56
Глава 3. Совершенствование системы управления закупками
материально-технических ресурсов
в ООО «ЮНАЙТЭД ТРЭЙДИНГ»
3.1. Предложения по совершенствованию управления закупками ресурсов
Эффективность, с которой выполняется функция закупок, сказывается на
конкурентоспособности, имидже, стратегиях управления и социальной
политике. Деятельность по организации и управлению закупками направлена
на то, чтобы предприятие получило необходимые по качеству и количеству
сырье, материалы, комплектующие в нужное время, от надежных поставщиков,
своевременно выполняющих свои обязательства, с хорошим сервисом (как до
осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.
В современных условиях значительно повысить эффективность
поставщика позволяют современные информационные технологии.
Автоматизированные системы управления помогают быстро и вовремя
информировать закупщиков о товарах, которые необходимы компании.
А также предоставлять закупщикам всю требуемую информацию о
нужной продукции, отслеживать весь процесс закупки товаров и
контролировать коммуникационный процесс между покупателем и
поставщиком: выполнение условий договоров с поставщиками, качество и
сроки выполнения обязательств перед клиентами, платежи поставщикам.
Рассмотрим основные компоненты автоматизации закупочной
деятельности и повышения эффективности выбора поставщика материально-
технических ресурсов:
1. Сервисы проверки контрагентов.
2. Комплексные системы автоматизации логистики.
Сервисы проверки контрагентов позволяют быстро проверять
контрагентов. При этом используются официальные источники информации
ФНС России и Росстат: ЕГРЮЛ, ЕГРИП, Статрегистр, база бухгалтерской
отчетности организаций; Картотека Высшего арбитражного суда; Единый
федеральный реестр сведений о банкротстве; Роспатент. Свежую
57
информационную выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП можно запросить за один
клик. Количество запрашиваемых выписок за период использования не
ограничено.
Прежде всего, сервисы предоставляют возможности по снижению рисков
работы с не добросовестными контрагентами. Легко вычислить адреса
массовой регистрации, массовых учредителей и руководителей. Доступна
финансовая информация на основе открытой бухгалтерской отчетности для
большинства организаций, сквозная навигация по ссылкам позволяет выявлять
аффилированность между компаниями и физическими лицами.
Сервисы проверки контрагентов собирают также исторические сведения
о компаниях. К наиболее удобным сервисам проверки контрагентов относятся:
Прима-информ, Контур-фокус, Экспресс-проверка, «Налог ру: проверь себя
и контрагента». Для ООО «ЮНАЙТЭД ТРЭЙДИНГ следует приобрести
Контур-фокус по тарифу «Максимум» - 3 рабочих места по 133 000 на 2 года.
Общая стоимость составит 499 000
52
.
Среди программ по информатизации закупок можно выделить
следующие: 1С Управление закупками, комплекс AVA ERP, MicrosoftDynamics
ERP, Программное обеспечение «Система поддержки принятия решений при
управлении товарными запасами, закупками и снабжением в торговых и
производственных компаниях» (СППР) и многие другие. Предприятия могут
выбирать программные комплексы в соответствии с потребностями
предприятия и финансовыми ресурсами.
Так, программный комплекс AVA ERP позволяет осуществлять
комплексную информатизацию логистических процессов. При его
использовании в сфере закупочной логистики компании приобретают
следующие конкурентные преимущества:
Максимально эффективная работа отдела закупок. Покупать только
то, что действительно необходимо. Покупать то, что наиболее важно
52
Официальный сайт компании Контур-Фокус Режим доступа: https://focus.kontur.ru/site
58
с точки зрения получения компанией дохода. Покупать вовремя. Так,
чтобы все контракты с клиентами выполнялись точно в срок.
Оптимизация складских запасов. Не слишком низкие, не слишком
высокие. Оптимальные с точки зрения получения компанией
максимального дохода.
Распределение запасов между складами. На какой склад и что
подвезти. Сколько и чего необходимо держать на каждом складе,
чтобы компания получала максимальный доход;
Полный контроль над процессом закупок. На какой стадии находится
каждая закупка, когда она будет завершена. Прозрачность процесса;
Закупки «под заказ». Осуществление закупок под конкретную сделку
и отслеживание этого процесса;
Online расчет реальной себестоимости. Не «бухгалтерской»,
а реальной;
Импорт прайс-листов поставщиков;
Кредитные линии поставщиков.
AVA ERP — Это ERP-система для предприятий, которая увеличивает
эффективность бизнеса в разы за счет применения самой лучшей системы
менеджмента — Теории Ограничений Голдратта (TheoryofConstraints, TOC) .
Эту систему используют такие компании как Boeing, GM, ABB, Hitachi,
Philips и другие мировые лидеры
53
. Система включает в себя функциональность
как по управлению закупками для торговых и производственных предприятий,
так и по распределению запасов между складами.
Система дает следующую информацию пользователям:
что нужно купить (или подвезти на склад), но и какие позиции самые
важные в данный момент;
какие позиции закупать пока не нужно;
сколько необходимо должны купить (подвезти);
53
Официальный сайт компании AVA ERP Режим доступа: http://avaerp.com/
59
наличие возможности регулирования уровня запасов из-за
меняющейся ситуации.
Преимущества данной системы:
– Поставки точно в срок (justintime).
– Оптимальные (минимальные) запасы.
Теория Ограничений - очень простая, саморегулирующаяся и невероятно
надежная система управления запасами. При внедрении Теории Ограничений, в
закупках будет много черных записей. Это показатель эффективности текущей
системы управления закупками или ее отсутствия.
Но со временем система закупок становится эффективнее, система
не позволяет также сорвать сроки поставок, и не позволяет закупать слишком
рано.
Таким образом, информатизация процессов закупочной деятельности,
помогает решать целый ряд задач и руководителю, и сотрудникам компании,
причем на всех этапах работы и отслеживать качество и сроки выполнения этих
работ, а также – непосредственно контролировать коммуникационный процесс
между покупателем и поставщиком.
Стоимость AVA ERP для ООО «ЮНАЙТЭД ТРЭЙДИНГ» составит 2 800
тысяч рублей, (включая 950 тысяч рублей - стоимость программы, 600 тысяч
рублей - стоимость лицензий 1350 тысяч рублей – стоимость внедрения).
Помимо традиционных показателей, рассмотренных выше, можно
порекомендовать внедрение системы ключевых показателей эффективности
(КПЭ).
Для того чтобы система КПЭ в компании работала эффективно, внутри
компании должны быть четко сформулированы требования к системе
снабжения и ответственность участников. Для нормальной работы системы
снабжения необходима регламентация следующих процессов: формирование
производственной потребности, планирование закупок, выбор поставщиков,
ведение договоров с поставщиками, организация работы складского хозяйства
и доставка заказчикам.
60
Кроме вышеперечисленных регламентов должен быть также детально
регламентирован и сам процесс контроля, анализа и совершенствования бизнес-
процессов. Для этого разрабатываются следующие регламентирующие
документы: положение о порядке контроля и формирования КПЭ, перечень
КПЭ, распределение КПЭ по сотрудникам, инструкция по расчету КПЭ,
порядок определения балльных оценок по показателям, инструкции по расчету
интегральных показателей.
Эти документы, а затем плановые и фактические значения показателей
утверждаются руководством системы снабжения и согласуются
экономическими службами и отделом персонала, а уже затем предоставляются
на рассмотрение руководства компании.
В организационной структуре системы снабжения обязательно должно
быть место подразделению, занимающемуся аналитической работой, в т.ч.
планированием значений КПЭ, а затем отслеживанием фактических значений.
Разработка системы КПЭ позволяет создать также регулярный
аналитический отчет для руководства компании и акционеров. В отчете
содержится информация по исполнению планового значения каждого
показателя, информация представляется в графическом и табличном виде. В
том случае, если отклонение составляет более 5%, даются комментарии.
Наличие четких инструкций по расчету показателей позволяет получить
качественную управленческую отчетность, поддерживающую принятие
управленческих решений.
Каким образом осуществляется автоматизация системы КПЭ? На первом
этапе проекта разрабатываются все необходимые регламенты, инструментарий
в Excel для расчета интегральных показателей и аналитический отчет для
руководителя.
В это время специалисты по внедрению программного обеспечения
являются просто участниками рабочей группы проекта. Затем на втором этапе
автоматизируется расчет ограниченного набора показателей (на основании
ранее разработанных инструкций по расчету). Начинается опытно-
61
промышленная эксплуатация процесса (аналитический отчет и оценка
персонала по-прежнему осуществляются в Excel.
После опытно-промышленной эксплуатации в регламентирующие
документы могут быть внесены некоторые изменения. Затем автоматизируются
остальные показатели, система работает в промышленном режиме.
Впоследствии могут быть автоматизированы отчет для руководителя и процесс
оценки интегрированных показателей для персонала, соответствующие
возможности есть практически у всех ERP-систем.
Многие компании, осуществляющие внедрение системы КПЭ, совершают
следующие типичные ошибки:
Проект создания системы КПЭ начинается без предварительного
детального анализа бизнес-процессов, что затрудняет формулировку КПЭ и
разделение ответственности между подразделениями.
Очень часто руководство поручает подразделениям самостоятельно
разработать для себя КПЭ. В результате показателей оказывается очень много,
они никак не связаны между собой и о каком-то соответствии корпоративной
стратегии не может быть и речи. Кроме того, очень быстро растет количество
управленческих отчетов, необходимых для расчета КПЭ и анализа.
Еще одна ошибка — создание системы КПЭ без четких инструкций по
расчету. В результате аналитические отделы тратят много времени на расчет
фактических значений, опять же увеличивается количество отчетов, при этом
результаты анализа КПЭ оказываются некорректными.
В условиях совершенствования технологий, динамичного изменения
бизнес-среды и растущей конкуренции рынок ставит перед бизнесом задачи
повышения эффективности управления компанией, заключающиеся в
повышении качества, оперативности и обоснованности принятия
управленческих решений. KPI MONITOR представляет собой готовое решение
для оперативной и качественной оценки эффективности работы компании
посредством автоматизации системы управления Ключевыми Показателями
Эффективности (КeyPerformanceIndicators, KPI).
62
Данное решение предлагает широкие возможности как горизонтального,
так и вертикального применения, т.е. может быть реализовано в компаниях
любого вида деятельности, отраслевой специализации и применяться для
различных целей: управление финансами, бюджетирования, отношениями с
клиентами, управление бизнес-процессами, грейдинг и управление персоналом,
управление проектами и т.д.
KPI MONITOR позволяет спроектировать и автоматизировать системы
показателей компании любой сложности, используя как уже существующие
концепции (Сбалансированная Система Показателей, 6-Сигма), так и формируя
свою собственную систему KPI. При этом, программа решает весь спектр задач,
связанных с автоматизацией системы KPI..
Система предоставляет гибкие средства интеграции с всевозможными
информационными системами (бухгалтерские программы, ERP и CRM-
системы, WMS и т.д.) в целях сбора данных, необходимых для создания
показателей. Кроме того, KPI MONITOR поддерживает автоматическую
синхронизацию аналитических справочников с корпоративной
информационной системой, что обеспечивает компании единую систему
аналитики. В случае отсутствия программы-источника информации в системе
предусмотрены средства ввода и согласования данных непосредственного в
программу через формы ввода.
В KPI MONITOR предусмотрено создание четырех типов
показателей: Базовый, содержащий исходные данные плановых и фактических
значений показателей; целевой, отображающий значение в контексте
целевых/плановых показателей и зон риска; расчетный, который определяется
пользовательскими алгоритмами расчета с использованием формул,
математических функций, значений других показателей.
И тип контейнера, используемый для эргономичного представления
нескольких показателей и отчетов посредством их группировки в один блок.
KPI MONITOR обеспечивает приведение всех типов показателей в систему,
выстраивая многоплановые причинно-следственные связи между финансовыми
63
и нефинансовыми, ключевыми и оперативными показателями в привязке к
стратегическим целям компании
54
.
Параметрическая настройка логики расчета показателей и произведение
этого расчета в самой системе, а не во внешних приложениях является
уникальным преимуществом KPI MONITOR. Расчет производится с
использованием формул и алгоритмов как на основе данных, импортированных
из учетных систем, так и на основе значений других показателей.
Бизнес-логика расчетов показателей KPI полностью реализуется в KPI
MONITOR, посредством использования: всевозможных формул, библиотеки
функций, наложением фильтров/ограничений на аналитические параметры и
алгоритмов расчета.
Возможность использования в формулах, в качестве переменных значения
зависимых показателей, находящихся в базе данных KPI MONITOR, позволяет
разрабатывать различные модели показателей на основе импортируемых
данных.
Данная возможность, заключающая в использовании одних показателей
для расчета других, позволяет саморегулируемые модели показателе KPI, в
которых целевые и критические значения автоматически корректируются на
основании заложенных алгоритмов расчета с использованием зависимых
показателей.
Параметрическая настройка системы KPI MONITOR существенно
сокращает сроки внедрения, администрирования, а также модификации
системы KPI компании, что позволяет снизить совокупную стоимость владения
программой. Система настройки и расчета показателей реализована с
использованием объектно-ориентированного подхода, что обеспечивает
гибкость, прозрачность, простоту и удобство администрирования.
Выгоды от использования:
Глубокое понимание бизнеса во всех взаимосвязях внутренних и
54
Официальный сайт группы компаний «Сим Авто» Режим доступа: http://www.kpi-monitor.ru/
64
внешних процессов
Стратегическая направленность бизнес-активности всех подразделений
и сотрудников
Увеличение темпов достижения стратегических целей
Целенаправленное сосредоточенное распределение всех ресурсов
Оценка эффективности управленческих решений в рамках стратегии
компании
Понимание сотрудниками стратегических целей компании и своих
персональных задач по их достижению
Улучшение взаимодействия сотрудников и подразделений
Получение ключевой бизнес-информации в обобщенном
систематизированном виде, доступном для понимания
Персональная ответственность руководящего состава и рядовых
сотрудников за выполнение закрепленных за ними показателей
Повышение мотивации сотрудников за счет ясности персональных
целей и задач.
55
Стоимость KPI MONITOR для ООО «ЮНАЙТЭД ТРЭЙДИНГ» составит
3 500 тысяч рублей, (включая 2000 тысяч рублей - стоимость программы, 1100
тысяч рублей - стоимость 100 лицензий 400 тысяч рублей – стоимость
внедрения).
Таким образом, на основании вышеизложенного в данном разделе, можно
сделать следующие выводы:
совершенствование закупочной деятельности ООО «ЮНАЙТЭД
ТРЭЙДИНГ» должно быть связано с использованием современных
информационных технологий;
сервисы проверки контрагентов предоставляет возможности по
снижению рисков работы с не добросовестными контрагентами.;
к наиболее удобным сервисам проверки контрагентов относятся:
55
Официальный сайт группы компаний «Сим Авто» Режим доступа: http://www.kpi-monitor.ru/
65
Прима-информ, Контур-фокус, Экспресс-проверка, «Налог
ру: проверь себя и контрагента»
среди программ по информатизации закупок можно выделить
следующие: 1С Управление закупками, комплекс AVA ERP,
MicrosoftDynamics ERP, Программное обеспечение «СППР»
системный подход, предполагающий регламентацию процессов,
разработку организационной структуры, подготовку четких инструкций по
расчету, помогает создать прозрачную и эффективную систему КПЭ и провести
автоматизацию с наименьшими затратами;
KPI MONITOR представляет собой готовое решение для оперативной и
качественной оценки эффективности работы компании посредством
автоматизации системы управления Ключевыми Показателями
Эффективности (КeyPerformanceIndicators, KPI).
3.2. Оценка экономической эффективности мероприятий
Так как ООО «ЮНАЙТЭД ТРЭЙДИНГ» крупное предприятие,
необходимо внедрить пилотный проект по совершенствованию управления
закупками материально-технических ресурсов в логистической системе
предприятия в одном из филиалов г. Москвы в 2019 году.
Общая сумма планируемой выручки от реализации по предложенным
мероприятиям (∆П) составит 13 549 тыс. руб, что составит 15% от уровня 2017
года. Общая сумма инвестиций составит 5 799 тыс. руб.
Таблица 17
Общая сумма выручки от реализации по предложенным
мероприятиям
Мероприятие
Выручка от реализации
проекта, тыс. руб.
Использование современных технологий
быстрой проверки контрагентов на базе web-
сервиса «Контур-Фокус»
3 549
Внедрение информационной системы AVA
ERP
4 000
Внедрение информационной
системыKPIMONITOR
6 000
13 549