57
- разово применяется метод расчета заказов по простейшей модели,
игнорируя тот факт, что на предприятии множество наименований запасов и
нужно использовать более эффективные методы управления запасами;
- отсутствуют механизмы внедрения современных технологий
обработки информации.
5. Управленческие проблемы:
- нет обучения кадров основным методам логистики;
- нет связи логистики с корпоративной стратегией предприятия.
Логистическая служба должна контролировать и координировать все
функции, связанные с закупкой, транспортировкой, складированием, хранением
запасов и сбытом. Вообще, не выделено на предприятии отдела логистики.
Необходимо установление тесных внутренних (координация действий
подразделений предприятия) и внешних (сотрудничество с поставщиками,
оптовыми фирмами, потребителями и т.д.) связей.
В итоге, имеющиеся проблемы подводят нас к решению о
необходимости устранения основных из недостатков снабжения на
предприятии.
Очевидно, что более эффективное управление запасами приведет к
ускорению оборачиваемости запасов и повысит его доходность, уменьшит
текущие затраты предприятия на хранение запасов, высвободит из текущего
хозяйственного оборота часть оборотного капитала, реинвестируя его в другие
активы.
В то же время невозможно в течение ближайшего периода внедрить все
желаемые рекомендации. Поэтому предлагается остановиться на нескольких
основных мероприятиях.
Таким образом, рассмотрим основные пути и решения, предлагаемые
для совершенствования управления запасами на предприятии Селижаровское
МУП «Тепловые сети»:
1. Введение системы контроллинга в сфере управления запасами.
58
2. Организация электронного документооборота и введение электронной
кассовой книги.
3. Внедрение автоматизированной системы управления материальными
запасами.
4. Прочие мероприятия организационного характера.
Рассмотрим далее предлагаемые мероприятия более подробно
Мероприятие № 1. Введение системы контроллинга в сфере управления
запасами.
В современных экономических условиях эффективная работа каждого
промышленного предприятия находится в зависимости от многочисленных
условий, среди которых важнейшую роль играет формирование в компании
системы контроллинга. Создание такого рода системы актуально и для
исследуемого предприятия. Контроллинг предполагает собой деятельность,
включающую расчет потребности предприятия в материальных ресурсах,
расчет и анализ показателей оборачиваемости, определение норм и нормативов
производственных запасов, организацию контроля за уровнем запасов,
эффективное пополнение производственных запасов и т.д.
В области управления запасами система контроллинга даст возможность
руководству Селижаровского МУП «Тепловые сети» выполнять задачи
планирования, контролирования, а кроме того информационного обеспечения
данного учета. В ходе контроллинга следует отладить работу с поставщиками,
опираясь на формирования списка наиболее надежных поставщиков по
абсолютно всем типам запасов. Составление подобных списков существенно
уменьшает период при заказе запасов. Тем не менее подобные списки должны
беспрерывно обновляться, так как появляются новые продавцы, меняются
условия продаж, появляются проблемы с действующими поставщиками и т.д.
Все это следует прослеживать и учитывать при управлении запасами.
На исследуемом предприятии анализ поставщиков не ведется в полном
объеме. Работа по закупке МПЗ ведется с установленным кругом поставщиков,
которые были выбраны много лет назад в процессе работы. Однако не всегда их
59
продукты являются более выгодными и отвечают 3 ключевым критериям, а
именно качеству продукта, его стоимости и сроков поставки.
Совершенствование управления запасами в Селижаровском МУП
«Тепловые сети» возможно вместе с совершенствованием методов их учета.
Управление запасами является процессом трудным и сложным, следовательно
поиск современных и рациональных способов управления ими с целью
устранения дублирования одних и тех же действий несомненно поможет
упростить этот процесс.
К таким способам можно отнести оперативно-групповой аналитический
способ управления учета запасов, при котором учет запасов проводится в
разрезе их типов, групп и подгрупп. Данные категории следует делить в
подгруппы для лучшего контролирования объемов запасов для управления их
учета, движения и проверки.
Полностью автоматизированный учет даст возможность без особых
усилий формировать данные о запасах в аналитическом разрезе как по группам
и подгруппам материалов, а так же и по единичным их типам за каждый
период. Совершенствованию учета будет содействовать и составление точного
графика документооборота. Этот график предполагает собою схему
передвижения первичных документов с момента их формирования до времени
их передачи на хранение.
График движения документов нужен для:
- оптимизации использования рабочего времени и материальных затрат
на обработку и документирование данных;
- создания условий для быстрой, четкой и правильной обработки
документов работниками бухгалтерской службы;
- повышения производительности хозяйственной деятельности в целом
на предприятии.
Составление и четкое соблюдение данного графика может помочь
правильно и в полной мере учитывать все производимые хозяйственные
операции. Этот план составляется главным бухгалтером, логистом и
60
утверждается директором предприятия. Каждый сотрудник, связанный в своей
профессиональной деятельности с запасами, должен точно соблюдать этот
план. Для большей производительности можно увязать план документооборота
с должностными инструкциями, предусмотрев в них непосредственную ссылку
на него.
Совершенствованию управления запасами на предприятии будет
способствовать и усовершенствование складского хозяйства. Для этого следует
провести автоматизацию складов и управления запасами посредством
внедрения соответствующих систем, о чем речь пойдет ниже.
Мероприятие № 2. Организация электронного документооборота и
введение электронной кассовой книги.
Большую помощь в работе бухгалтера оказывает использование средств
компьютеризации, которые позволяют высвободить бухгалтера от рутинных
дел и дают возможность направить его усилия на решение более важных
аналитических задач. Бухгалтерский учет в Селижаровском МУП «Тепловые
сети» автоматизирован недостаточно, и существуют направления, которые еще
стоит модернизировать. В качестве способов автоматизации учета предлагается
организация электронного документооборота и введение электронной кассовой
книги.
Электронный документооборот (ЭДО) предлагается наладить как с
поставщиками, так и наиболее крупными потребителями, что гарантирует
эффективную и удобную работу с документами. Таким образом, будет
обеспечена полная автоматизация процесса согласования договоров и
первичной документации (счет-фактуры, УПД, накладные и т.д.). Электронный
вид документооборота позволяет упростить работу как руководителей, так и
рядовых сотрудников. Преимущества ЭДО:
- существенное сокращение времени на ввод входящих документов в
информационную систему и обмена документами, так как ЭДО передается
практически мгновенно (таблица 9);
- снижение количества ошибок при вводе;
61
- отсутствие необходимости ведения бумажного архива;
- увеличение производительности труда сотрудников;
- низкая вероятность потери документов.
- экономия на бумаге и копировальной техники (таблица 10).
Таблица 9
Экономия времени при внедрении электронного документооборота
Операция
Время для
бумажного
документа
Время для электронного
документа с учетом времени
ожидания принятия решения
Доставка входящего документа
сотруднику
5 ч
3 мин
Доставка входящего документа
конечному исполнителю
15 ч
4 ч
Доставка служебной записки от
исполнителя до конечного
исполнителя
16 ч
5 ч
Ознакомление с документами
20 ч
1,5 ч
Выпуск организационно-
распределительных документов
27 ч
6 ч
Согласование исходящего
документа
17ч
8ч
Помимо затрат на бумагу, организация несет затраты на канцелярские
принадлежности, по обслуживанию оргтехники (тонер и картридж). 1 пачка
бумаги стоит 150 руб. 1 заправка картриджа - 500 руб.
Таблица 10
Экономия затрат при внедрении электронного документооборота
Месяц
Год
Количество,
шт.
Стоимость,
руб.
Количество,
шт.
Стоимость,
руб.
Пачка бумаги А4
90
13 500
1 080
162 000
Заправка картриджа
25
12 500
300
150 000
Канцелярские
принадлежности
15 000
180 000
Итого
41 000
492 000
На основании проведенных расчетов, затраты Селижаровского МУП
«Тепловые сети» на покупку бумаги, канцелярских принадлежностей и на
обслуживание оргтехники составляет 492 000 руб. Помимо этого компании
необходимо 461 700 руб., для того чтобы обеспечить каждое подразделение
предприятия принтерами. Таким образом, суммарно компания тратит на
обслуживание бумажного документооборота 953 700 руб., что составляет почти
2% от выручки.
62
Проведенный анализ доказывает, что применение электронного
документооборота позволит компании сократить переменные издержки на
документооборот.
Далее рассмотрим введение электронной кассовой книги.
Автоматизированный вариант ведения кассовой книги отличается
простотой. По сравнению с бумажным форматом нет необходимости
выполнять множество действий, связанных с нумерацией, подшивкой и
многими другими. Также ведение кассовой книги в электронном формате
позволяет значительно ускорить данный процесс, поскольку осуществляется
одновременное внесение данных во вкладной лист и отчет самого кассира.
Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными
подписями. Таким образом, оформление электронной кассовой книги
целесообразно для Селижаровского МУП «Тепловые сети».
Также стоит рассмотреть идею ввода роботизированной автоматизации
процесса (RPA) сверки расчетов. Это также позволит освободить бухгалтера от
монотонной, рутинной работы. Роботы полностью имитируют работу
пользователя, только это делают это значительно эффективнее.
Об эффективности RPA можно судить по результатам опроса HFS
Research
39
(рисунок 15).
Рисунок 15. Результаты опроса об эффективности внедрения RPA
Рассмотрим более подробно, что означают результаты опроса.
Под повышением качества (42%)) респонденты понимают более
надежную и качественную реализацию задач.
39
Robotic Process Automation — новый взгляд на старые технологии [Электронный ресурс] // Информационный
портал Habr. – Режим доступа: https://habr.com/ru/company/jetinfosystems/blog/447398/ (дата обращения:
20.11.2019)
63
19 % опрошенных считают, что с помощью RPA повышается скорость
исполнения работ и переналадки в случае изменения рабочего процесса (в
сравнении с переобучением сотрудников).
14 % респондентов считают, что автоматизация процессов позволяют
повысить эффективность работы, поскольку большое количество задач
автоматизировано - работу можно выполнять параллельно практически без
ограничений ресурсов.
Снятие с сотрудников рутинных задач позволяет решать сложные и
творческие задачи с большим экономическим эффектом, тем самым повышая
функциональность (25%).
Мероприятие № 3. Внедрение автоматизированной системы управления
материальными запасами.
Программный продукт на основе MS Acsess, который используется на
предприятии Селижаровское МУП «Тепловые сети» в настоящий момент для
организации сбыта и работы отдела снабжения, в сочетании с ведением
оперативного и бухгалтерского учета в программе «1С», исчерпал свои
возможности и уже не отвечает сегодняшним требованиям.
Существующая программа позволила вести производство и выйти на
определенный уровень объемов оказания работ и услуг. Однако, с целью
дальнейшего развития нужно вложить средства на приобретение другой
программы.
Отличительными особенностями этого продукта должно являться
следующее:
- более гибкая настройка внутрипроизводственной логистики;
- организация на рабочих местах безбумажного производства, установка
на ручных операциях компьютера, подключенного к серверу производственной
программы и выводящего на монитор техническое задание путем сканирования
работником штрих-кода, наклеенного в процессе распиловки на каждую деталь;
- организация склада продукции, склада отгрузки;
64
- наличие дилерской версии программы, позволяющая не только
калькулировать заказ, но и формировать его для производства, тем самым
сокращая потери времени на ввод заказа в офисе производства;
- наличие веб-модуля программы, позволяющего клиентам через
интернет отслеживать жизненный цикл заказа.
Таким образом, как уже было отмечено, текущая организация складской
деятельности предприятия с помощью программы Microsoft Access явно
устарела. Кроме того, она не имеет единой учетной базы с остальными
программами, используемыми на предприятии, а именно, с «1С».
Поэтому предлагается консолидировать программное обеспечение «1С
Предприятие 8.3» с программой автоматизации работы склада CargoPrime:
WMS. Помимо прочего, эта программа позволит вести учет многих
логистических операций.
Требования, предъявляемые к функциональности разрабатываемой
системы, позволяют предложить следующую структуру программного
обеспечения (рисунок 16).
Рисунок 16. Оптимальная структура системы складского учета
65
Основным компонентом данной программы являются оптимизационные
модели, раскрывающие сложные взаимосвязи и волновые эффекты,
определяющие управление цепями поставок. Они являются единственными
аналитическими инструментами, способными проанализировать многомерные
числовые базы данных для определения оптимальных (или хороших) планов.
Программный состав предлагаемой системы:
- система управления складом;
- модуль интеграции с учетной системой заказчика.
Аппаратный состав системы:
- метки со штрихкодом или RFID-метки;
- мобильные терминалы сбора данных;
- принтер для подготовки меток;
- оборудование для организации WiFi-сети.
Предлагаемый проект внедрения WMS на предприятии Селижаровское
МУП «Тепловые сети» состоит из нескольких этапов.
Этап 1.
- анализ проблем и задач, стоящих перед службой материально-
технического снабжения;
- детальная разработка технологии работы склада под управлением
WMS;
- настройка WMS и ее интеграция с системами заказчика.
Этап 2.
- подготовка склада к внедрению WMS;
- подготовка персонала склада к работе с WMS;
- внедрение WMS-системы, поставка необходимого оборудования.
Этап 3.
- запуск и ввод решения в эксплуатацию
- сопровождение и техническая поддержка
66
Кроме определения планов минимизации издержек или максимизации
дохода оптимизационные модели могут определить компромисс между этими
целями и стоимостью, сервисом, качеством и временем.
Покажем затраты на осуществление данного мероприятия.
Таблица 11
Затраты на внедрение автоматизированной системы управления
материальными запасами, тыс. руб.
№ п/п
Мероприятие и его составляющие
Единовременные
затраты
1
Стоимость CargoPrime: WMS
100
2
Затраты на внедрение системы
250
3
Затраты на обучение сотрудников
90
4
Прочие затраты
50
ИТОГО
490
Таким образом, затраты на внедрение автоматизированной системы
управления материальными запасами составят 490 тыс. руб.
Вместе с внедрением автоматизированной системы управления складом
в ходе проекта будет произведена оптимизация бизнес-процессов материально-
технического снабжения и постановка новой технологии работы склада.
В результате предприятие Селижаровское МУП «Тепловые сети»
получит более высокий уровень обслуживания клиентов за счет увеличения
пропускной способности склада, роста производительности труда персонала,
эффективного использования складского оборудования.
Все это происходит при одновременных экономии использования
пространства, снижении стоимости хранения, обработки и распределения
товаров.
Прочие мероприятия. Далее кратко перечислим ряд простых
предложений организационного характера, который также должны
положительно повлиять на управление запасами:
1) Значительно увеличивает затраты организации тот факт, что при
поступлении на склад не уделяется должного внимания проверке материалов
при водителях, таким образом уже поздно выявляется брак или пересортица,
которые уже нельзя вернуть поставщику или предъявить транспортной