12
1.2. Роль информационных систем в управлении предприятием
Все предприятия имеют один общий актив независимо от типа бизнеса.
Не имеет значения, производят ли они товары или предоставляют услуги. Это
жизненно важная часть любого субъекта предпринимательской деятельности,
будь то индивидуальное предпринимательство или многонациональная
корпорация. Этот общий актив - информация.
Информация позволяет нам определить необходимость создания новых
продуктов и услуг. Информация говорит нам о том, что нужно перейти на
новые рынки или же наоборот выйти из них. Без информации товары не будут
сделаны, заказы не будут размещены, материалы не будут закуплены, а
поставки не будут доставлены, и таким образом бизнес не сможет выжить.
Но информация имеет гораздо меньшее влияние, когда она представлена
в виде необработанных данных. Чтобы максимизировать ценность
информации, ее необходимо собирать, анализировать, компилировать, делать
доступной и после этого распространять. Для выполнения этих задач
необходимо выполнить несколько действий: спроектировать, разработать и
поддерживать информационную систему (ИС)
11
.
Управление базируется на информации. В ходе управления появляются
информационные потоки между объектом и субъектом управления
финансового объекта, также между ни и внешней средой. Тенденция
внутренних информационных потоков характеризует прямую и оборотную
взаимосвязь в системе управления.
Предъявляемые к ИС и ИТ (информационные технологии) в
корпоративном управлении высокие требования в части их функционального
наполнения и технологического исполнения предполагают обязательное
участие руководителя организации в процессах их создания, внедрения,
11
Советов, Б. Я. Информационные технологии: учебник для прикладного бакалавриата / Б. Я. Советов,
В. В. Цехановский. — 7-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2018. — 327 с.
13
совершенствования и эксплуатации. Использование ИС и ИТ в корпоративном
управлении любой организации нацелено на решение следующих задач
12
:
1. Структура ИС и ИТ, их функциональное назначение должны
соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в
коммерческой фирме - эффективный бизнес, извлечение максимальной выгоды;
в государственном предприятии - решение экономических и социальных задач.
2. ИС и ИТ в корпоративном управлении должны контролироваться людьми,
которые понимают их назначение, цели и задачи, и использоваться в
соответствии с основными социальными и этическими принципами.
3. Производство достоверной, надежной, систематизированной и
своевременной информации. Таким образом, для эффективной работы ИС и ИТ
в корпоративном управлении необходимо сначала понять и выстроить
структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых
решений, возможности применяемой технологии. ИС и ИТ в корпоративном
управлении являются частью организации, а ключевые элементы любой
организации - структура и органы управления, стандартные процедуры,
персонал, корпоративная культура.
Существует несколько схем, чтобы показать, как ИС и ИТ в
корпоративном управлении вписываются в систему управления организацией.
На рис. 2 представлены четыре основных взаимосвязанных компонента в
организации.
Изменения в одном компоненте неизбежно вызывают изменения в
остальных. Раньше на «увязку» таких изменений уходили месяцы и годы, что
приводило к серьезным кризисным явлениям. Развитые корпоративные ИС и
ИТ делают процесс изменений и согласования плавным и эффективным.
Внедрение ИС и ИТ в корпоративном управлении может приводить к
организационным изменениям различной степени: от минимальных, до далеко
идущих. Это зависит от степени решимости и настойчивости высшего
12
Уткин, В. Б. Информационные системы в экономике / В.Б. Уткин, К.В. Балдин. - М.: Academia, 2018. -
288 c.
14
руководства организации довести начатые преобразования до логического
завершения
13
.
Рисунок 2 – Взаимосвязь между компонентами организации
14
В организациях имеются различные уровни управления, для которых
необходимы совершенно определенные виды информационной поддержки. В
связи с этим использование ИС и ИТ в корпоративном управлении относится к
наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство
предприятий, понимая, что такие проблемы есть, часто отказывается их решать,
так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения в лучшем случае
возлагаются на руководителей информационных служб или
специализированные внешние организации, которые не заинтересованы в
быстром разрешении информационных проблем своего заказчика.
Хозяйственные риски, связанные с использованием ИС и ИТ в
корпоративном управлении, постоянно растут, и неясно, до каких пор
руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический
ресурс. В последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться
к ИС и ИТ в корпоративном управлении. Именно от него должны исходить
решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере. Развитие
информатизации бизнеса показало, что ИС и ИТ в корпоративном управлении и
13
Чистов, Д.В. Информационные системы в экономике: Учебное пособие / Д.В. Чистов. - М.: Инфра-М,
2019. - 248 c.
14
Федорова, Г.Н. Информационные системы: Учебник / Г.Н. Федорова. - М.: Academia, 2018. - 384 c.
15
организации взаимно влияют друг на друга. Информационные технологии и
построенные на их основе информационные системы должны быть полностью
интегрированы в деятельность организации. С другой стороны, организация
должна постоянно чувствовать поддержку со стороны ИТ и ИС, и не только
открывать для себя новые возможности, но и развивать их, чтобы извлечь
максимальную выгоду из новых технологий
15
.
Информационные ресурсы в управлении предприятием имеют
первостепенное значение как обязательная предпосылка успешного
производственного процесса. Информационная система – информационный
контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения
информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с
информацией. Миссия информационных систем – производство нужной для
организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее
ресурсами, создание информационной и технологической среды для
осуществления управления организацией.
С точки зрения управленческих решений информационная система
рассматривается как специальный инструмент в руках должностных лиц,
реализующих переработку информации в процессе профессиональной
деятельности. Наличие этого инструмента фактически определяет новую
технологию осуществления деятельности менеджеров как специалистов
управления, выводит разрабатываемые и принимаемые ими решения на
качественно новый уровень. Информационная система складывается,
формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и
структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном
экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.
Эффективность комплексной автоматизации управленческих структур в
основном зависит от степени охвата всех сфер корпоративного управления. Во
многом именно из-за этого в последние годы стала столь популярной тенденция
15
Чудновский А.Д. Информационные технологии управления: учебное пособие. — 3-е изд., стер. — М.
: КНОРУС, 2018. —104 с.
16
построения и внедрения комплексных корпоративных информационных
систем.
Таким образом, информационные системы играют важную роль в
управлении предприятием. Благодаря основным функциональным
возможностям:
˗ построение системы учета и формирование различных видов
отчетности;
˗ управление материальными и финансовыми потоками (логистика);
˗ финансовое планирование и оперативный финансовый менеджмент,
управленческий учет;
˗ производственное планирование и управление производством,
контроллинг;
˗ управление персоналом и кадровой политикой.
Используя информационные системы управления предприятием (ИСУП)
функции проектирования продукции и научно-технических действий имеют все
шансы быть увязаны с решением других задач управления предприятием.
1.3. Обзор информационных систем управления предприятием
Разносторонность и много вариантность современных информационных
систем управления даёт возможность руководителям различного уровня
подбирать необходимые для своей работы инструменты сбора, обработки
и анализа информации, сформировывать индивидуальные пакеты необходимых
программ, позволяющих автоматизировать деятельность руководителя.
Западные аналитики различают два вида корпоративных
информационных систем
16
:
Business Management Systems (BMS) – системыуправлениябизнесоми
Enterprise Recourse
Planning (ERP) – системы планирования ресурсов предприятия.
16
Юлия, Владимировна Вертакова Информационные технологии в менеджменте. Учебник и практикум
для СПО / Юлия Владимировна Вертакова. - М.: Юрайт, 2016. - 293 c.
17
В свою очередь, BMS – системы разбиваются на три группы. В первую из
нихвходят простые системы, предназначенные для автоматизации малых
предприятий.
Системы этой группы рассчитаны на выполнение весьма ограниченного
числастандартных бизнес - процессов и представляют собой «коробочный
продукт». Какправило, они работают на одном рабочем месте или в небольших
сетях из 4 – 8компьютеров. За рубежом такие системы называют «LowEnd PC».
Отечественнымпримером системы такого уровня является «1С Бухгалтерия».
Ко второй группе, называемой «Middle PC», относят системы,
отличающейсябольшей глубиной и широтой охвата функций. Они нуждаются в
настройке, которую в большинстве случаев осуществляют специалисты фирмы-
разработчика. В такой системемогут быть описаны десятки бизнес - процессов.
В основном данные системыавтоматизируют бухгалтерский и/или складской
учет, как например «1C Предприятие»
17
.
Следующая группа систем под названием «HighEnd PC» рассчитана на
работубольшого числа пользователей. Такие системы могут применяться на
среднихпредприятиях, не предъявляющих высоких требований к
функциональности и гибкостисистемы управления. В системах этой группы
можно встретить описание уже сотенбизнес - процессов. В большинстве
случаев они могут работать в среде Windows NT илиUNIX. Среди российских
программных продуктов к данному классу относятся «Галактика», «NS2000»;
среди западных – «Concorde XAL».
В следствие многочисленных исследовательских работ обнаружено, что
главная масса задержек в ходе производства связана с запаздыванием
поступления отдельных видов запасов.
Для преодоления сложных проблем применяется методология
планирования с использованием информационной системы управления
MRP(MaterialRequiremementsPlanning). Ее главная задача заключается в
планировании поставок, обеспечивающем наличие любой учетной единицы
17
Федорова, Г.Н. Информационные системы: Учебник / Г.Н. Федорова. - М.: Academia, 2018. - 384 c.
18
товарно-материальных ценностей, нужных для производства продуктов либо
поставок продуктов покупателям в необходимое время и в подходящем числе.
Методология MRPреализуется при помощикомпьютерных программ,
позволяющих составить лучший план поставок запасов в производственный
процесс либо продуктов, подлежащих отгрузке по заявкам потребителей.
Оптимизация проекта поставок сможет выполняться по различным критериям,
хотя основополагающим принципом считается контроль данного значения
реально нужных в любой момент припасов.
MRP – система – это совокупность компьютерных программ, созданных
для составления детализированного календарного плана поставок товарно-
материальных ценностей, нужных для обеспечения производственного
процесса либо отгрузки продуктов по заявкам потребителей, обеспечивающего
лучший уровень состояния запасов в каждый миг данного периода
18
.
Внедрение MRP – системы для планирования производственных
потребителей позволяет улучшить время поступления любого материала, тем
самым существенно снижая складские потери и делая легче ведение
производственного учета. Но MRP – система не имеет возможности оценить
вероятность выполнения производственной программы исходя из убеждений ее
обеспеченности производственным мощностями и трудовыми ресурсами,
составить календарный график их загрузки, нужный для реализации
производственной программы.
Эти задачи решаются средствами систем автоматизации планирования
производственных мощностей, основанных на методологии CRP
(CapacityRequirementsPlanning).
CRP – система – это совокупность компьютерных программ,
предназначенных для составления детального календарного плана загрузки
производственных мощностей, необходимого для реализации плана выпуска
продукции на заданный период.
18
Советов Б. Я. Моделирование систем. Практикум: учеб. пособие для бакалавров / Б. Я. Советов, С. А.
Яковлев; Санкт-Петерб. гос. электротех. ун-т. - 4-е изд., перераб. и доп. - М. :Юрайт, 2019. - 295 с.
19
Итогом работы CRP – системы считается проект потребности в
производственных мощностей (Capacityequirementsplan), который
характеризует, сколько типовых часов обязана действовать любая
производственная единица для исполнения данного проекта выпуска
продукции.
В следствии работы CRP – системы делается вывод о способности ил
невозможности исполнения производственной программы имеющимися в
наличии производственными мощностями
19
.
Рассмотрим одну из систем имеющей все вышеперечисленные
функциональные возможности. Это система «Галактика». Она занимает одну из
лидирующих позиций по спросу на российском рынке. Одним из преимуществ
данной системы является то, что она разработана для применения в условиях
отечественной экономики с ее ярко выраженной спецификой, постоянными
изменениями законодательства.
Также в «Галактике» используются самые передовые технологии и
инструменты, в ней реализована возможность взаимодействия и сопряжения с
большинством программ уже действующих на предприятии (отечественных и
зарубежных).
Для анализа внешней среды, на наш взгляд, наиболее подходящим
программным продуктом является программа «Мегаплан». Остановимся
подробнее на характеристиках и особенностях данной программы.
Программа «Мегаплан» является продуктом, предлагаемым компанией
с одноимённым названием. Компания «Мегаплан» — один из лидеров среди
SaaS-провайдеров на российском рынке. Был создан в 2006 году Михаилом
Уколовым и Михаилом Смоляновым. SaaS (англ. softwareas a service —
программное обеспечение как услуга; также англ. softwareondemand —
программное обеспечение по требованию) — бизнес-модель продажи
и использования программного обеспечения, при которой поставщик
19
Сапков, В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. - М.:
Академия, 2017. - 288 c.
20
разрабатывает веб-приложение и самостоятельно управляет им, предоставляя
заказчику доступ к программному обеспечению через Интернет
20
.
Основное преимущество модели SaaS для потребителя услуги состоит
в отсутствии затрат, связанных с установкой, обновлением и поддержкой
работоспособности оборудования и работающего на нём программного
обеспечения.
При подборке программы для этапа внутреннего потенциала можно взять
за основу программу «1С: Управление небольшой фирмой 8», которая также
позволит решить проблему недостаточного функционала лицензированного
программного продукта.
Акцентируем внимание на возможность создания баз данных внутренней
информации с помощью «1С: Управление небольшой фирмой 8».
Для небольших организаций можно организовать простой и безопасный
доступ к созданным базам через Интернет, используя сервис удаленного
подключения «1С: Линк»,https://link.1c.ru. При необходимости можно в любой
момент изменить режим работы — например, перенести информационную базу
из Интернета на локальный компьютер или, наоборот, загрузить данные из
локальной программы в Интернет
21
.
Такие возможности ещё раз подчёркивают гибкость программного
продукта. Из описания программы «1С:Управление небольшой фирмой 8»
видно, что её функциональные возможности подходят для внедрения
информационной технологии на основе SNW — анализа, которая приведёт
имеющуюся информацию из баз данных в формализованный вид SNW —
таблицы. Следует отметить, что для такой автоматизации потребуется работа
IТ — специалиста или программиста, хотя, многообразие современных
информационных технологий указывает на возможность различного рода
трансформации данных, их преобразование и систематизация.
20
Мастеров, А. Г. Основы инновационного менеджмента / А.Г. Мастеров. - М.: Бибком, 2018. - 419 c.
21
Операционные системы: учебник / Э. С. Спиридонов [и др.]; под ред.: Э.С Спиридонова, М. С.
Клыкова. - изд., стер. - М.: Либроком, 2017. - 350 с.
21
Аналитическая система ProjectExpert представляет собой программу,
которая позволяет проводить планируемые инвестиционные решения с
наименьшими потерями финансовых средств, предоставляя необходимую
финансовую отчетность для потенциальных инвесторов и кредиторов,
обосновывая для них эффективность их участия в проекте
22
.
Программа является незаменимой при создании и выборе оптимального
плана развития бизнеса, разработки финансовой части бизнес-плана, оценки
инвестиционных проектов.
Следует отметить, что финансовая сторона при формировании стратегии
организации является ключевой в этом вопросе, поэтому, проводя комплексный
анализ необходимо проводить тщательную оценку имеющихся финансовых
средств.
С точки зрения пользователя важно, что удобство ввода данных
обеспечивается в системе хорошо структурированным, дружественным
интерфейсом и различными сервисными функциями, особенно полезными
начинающим пользователям.
ProjectExpertпозвляет
23
:
- провести сценарный анализ (What-if — Что будет, если?) —
быстрое создание и сравнение альтернативных сценариев реализации проекта;
- описать экономическое окружение и налоговой системы, учетной
политики и структуры компании, имеющихся на начало проекта активов
и пассивов;
- провести анализ безубыточности — расчет точки безубыточности
для различных продуктов и подразделений, операционного рычага и запаса
финансовой прочности компании. Анализ доходности подразделений, и т. д.
Как видно из описания программы ProjectExpert её возможности помогут
провести эффективный комплексный анализ и получить информацию,
необходимую для принятия стратегически важных решений. Рассмотренные
22
Матвеева Е.С. Информационные технологии в менеджменте: Учебно-методическое пособие / Е.С.
Матвеева. – Казань: Изд-во Казанск. гос. архитект.-строит. ун-та, 2018.– 32 с.
23
Маркова В.Д. Информационные технологии: сущность и инновационная составляющая // Проблемы
современной экономики. – 2016. – № 21. – С. 38-42