54
организаций, осуществляющих предпринимательскую деятельность,
увеличение реальных доходов населения, более низкий, чем средний в РФ
уровень безработицы. По показателям качества жизни населения Белгородская
область занимает 6 место среди субъектов РФ.
Вместе с тем по результатам проведенного исследования в регионе был
выявлен ряд социальных проблем, а именно рост за последние два года
удельного веса населения, доходы которого ниже прожиточного минимума,
усиление дифференциации доходов, что указывает на необходимость развития
практики реализации социальных проектов в регионе.
Белгородская область является одним из пилотных регионов РФ, где была
начата и успешно осваивалась практика внедрения проектного менеджмента в
системе государственного и муниципального управления. К настоящему
времени здесь накоплен достаточный опыт организации проектного
управления, мотивации участников проекта, подготовки специалистов в
области проектного управления. Положительным результатом развития
проектного управления в Белгородской области является рост числа
реализованных проектов и улучшение инвестиционного климата региона.
К числу основных проблем в системе проектного управления в регионе
по результатам исследования были отнесены отсутствие единства между
стратегиями, программами, и проектами развития региона, ведомственный
подход к формированию проектных офисов, ориентация систем мотивации
преимущественно на инвестиционные проекты, недостаточное число
специалистов, сертифицированных по международным стандартам управления
проектами, отсутствие региональных стандартов управления проектами,
которые учитывали бы особенности развития региона.
55
Глава 3. Порядок и методология развития практики
внедрения стандартов проектного управления в Белгородской
области
3.1. Ключевые особенности внедрения стандартов проектного
управления в Белгородской области
Результаты исследования, выполненного в предыдущей главе работы,
показали, что в Белгородской области накоплен достаточный опыт проектного
менеджмента в системе государственного и муниципального управления на
уровне региона. Вместе с тем, проблемы, препятствующие эффективной
реализации всех возможностей проектного управления в работу органов
государственной власти, указывают на необходимость совершенствования
практики проектного управления в Белгородской области.
В качестве базового направления такого развития необходимо
рассматривать совершенствование практики использования стандартов
проектного управления. В свою очередь меры по совершенствованию практики
применения стандартов управления проектом должны планироваться с учетом
особенностей социально – экономического развития региона с одной стороны и
уже имеющегося опыта проектного управления с другой.
В настоящее время в процессе организации проектного управления в
Белгородской области используются стандарты:
1. Национальные
- ГОСТ Р 54870-2011 «Проектный менеджмент. Требования к
управлению портфелем проектов» (введен в действие 22.12.2011 г.)
- ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к
управлению проектом (введен в действие 22.12.2011 г.)
- ГОСТ Р ИСО 21500: 2014 «Руководство по проектному менеджменту»
2. Международные:
- ANSI PMI PMBOK 5
th
edition – A Guide to the Project Management Body
of Knowledge (PMBOK Guide)
Данные стандарты были учтены при формировании системы управления
проектами, разработке процедур управления проектами, подготовки
56
специалистов в области проектного управления. Вместе с тем положения
данных стандартов применяются чаще всего в отношении инвестиционных
проектов, и таких проектов в Белгородской области большинство.
Вместе с тем показатели социально – экономического развития региона
показали, что несмотря на улучшение инвестиционного климата, в регионе
существуют проблемы, связанные с ростом дифференциации доходов и доли
населения, доход которых ниже прожиточного минимума. Данные проблемы
свидетельствуют о приоритетности в регионе социальных проектов.
Для обеспечении эффективности реализации региональных проектов
необходимо сохранение преемственности между государственной стратегией
социально – экономического развития, государственными программами и
региональными проектами (рисунок 13).
Рисунок 13. Структурные характеристики региональных проектов
В основу социальных программ, разрабатываемых в регионе, должна быть
положена стратегия социально – экономического развития Российской
Федерации до 2020 г. (Стратегия - 2020), в которой определения основные
концептуальные положения социально – экономической политики государства.
Приоритетность социальных программ указывает на необходимость
внедрения в практику проектного управления в регионе международного
стандарта PRINCE2. Данный стандарт используется для управления
57
преимущественно для реализации социальных проектов, а его основными
преимуществами в сравнении с уже используемыми в регионе стандартами
являются:
1) Рекурсивный подход, который предполагает, что проект может
составлять из отдельных подпроектов более низкого уровня;
2) Целевой продукт делится на непересекающиеся подпродукты, что
особенно удобно при разработке проектной документации.
Разработка проекта в соответствии со стандартом PRINCE2 включает в
себя следующие этапы:
1) Пре-проект
2) Инициация проекта
3) Создание проекта
4) Финальная стадия проекта
32
.
Ключевые моменты в процессе управления проектами в соответствии со
стандартом PRINCE2 состоят в планировании, контроле качества и управлении
рисками проекта.
Для внедрения проекта PRINCE 2 в практике проектного управления в
Белгородской области может быть использован один из двух подходов: Up-
bottom (сверху - вниз) и Bottom-up (снизу - вверх). Первый подход основан на
адаптации уже имеющейся методологии стандарта к реальным условиям его
применения. Второй подход, напротив, предполагает создание специфической
модели по реализации стандарт, с нуля.
Принимая во внимание уже имеющийся опыт проектного управления в
Белгородской области, прежде всего в области организации управления,
наиболее целесообразным представляется первый способ внедрения проекта,
т.к. он связан с меньшими затратами и позволяет использовать уже имеющиеся
достижения в области проектного управления.
32
Маркина Т.А. Успешное управление проектами с помощью PRINCE2: Учебное пособие. – СПб.: Университет
ИТМО, 2016. [электронный ресурс]. – Режим доступа: https://books.ifmo.ru/file/pdf/2120.pdf— Загл. с экрана.
58
3.2 Порядок внедрения проектного управления на региональном
уровне и прогноз результатов
Результаты исследования, выполненного в предыдущих параграфах
выпускной квалификационной работы, указывают на необходимость внедрения
в практику проектного управления стандарта PRINCE 2, который используется
для управления преимущественно социальными проектами. Порядок внедрения
данного стандарта может быть представлен в виде следующей
последовательности этапов:
1. Разработка дорожной карты внедрения стандарта;
2. Разработка региональных документов по внедрению стандарта
PRINCE2;
3. Создание проектного офиса по управлению социальными проектами;
4. Разработка внутренних регламентов работы проектного офиса по
управлению социальными проектами;
5. Сертификация сотрудников по стандарту PRINCE2;
6. Разработка шаблонов документов в соответствии с требованиями
стандарта PRINCE2;
7. Разработка технического задания на информационную систему
управления проектами в соответствии с требованиями стандарта;
8. Разработка макета информационной системы управления проектами;
9. Обучение персонала;
10. Разработка системы мотивации;
11. Запуск пилотного проекта.
Раскроем содержание каждого из перечисленных этапов.
Дорожная карта представляет собой пошаговое описание действий по
внедрению стандарта PRINCE2 в практике управления проектами в гос.
секторе в Белгородской области. С учетом прошлого опыта внедрения
проектного управления в Белгородской области были укрупнено определены
основные этапы внедрения стандарта, а также установлены временные рамки
их выполнения:
59
1. Подготовительный этап – создание организационной и нормативно –
правовой инфраструктуры проекта (3 месяца);
2. Создание системы управления – создание организационной и
функциональной структуры проекта (3 месяца);
3. Внедрение стандарта – обучение персонала, запуск пилотного проекта (4
месяца).
На следующем этапе на основе базовых положения стандарта PRINCE2
необходимо разработать региональные нормативно – правовые акты по
внедрению стандарта. Данные нормативно – правовые акты должны быть
утверждены Постановлением Правительства Белгородской области и
приобрести статус региональных стандартов. Внедрение стандарта потребует
принятия следующих положений:
Положение о проектном офисе по реализации социальных
проектов;
Положение о проектном комитете;
Положение о проектной мотивации.
На следующем этапе необходимо создание проектного офиса по
реализации социальных проектов. Как было отмечено ранее, в Белгородской
области создано 9 региональных и 22 муниципальных проектных офиса.
Региональные офисы сформированы по ведомственному принципу, т.е. по
каждому департаменту создан один проектный офис. Вместе с тем реализация
социальных проектов носит межведомственный характер. Отсюда возникает
необходимость создания проектного офиса, на основе межведомственного
подхода.
Для реализации пилотного проекта на начальном этапе внедрения
стандарта возможно создание межведомственного регионального офиса по
реализации социальных проектов, затем по мере развития практики внедрения
стандарта PRINCE2 количество межведомственных проектных офисов может
быть увеличено.
60
Для реализации межведомственного подхода в проектных офисах по
реализации социальных проектов необходимо создание матричных структур.
Данные структуры основаны на принципах двойного подчинения: с одной
стороны руководителям профильного ведомства, с другой стороны –
руководителю проекта. Преимуществом матричной структуры является то, что
они являются достаточно гибкими и могут расформировываться после
реализации проекта.
Таким образом, использование межведомственного подхода к созданию
проектного офиса позволит создавать офисы под конкретные проекты, что во-
первых, существенно сократит расходы по реализации их работы, и во-вторых,
обеспечит возможность использования преимуществ от объединения усилий и
ресурсов различных ведомств.
Для обеспечения эффективной работы межведомственных проектных
офисов необходимо, чтобы его сотрудники прошли сертификацию по стандарту
PRINCE2. Расчет расходов по сертификации с учетом численности персонала,
необходимого для создания пилотного проектного офиса выполнен в таблице 6.
Таблица 6
Расчет расходов на сертификацию персонала
Тип
сертификата
Число
кандидатов
Стоимость
обучения
одного
кандидата,
руб.
Стоимость
сдачи
экзамена
одного
кандидата,
руб.
Итого, руб.
PRINCE2
Foundation
4
23000
13500
146000
PRINCE2
Practitioner
2
30000
20000
100000
Общая сумма
сумма
расходов
246000
Таким образом, общая сумма расходов на сертификацию персонала
составит 246000 руб.
После формирования проектного офиса и сертификации сотрудников
необходимо разработать процессы и шаблоны документов по управлению
проектами. За основу могут быть приняты типовы шаблоны, предусмотренные
61
стандартом PRINCE 2 и адаптированы с учетом характеристик проекта. В
соответствии с требованиями стандарта необходима разработка шаблонов
следующих документов:
1. План проверки выгод;
2. Краткое описание проекта;
3. Инициация проекта;
4. План проекта;
5. Комплекс работ;
6. Описание продукта/ проекта;
7. Стратегия управления качеством;
8. Регистр качества;
9. Отчет о статусе проекта;
10. Бизнес – кейс;
11. Отчет о контрольных точках;
12. Стратегия управления коммуникациями;
13. Стратегия управления конфигурацией;
14. Стратегия управления рисками;
15. Реестр рисков;
16. Реестр проблем;
17. Отчет о проблеме;
18. Отчет об окончании стали проекта;
19. Отчет об основных фактах;
20. Отчет о завершении проекта;
Разработка шаблонов может быть осуществлена сотрудниками проектного
офиса после прохождения сертификации.
В целях повышения эффективности командного взаимодействия и
контроля за реализацией проекта необходимо создание информационной
системы управления проектами. За основу ее проектирования может быть взят
уже имеющийся опыт создания электронной системы управления проектами в
Белгородской области. Однако при формировании такой системы для
62
управления социальными проектами необходимо учесть следующие
особенности:
1. Т.к. работа проектного офиса будет организована на основе
межведомственного подхода, а структура офиса будет построена по
матричному типу, целесообразно организовать работу системы по принципу
электронного офиса. Организация работы системы по данному принципу
позволит реализовать возможности удаленной работы участников проектного
офиса, что существенно сократить затраты;
2. Формирование проектного офиса на основе межведомственного
подхода потребует вовлечения в единый процесс разработки и реализации
проектов сотрудников различных департаментов. Так, в процессе реализации
проектов в социальной сфере могут быть вовлечены такие департаменты, как
Департамент внутренней и кадровой политики, Департамент экономического
развития, Департамент образования, Департамент здравоохранения,
Департамент финансов и бюджетной политики. Для повышения эффективности
сотрудничества между департаментами целесообразно внедрение
межведомственной системы электронного документооборота.
Внедрение стандарта PRINCE2 и развитие практики управления
социальными проектами также потребует внесения изменений в систему
мотивации участников проектного процесса. Как было отмечено ранее,
сложившаяся в настоящее время в регионе система мотивации участников
проекта ориентирована преимущественно на реализацию инвестиционных
проектов, приносящих видимые экономические выгоды, как правило, в
среднесрочном периоде.
Анализ практики работы проектных офисов в г. Белгород показал, что
основанием для определения премиального вознаграждения участникам
проекта является отчет руководителя проекта о его результатах. Однако при
такой системе мотивации снижается заинтересованность отдельных участников
в командной работе. Для преодоления данной проблемы рекомендуется
создание смешанной системы мотивации, которая позволит одновременно
63
использовать преимущества отложенной и регулярной мотивации. Для этого
при планировании затрат по проекту целесообразно формировать
определенный премиальный фонд, выплаты из которого будут осуществляться
при условии достижения определенных контрольных точек проекта и по итогам
реализации всего проекта. При этом при нарушении сроков выполнения работ и
выявлении несвоевременно устраненных отклонений, необходимо уменьшать
размер премиальных выплат пропорционально выявленным отклонениям.
Изложенные принципы системы премирования должны быть
детализированы в Положении о премировании, которое должно быть
утверждено Правительством Белгородской области.
После разработки необходимой документации и обучения персонала
возможен запуск пилотного проекта в соответствии с положениями стандарта
PRINCE2.
Для календарного планирования мероприятий по внедрению стандарта
PRINCE2 в практику государственного и муниципального управления в
Белгородской области была построена диаграмма Ганта. Исходные данные для
ее построения представлены в таблице 7
Таблица 7
Исходные данные для построения диаграммы Ганта
№
п/п
Этап внедрения
стандарта
начало
Продолжительность,
дней
окончание
1
Разработка дорожной
карты
01.03.2018
30
02.04.2018
2
Разработка
региональных
документов по
внедрению стандарта
02.04.2018
34
05.05.2018
3
Создание проектного
офиса
20.04.2018
20
10.05.2018
4
Разработка
внутренних
регламентов
11.05.2018
14
25.05.2018
5
Сертификация
сотрудников
11.05.2018
30
12.06.2018
6
Разработка шаблонов
документов
12.06.2018
10
22.06.2018
7
Разработка ТО на
информационную
систему
10.06.2018
20
01.07.2018
8
Разработка макета
01.07.2018
20
20.07.2018