12
Интернет
Начальник службы КЭС
Командир воинской части
Начальник штаба
Заместители командира
Рис. 1.2. Техническая архитектура воинской части 3474
В качестве основных сетевых маршрутизаторов и коммутаторов
используется оборудование производителя CISCO (WS-C3560G-24TS и PIX-
515E (FO)), что обусловлено его высокой степенью надежности в своем классе.
Все рабочие станции сотрудников оснащены операционной системой
Microsoft Windows 7, кроме того на машинах установлен Microsoft Office 2007.
На рисунке 1.3 представлена программная архитектура.
13
Интернет
Интернет
Компьютер начальника подразделения КЭС
ОС Windows 7
MS Office 2010
Foxit Reader
Компьютеры заместителей командира
ОС Windows 7
MS Office 2010
7 Zip
Foxit Reader
Общая папка
документов
ПО компьютера начальника штаба
ОС Windows 7
MS Office 2010
Foxit Reader
Google Chrome
Google Chrome
Google Chrome
ПО компьютера командира части
ОС Windows 7
MS Office 2010
Foxit Reader
Google Chrome
7 Zip 7 Zip
7 Zip
Рис. 1.3. Программная архитектура
Программное обеспечение.
1. Microsoft Office 2007 Pro Rus;
2. Антивирус Kaspersky BusinessSpace Security License Base 1 year;
3. 7 Zip;
4. Foxit Reader;
5. Google Chrome.
Учет основных операций осуществляется в пакете MS Office –
формирование приказов и распоряжений осуществляется в Word, ведение
бухгалтерских расчетов и ведение кадровых документов осуществляется в
пакете Excel. Несмотря на высокую функциональность этих пакетов, их
основное назначение является офисный документооборот, и они не
предназначены для ведения данных больших объемов. Для ведения учета,
создана общая папка, к которой имеют доступ все пользователи, которые
14
работают на компьютерах воинской части. При формировании приказов или
распоряжений, они добавляются в данную папку для ознакомления с ними. В
случае передачи конфиденциальных данных, документы защищаются паролем.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В связи со спецификой воинской части, его организационной
структурой, основными кадровыми операциями, которые осуществляется
кадрово-экономическая служба и помощник начальника штаба по кадрам [8]:
1. Принять на службу.
2. Уволить со службы.
3. В крайне редких случаях выполняется операция перемещения между
подразделениями.
Принять на работу - выполнение следующих действий:
1. Анализировать данные
Анализ личных данных военнослужащего будет производиться, когда
происходит принятие военнослужащего на службу. Данные анализируются с
помощью следующих документов: паспорта, трудовой книжки, военного
билета и документа об образовании. Таким образом подготавливаются данные
для составления приказа о приеме на работу. Приказ о приеме на службу будет
содержать подробную информацию по военнослужащему: ФИО, должность,
категория должности, звание военнослужащего, номер приказа, подразделение
и другую информациию.
2. Составить трудовой договор.
Трудовой договор заполняется в соответствии с утвержденной формой.
Трудовой договор (контракт) формируется при приеме военнослужащего на
службу. Данный документ будет содержать следующие данные: фамилию, имя,
отчество, номер военного билета, должность, адрес регистрации, паспортные
данные, ИНН, данные о предыдущих контрактах, звание.
15
3. Формирование приказа о приеме на работу.
В приказе указывают такие данные как ФИО, должность, дата приема на
работу, срок окончания контракта, дополнительные данные по
военнослужащему. После того, как приказ о приеме на службу составлен, в
трудовую книжку военнослужащего добавляется запись о новом месте работы
и формируется личное дело военнослужащего.
4. Сформировать личное дело.
Личное дело предназначено для хранения личных и общих сведений о
военнослужащем воинской части. В деле хранятся как данные из трудового
договора, такие как фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность,
адрес регистрации, паспортные данные, ИНН, так и другие данные: дата
приказа о приеме на службу, данные о предыдущих местах службы, номер
военного билета, информация о членах семьи и т.п..
5. Воинская служба в предыдущих местах прохождения службы с
указанием следующих данных: номер части, должность, дата начала контракта,
дата завершения контракта.
6. Изменение штатного расписания [21].
При приеме нового военнослужащего, существующее штатное
расписание воинской части должно быть изменено.
Увольнение со службы подразумевает выполнение следующих
действий.
1. Формирование записи в личное дело и трудовую книжку.
В личное дело вносится запись об увольнении (номер приказа об
увольнении), с указанием статьи увольнения, причины увольнения и даты
увольнения. В трудовую книжку делается запись об увольнении. Аналогичным
образом осуществляется процедура при завершении срока контракта.
2. Выдача документов военнослужащему.
Документы выдается в соответствии с ранее принятым перечнем. В
личное дело добавляется запись о том, что документы выданы
военнослужащему.
16
3. Формирование информации по уволенным сотрудникам за период
[29].
Перечень уволенных сотрудников, за определенный период,
формируется на основе личного дела и приказа об увольнении, содержит
информацию по дате приема на службу, дату увольнения, стаж работы на
предприятии и статью увольнения.
4 Изменение штатного расписания при увольнении.
При увольнении, на основании приказа об увольнении, также
производится соответственно изменение штатного расписания.
Перемещение сотрудника между подразделениями или другими
должностями подразумевает выполнение следующих действий [13].
1. Обработка заявления военнослужащего (рапорт) или распоряжения
руководства.
При наличии распоряжения руководства оценивается возможность
перемещения военнослужащего, формируется рапорт, в котором указывается
предыдущее место службы, должность, размер оклада.
2. Формирование приказа на перемещение.
Формируется приказ о перемещении, в нем указывается предыдущее
место работы сотрудника, а также указывается новое подразделение,
должность, должностной оклад, дата перевода, основание перемещения.
Делается запись в трудовой книжке об изменении должности.
3. Изменение штатного расписания при перемещении.
При перемещении, на основании приказа, производится соответственно
изменение штатного расписания [14].
Для полноценного и наглядного анализа документооборота, который
возникает при ведении кадрового учета в воинской части 3474, воспользуемся
CASE средствами, среди них наиболее используемыми являются стандартами
IDEF0, DFD, IDEF3.
Существуют различные методы описания модели процесса. Наиболее
эффективными в этом случае являются структурные инструменты и методы,
17
которые характеризуется нисходящим подходом, в котором пользователи
анализируют систему, начиная с большой степени обобщения и постепенно
делая его более детальной [6].
Диаграмма потоков данных DFD (Data Flow Diagrams) показывает
функционирования подсистем и показывает три фактора: потоки данных через
систему (входы и выходы), процессы обработки данных, хранилища, в которых
данные запоминаются и сохраняются.
Метод IDEF (интеграция DEFinition) рассматривает процессы как
иерархию действий и подпроцессов, каждая из которых преобразует один или
несколько входов на выход, которые продолжают подставляться в другой
подпроцесс или деятельность [5,9]. Иерархическое описание процессов
упрощает навигацию по сложным процессам, поскольку все диаграммы
понятны и разборчивым. Для стандарта IDEF0 используется концепция
«коробки ICOM» - деятельность представляется в виде блока, показывающего
некоторый фрагмент работы компании и четыре категории стрелок с
изображением соединений с окружающей средой. Стрелки представляют собой
следующие элементы: вход, управление, выход, механизм.
Для каждого блока могут быть созданы дочерние схемы, которые затем
становятся родительскими блоками. Рекомендуется количество блоков на
одной диаграмме не должно быть больше шесть. Созданная таким образом
модель отвечает потребностям эффективного управления деловой активностью
и дает полную возможность использовать его для улучшение рабочих
процессов [6,7].
На рисунке 1.4 представлена контекстная диаграмма деятельности
службы кадров воинской части в стандарте методологии функционального
моделирования. Этот стандарт позволяет представить функции,
функциональные связи и данные, которые связывают эти функции [2].
На начальном этапе функционального моделирования строится
начальная диаграмма, которая представляет собой блок, имеющий вход,
выходы, потоки управления и механизмы. После этого данный блок
18
детализируется – представляется в виде связанных между собой блоков,
детализация выполняется до тех пор, пока работа системы полностью не
разобрана – не стала понятной проектировщику.
1.4 Контекстная диаграмма «Выполнить кадровые операции в
воинской части»
На представленном рисунке отображены такие информационные
потоки:
1. Входы:
– трудовая книжка с записью на прием;
– паспорт;
– военный билет;
– рапорт военнослужащего;
– распоряжение руководства;
– штатное расписание до изменения.
2. Выходы:
19
– личное дело с записью об увольнении;
– список уволенных сотрудников;
– личное дело;
– измененное штатное расписание.
3. Управление:
– нормативные документы;
– формы приказов;
– формы договоров.
4. Механизмами являются:
– работники отдела кадров;
– MS Office.
Построение контекстной диаграммы было выполнено с использованием
инструментов нотации IDEF0.
На рисунке 1.5 представлена декомпозиция контекстной диаграммы.
1.5 Декомпозиция контекстной диаграммы
20
На рисунке представлены блоки:
– принять на службу;
– переместить сотрудника;
– уволить со службы.
Безусловно, кадровые операции воинской части имеют более широкий
охват и не ограничиваются только этими тремя операциями. Однако, с учетом
того, что ставится задача разработки информационной базы должностей и
вакансий с учетом требований к знаниям и навыкам, именно детальное
рассмотрение этих трех операций даст необходимый фундамент для разработки
системы автоматизации.
Рассмотрим более детально каждый блок, на рисунке 1.6 представлена
детализация блока «Принять на службу». Процесс разбивается на следующие
блоки:
– анализировать данные;
– составить трудовой договор;
– составить приказ о приеме на работу;
– изменить штатное расписание;
– сделать запись в трудовой книжке;
– сформировать личное дело.
21
Рис. 1.6 Детализация блока «Принять на службу»
Представим детализацию блока «Составить трудовой договор» (см.
рис.1.7). Данный процесс представлен следующими блоками:
– выполнить заполнение полей трудового договора;
– указать ФИО военнослужащего;
– указать должность и подразделение;
– указать должностной оклад;
– указать дату контракта и срок его действия;
– подписать договор обеими сторонами;
– вести учет трудовых договоров.