь менеджера и попросить
проконтролировать результаты исследования.
Эффективное кадровое планирование ресурсов должно отвечать на
вопросы:
1. Сколько работников и кто именно из всей компании сможет быть
частью проекта?
2. Как привлечь лучших разработчиков IT для внедрения
программы, какое техническое обеспечение им для этого нужно?
46
На основе данных компании
24 июн
1 июл
8 июл
15 июл
22 июл
29 июл
5 авг
12 авг
19 авг
26 авг
Организационное собрание
Разработка деталей программного обеспечения
Постановка целей и ожиданий
Внедрение программы в пк сотрудников
Закупка и установка печатного цифроваго …
Обучение сотрудников программе …
запуск рекламной кампании
запуск проекта
подведение итогов
Анализ данных, работа над ошибками
отчет по разработке
итоговый отчет
51
3. Как эффективно использовать персонал в соответствии с его
способностями, изменениями и внутренней мотивацией?
4. Каких затрат потребуют запланированные мероприятия?
Таблица 10
Использование трудовых ресурсов
47
Название ресурса
Трудоза
траты
Разработчики IT
196 ч
Организационное собрание
8 ч
Разработка документации
8 ч
Разработка информационного содержания лекции для
сотрудников в рамках проекта "Автоматизация"
20 ч
Автоматизация закупок
32 ч
Автоматизация заказов
32 ч
Автоматизация склада и остатков
48 ч
проведение лекции-семинара сотрудникам
8 ч
Подведение итогов
8 ч
Анализ данных, работа над ошибками
24 ч
Отчет по разработке
8 ч
Руководитель
384 ч
Организационное собрание
8 ч
Разработка документации
8 ч
Разработка программы "Автоматизация"
120 ч
Разработка презентации для сотрудников
16 ч
разрешение на запуск проекта руководителями
8 ч
проведение лекции-семинара сотрудникам
8 ч
Контроль
176 ч
Подведение итогов
8 ч
Анализ данных, работа над ошибками
24 ч
Итоговый отчет
8 ч
Менеджеры проекта
260 ч
Организационное собрание
8 ч
Разработка информационного содержания лекции для
сотрудников в рамках проекта "Автоматизация"
20 ч
Разработка презентации для сотрудников
16 ч
Внесение корректировок
16 ч
проведение лекции-семинара сотрудникам
8 ч
Запуск проекта
0 ч
Продажи и встречи с клиентами
176 ч
Подведение итогов
8 ч
Итоговый отчет
8 ч
PR-отдел
176 ч
Реклама
176 ч
47
На основе данных компании
52
Таблица 11
Матрица ответственности по проекту
48
Руководитель
Менеджеры
проекта
Разработчики
IT
PR-
отдел
Организационное
собрание
И, О
Разработка
документации
И, О
И
К
Разработка
программы
"Автоматизация"
О, С, К
К, И
И, О
Разработка
презентации для
сотрудников
К, С
И, О
К
Разрешение на
запуск проекта
руководителями
С
И, О
К
Проведение лекции-
семинара
сотрудникам
К, С
И, О
К
Контроль
Н, С
И, О
И
Запуск проекта
Н, С
И, О
И
Продажи и встречи
с клиентами
Н
И, О
К
Реклама
С
К
И, О
* И – исполнитель; О – ответственный; К – консультант; Н –
наблюдатель; С – согласование.
Таблица 12
Полномочия менеджера проекта.
Полномочия
Тип
Влияние
Компенсация
Свободное
общение с
Заказчиком
Организационный
Сроки и
вероятность
успеха проекта
Тщательное
планирование
(возможно, с более
частой
демонстрацией
промежуточных
результатов
заказчику);
повышенное
внимание к
коммуникационным
рискам
48
Составлено автором по методологии: Вылегжанина, А.О. Организационный инструментарий
управления проектом : учебное пособие / А.О. Вылегжанина. - М. ; Берлин : Директ-Медиа, 2015. - 312 с.
53
Участие в
определении
целей проекта
на старте
Организационный
Вероятность
успешного
завершения
проекта
Работа с рисками,
связанными с
содержанием
проекта
Замена и
добавление
сотрудников
Финансовый /
Организационный
Вероятность
успешного
завершения в
планируемые
сроки
Тщательная работа
с рисками,
связанными с
персоналом,
коммуникации
внутри проектной
команды, а также
внесение
изменений в
проект
Финансовая и
косвенно-
финансовая
мотивация
Финансовый /
Организационный
Уверенность в
успешном
завершении в
планируемые
сроки
Качественные
оценки
содержимого работ
(декомпозиции) и
сроков выполнения
задач;
повышенное
внимание к
коммуникационным
проблемам в
проектной команде
Лидерская
мотивация
(софт-скилы)
Личностный
Уверенность,
что проект
уложится в
планируемые
сроки
В краткосрочной
перспективе -
привлечение
другого РП. В
долгосрочной -
обучение и личное
развитие.
Когда надо закрыть вакансию руководителя проекта, можно
посмотреть кандидатов на внешнем рынке или продвинуть кого-то из
собственных сотрудников. У внутреннего кандидата всегда достаточно
преимуществ. Он лоялен компании, разделяет ее ценности, знает специфику
бизнеса и понимает проблемы коллектива. Именно руководитель
инновационного проекта «Автоматизация» на всех этапах проекта будет
сопровождать и контролировать сотрудников как из отдела IT, чтобы
вникнуть в специфику программы наравне с линейным персоналом,
отслеживать результаты рекламной кампании пиар-отдела, чтобы запустить
54
эффективную рекламу нового оборудования для типографии. А также
принимать активное участие в обучение сотрудников работе в новой
программе. Менеджеры проекта, находясь в подчинение у руководителя
проекта, разрабатывают программу обучения для линейного персонала,
чтобы максимально доступными способами привить привычку вносить
информацию в программу и отслеживать результаты. Так как ранее
рекламная компания сталкивалась с такими проблемами, как недостаточные
запасы ресурсов (товары), большим объёмом заказов (перегруженность
сотрудников), максимально необходимо активно внедрять программу
«Автоматизации» во всех отделах, чтобы увеличить эффективность работы
компании в целом, улучшить прозрачность выполнения заказов, чтобы
каждый сотрудник мог видеть ход и этапность выполнения заказов. Самой
важной доработкой является: соблюдение сроков заказов. В будущем это
будет сильным конкурентным преимуществом.
Если в рабочую группу проекта необходимо включить сотрудников,
отвечающих за разовые задачи (например, ремонт помещения, где будет
находиться новое печатное оборудование и непосредственно установка этого
оборудования), планировать их нагрузку сложнее, поскольку поручения в
рамках текущей деятельности могут значительно различаться. Потребуется
обсудить с сотрудником, сколько времени нужно на выполнение наиболее
срочных и важных заданий.
Продолжительность работ определяется на основе нормативов, на
основе личного опыта (когда существует пример аналогичных работ), на
основе расчётных методов планирования проектов. Методы рассматриваются
как средневзвешенные трёх видов прогнозов: оптимистичного, ожидаемого и
пессимистичного. После установления продолжительности по каждому
прогнозу рассчитывается вероятность каждого из прогнозов. А затем
значения каждого из прогнозов и их вероятности перемножаются, а
величины складываются. Строится сетевой график выполнения работ.
Сетевой диаграммой называется отображение работ и зависимостей между
55
ними в графическом виде. Чаще она представлена в виде графика,
вершинами которого становятся проектные работы, а их последовательность
и взаимосвязь демонстрируется соединительными стрелками. Диаграммы
Ганта. Это горизонтальная диаграмма с отображением проектных работ в
виде отрезков, ориентированных по календарю. Длина отрезка соответствует
продолжительности работы, а стрелки между отрезками – взаимосвязь и
последовательность работ. Помимо этого, в каждом проекте обеспечивается
оптимизация работ по критерию времени, утверждаются календарные планы.
Общая цель методов при планировании проектного времени – сокращение
продолжительности проекта без потери качества его составляющих.
Рисунок 20. График выполнения работ
49
49
На основе данных компании