41
Рисунок 4 – Основные задачи информационной системы
Создание единого информационного пространства для всех пользо-
вателей системы, где бы они ни находились, реализация территориально
распределенной системы управления.
Унификация форматов сбора и хранения данных обеспечение одно-
временного доступа множества пользователей к одним и тем же данным
благодаря этому не происходит размножения экземпляров записей данных,
как в случае с «бумажной» организацией управления, поддержка актуаль-
ности данных становится проще.
Однократность ввода данных, возможность их многократного извле-
чения, тем самым исключается появление дублирующих, часто противо-
Автоматизация рутинных операций, расчетов, сокращение
трудозатрат исполнителей на выполнение тех или иных функций
Сокращение времени анализа информации
Сокращение времени задержки получения данных в местах их
использования
Унификация форматов сбора и хранения данных
Однократность ввода данных, возможность их многократного
извлечения
Обеспечение одновременного доступа множества пользователей к
одним и тем же данным
Разделение прав доступа к данным в соответствии с полномочиями
пользователей
Создание единого информационного пространства для всех
пользователей системы
42
речащих друг другу данных, как это зачастую бывает в отсут-
ствие информационной системы,
Унификация форматов сбора и хранения данных это позволяет
иметь данные, пригодные для автоматизированной обработки по опреде-
ленному алгоритму.
Сокращение времени анализа информации: информация концентри-
руется в единой базе данных, достаточно применить стандартные запросы
к базе, чтобы получить аналитическую выборку, реализация многомерного
анализа данных, автоматизация рутинных операций, расчетов.
Сокращение трудозатрат исполнителей на выполнение тех или иных
функций зачастую это позволяет сделать наиболее трудоемкие операции
реально выполнимыми (например, перепланирование, или корректировка
цен в масштабе реальной динамики их изменения), отделение данных и
методик управления от конкретного сотрудника предприятия.
Повышение устойчивости системы управления при кадровых изме-
нениях, интеграция существующих информационных систем в единое про-
странство, автоматический импорт/экспорт данных между информацион-
ными системами.
Казалось бы, для решения перечисленных задач необходимы только
информационные технологии.
Однако, эти задачи не решаются сами по себе. Их решение всегда
носит прикладной характер, и в этом проявляется специфика каждой ин-
формационной системы. Поэтому для внедрения информационной систе-
мы, в общем случае, будет недостаточно только приобрести, установить и
настроить программное обеспечение.
Невозможно внедрить информационную систему управления, не
имея методологической основы, и не определив сначала основные элемен-
ты рисунок 5.
43
Рисунок 5 – Методологическая основа для внедрения ин-
формационной системы
К примеру, инструментами управления активами, согласно п. 2.5.1
ГОСТ Р 55.0.01–2014/ИСО 55000:2014, являются процессы. А информация
и информационная система являются средствами поддержки (п. 2.5.3.5
ГОСТ Р 55.0.01, раздел 7 ГОСТ Р 55.0.02) [49,50].
При этом поддержка реализуется в трех измерениях:
1. Поддержка актива (жизненного цикла актива).
2. Поддержка управления активами.
3. Поддержка самой системы управления активами.
Сущность информационной системы на данном примере можно рас-
сматривать, как поддержку жизненного цикла актива (основных средств,
нематериальных активов, денежных средств и т.д.).
Поддержка информационной системой осуществляется в том смыс-
ле, что любой этап жизненного цикла актива или образовавшихся обяза-
тельств, факта хозяйственной жизни, сопровождается появлением опреде-
ленных данных. Информационная система должна содержать данные об
образовавшейся задолженности, выплатах, начислениях – если это касает-
Цели управления
Объект управления
Инструменты управления
Необходимую информацию
Критерии принятия решений
44
ся финансовой информационной системы, если это кадровая информаци-
онная система она должна содержать данные о принятие и увольнение ра-
ботников, о поощрениях и другой кадровой работы. Основные направле-
ния деятельности информационной системы рисунок 6.
Рисунок 6- Основные направления деятельности инфор-
мационной системы
Сущность информационной системы можно раскрыть через её функ-
ции.
Функции информационной системы по подсистемам представлены в
таблице 1.
Таблица 1
Функции информационной системы по подсистемам
Система
маркетин-
га
Производ-
ственные си-
стемы
Финансовые
и учетные
системы
Система
кадрового
учета
Прочие си-
стемы
например
ИС управ-
ления
Исследова-
ние рынка
с целью
состоя и
Разработка пла-
нов и объемов
работ
Организация
контроля.
Бухгалтер-
ский учет
Ведение кад-
ровых ре-
естров
Анализ стра-
тегии
Информационная
система (ИС)
Производственная ИС
Маркетинговая ИС
Финансовая ИС
Кадровая ИС
Прочие виды деятельности, в
зависимости от организации и
специфики деятельности
45
прогноза
продаж
всех групп :
расчетной,
материальной
и т.д.
Оптимиза-
ция продаж
Системный кон-
троль и органи-
зация управле-
ния производ-
ством
Управление
кредитной
политикой,
контроль за
дебиторской и
кредиторской
задолженно-
стью
Формирова-
ние приказов
о перемеще-
нии кадров,
текущий кон-
троль
Выявление и
частота по-
вторения
однотипных
проблем
Разработка
производ-
ства нового
товара
Проведение ана-
лиза функциони-
рования обору-
дования
Составление
планов, пла-
тежных ка-
лендарей
Анализ за ка-
чественной
подготовкой
кадров (кур-
сы подготов-
ки и пере-
подготовки)
Разработка
стратегиче-
ских реше-
ний
Проведе-
ния анали-
за цен
Принятия уча-
стия при оформ-
лении заказов
поставщиков
Финансовый
анализ и про-
гнозирование
Ведение лич-
ных дел,
фиксация
вознагражде-
ний
/выговоров и
тп.
Контроль за
деятельно-
стью эконо-
мического
субъекта
Организа-
ция учета
заказов
Управления за-
пасами
Базовая ин-
формация и
сводные таб-
лицы, анали-
тика для
управления
портфелем
заказов
Таким образом, информационные системы вне зависимости от сво-
их функций должны отражать информацию о начале и окончании этапа
жизненного цикла, характеристиках актива, процесса, действия, его состо-
янии и т.д. В связи с этим в информационной системе решаются задачи,
связанные со сбором, верификацией и объединением данных об активах.
Управление фактами хозяйственной жизни экономического субъекта
принятие решений, должно основываться на информации. Для этого дан-
ные в информационной системе должны быть преобразованы в информа-
цию - в виде интегрированных показателей, таблиц, графиков и т.д. Фор-
46
мирование, обработка и документирование этой информации является
критической функцией системы управления.
Отметим, что система управления также нуждается в поддержке
информационной системы. Этой цели служит информация о принятых
решениях, эффективности этих решений, основаниях пересмотра решений.
На этой основе разрабатываются меры по улучшению системы управле-
ния. Информационная система имеет задачи, функции и структуру.
Структуру информационных систем составляет совокупность от-
дельных ее частей, называемых подсистемами. Общая структура информа-
ционных систем рассмотрена на рисунке 7.
Рисунок 7 - Общая структура информационных систем
Функциональные подсистемы необходимы для реализации и под-
держивание моделей, методов и алгоритмов получения управляющей ин-
формации. Функциональные подсистемы имеют достаточно разный состав.
Например, подсистема бухгалтерского учета может включать все объекты
бухгалтерского учета, такие как учет расчетов с дебиторами и кредитора-
ми, начисление и выплаты заработной платы, учет товарно-материальных
ценностей. Если это подсистема кадрового учета, то она включает в себя,
учет кадрового состава, ведение кадровой документации, создание и учет
распорядительных документов, ведение кадрового резерва, ведение лич-
Информационная
система
Функциональные
подсистемы
По виду
управляемого
ресурса
По функциям
управления
Обеспечивающие
подсистемы
Функционирование
в целом ИС
Информационная
часть
Организационные
подсистемы
47
ных дел. Состав функциональных подсистем зависит от области примене-
ния информационной системы и предмета управления. В состав обеспечи-
вающих подсистем входят пять основных групп рисунок 8.
Рисунок 8 - Состав обеспечивающих подсистем
Организационные подсистемы в целом относятся к обеспечиваю-
щим подсистемам, но их главной задачей является создание условий для
эффективной работы персонала. И поэтому организационная подсисте-
ма может выделяться отдельно.
2.2 Разновидность автоматизированных систем и обработки докумен-
тов
Процесс организации работы с документами, включая их создание,
регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, назы-
вают делопроизводством.
Документооборот это процесс регистрации движения документов в
компании от момента их получения или создания до момента отправки или
исполнения и передачи в архив.
информационное обеспечение — методы и средства построения информационной базы
системы, включающее системы классификации и кодирования информации,
унифицированные системы документов, схемы информационных потоков, принципы и
методы создания баз данных;
техническое обеспечение — комплекс технических средств, задействованных в
технологическом процессе преобразования информации в системе. В первую очередь это
вычислительные машины, периферийное оборудование, аппаратура и каналы передачи
данных;
программное обеспечение включает в себя совокупность программ регулярного
применения, необходимых для решения функциональных задач, и программ,
позволяющих наиболее эффективно использовать вычислительную технику, обеспечивая
пользователям наибольшие удобства в работе;
математическое обеспечение — совокупность математических методов, моделей и
алгоритмов обработки информации, используемых в системе;
лингвистическое обеспечение — совокупность языковых средств, используемых в
системе с целью повышения качества ее разработки и облегчения общения человека с
машиной.
48
Реализация комплекса функций по организации работы с докумен-
тами и обеспечение единого порядка документирования осуществляется в
соответствии с действующими национальными стандартами, руководящи-
ми документами, отраслевыми руководящими документами и стандартами
предприятий по делопроизводству. Предприятия, сотрудничающие с зару-
бежными фирмами, при подготовке документов должны учитывать специ-
фику делопроизводства соответствующих стран, отражающуюся в их
национальных стандартах.
Существующие виды документооборота в организации позволяют не
только обеспечить ее внутреннюю и внешнюю деятельность, но за счет ав-
томатизации делопроизводства повысить эффективность этой деятельно-
сти. Автоматизированная обработка всех видов документов в документо-
обороте предприятия обеспечивает высокую исполнительскую дисципли-
ну, что положительным образом сказывается на производительности.
Все виды документооборота в организации призваны обеспечить ее
эффективную и бесперебойную производственную, хозяйственную и орга-
низационную деятельность. Стандартизированные процедуры, типичные
для системы делопроизводства, позволяют автоматизировать работу со
всеми видами документов в документообороте предприятия.
В процессе осуществления хозяйственной и организационной дея-
тельности предприятия любых форм собственности разрабатывают сами и
получают извне большое количество разного рода документов. Посред-
ством внешних и внутренних документов осуществляется взаимодействие
и передача управляющих сигналов.
Автоматизированная система делопроизводства предназначена для
повышения производительности и оптимизации документооборота в орга-
низациях. Автоматизированные системы делопроизводства (АСД) по сво-
ему назначению подразделяют на системы рисунок 9.
49
Рисунок 9 –Виды автоматизированных систем по назначению
Технология работы с документами - документооборот охватывает
все виды документов: входящие, исходящие и внутренние, последователь-
ность их обработки определяется графиком документооборота, разрабаты-
ваемым в индивидуальном порядке на основе принятой в компании учет-
ной политики, специфики ее хозяйственной и организационной деятельно-
сти. Виды документооборота в организации подразделяются в зависимо-
сти от типа хозяйственных операций, которые сопровождаются тем или
иным типом документации.
Выделяют три вида документооборота:
1. Управленческий документооборот - документы, с помощью кото-
рых осуществляется прием и передача управленческих решений, генери-
руются отчеты и информация, на основе которых принимаются такие ре-
шения.
2. Кадровый документооборот - документы, содержащие информа-
цию, связанную с учетом кадров, в том числе их ротацией, изменением
должностей, увольнении, наказаниях и поощрениях, штатном расписании
и графиком отпусков.
Управления документами
(СУД)
Управления
документооборотом (СДО)
Управления знаниями (в
сфере делопроизводства)
Инструментальные среды
делопроизводства
50
3. Финансовый документооборот - документы, относящиеся к произ-
водственной деятельности предприятия, сопровождающие все происходя-
щие на нем бизнес-процессы: плановые, аналитические и финансовые от-
четы, договора, нормативно-правовые акты, корреспонденция, счета и пр.
Виды документов в документообороте, все виды документов в доку-
ментообороте предприятия подразделяются на три категории: организаци-
онные, распорядительные и информационно-справочные.
Документирование управленческой деятельности: внедрение центра-
лизованной системы Лист согласования: виды и правила составления К
организационным относятся: устав предприятия; должностные инструк-
ции; штатное расписание; локальные нормативные акты, регламентирую-
щие трудовые взаимоотношения между работниками компании и работо-
дателем, в том числе, правила внутреннего трудового распорядка, положе-
ния об оплате труда или о структурных Виды документооборота подразде-
лениях, график отпусков.
К числу распорядительных относятся такие виды документов в до-
кументообороте предприятия, как: приказы, распоряжения, постановления,
решения, указания. Информационно-справочные документы — это прото-
колы, акты, справки, письма, докладные и объяснительные записки. Ос-
новным отличительным признаком любого документа является его юриди-
ческая значимость, которая обеспечивается наличием обязательных для
заполнения реквизитов.
К ним, например, относится: наименование, дата и место подписа-
ния, регистрационный номер, согласующие и утверждающие подписи. В
системе делопроизводства учитываются только такие виды документов,
которые снабжены необходимыми реквизитами и оформлены в соответ-
ствии с требованиями установленных стандартов.
Виды электронного документооборота - процесс документооборота
включает в себя такие процедуры, как прием, передачу, регистрацию,