5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ............................................................................................................... 6
Глава 1. Коммуникации службы управления персоналом ................................... 8
1.1. Служба управления персоналом, ее задачи и функции в компании ............ 8
1.2. Коммуникативная деятельность службы управления персоналом и ее
структура .................................................................................................................. 17
Глава 2. Управление внешними коммуникациями службы управления
персоналом .............................................................................................................. 24
2.1. Содержание внешних коммуникаций службы управления персоналом ... 24
2.2. Технологии управления внешними коммуникативными процессами
службы управления персоналом ........................................................................... 39
Глава 3. Практический опыт управления внешними коммуникативными
процессами на примере Администрации поселка Раздолинск Мотыгинского
района Красноярского края ................................................................................... 44
3.1. Общая характеристика организации .............................................................. 44
3.2. Анализ опыта управления внешними коммуникациями службы
управления персоналом .......................................................................................... 47
3.3. Направления развития деятельности по управлению внешними
коммуникациями службы управления персоналом ............................................ 55
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ....................................................................................................... 63
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ .................................................... 65
ПРИЛОЖЕНИЕ
6
ВВЕДЕНИЕ
В наши дни успех организации зависит не только от экономических
факторов, но и от умения грамотно регулировать коммуникации внутри
компании.
Однако создать эффективную систему внутренних коммуникаций
довольно трудно, а управлять ими еще сложнее. Для этой цели существует
множество различных инструментов, но они далеко не всегда выполняют
свои основные цели и задачи. В силу данных причин, можно признать тему
данной дипломной работы - Внешние коммуникации службы управления
персоналом на примере Администрации поселка Раздолинск Мотыгинского
района Красноярского края - актуальной.
Цель данной дипломной работы - оценить эффективность управления
внутренними коммуникациями в администрации и разработать программу по
повышению их эффективности.
Для достижения данной цели автор ставит перед собой ряд задач:
Изучить теоретические аспекты внутренних коммуникаций (виды,
инструменты, особенности, способы оценки эффективности);
Изучить деятельность администрации и исследовать внутренние
коммуникации в ней;
Оценить эффективность существующих в компании внутренних
коммуникаций;
Разработать программу по эффективному управлению внутренними
коммуникациями в организации;
В качестве объекта выделяются внутренние коммуникации в
коммерческой организации.
Предметом исследования является эффективное управление
внутренними коммуникациями в коммерческой организации.
Научная новизна данного исследования заключается в использовании
интернет-ресурса компании не только для внешних коммуникаций, как это
7
обычно происходит, но и для управления внутрикорпоративными
отношениями между сотрудниками и подразделениями.
В дипломной работе выдвигается гипотеза: в Администрации поселка
Раздолинск Мотыгинского района Красноярского края внутренние
коммуникации являются недостаточно эффективными, с их помощью не
транслируется сотрудникам вся необходимая информация, не повышается
лояльность и вовлеченность персонала.
Структура дипломной работы определяется ее содержанием и состоит
из трех глав, выводов по главам, заключения, списка использованной
литературы и приложений.
8
Глава 1. Коммуникации службы управления персоналом
1.1. Служба управления персоналом, ее задачи и функции в компании
Формирование науки управления персоналом началось вместе с
формированием теории управления как науки. Теории управления
человеческими ресурсами (персоналом) развивались вместе с различными
школами управления. В настоящее время различают три группы теорий:
1) классические теории;
2) теории человеческих отношений;
3) теории человеческих ресурсов.
1. С 1880 по 1930 год получили свое развитие классические теории,
сводились преимущественно к разработке методов контроля за выполнением
работниками возложенных на них функций. Классические теории
сформировали прогрессивные для того времени методы воздействия на
эффективность производства: разделение труда на несложные процедуры с
выделением стандартных операций, максимально доступных для понимания
исполнителем, а также повышение квалификации сотрудников. Кроме этого,
значительное внимание уделялось безопасности труда и созданию
предпосылок для качественной работы, исследованию влияния
индивидуальных особенностей работников на результативность трудового
процесса, особенностям применения инструментов мотивации.
Основой классических теорий является то, что труд индивидов не
приносит удовлетворения, это присущее для них качество. Дело менее важно
для них, нежели то, что они зарабатывают. Мало таких индивидов, которые
хотят делать работу, требующую творчества, инициативы,
самостоятельности
1
.
1
Максимова С.М. Информационная прозрачность как характеристика качества организационной культуры
компании. // Модернизация Инновации Развитие. - 2015. - №1. - с. 81-84.
9
Главной задачей для руководителя в классических теориях является
строгий контроль и наблюдение за подчиненными. Руководитель должен
разложить задачи на легкоусваиваемые и элементарные, разработать простые
процедуры труда.
Ожидаемым результатом применения классических теорий строгий
контроль и в достаточной мере упрощенные задачи для индивидов, позволят
соблюсти фиксированные нормы производства.
Авторами значимых классических теорий считаются Г. Форд, М.
Вебер, А. Файоль.
2. С начала 1930-х годов свое развитие стали получать теории
человеческих отношений, основными представителями которых являются
Э. Мэйо, Р. Ликарт, Р. Блейк.
В этих теориях основой уже является то, что для индивидов
потребность быть полезным и значимым более значима, чем деньги.
Главная задача руководителя – обеспечить такую систему работы,
чтобы каждый работник чувствовал себя полезным и нужным. Это
достигается с помощью грамотного распределения обязанностей,
основанного на учет индивидуальных свойств, качеств и потребностей
сотрудников. Руководитель должен информировать своих подчиненных о
планах, а также учитывать их предложения по улучшению этих планов, так
как в этом случае процесс сводится не только к контролю со стороны
начальства, но и к личному самоконтролю работника: у них появляется
возможность самостоятельно принимать решения и нести ответственность за
результаты труда
Ожидаемыми результатами от внедрения принципов теорий
человеческих отношений являются: улучшение процесса взаимодействия
индивидов между собой через обмен информацией с подчиненными, а также
уменьшение противодействия в решении различных производственных задач
через удовлетворение потребностей.
10
Теории человеческих отношений применяются и сейчас. Трудового
процесс строится на сотрудничестве и взаимодействии между работниками и
руководителями. Основными инструментами влияния на эффективность
труда сотрудника считаются вовлеченность в общее дело и наличие
мотивации (как материальной, так и нематериальной).
3. Авторами, которые сделали значительный вклад в развитие теорий
человеческих ресурсов являются А. Маслоу, Ф. Герцберг, Д. Макгрегор и др.
Основной идеей теории человеческих ресурсов является то, что труд
для большинства индивидов приносит удовлетворение. Индивиды стремятся
внести свой вклад в реализацию целей, в разработке которых они участвуют
сами, используя личный самоконтроль.
В данной теории главной задачей руководителя является наиболее
рациональное использование человеческих ресурсов, создание обстановки и
атмосферы, которая позволяет максимально использовать способности и
возможности персонала
2
.
Ожидаемыми результатом от внедрения является прямое повышение
эффективности производства, в следствие чего повысится удовлетворенность
трудом, за счет расширения влияния, самостоятельности и самоконтроля у
подчиненных.
Самые современные методики управления персоналом базируются
преимущественно на теориях человеческих ресурсов, утверждающих, что
труд сам по себе способен приносить удовлетворение большинству
работников. Задача руководителя – рационально использовать человеческие
ресурсы, опираясь на способность работников к самоконтролю, творчеству,
самостоятельному принятию решений. Начальству полагается по
возможности сделать труд максимально разнообразным и интересным.
Возрастает роль стратегического планирования и гибких форм
вознаграждения.
2
Аширов, Д. А. Управление персоналом / Д.А. Аширов. - М.: ТК Велби, Проспект, 2016. - 432 c.
11
Путь развития, который прошли теории управления персоналом,
демонстрирует постепенный рост влияния человеческого фактора на
организацию трудового процесса. Современная компания напоминает
сложный организм, жизнедеятельность которого напрямую зависит от
слаженности работы отдельных элементов. Чтобы обеспечить эффективное
взаимодействие на всех уровнях, применяются комплексные модели
управления персоналом.
Рассмотренные теории помогают решать вопросы, возникшие при
управлении человеческими ресурсами.
Главными критериями эффективности во всех теориях является
производительность, стабильность и непрерывность, способность к
адаптации, сплоченность
3
.
Служба управления персоналом сегодня является одной из ключевых
частей организационной структуры предприятия, которая тесно связана с
целями, функциями, процессом управления, работой кадровых менеджеров и
распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры
протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и
принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех
уровней, категорий и профессиональной специализации.
В целях стабильной работы организации, планирования ее развития
очень важным является долгосрочное планирование работы кадровой службы
фирмы. В большинстве компаний отделы кадров или службы управления
человеческими ресурсами больше привыкли заниматься планированием
численности сотрудников в организации. Их главная задача – добиться, чтобы
на предприятии или в организации было столько сотрудников, сколько
должно быть в соответствии со штатным расписанием. Но сегодня отделам
кадров важно уже добиваться не просто своевременного заполнения
вакансий.
3
Егоршин, А. П. Основы управления персоналом / А.П. Егоршин. - М.: ИНФРА-М, 2016. - 352 c.
12
Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом,
чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия
тех людей, кто обладает хорошими знаниями, и следить за тем, чтобы таких
работников становилось все больше в каждом подразделении.
Желательно проводить анализ факторов внешней среды, чтобы
убедиться в том, что имеется предложение определенных профессий для
комплектования личного состава такими служащими, каких еще нет в штате
организации.
В результате прогноза спроса и предложения на трудовые ресурсы
любая организация может выяснить число людей, в которых она нуждается,
уровень их квалификации и расстановку кадров. В итоге может быть
разработана согласованная кадровая политика, включающая системы набора,
подготовки, совершенствования и оплаты кадров, а также политика
отношений между администрацией и работниками.
Этот стратегический план может быть разбит на конкретные программы
использования трудовых ресурсов. Нужно отметить, что кадровая служба
является частью общей организационной структуры организации и должна
полностью соответствовать концепции ее функционирования.
Роль службы управления персоналом проявляется в выполняемых ею
функциях. Дадим классификацию функций службы управления персоналом в
организации
4
:
Таблица 1
Классификация функций службы управления персоналом
Классификация
Задачи и функции службы управления персоналом
1 Подсистема
условий труда
соблюдение требований психофизиологии
охрана труда и техники безопасности
организация производственных процессов, анализ
затрат и результатов труда, установление оптимального
соотношения между количеством единиц оборудования и
числом персонала.
4
Кибанов, А. Я. Управление персоналом. Теория и практика. Система управления персоналом / А.Я.
Кибанов. - М.: Проспект, 2016. - 462 c.
13
2 Подсистема
трудовых
отношений
анализ и регулирование групповых и личностных
взаимоотношений
анализ и регулирование отношений руководства
управление производственными конфликтами и
стрессами
социально-психологическая диагностика
соблюдение этических норм взаимоотношений
управление взаимодействием с профсоюзами.
3. Подсистема
оформления и
учета кадров
оформление и учет приема, увольнений, перемещений
информационное обеспечение системы кадрового
управления
профориентация
обеспечение занятости
Классификация
Задачи и функции службы управления персоналом
4 Подсистема
планирования,
прогнозирования
и маркетинга
персонала:
разработка стратегии управления персоналом
анализ кадрового потенциала
анализ рынка труда, планирование и прогнозирование
потребности в персонале, организация рекламы
планирование кадров
взаимосвязь с внешними источниками,
обеспечивающими кадрами организацию
оценка кандидатов на вакантную должность
текущая периодическая оценка кадров.
5 Подсистема
развития кадров
техническое и экономическое обучение
переподготовка и повышение квалификации
работа с кадровым резервом
профессиональная и социально-психологическая адаптация
новых работников
6 Подсистема
анализа и
развития средств
стимулирования
труда:
нормирование и тарификация трудового процесса
разработка систем оплаты труда
использование средств морального поощрения
разработка форм участия в прибыли и капитале
управление трудовой мотивацией
7 Подсистема
юридических
услуг
решение трудовых вопросов с точки зрения
юридических нормативов
согласование распорядительных документов по
управлению персоналом
решение правовых вопросов хозяйственной деятельности.
8 Подсистема
развития
социальной
инфраструктуры:
организация общественного питания
управление жилищно-бытовым обслуживанием
развитие культуры и физического воспитания
обеспечение охраны здоровья и отдыха
управление социальными конфликтами и стрессами
9 Подсистема
разработки
оргструктуры
управления
анализ сложившейся оргструктуры управления
проектирование оргструктуры управления
разработка штатного расписания
построение новой оргструктуры управления
14
Данная классификация включает в себя полный перечень функций,
которые выполняет служб управления персоналом с точки зрения нового
подхода к менеджменту в управлении персоналом. Но набор функций службы
управления персоналом является различным в каждой компании, так как
руководитель той или иной компании может выбрать те элементы, которые,
не его взгляд, лучше подходят к конкретной ситуации в зависимости от
размера фирмы, специфики ее деятельности, миссии и целей компании и т. д..
Но несмотря на все различия между организациями, существует стандартный
набор функций службы управления персоналом, которые в сумме своей
представляют кадровую политику фирмы. Рассмотрим эти функции
подробнее. Но все же вне зависимости от различий между организациями,
можно составить стандартный набор функций службы управления
персоналом, которые в совокупности представляют кадровую политику
компании, включающий в себя
5
:
1. Планирование трудовых ресурсов
2. Наем персонала
3. Отбор персонала
4. Определение заработной платы и льгот
5. Адаптация
6. Обучение
7. Оценка трудовой деятельности
8. Повышение, понижение, перевод, увольнение персонала
При рассмотрении всех функций становится понятна роль службы
управления персоналом, которая состоит в том, чтобы создать такие условия
для менеджеров всех уровней, когда управление персоналом стало бы
действительно максимально эффективным.
Подбор и расстановка кадров – это рациональное распределение
работников организации по структурным подразделениям, участкам, рабочим
местам в соответствии с принятой в организации системой разделения и
5
Никифорова, Н. А. Управление персоналом. Краткий курс / Н.А. Никифорова. - М.: Окей-книга, 2017. - 128
c.