57
Целью закупок РУП «Белэнергострой» филиал «Управление
механизации «Белэнергостроймеханизация» является приобретение материалов
нужного качества в нужном количестве по установленной заранее цене в
конкретном источнике и в нужное время. Такой упрощенный подход оправдан
при принятии ключевых решений: что купить, какие качество и цена приемлемы,
где лучше всего приобрести необходимый материал, а также – в какой именно
момент это следует делать.
Анализ показал, что по степени влияния на эффективность системы
управления закупочной деятельностью для условий РУП «Белэнергострой»
филиал «Управление механизации «Белэнергостроймеханизация», наибольшее
значение имеют следующие критерии: действенность – 0,320; экономичность –
0,273; гибкость – 0,169.
Первоочередными мероприятиями для условий функционирования
данного предприятия является снижение доли неполных поставок и поставок с
опозданием, расширение возможностей выполнения требований потребителя об
изменениях без нарушений сроков поставки (0,192), перераспределение затрат
на управление закупочной деятельностью при одновременном их снижении.
58
3 Совершенствование логистики закупочной деятельности в РУП
«Белстрой» филиала «Управление механизации
«Белэнергостроймеханизация»
3.1 Предложения по совершенствованию закупочной деятельности на
предприятии
В настоящее время в сфере электронных закупок и управления товарными
запасами наибольшее распространение получили автоматизированные системы
класса ERP (Enterprise Resource Planning, или Планирование Ресурсов
Предприятия).
Системы класса ERP – это полнофункциональный набор
интегрированных между собой приложений, позволяющий создать единую
среду для автоматизации планирования, учета, контроля, анализа и управления
бизнес-процессами предприятия в сфере финансовых, товарно-материальных,
производственных и логистических потоков, бухгалтерского учета, управления
персоналом, регулирования взаимоотношений с контрагентами, отчетности и
т.д.
Очевидно, что ERP-система – очень удобный и чуткий инструмент для
принятия решений, настраиваемый на особенности конкретного предприятия, на
его учетную и управленческую специфику. Однако, внедренная ERP-система не
сможет быть одной «магической красной кнопкой» руководителя: решения
всегда принимает конкретный управленец, и качество решений во многом
зависит именно от его умения использовать возможности этого универсального
инструмента.
В настоящее время получили распространение также следующие
интегрированные системы управления запасами на платформах лидеров ИТ-
индустрии:
– системы на платформах SAP Business Suite, SAP NetWeaver и SAP
Business Objects компании SAP AG;
– системы на платформе Microsoft Dynamics AХ компании Microsoft;
59
– PDM/PLM системы на базе программных продуктов Pro/ENGINEER и
Windchill компании PTC;
– системы на платформе «1С:Предприятие», версии 7.7 и выше, компании
1С;
– специальные разработки на платформах Lotus Domino/Notes, WebSphere
и DB2 корпорации IBM;
– решения для промышленных СУБД на основе Oracle Database компании
Oracle.
В РУП «Белэнергострой» филиал «Управление механизации
«Белэнергостроймеханизация» в процессе закупочной деятельности не
используется никакого програмного обеспечения, поэтому в целях
совершенствования закупочной деятельности предлагается установить
программное обеспечение «SYNEXP: Закупки».
Автоматизированная информационная система «SYNEXP: Закупки» – это
конфигурация для автоматизации закупочной деятельности предприятия,
разработанная на платформе «1С: Предприятие 8». Конфигурация «SYNEXP:
Закупки» предназначена для планирования и проведения закупок, составления
годового плана закупок, отслеживания графика проведения закупочных
процедур.
Информационная система «SYNEXP: Закупки» позволяет
автоматизировать следующие процессы в компании:
1) Формирование потребностей подразделениями компании.
Подразделения компании формируют в системе заявки на закупку
товаров, продукции, услуг. Ответственные сотрудники подразделений компании
регистрируют в системе потребность в товаре, продукции, услугах. На этапе
формирования потребностей отдельным видам продукции может быть
установлен признак «Централизация». Установленный признак
«Централизация» означает, что для указанной в строке продукции возможна
централизованная закупка для всех подразделений.
60
В системе регистрируется информация об ответственном за заявку и
статус документа, а также о номере и дате документа.
2) Согласование заявок на закупку.
Заявка на закупку, созданная инициатором, направляется на согласование
ответственным лицам предприятия. Согласования заявок на закупку
осуществляется с помощью документа «Согласование». Заявку можно
«Акцептовать» – заявка направляется к следующему согласующему,
«Отклонить» – заявка направляется инициатору на доработку. При проведении
согласования, происходит рассылка оповещений по электронной почте.
3) Формирование лотов.
При необходимости, система позволит комплектовать однородные
потребности подразделений компании. Лот предназначен для консолидации
нескольких позиций требуемой продукции в один лот. Перед формированием
лотов, сотрудник отдела закупок может просмотреть список всей требуемой
продукции. После предварительного отбора по виду продукции, сотрудник
отдела закупок может принять решение об объединении нескольких позиций
требуемой продукции в один лот.
4) Планирование закупочных процедур.
Эффективность закупочной деятельности компании напрямую зависит от
качества планирования закупок. Система позволяет автоматически планировать
закупки, а так же отслеживать ход выполнения закупочных процедур. В одной
закупочной процедуре может быть скомпоновано несколько лотов. В системе
предусмотрен ввод и последующий контроль плановых и фактических сроков
проведения каждой из стадий закупочной процедуры.
5) Проведение закупочных процедур.
Качество организации закупочной деятельности непосредственно влияет
на результаты работы компании. Для увеличения прозрачности процесса
проведения закупочных процедур в системе организован учет фактических дат
завершения этапов и учет документов, подтверждающих факт завершения
этапов.
61
К каждой стадии проведения закупочной процедуры может быть
прикреплен документ соответствующий данной стадии. По завершению
закупочной процедуры в системе регистрируется победитель торгов и данные о
договорах с победителем.
Дополнительные возможности системы:
– гибкая настройка процедур закупок и этапности проведения закупочных
процедур (в соответствии с положением о закупочной деятельности, принятой в
организации);
– многовалютный учет;
– контроль исполнения договоров;
– гибкость настройки отчетности;
– гибкая организация взаимодействия участников закупочной
деятельности;
– возможность интеграции с электронными торговыми площадками;
– возможность работать с системой через интернет с помощью обычного
веб-браузера.
Организация учета и контроля за закупками – важная часть коммерческой
работы РУП «Белэнергострой» филиал «Управление механизации
«Белэнергостроймеханизация». Целью оперативного учета и контроля закупок
является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения
поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и
бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте,
надлежащего качества и количества.
3.2 Экономическое обоснование эффективности предлагаемых
мероприятий
Дадим оценку эффективности внедрения программного продукта
«SYNEXP: Закупки» в РУП «Белэнергострой» филиал «Управление
механизации «Белэнергостроймеханизация».
Для расчета экономической эффективности необходимо:
62
1. Оценить инвестиционные затраты на покупку и установку программы.
В данную группу затрат включаются:
– затраты на закупку программного продукта;
– затраты на установку программного продукта на предприятии;
– затраты на обучение сотрудников работе с новым программным
продуктом;
– затраты на наладку сети.
2. Рассчитать эксплуатационные затраты. В данную группу затрат
включаются:
– затраты на оплату труда администратора;
– затраты на электроэнергию;
– затраты на амортизационные отчисления;
– затраты на обслуживание программного продукта компанией-
разработчиком.
Рассчитаем инвестиционные затраты.
Финансирование проекта будет осуществляться за счет собственных
средств предприятия. Программу целесообразно установить на рабочие места
пяти сотрудников. Одна лицензия на программу стоит 70 тыс. руб.
Следовательно, затраты на закупку программного продукта составят:
70 × 5 = 350 тыс. руб.
Настройка программного обеспечения будет производиться на уже
имеющихся на предприятии персональных компьютерах. Нужно только
закупить сервер с целью установки на нем клиент-сервера программного
продукта. Стоимость сервера составляет 90 тыс. руб.
Для установки программы на компьютеры необходимо оплатить работу
наладчика. Стоимость 1 часа работы – 400 руб. Чтобы установить программный
продукт на 1 рабочем месте, необходим 1 час работы наладчика. Значит, затраты
на установку программного продукта на предприятии составят:
400 × (1 × 5) = 2000 руб.
Для того чтобы настроить сервер, необходимо затратить 5 часов времени:
63
400 × 5 = 2000 руб.
Затраты на обучение сотрудников работе с новым программным
продуктом составят 150 тыс. руб. – стоимость обучения у компании-
разработчика.
В таблице 20 представлены инвестиционные затраты на закупку и
установку программного обеспечения на предприятии.
Таблица 20
Инвестиционные затраты на закупку и установку программного
обеспечения на предприятии, тыс. руб.
Показатели
Значение
Стоимость программного продукта
350
Установка программного продукта
2
Настройка сервера
2
Стоимость сервера
90
Стоимость курсов
150
Всего
594
Из таблицы видно, что инвестиционные затраты на закупку и установку
программного обеспечения на предприятии составят 594 тыс. руб.
Рассчитаем эксплуатационные затраты.
Исходные данные для расчета заработной платы администратора
представлены в таблице 21.
Таблица 21
Исходные данные для расчета заработной платы администратора
Показатель
Значение
Количество работников, чел.
1
Заработная плата работника, тыс. руб.
95,5
Норма доплаты к заработной плате, %
10
Затраты на оплату труда можно рассчитать по формуле:
Зот = (ЗП + ЗП × Нд) × 12 × Ч. (1)
где ЗП – заработная плата работника;
Нд – норма доплаты к заработной плате;
64
Ч – количество работников.
Затраты на оплату труда администратора составят:
Зот = (95,5 + 95,5 × 0,1) × 12 × 1 = 1261 тыс. руб.
Затраты на электроэнергию можно рассчитать по формуле:
Зэ = Сэл × Т × Кдн × N, (2)
где Сэл – стоимость электроэнергии;
Т – время работы в день;
Кдн – число дней работы в год;
N – количество компьютеров.
Зэл = 0,0023 × 8 × 223 × 6 = 25 тыс. руб.
Рассчитаем амортизацию приобретенного сервера. Затраты на
амортизационные отчисления рассчитываются по формуле:
За = Зп × На, (3)
где Зп – затраты на приобретение сервера;
На – норма амортизационных отчислений.
Срок эксплуатации сервера составляет 5 лет, поэтому норма амортизации
– 20%. Затраты на амортизационные отчисления составят:
За = 90 × 0,2 = 18 тыс. руб.
Затраты на обслуживание программного продукта компанией-
разработчиком составят 20 тыс. руб.
Эксплуатационные затраты представлены в таблице 22.
Таблица 22
Эксплуатационные затраты по использованию программного
продукта на предприятии, тыс. руб.
65
Показатели
Значение
Затраты на оплату труда администратора
1261
Затраты на электроэнергию
25
Затраты на амортизационные отчисления
18
Затраты на обслуживание программного продукта
компанией-разработчиком
20
Всего
1324
Из таблицы видно, что эксплуатационные затраты по использованию
программного продукта на предприятии составят 1324 тыс. руб.
Экономическая эффективность использования на предприятии
программы выражается в экономии затрат сотрудников в результате:
– образования единой информационной системы работы сотрудников на
предприятии;
– повышения скорости оформления и обработки документации;
– снижения количества ошибок при работе с документами;
– повышения эффективности принятия и реализации управленческих
решений.
Стоимость сэкономленного часа работы – 400 руб.
В таблице 23 представлена экономия затрат времени при работе с новой
программой.
Таблица 23
Экономия затрат времени при работе с установленной программой,
тыс. руб.
Наименование
Экономия,
чел./час
Сумма,
тыс. руб.
Образование единой информационной системы
работы сотрудников на предприятии
1900
760
Повышение скорости оформления и обработки
документации
2100
840
Снижение количества ошибок при работе с
документами
1500
600
Повышение эффективности принятия и
реализации управленческих решений
1000
400
Всего экономия затрат времени при работе с
установленной программой
6500
2600
66
Из таблицы видно, что экономия затрат при работе с установленной
программой составит 6500 чел./час. В стоимостном выражении экономический
эффект от экономии времени составит 2600 тыс. руб.
Рассчитаем размер чистой прибыли от установки программного продукта
как разницу между экономическим эффектом (экономией затрат времени) и
эксплуатационными затратами:
2600 – 1324 = 1276 тыс. руб.
С целью оценки эффективности установки программы, рассчитаем
чистый дисконтированный доход и срок окупаемости проекта.
Рассчитаем чистый финансовый поток по формуле:
ЧФП = ЧП + За, (4)
где ЧФП – чистый финансовый поток;
За – затраты на амортизацию.
ЧФП = 1276 + 18 = 1294 тыс. руб.
Статистический срок окупаемости проекта можно рассчитать по
формуле:
Т = ИЗ / ЧФП, (5)
где ИЗ – инвестиционные затраты;
ЧФП – чистый финансовый поток.
Т = 594 / 1294 0,5 года.
0,5 × 12 = 6 месяцев.
Для расчета чистого дисконтированного дохода годовой период будет
целесообразным разбить на кварталы.
Чистый финансовый поток в квартал = 1294 / 4 = 324 тыс. руб.
В таблице 24 представлен расчет чистого дисконтированного дохода от
установки программного продукта на предприятии.