54
владеет информацией обо всех особенностях работы с импортными
поставщиками и использует данную информацию при обеспечении складов
товарными запасами.
В работе с импортными поставщиками применимы детерминированный
и эвристический методы определения потребностей. Рассмотрим особенности
работы с поставщиками ГК MAKMART. При работе с российскими
поставщиками из ГК MAKMART в основном применяется метод «точно-в-
срок».
То есть ООО «ММ Балтия» покупает только товары, не входящие в
складскую программу, которые можно купить штучно и быстро доставить в
Калининград. Срок поставки готовой продукции составляет 7-10 дней. Если
товар заказывается у производителей, входящих в ГК MAKMART, то срок
поставки увеличивается до 1,5 месяцев, в зависимости от объема и
загруженности производства.
Заказы на поставку поступают ежедневно от покупателей в отдел
продаж. Менеджеры отдела продаж, в свою очередь, вносят в общую гугл-
таблицу информацию по заказам от покупателей (Рисунок 4):
Рисунок 4. Гугл-таблица для оперативных заказов по методу
«Точно-в-срок» на предприятии ООО «ММ Балтия»
наименование контрагента;
артикул;
55
наименование товара;
количество товара;
номер и дата заказа покупателя;
информация об оплате заказа;
комментарий менеджера.
Логист обрабатывает данную таблицу один раз в неделю, составляет на
ее основе заказ и отправляет поставщику. Поставщик подтверждает заказ
счетом на оплату и отправляет таблицу отказов по товарам. На основании
таблицы по отказам, логист корректирует заказ в соответствие со счетом,
заполняет гугл-таблицу своими комментариями и указывает те товары, которые
в данный момент отсутствуют у поставщика.
Такая организация работы по заказам, основанном на методе «Точно-в-
срок» является неэффективной, т.к. на заполнение таблиц тратится много
времени как отделом продаж, так и менеджером по закупке. Часто допускаются
ошибки по причине человеческого фактора.
Из-за допущенных ошибок страдает логистический сервис, возникают
конфликты с покупателями по причине поставки товаров не в срок, а это
негативно сказывается на репутации компании и экономических показателях,
т.к. иногда покупатели просто больше не возвращаются в компанию, а
покупают товары у конкурентов.
При организации грузоперевозки продукции менеджер по закупке
компании ООО «ММ Балтия» обращается в транспортные компании с запросом
даты вывоза и стоимости самой перевозки. Получив ответы, выбирается
компания с наиболее выгодными условиями, как по срокам, так и по стоимости,
исходя из потребностей контрагентов и пополнения складов.
При выборе даты погрузки на складах импортных поставщиков,
учитывается несколько факторов:
Выходные и праздничные дни в стране из которой будет вывозиться
груз. В большинстве европейских стран движение грузовиков в такие дни
запрещено, поэтому лучше выбирать рабочий день, не смежный с выходными
56
или праздниками.
Время груза в пути, для расчета дня прибытия в таможенный орган
РФ для оформления.
Учитывая двое суток на таможенное оформление, груз должен
прибыть на склад предприятия в рабочее время, во избежание простоя
грузовика, а следовательно, и дополнительный расходов.
Грузоперевозки от поставщиков ГК MAKMART осуществляются
еженедельно, постоянным партнером, транспортной компанией ООО «Регион
39». Долгосрочное сотрудничество с данной компанией основано на
взаимовыгодных и доверительных отношениях.
Планирование грузоперевозки от российских поставщиков планируется
после подтверждения заказа. В большинстве случаев услуга перевозки грузов
заказывается у крупных транспортных компаний, таких как «Деловые линии» и
«ПЭК».
Срочная курьерская доставка также осуществляется надежным
партнером компании тогда, когда это необходимо.
Дополнительные услуги, сопряженные с закупочной деятельностью
ООО «ММ Балтия» компания отдает на аутсорсинг:
Услуги таможенного оформления товаров: оформление грузовых
таможенных деклараций, присутствие при таможенном досмотре груза,
решение спорных ситуаций с таможенными органами.
Сертификация товаров.
Документационное обеспечение включает в себя официальные и
неофициальные документы, которые менеджер по логистике использует в
процессе управления закупочной деятельностью:
заказ поставщику (импортные и российские поставки), оформляется в
1С, как документ «Заказ поставщику» на основании подтвержденных бланков-
заказов со стороны поставщика и покупателя;
приходная накладная, оформляется в момент полной загрузки товаров
с импорта на борт грузовика. В ней указывается номер грузовика, стоимость
57
перевозки, данные по водителю, дата отгрузки, ориентировочная дата прибытия
на таможню. Товары при помощи данного документа в учетной системе
перемещаются на склад «Товары в пути»;
накладная (российские поставщики), вносится в 1С как документ
«Поступление товаров и услуг», при фактическом поступлении товаров на
склад предприятия;
спецификации на импортные поставки для таможенного оформления.
Составляется на основании Инвойсов и отправляется специалисту по
таможенному оформлению для подготовки грузовой таможенной декларации,
до прибытия груза на таможню;
грузовая таможенная декларация, оформляется таможенным
брокером. После фактического поступления товаров на склад, данные по ГТД
(Приложение 6) вносятся в 1С, как документ «ГТД по импорту». Таможенные
платежи уплаченные или заявленные указываются также в «ГТД по импорту»;
инвойс (импортные поставщики), вносится в 1С как документ
«Поступление товаров и услуг», при фактическом поступлении товаров на
склад предприятия;
счет за перевозку, вносится в 1С как документ «Поступление доп.
Расходов»;
счѐт за услуги СВХ при таможенном оформлении вносится в 1С как
документ «Поступление доп. Расходов»;
счет за погрузку-разгрузку при таможенном оформлении вносится в
1С как документ «Поступление доп. Расходов»;
заявки на грузоперевозки;
счета за грузоперевозки вносятся в 1С как документ «Поступление
доп. Расходов»;
рекламации импортные и российские, кредит-ноты;
Контракты импортные и российские, заполняются на основании
шаблонов, если условия поставки им не противоречат. Либо составляется
уникальный контракт и отправляется на согласование финансовый и
58
юридический отдел головного офиса, г. Москва;
документ «Установка цен номенклатуры» создается на основании
прайса, накладной, инвойса;
подготовка оригинальных ввозных документов с таможенными
отметками, по просьбе покупателей, для вывоза товаров из Калининградской
области, на территорию России;
ведение деловой переписки со всеми поставщиками компании.
59
Глава 3. Совершенствование организации закупочной
деятельности в ООО «ММ Балтия»
3.1. Предложения по оптимизации закупочной деятельности
Организация закупочной деятельности на предприятии ООО «ММ
Балтия» является неэффективной по нескольким причинам:
1. С момента открытия представительства в Калининграде в 2013 г. на
предприятии ни разу не проводилась сплошная инвентаризация по всем
складам. Поэтому фактическое наличие некоторых товаров остается под
сомнением. Остаток в учетной системе и фактический на складе не совпадают
по многим позициям. Это связано с такими обстоятельствами:
В начале деятельности представительства много товаров было отдано
бесплатно клиентам на экспозиции в салоны мебели. При этом товары не были
учтены и списаны в программе 1С.
Большое количество пересортицы.
Некачественная приемка товаров при поступлении. Недостача может
быть выявлена спустя полгода, когда товар нужен покупателю.
Отсутствие правильно организованной системы хранения
материальных ресурсов. То есть, на складах предприятия организована
адресная система хранения, но, ввиду безответственности сотрудников склада,
часто продукция не попадает на свой адрес, а лежит где попало. Поэтому и
возникают сложности с поиском товаров в нужный момент.
В связи с вышесказанным, менеджеру по закупкам часто бывает крайне
сложно определить реальный остаток товаров и принять решение о
необходимости формирования заказа поставщику.
2. На переговорах с клиентами обсуждаются объемы закупок и
поддержания складского запаса, индивидуально для каждого. В основном речь
идет о крупных производствах, которые покупают объемами, измеряемыми в
тысячах и десятках тысяч штук, причем достаточно специфической фурнитуры.
Зачастую результаты переговоров скрепляются только договором поставки.
60
Дополнительное соглашение к договору, которое включает перечень
товаров, объемы закупок и периодичность поставок, заключается крайне редко.
Отсутствие, скрепленной договором, ответственности клиентов, влечет за
собой затоваривание склада, и, следовательно, замораживание финансов.
Случается так, что крупная фабрика сворачивает свою деятельность. Тогда
привезенная для них продукция остается невостребованной.
Менеджер по логистике в ситуации пополнения запасов для крупных
фабрик основывается на деловой переписке между руководством, отделом
развития и контрагентами, либо по распоряжению генерального директора.
3. Есть такое понятие, как ошибки, называемые человеческим фактором.
Данный тип ошибок достаточно сильно внедрился в систему работы
предприятия в целом и влияет на:
правильность ведения учета в системе 1С. Это связано с недостатком
обучения по программному обеспечению и легкомысленности сотрудников
компании;
своевременное информирование менеджера по закупкам о заказах
покупателей по товарам, отсутствующим на складах предприятия. Это связано
со сложностью организации и большим количеством действий в данном
бизнес-процессе.
В данной ситуации логисту сложно ориентироваться опять же в
точности остатков в системе, т.к. он опирается именно на отчетность из 1С при
формировании заказа поставщику. А если отдел продаж и вовсе забывает
предоставить информацию по заказанной позиции, то соответственно заказ
поставщику не отправляется. Описанные выше причины неэффективности
организации закупочной деятельности ведут:
к финансовым потерям: материальные ресурсы либо не пополняются, а
следовательно их невозможно продать покупателю и получить прибыль, либо
происходит затоваривание и замораживание финансов в товарных запасов, что
негативно сказывается на экономических показателях предприятия;
к потере репутации: из-за несвоевременной поставки необходимой
61
продукции возникают конфликты между организацией и клиентами. Некоторые
клиенты просто перестают работать с предприятием и уходят к конкурентам,
которые способны обеспечить логистический сервис.
Исходя из перечисленных проблем организации в целом, оказывающих
негативное влияние и на закупочную деятельность, необходимо, как можно
быстрее, исправить ситуацию. В связи с этим предлагается решить следующие
задачи:
1. Организовать сплошную инвентаризацию по всем товарам и складам
предприятия. Заодно навести порядок в хранении товаров и в учетной системе.
2. Закрепить юридически отношения с клиентами по поставке и хранению
специфической продукции, т.е. заключить необходимые дополнительные
соглашения с крупными мебельными фабриками.
3. Решить задачу минимизации ошибок, связанных с человеческим
фактором, а именно:
обучить персонал компании правильной работе в учетной системе 1С
Предприятие: Управление торговлей;
доработать и внедрить модуль в 1С, связывающий ежедневные заказы
покупателей по отсутствующим товарам и заказ поставщику. Таким образом
исключить лишние действия сотрудников отдела продаж и менеджера по
закупке, что приведет к более обдуманной и эффективной работе. Техническое
задание по доработке 1С уже составлено и отправлено в отдел IT, г. Москва, в
данный момент находится в разработке.
4. Сделать все возможное, чтобы распродать специфические товары,
которые не востребованы. Для этого определить их количество, себестоимость
остатков, подготовить коммерческие предложения, провести переговоры с
контрагентами.
Если на местном рынке не получится этого сделать, тогда просчитать
стоимость с учетом таможенной очистки по режиму Импорт 40: уплата пошлин
и НДС, брокерских услуг, составить коммерческие предложения и провести
переговоры с крупными мебельными производствами России, находящиеся вне
62
территории Калининградской области.
3.2. Экономическая эффективность предлагаемых мероприятий
В главе 3.1. были рассмотрены проблемы предприятия и предложены
пути их решения. В 3.2. проведем оценку экономической эффективности
внесенных предложений, отдельно по каждому.
1. Организация сплошной инвентаризации. На данный момент оценить
экономическую эффективность мероприятия не представляется возможным.
Сделать выводы в цифрах об излишках или недостаче можно только по
результатам инвентаризации.
Сейчас можно обосновать необходимость проведения сплошной
инвентаризации: получить полное и точное представление о наличии товаров,
материалов и ресурсов для дальнейшей работы. А также проверить условия
хранения материальных ресурсов. Привести в соответствие фактический
остаток с остатком в учетной системе, что позволит улучшить работу
менеджера по закупке, т.к. данные для пополнения товарных запасов будут
верными.
2. Заключение дополнительных соглашений с покупателями об
обязательствах выкупить заказанную продукцию. Ущерб, нанесенный
предприятию из-за отсутствия договорных отношений, будет описан в п.4.
Данное мероприятие позволит в будущем более ответственно и взвешенно
подходить к договорным отношениям.
Оценить экономический эффект в данный момент невозможно, потому
что предложение является перспективным, и сейчас неизвестно какие фабрики,
какую именно продукцию и в каких количествах будут вводить в свой план
производства.
3. Минимизация ошибки «Человеческий фактор». И это предложение
можно оценить лишь в перспективе. В данный момент необходимо посеять
зерно знаний в головы сотрудников. Умение правильно работать в 1С поможет
сотрудникам компании высвободить больше времени для менеджерской работы
63
с клиентами, следовательно, уделить больше внимания качеству
предоставляемого сервиса, в том числе и логистического. Что положительно
отразится на репутации и финансовых показателях компании в будущем.
То же можно сказать и про доработку 1С: минимизация ошибок,
своевременная и быстрая подача информации по заказам логисту, доставка
товаров «Точно-в-срок» улучшит взаимоотношения с клиентами и увеличит
прибыль компании за счет быстрой оборачиваемости товаров.
4. Ликвидация невостребованных товаров. По состоянию на 30.09.2019,
количество и стоимость невостребованных товаров составляет 1382
наименования на общую сумму 314 тысяч евро, что составляет 38,76% от всех
товарных запасов предприятия.
314 тысяч евро — это себестоимость «залежавшихся» товаров и на
данный момент ведется глобальная и трудоемкая работа по ликвидации данных
остатков:
По группе товаров «Мебельные фасады» - подготовка документов для
отправки фасадов обратно поставщику ООО «МакБерри», г. Москва. Вывезти
из Калининградской области деревянные фасады без маркировки — долгий и
сложный процесс.
Несмотря на то, что товары поступили в ООО «ММ Балтия»
официально, тому есть все необходимые подтверждающие документы с
таможенными отметками, необходимо также убедит таможенные органы, что
на вывоз подготовили именно те фасады, которые были ввезены. Но если это
все-таки удастся сделать, то предприятие сократит товарные запасы и
кредиторскую задолженность перед ООО «МакБерри» на 14 тысяч евро.
По остальным товарам отдел развития выявляет точную
себестоимость в рублях, исходя из курса валюты на момент закупа. Составляет
коммерческие предложения и ведет переговоры с крупными фабриками и
средними производителями мебели.
Если предложения выйдут за пределы Калининградской области, то
большинство товаров придется растаможить, уплатив НДС и пошлины,