84
согласованию даты аудита и возможности аудита конкретной модификации
продукции.
Дата аудита определяется с учетом периода установленного в годовом
«Графике аудитов продукции». Срок проведения аудита продукции может быть
совмещен с аудитом соответствующего процесса производства.
«Программа…» должна быть направлена Начальнику ПДБ на
согласование – не позднее 15 рабочих дней до начала аудита. РГА извещает
персонал о предстоящем аудите.
РГА проводит предварительное совещание с аудиторами по обсуждению
порядка проведения аудита и распределения объема работ между аудиторами и
техническими экспертами.
Перед аудитом группа аудиторов должна изучить и проанализировать:
-документы, определяющие требования к продукту (КД, ТУ, технические
регламенты и проч.);
-действующие разрешения на отклонения, включая согласование с
потребителем;
-актуальные протоколы испытаний;
-отчеты по предыдущим аудитам;
-статистику, относящуюся к проверяемому продукту;
Планы корректирующих действий имеющих отношение к проверяемому
продукту.
Руководитель проверяемого процесса, подразделения проводит
подготовку к аудиту в следующем порядке:
-информирует персонал об аудите;
-назначает представителей для сопровождения группы аудиторов;
-обеспечивает необходимые условия для проведения аудита (доступ к
продукции на складе, подготовленной к отгрузке).
Начальник ПДБ - организовывает подготовку к аудиту на территории
склада.
85
Проведение Аудита процесса производства. Порядок проведения аудита
аналогичен Аудиту процесса СМК за исключением отдельных моментов.
В ходе аудита применяется комплект «Чек-листов для аудита процесса
производства».
Аудит проводится в порядке последовательности выполнения операций
(шагов), которая определена в соответствующем Плане Управления;
Аудит на рабочих местах проводится в порядке обозначенном
«Опросным листом по АПП». Методы аудита могут быть по документам,
посредство наблюдений и методом опроса.
В некоторых случаях, когда это возможно и, когда это не угрожает
безопасности, производительности или качеству, аудитор может использовать
метод имитации (повторения, самостоятельного выполнения ) операции.
При проведении аудита на рабочем месте аудитор пользуется «Чек-
листом по аудиту процесса производства» и «Планом-Отчетом по аудиту
продукции», если аудит совмещен с аудитом продукта. С целью уточнения
критериев аудита может быть использована любая технологическая
документация: Планы управления, Карты потока процесса, Карты стандартных
операций, Планировки, Чертежи и т.д. Могут быть использованы
согласованные эталоны – образцы, контрольные образцы заготовок,
полуфабрикатов и готовых изделий.
Общие вопросы 5М, обозначенные в Чек-листе, проверяются полностью
не менее чем на 2-х рабочих местах. Вопросы, касающиеся конкретных
режимов условий/ /параметров процессов и продуктов (например
полуфабрикатов) взятых из Плана управления должны быть проверены
полностью на всех соответствующих рабочих местах.
В ходе аудита процесса производства осуществляется вариации
процессов на соответствие установленным критериям, например: уровень
дефектности, производительность, воспроизводилось, где это применимо.
Все наблюдения и факты фиксируются в Чек-листе.
86
Аудит процесса производства может быть совмещен с АП для
оптимизации времени проведения аудита.
Проведение Аудита продукции. При проведении аудита продукции
проверке подлежат все требования к Готовой Продукции в соответствии с
«Планом-Отчетом по аудиту продукции». Место проведения аудита, методы
контроля и выборки указывается в плане-отчете аудита продукции.
Используемые Методы аудита продукции могут включать, не
ограничиваясь списком:
-проверку выполнения требований к упаковке и маркировке продукции.
-измерение / испытание / контроль характеристик продукции методами
ПУ.
-проверку результатов периодических (валидационных, лабораторных)
испытаний (если они предусмотрены).
Аудит продукции может проводиться совместно с аудитом процесса
производства.
До начала аудита аудиторы должны убедиться в том что используемые
средства измерений (приборы, стенды, калибры, инструменты) и
измерительные системы прошли соответствующую
поверку/калибровку/аттестацию/оценку, а контрольные образцы аттестованы и
срок их использования не истек.
В ходе испытаний должно быть проверено достаточное количество
образцов продукции для однозначного подтверждения соблюдения/нарушения
требования. Обычно 1-5 экземпляров.
При необходимости применения разрушающих методов контроля или
методов, требующих длительных испытаний, в качестве подтверждающих
свидетельств могут быть приняты актуальные данные последнего
лабораторного испытания, выполненного в строгом соответствии с планом
таких испытаний.
87
При проверке параметров измеряемых количественно в «Плане-Отчете по
аудиту продукции» должны фиксироваться значения в их абсолютном
количественном выражении.
-невыполнение требований в системе документации;
-единичное отклонение в применении одного из пунктов СМК.
Разработка ПКД должна быть осуществлена не позднее 5-ти рабочих дней
с момента аудита. Сроки выполнения запланированных контрмер должны
обеспечивать оперативное решение проблем без излишней отсрочки.
Разработанные контрмеры (коррекции, корректирующие действия,
распространение) должны быть согласованы на адекватность с руководителем
группы аудита о чем свидетельствует его подпись на проекте
Плана корректирующих действий.
После согласования Плана руководителем группы аудита аудит считается
завершенным, дальнейшая его реализация, отслеживание и проверка
результативности ведется.
После согласования Плана корректирующих действий РГА в 1- дневный
срок должен сообщить инженеру по качеству (Старшему аудитору) о
завершении аудита, о чем тот делает отметку «А вып.» в соответствующем
Графике внутренних аудитов.
Для проверки результативности Плана корректирующих в отношении
значительных несоответствий необходимо запланировать повторный аудит,
который должен быть оформлен как внеплановый.
После выполнения всей запланированной трех летней Программы
внутреннего аудитов, а также ежегодно, она может быть актуализирована
настоящей процедуры.
На основании пункта 2.2 можно сделать выводы и выявить проблемы:
По проведенному внутреннему аудиту выявлено, что на предприятии
имеется брак, по причине разнотонного продукта и потеков составляет на
апрель месяц PPM=7000 на 40000 шт., то есть 280 штук продукции.
88
Процедура внутреннего аудита показала, что не включена программа по
устранению несоответствий, а так же их корректировки, об этом говорит чек-
лист в приложении А.
Вся процедура основана на выявление проблем по итогам проверки, но
нет самой оценки эффективности именно по результатам проделанной работы.
По утверждённому графику таблица 2, были проведены мероприятия не в
назначенный срок, а именно:
-Закупки КИиМ и развитие поставщиков;
-Менеджмент персонала
-Развитие СМК
Специалисты, проводимые внутренний аудит, это работники с разных
процессов предприятия, то есть выявляется проблема, что нет специального
обученного человека, который его проводит и отвечает за внутренний аудит
несущий ответственность, а так же образовывается проблема, что нет
документации подтверждающие обучения аудиторов и аудиторской группы.
По итогам выявлены следующие проблемы по аудиту:
Отсутствует программа внутреннего аудита по устранению
несоответствий выявленных в процессе проведения внутреннего аудита;
Не обучен специальный человек;
Не соблюдены сроки внутреннего аудита;
Нет подтверждающих записей обучения аудитора;
Не соблюдается система 5S;
Так как на предприятии существуют разные системы качества, а аудит
проводиться только по ISO 9001:2015, то необходимо применять
многоуровневый аудит.
Выводы. По проведенному внутреннему аудиту выявлены
несоответствия, но в самой процедуре нет программы по устранению
несоответствий. Так же нет специально обученного человека, который отвечает
за внутренний аудит. Выявленный брак не устранен из-за отсутствия
программы по устранению.
89
Глава 3. Разработка мероприятий направленных на
совершенствование процесса проведения внутреннего аудита
3.1 Разработка мероприятий по совершенствованию процесса
проведения внутреннего аудита
Практика аудита свидетельствует, что на тех предприятиях, где созданы и
эффективно функционируют службы внутреннего аудита, значительно выше
уровень сохранности имущества, использования ресурсов, организации
бухгалтерского учета и достоверности отчетности
К задачам внутреннего аудита относятся:
1) оценка качества осуществления внутреннего управленческого
контроля;
2) оценка методов и средств внутреннего управленческого
контроля;
3) независимая оценка соблюдения законодательства;
4) оценка качества управления рисками;
5) оценка операционной эффективности;
6) содействие руководству в разработке правил и процедур
управленческого контроля.
Некоторые виды аудита называются управленческим или
производственным аудитом. Основной их задачей является проверка и
совершенствование организации и управления предприятием, качественных
сторон производственной деятельности, оценка эффективности производства и
финансовых вложений, производительности, рациональности использования
средств, их экономии.
Управленческий аудит, выполняемый независимыми аудиторами,
является одним из способов повышения эффективности использования
имеющихся мощностей и ресурсов и достижения намеченных целей.
Достаточно близок к управленческому аудиту аудит хозяйственной
деятельности, который заключается в систематическом анализе хозяйственной
деятельности организации, проводимом для определенных целей. Этот вид
90
аудита иногда называют аудитом эффективности работы или
административного управления и организации. При аудите хозяйственной
деятельности предполагается, что аудитор должен провести объективное
обследование и сделать всесторонний анализ определенных видов
деятельности.
Система внутреннего аудита требует:
-наличия компетентного, заслуживающего доверия персонала с четко
определенными правами и обязанностями; разделения обязанностей;
-создания необходимых условий для работы службы внутреннего аудита
(выделение помещения, специалистов, наличие укомплектованной или
программной, нормативной и справочной базы данных и т. п.);
-повышения квалификации членов службы;
-определения уровня оплаты труда (либо доплаты к основному
должностному окладу).
Сотрудники службы должны иметь следующие права:
-проверять первичные документы и бухгалтерские регистры, наличие
денег и ценностей, проверять сметы, планы и другие документы;
-просматривать приказы, постановления, распоряжения, договоры и
проводить обследование объектов строительства, складов, территории и других
помещений;
-проверять состояние и наличии имущества;
-проводить частичную или полную инвентаризацию;
-требовать от руководителей структурных подразделений, специалистов
организации необходимые справки, расчеты, заверенные копии документов для
приложения к акту, устные и письменные объяснения по вопросам,
возникающим в ходе проверки;
- организовывать подготовку к внешним проверкам;
-проверять выполнение обязанностей.
Служба внутреннего аудита несет ответственность за:
91
-своевременное и обоснованное предоставление заключений о состоянии
отчётности и других документов;
-предоставление предложений по усовершенствованию систем контроля,
бухгалтерского учета, распределения прибыли и т.д.
-проведение правильной консультации по ведению системы учета и
налогового законодательства.
Если руководитель убежден в том, что можно положиться на
соответствующие средства контроля, то появляется возможность
контролировать финансово – экономическую деятельность организации.
Опираясь на требования, служба внутреннего аудита на предприятии
разрабатывает методики оценки финансово – экономической системы, а также
процедуры проведения проверки. Снижение объема и детальности отдельных
аудиторских процедур, произведенное в результате изучения особенности
средств контроля экономического субъекта, должно быть во всех таких случаях
надлежащим образом аргументировано.
Мнение аудиторов является основой планирования проведения
аудиторских процедур. Отсутствие документирования может служить
основанием в случае предъявления претензий к финансово – экономическим
службам организации.
Аудиторская проверка организации первичного учета строится по схеме:
1) Определяется степень воздействия на организацию первичного
учета различных внутренних и внешних факторов. Внешние факторы:
требования законодательства, принадлежность организации, специфика
отрасли, размеры предприятия, местоположение, используемые ресурсы.
Внутренние факторы: организационная структура, стиль управления и
стиль работы руководителей, методы распределения полномочий и
ответственности, информационное и кадровое обеспечение, техническая
оснащенность.
2) Оценивается внутрихозяйственный риск системы первичного
учета по результатам проведения аналитических процедур.
92
3) Определяется примерный объем первичной учетной
документации, представляемой к проверке.
Поскольку масштабы деятельности ООО «Регион 77 » имеют тенденцию
к росту, предлагается создать структуру внутреннего аудита.
У данного предприятия выявлена проблема по обучению специалиста
(аудитора), а так же нет подтверждающих записей обучения аудитора.
С точки зрения эффективности работы и экономической
целесообразности, подготовка внутренних аудиторов из числа собственных
специалистов является более предпочтительным вариантом. При этом так как
организация не очень большая, нет необходимости создавать отдельную
штатную единицу – внутренний аудитор. Как правило, внутренние аудиты
проводятся в организации один или два раза в год, поэтому роль внутреннего
аудитора может совмещать любой сотрудник организации. Внутренний аудитор
должен обладать квалификацией, позволяющей ему хорошо разбираться в
вопросах проведения аудитов, документооборота организации.
Мы предлагаем провести ряд мероприятий по обучению и улучшения
квалификации специалиста (аудитора), а так же подтверждающих записей
обучения аудитора:
При приёме специалиста (аудитора) требовать диплом об окончание
высшего заведения по специальности аудитор предприятия;
Отправлять на другие предприятия в командировку как аудитор третей
стороны.
Отправлять на обучение и повышению квалификации аудитора, и
требовать сертификат о прохождении обучения.
Проводить тесты на знание внутреннего аудита.
Требовать от специалиста сбор личного портфолио, и предоставлять в
архив предприятия;
Пополнять портфолио каждый год в размере 4 документов
подтверждающие прохождения обучения или заслуг.
93
Для мотивации к сбору портфолио и повышения своей квалификации,
специалисту за выполненный план по сбору документов, поощрять
материально или отпуском за счёт предприятия. За сверх выполненный план
про мотивировать повышением по карьерной лестнице.
Для соблюдения сроков по проведению внутреннего аудита, необходимо:
-Ознакомить по роспись с графиком проводимого внутреннего аудита;
-Внести в показатели KPI.
Проводя аудит службой внутреннего аудита отсутствует полная
гарантия, что будут выявлены все нарушения и отклонения.
Аудитор может ошибиться проверяя не все подряд документы, быть
невнимательным к отдельным участкам и т.д.
При создании службы внутреннего аудита на предприятии необходимо
выделить первичные функции контроля, а именно:
-проверка поступления материалов от заказчика, и подготовка
заключений о соответствии их качества;
-составление актов приемочного контроля по качеству материальных
ресурсов;
-осуществление операционного контроля на всех стадиях производства;
-выборочно контролировать качество отдельных технологических
операций;
-определить параметры оценки качества продукции; контролировать
качество к готовой продукции;
-установить порядок документации на принятую и бракованную
продукцию;
-выявление причин несоответствия выпускаемой продукции требованиям
стандартов;
-проведение учета и анализа брака продукции;
-организация обмена информацией о качестве выполняемых работ с
потребителями;
-подготовка продукции к сертификации;