14
Кроме того, в менеджменте часто выделяют общий, функциональный и
выборочный контроль.
Общим (тотальным) называют контроль деятельности всей
организации в целом. Он обычно применяется в небольших компаниях, при
небольших объемах производства, когда имеется возможность
проконтролировать работу практически каждого работника. Несмотря на
кажущуюся безупречность такого подхода к контролю, он далеко не всегда
оправдывает себя. Во-первых, тотальный контроль является слишком
затратным, а во-вторых, часто вызывает негативную реакцию или неверное
понимание целей контроля со стороны персонала организации.
Функциональным называют контроль деятельности отдельной
функции, отдельного подразделения, отдельного участка предприятия.
Выборочным называют контроль, позволяющий сделать вывод о
качестве продуктов, услуг и работ на основе оценивания части партии
изделий или отдельных видов работ (отдельных сотрудников). Так,
например, в крупносерийном и массовом производстве контролю подвергают
только часть партии произведенной продукции - так называемую случайную
выборку. Если качество изделий в выборке соответствует установленным
требованиям, то и вся партия признается годной, в противном случае вся
партия бракуется. К такой форме контроля менеджменту приходится
прибегать для сокращения затрат на осуществление контрольных функций и
повышения рентабельности.
В зависимости от субъекта контроля контроль разделяют на
внутренний и внешний.
Внутренний контроль осуществляется субъектами самой организации:
собственниками, администрацией, назначенными сотрудниками. Такой
контроль призван оценивать результативность и эффективность работы
подразделений и компании в целом, эффективность расходования ресурсов,
производительность труда и квалификацию персонала, выявлять слабые
места и ошибочные решения и т.п.
15
Внешний контроль осуществляется внешними по отношению к
организации субъектами управления: государственными или независимыми
контрольными органами, контрагентами компании (кредитными
организациями, страховыми и т.п.), общественностью. Основная цель
внешнего контроля - составить мнение ответственных органов о
соответствии деятельности контролируемой организации законам, о ее
финансовом положении и эффективности деятельности.
Кроме того, контроль по форме может быть открытым, наглядным и
скрытым. Открытый контроль представляет собой такую систему оценивания
и учета деятельности, которая закреплена в соответствующих регламентах:
приказах, распоряжениях и положениях (например, положение о
мониторинге трудовой дисциплины сотрудников предприятия).
Особенностью наглядного контроля является удобство периодического
ознакомления с его результатами. Как правило, результаты наглядного
контроля различных процессов оформляются в виде диаграмм, гистограмм и
учетно-плановых графиков (см. рисунок 6).
Рисунок 6 - Пример контрольной гистограммы с линией тренда
16
Скрытый контроль осуществляется без оповещения контролируемых
лиц. Так, например, широко распространенной является методика "тайный
покупатель" (mystery shopping) (иногда используется словосочетание
"таинственный покупатель"). Этот способ контроля заключается в том, что
контролирующее лицо под видом покупателя проверяет качество работы
конкретных сотрудников (как правило, продавцов, менеджеров по работе с
клиентами и т.п.), оказывающих услуги клиентам. Эта методика
применяется, с одной стороны, для того, чтобы выявить нарушения в
обслуживании, допускаемые персоналом компании, а с другой - для
выявления и поощрения самых лучших и добросовестных работников.
Другими словами, методика "тайный покупатель" позволяет сделать вывод о
том, как в компании соблюдаются установленные стандарты.
Несмотря на распространенность скрытого контроля, есть мнения, что
он является не вполне этичным и малоэффективным методом.
Несмотря на то что скрытый контроль некорректен этически и
унизителен не только для сотрудника, но и для руководителя, он все-таки
существует. Скрытый контроль встречается в разных видах - от проверки в
отсутствие сотрудника его корзины для бумаг до использования услуг
"стукачей". Самое опасное последствие этого вида контроля заключается в
том, что это неблагоприятно отражается на морально-психологическом
климате в коллективе. Ситуация подозрительности, постоянное чувство вины
- это не те основы, на которых можно строить нормальные отношения в
коллективе. Вообще скрытый контроль чаще всего вызывает чувство досады,
и это единственный ощутимый его результат.
1.3 Принципы эффективного контроля
Как вы уже знаете, эффективность контроля должна превышать
затраты на его обеспечение. А что же такое эффективность контроля?
Эффективным можно назвать контроль, параметры которого отвечают
17
следующим требованиям (рисунок 7).
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
┌─┴─────────────┐ │
│ Стратегическая│ Контроль должен отражать и поддерживать главные │
│ направленность│ приоритеты организации │
└─┬─────────────┘ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
┌─┴─────────────┐ │
│ Ориентация │ Конечной целью контроля является достижение результатов │
│ на результаты │ работы организации, а не выявление отклонений │
└─┬─────────────┘ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
┌─┴─────────────┐ │
│ Соответствие │ Контроль должен соответствовать конкретному виду │
│ целям │ деятельности, быть адаптированным к нему │
└─┬─────────────┘ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
┌─┴─────────────┐ │
│Своевременность│ Своевременность - правильный выбор временного интервала │
│ │ контроля, соответствующий контролируемому процессу │
└─┬─────────────┘ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
┌─┴─────────────┐ │
│ Гибкость │ Система контроля должна быть адаптивной к внешним │
│ │ изменениям │
└─┬─────────────┘ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
┌─┴─────────────┐ │
│ Простота │ Система контроля не должна быть излишне сложной │
│ │ │
└─┬─────────────┘ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
┌─┴─────────────┐ │
│ Экономичность │ Затраты на контроль не должны превышать его │
│ │ эффективность │
└─┬─────────────┘ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
┌─┴─────────────┐ │
│ Объективность │ Выводы, сделанные по результатам контроля, не должны │
│ │ зависеть от предвзятого мнения каких-либо лиц │
└─┬─────────────┘ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рисунок 7 - Принципы эффективного контроля
Организуя контрольные процедуры, очень важно помнить, что
контроль может оказывать на сотрудников как положительное, так и
отрицательное влияние (см. рисунок 8).
18
┌──────────────────────────────────────────────┐
│ Контроль оказывает на поведение людей │
│как положительное, так и отрицательное влияние│
└───────────────────────┬──────────────────────┘
┌──────────────────────┴────────────────────┐
┌──────────────┴──────────────┐ ┌──────────────┴──────────────┐
│ Положительное влияние: │ │ Отрицательное влияние: │
│ создание условий для │ │ формирование поведения, │
│ стремления работников │ │ориентированного на контроль,│
│ избегать ошибок в работе │ │ а не на результат │
└─────────────────────────────┘ └─────────────────────────────┘
Рисунок 8 - Поведенческие аспекты контроля
Излишне частый, необоснованно строгий контроль может стать
причиной такого поведения сотрудников, когда они будут либо основное
внимание уделять только тем видам работы, которые строго контролируются
менеджерами, "забывая" о других, либо "изображать" активную и
продуктивную работу в то время, когда их контролирует руководитель, не
заботясь о качестве и эффективности.
С другой стороны, вряд ли можно назвать эффективной систему
контроля в организации, менеджмент которой руководствуется принципом,
выраженным следующим афоризмом.
Баланс контрольных процедур является немаловажной проблемой
менеджмента. Эффективным можно назвать лишь такой контроль, который
представляет собой золотую середину между тотальным контролем и полной
бесконтрольностью.
Бесконтрольность часто порождает апатию и даже, как ни странно,
жалобы и недовольство со стороны подчиненных. Такая реакция людей легко
объясняется психологически. Большинство сотрудников полагают, что если
их работа не контролируется, то это значит, что в компании нет критериев
качества их работы, а руководство расценивает их деятельность как
неважную и второстепенную. Кроме того, у сотрудников появляется
ощущение, что они и сами не знают, качественно ли они выполняют свою
работу.
19
Другой крайностью неэффективного управления является тотальный
контроль. Склонность к тотальному контролю - весьма распространенная
среди менеджеров болезнь.
К основным рекомендациям по организации эффективного контроля
можно отнести следующее:
1. Сотрудники должны знать и разделять цели и ценности компании.
Причины и характер системы контроля должны быть понятны исполнителям.
2. Менеджмент должен устанавливать адекватные, понятные
работникам стандарты и нормы. Для чего должно быть организовано
двухстороннее общение "работник - менеджер".
3. Руководство должно отказываться от чрезмерно сложного и частого
контроля. Сложность механизмов контроля должна соответствовать
сложности управляемого объекта - организации. Частота контрольных
замеров должна соответствовать динамике контролируемых процессов и
уровню информационной неопределенности. Чем чаще происходят
изменения и чем неопределеннее информация об условиях протекания
процессов, тем чаще и точнее должны осуществляться контрольные
процедуры.
Рисунок 9 показывает, что неправильный выбор периодичности
контроля может привести к ошибочным выводам о характере
контролируемого процесса.
Рисунок 9 - Ошибки контроля
20
4. В организации должен соблюдаться принцип справедливого
вознаграждения лучших сотрудников по результатам контроля, а также
принцип обязательных последующих мер по отношению к лицам,
допустившим существенные нарушения. Для чего менеджмент должен иметь
четкие представления не только о стандартах и нормах, но и о масштабах
допустимых отклонений для каждого контролируемого процесса, параметра
и т.п.
Контроль - это взаимодействие между людьми, один из которых
(подчиненный) имеет право на ошибку, а другой (руководитель) - нет. Не
"поймать", "схватить", "уличить", а выяснить и помочь - в этом
психологическая суть и смысл контроля как управленческого действия.
21
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ПРЕДПРИЯТИЯ
2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Альянс»
Общество является юридическим лицом и имеет в собственности
обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе.
Общество имеет расчетный и иные счета в банковских учреждениях, а также
печать, штампы, бланки со своим наименованием. Общество может от своего
имени приобретать и осуществлять имущественные права, нести
обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Полное наименование общества: Общество с ограниченной
ответственностью «Альянс».
Общество является равноправным звеном экономической системы
наряду с другими предприятиями, организациями других форм
собственности, осуществляет все виды внешнеэкономической деятельности в
установленном законодательством порядке.
Основной целью деятельности Общества является насыщение рынка
товарами и услугами, получение чистого дохода на основании своей
деятельности, содействие акционерам Общества в получении ими личных
доходов.
Для достижения этих целей Общество осуществляет следующие виды
деятельности:
- выращивание зерновых, технических и прочих сельскохозяйственных
культур;
- выращивание кормовых культур, заготовка растительных кормов,
овощеводство;
- разведение крупнорогатого скота, свиней сельскохозяйственной
птицы, разведение прочих животных;
- разведение пчел;
22
- предоставление услуг в области растениеводства и животноводства;
- производство мяса и пищевых субпродуктов крупнорогатого скота,
свиней и пр.;
- производство из мяса и мяса птицы;
- переработка и консервирование овощей;
- производство растительных и животных масел и жиров;
- производство продуктов мукомольно – крупяной промышленности;
-производство готовых кормов для животных;
-производство комбикормов;
-производство хлебобулочных изделий;
-проектирование, строительство, реконструкция, техническое
перевооружение, капитальный и текущий ремонт;
-торгово – закупочная, коммерческо – посредническая,
информационная деятельность;
-внешнеэкономическая деятельность;
-осуществление деятельности на рынке ценных бумаг;
-создание малых производств;
-подготовка кадров основных профессий для производства;
-перевозка грузов собственным транспортом;
-торговля вино – водочными изделиями;
-оптовая торговля отходами и ломом;
-прочая оптовая торговля;
-торговля минеральными удобрениями, средствами защиты растений и
другими материальными ресурсами;
-производство сельскохозяйственной продукции.
Все вышеперечисленные виды деятельности осуществляются в
соответствии с действующим законодательством РФ. Отдельными видами
деятельности, перечень которых определяется федеральными законами РФ,
Общество может заниматься только при получении специального
разрешения (лицензии).
23
Деятельность Общества не ограничивается вышеназванными видами
деятельности. Общество может иметь гражданские права и нести
гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов
деятельности, не запрещенных действующим законодательством и Уставом
Общества.
Общество обеспечивает безопасные условия оплаты труда и меры
социальной защиты работников и несет ответственность в установленном
законом порядке за ущерб, причиненный их здоровью и трудоспособности.
Общество обязано хранить следующие документы:
- учредительные документы общества, а также внесенные в
учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном
порядке изменения и дополнения;
- документ, подтверждающий государственную регистрацию
общества;
- документ, подтверждающий права общества на имущество,
находящееся на его балансе;
- внутренние документы общества;
- заключения аудиторской проверки общества, аудитора,
государственных и муниципальных органов финансового контроля.
Бухгалтерский учет и отчетность в обществе ведется по правилам,
действующим на территории РФ, обязанности по ведению бухгалтерского
учета и предоставлению бухгалтерской и налоговой отчетности в
соответствии с приказом возложена на генерального директора Общества.
Основным направлением производственной деятельности
первоначально было переработка и реализация сельскохозяйственной
продукции, на данный момент, с заметной разницей в удельном весе -
растениеводческо-животноводческое.
Основные технико – экономические показатели являются
обобщающими параметрами организации. В своей совокупности эти
показатели отражают общее состояние дел на предприятии в