23
организационной структуре управления, начинают падать. Это отразится и
на эффективности деятельности предприятия.
Для того, чтобы эффективность деятельности сохранялась,
необходимо видоизменять организационную структуру event-компании
при его развитии.
Для этого имеется несколько путей:
Создание штаба руководителя
Создание функциональных подразделений – горизонтальных
не директивных связей
Создание матричной структуры с двойным подчинением –
создание горизонтальных директивных связей
Передача руководящих полномочий на нижестоящий уровень
Но каждый раз, при выборе организационной структуры event-
компании, надо учитывать не только внутренние, но и внешние факторы
(динамика рынка, категория потребителей).
10
Даже для линейной организационной структуры возможны варианты
с разграничением структурных подразделений по выполняемым функциям,
по выполняемым бизнес-процессам, и т.д.
И в каждом конкретном случае максимальная эффективность будет
достигаться при определенном варианте линейной организационной
структуры.
Внешняя среда во многом определяет требования к адаптивности.
Если рынок стабильный, возможно применение эффективных (в данных
условиях) бюрократических структур, т.к. адаптивность здесь не важна. И,
наоборот, динамичный рынок требует адаптивных структур, несмотря на
снижение управляемости event-компании.
10
Бочаров, В.В. Финансовый анализ / В.В. Бочаров - СПб.: Питер, 2016. -514 с.
24
Ну и, конечно, на эффективность деятельности влияет степень
соответствия между разработанной организационной структурой, и
реально действующими связями между структурными подразделениями на
всех уровнях управления. Имеются ли Положения о структурных
подразделениях, Должностные инструкции работников, или реальная
работа организуется стихийно, или по каким-то личностным связям.
Задача определения организационной структуры event-компании –
это не выбор одной из известных организационных структур, это анализ
эффективности деятельности event-компании в существующей рыночной
обстановке с учетом бизнес-процессов предприятия других внутренних
факторов, и создание, на основе этого анализа, структурных
подразделений и выстраивание вертикальных и горизонтальных взаимных
связей между ними, распределение полномочий.
Определение организационной структуры управления — это
создание именно такой организационной структуры, которая обеспечит
максимальную эффективность деятельности предприятия с учетом как
внутренних, так и внешних факторов.
3. Бизнес-процессы event-компании
Описания бизнес-процессов
Соответствие бизнес-процессов организационной структуре
предприятия
Степень соответствия формальных бизнес-процессов
практической деятельности предприятия
4. Кадры event-компании
Квалификация
Система повышения квалификации
Соответствие занимаемой должности
Наличие взаимозаменяемости и кадрового резерва
25
Стабильность
Кадры и повышение эффективности деятельности предприятия
Основное в работе с кадрами, это их мотивация. В первую очередь,
мотивация персонала на стратегические цели event-компании. Во вторую,
на получение доходов event-компании. Нужна и первая, и вторая из этих
категорий, и каждые должны быть на своем месте. Первые более
инициативны, вторые более управляемы.
Но стратегические цели event-компании достаточно далеки от целей
структурных подразделений, особенно нижних уровней, а, тем более,
конкретных работников. Необходима система установки стратегических и
тактических целей структурных подразделений всех уровней, а, через них,
и конкретным работникам. Только такой подход может дать существенное
повышение эффективности деятельности event-компании.
Необходимо создать обстановку, когда каждый работник, увидев
опасность невыполнения плана, сам вышел бы наверх с вопросами и
предложениями, предупреждающими действиями. Тогда большинство
вопросов можно будет своевременно решить, и выполнить работу в срок.
Ну а уж если видно, что выполнить все же не удается, скорректировать
планы всех задействованных подразделений, и свести потери к минимуму.
Создать обстановку, мотивирующую сотрудников на безусловное
выполнение порученных работ.
Такую обстановку можно создать довольно просто. Любое
невыполнение плана должно автоматически вести к санкциям,
автоматически и без всякого вмешательства со стороны руководства. И
руководство, при этом, будет не карающим органом, а помощником своих
подчиненных в выполнении их работ.
Это, пожалуй, основные положения мотивации деятельности
персонала, общие для всех предприятий, независимо от сферы их
деятельности. Создание и внедрение системы мотивации деятельности
26
персонала, с учетом, конечно, специфики конкретного предприятия,
просто необходима для повышения эффективности его деятельности.
11
5. Управление взаимоотношениями с клиентами, поставщиками,
партнерами. В условиях современного рынка экономическая
эффективность предприятия полностью зависит от того, сколько средств
принесут клиенты. Именно предприятию, а не многочисленным
конкурентам. Клиенты должны выбрать именно эту event-компанию.
Не маловажным вопросом является политика продвижения услуг
event-компании. Продвижение - совокупность мероприятий по доведению
необходимой информации до целевых рынков с целью побуждения у них
ответной реакции. Комплекс продвижения или коммуникаций
осуществляется в последовательности: идентифицируется целевая
аудитория; определяется её ответная реакция; выбирается содержание и
форма обращения; выбираются коммуникационные каналы; проводится
обращение; устанавливается обратная связь с целевой аудиторией.
В комплекс продвижения входят следующие инструменты
маркетинга: реклама, пропаганда, стимулирование сбыта, личная продажа.
Их соотношение и сила воздействия на целевые аудитории зависят от
различных факторов внутренней и внешней маркетинговой среды event-
компании.
Для достижения целей продвижения специалисты по маркетингу
прибегают к четырем типам средств: личным продажам услуг, рекламе,
установлению связей с общественностью и стимулированию сбыта. Они
применяются в различных сочетаниях и образуют структуру продвижения
конкретных услуг.
Личная продажа предполагает прямое общение клиента с
менеджерами event-компании, "лицом к лицу" или по телефону. Это
11
Герчикова И.Н. Анализ основных показателей event- компании // Маркетинг. - 2016. - №6. -с. 167.
27
единственная форма продвижения, которая позволяет заключать сделки
немедленно; кроме того, только с помощью личной продажи менеджер
может точно подобрать услуги, отвечающий индивидуальным
потребностям и интересам конкретного клиента.
Реклама — это платные сообщения, распространяемые через
средства массовой информации и финансируемые теми, от кого они
исходят (спонсорами). Реклама может принимать разнообразные формы.
Ее главное достоинство заключается в способности охватить широкую
аудиторию при невысоких удельных издержках. Реклама, однако, имеет и
некоторые недостатки. Во-первых, единовременные расходы на
организацию рекламной кампании. Во-вторых, реклама не обеспечивает
непосредственной обратной связи, какую может дать прямой контакт с
покупателем, и к тому же рекламу трудно персонифицировать. Наконец, с
помощью рекламы вовсе не всегда можно подтолкнуть клиентов к
действию настолько же эффективно, как посредством личной продажи.
PR и связи с общественностью охватывает любые формы общения с
самой разной аудиторией, не имеющие непосредственного отношения к
продажам. Некоторые мероприятия по связям с общественностью носят
общий характер. С другой стороны, поддержание благоприятных
отношений с общественностью предусматривает конкретное освещение
деятельности event-компании и ее услуг и создание условий для появления
благожелательных отзывов о услугах компании в газетах и журналах, а
также в радио- и телепрограммах.
Стимулирование сбыта - заключительный этап продвижения. Его
функции поддаются определению с наибольшим трудом. Оно включает в
себя широкий набор видов деятельности и мероприятий, цель которых -
заинтересовать клиентов. Презентации, приглашения на показательные
мероприятия других клиентов и другие специальные мероприятия - все это
относится к данному способу продвижения услуг.
28
Event-услуги продвигать намного сложнее, чем товары, связано это с
их особыми характеристиками, здесь следует обратиться к классикам
маркетинга, в частности к Котлеру, который выделили четыре
особенности: неосязаемость, неотделимость от источника,
несохраняемость, невозможность оценить качество услуги до ее покупки.
В этом основная сложность продвижения услуг. Наиболее сложные в
продвижении услуг отрасли, где большую роль играет человеческий
фактор. Такая отрасль, как, например, event. Поэтому здесь так важно
продвигать event-услуги на основе комплексного использования всех
составляющих продвижения – стимулирование сбыта, реклама,
ассортиментная политика и другое.
29
ГЛАВА 2. СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АГЕНСТВА «BRIGHT»
2.1. Общая характеристика агентства «BRIGHT» и его
конкурентных позиций на рынке
«BRIGHT» — ведущая компания на российском рынке MICE
туризма по организации деловых поездок, конференций, инсентивов,
массовых мероприятий и отдыха для корпоративных клиентов.
Самые необычные и громкие события, лучшие проекты и
эксклюзивные предложения, стабильность и доверие крупнейших мировых
компаний, таких как — Siemens, Вимм-Билль-Данн, Heineken, Swiss-Credit-
Bank и других — делают компанию лидером в отрасли делового туризма.
Ежегодно компания обслуживает десятки тысяч бизнес-туристов на
самом высшем уровне, и поэтому очень дорожим своей репутацией.
Компания предлагает уникальный продукт — коммуникации
высшего пилотажа, повышающие лояльность персонала к компании,
инструменты, стимулирующие партнеров и клиентов работать на лучших
условиях: конференции и конгрессы, выставки и презентации, юбилеи
компании и поощрительные поездки для лучших сотрудников, клиентов и
поставщиков.
«BRIGHT» разработает и воплотит идею мероприятия, предложит
место проведения, составит оптимальный вариант бюджета.
«BRIGHT» занимается организацией и проведением деловых и
развлекательных мероприятий любого уровня и масштаба.
Деловые мероприятия (презентации, выставки, семинары,
форумы и другое)
Стратегические события
Развлекательные мероприятия для корпоративных и частных
клиентов
Эксклюзивные шоу
30
Концерты
Театрализованные шоу, постановки
Спортивные события
Торжественные церемонии и т.п.
Деятельность в области исполнительских искусств
Деятельность учреждений культуры и искусства
Деятельность в области спорта прочая
Деятельность зрелищно-развлекательная прочая
Деятельность танцплощадок, дискотек, школ танцев
Деятельность зрелищно-развлекательная прочая, не
включенная в другие группировки
Принципы работы:
Воплощение смелых креативных идей
Использование передовых event-технологий
Оперативность, ответственность, открытость
Высокая репутация.
Система управления агентства «BRIGHT»
Управление предприятием осуществляется в соответствии с его
Уставом. Предприятие является юридическим лицом, пользуется правами
и выполняет обязанности, связанные с его деятельностью. Управление
предприятием осуществляется на базе определенной организационной
структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется
предприятием самостоятельно. При разработке организационной
структуры управление необходимо обеспечить эффективное
распределение функций управления по подразделениям.
Структура управления может изменяться во времени в соответствии
с динамикой масштабов и содержания функций управления.
Организационная структура «BRIGHT» представлена на рисунке 2.1.
31
Рисунок 2.1. Организационная структура «BRIGHT»
Event-компанию «BRIGHT» возглавляет генеральный директор,
который организует всю работу предприятия и несет полную
ответственность за его состояния и деятельность перед государством и
трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех
учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия,
заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с
трудовым законодательством принимает и увольняет работников,
применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников
предприятия, открывает в банках счета предприятия.
Советник генерального директора организует работу менеджеров по
закупкам.
Бухгалтерия является структурным подразделением «BRIGHT» и
подчиняется советнику генерального директора предприятия. В своей
деятельности бухгалтерия руководствуется Положением о бухгалтерском
Представител
и
Генеральный директор
Советник
Генерального
директора
Направление
развития
Направление по
работе с проектами
Сопровождение
бизнеса
Главный бухгалтер
Административный
менеджер
Менеджер по
персоналу
Администратор сети
Групп
координаторы
Практиканты, стажеры
Менедже
р по
развити
ю
Менедже
р по
продукту
Менедже
р по
проектам
Менедже
р по
закупкам
32
учете и отчетности в РФ. Положение определяет порядок организации и
ведения бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской
отчетности, а также взаимоотношения по этим вопросам организаций.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель
предприятия.
Функции менеджеров по проектам в «BRIGHT»: консультирование
клиентов по услугам; оказание помощи в выборе услуг; встречать
клиентов и консультировать их по ассортименту услуг. Демонстрировать
все виды услуг; рекомендовать новые услуги. При отсутствии в продаже
отдельных услуг предлагать другие, близкие по свойствам услуги;
доводить до сведения директора о спросе покупателей на отдельные
услуги; следить за чистотой и порядком на рабочем месте; соблюдать
правила трудовой дисциплины, установленной в event-компании.
Менеджеры по проектам взаимодействуют с групп-координаторами.
Функции менеджера по закупкам:
осуществление закупок необходимых материалов и
оборудования для выполнения event-услуг;
осуществление поиска поставщиков.
Основные функции менеджера по развитию:
развитие клиентской базы;
руководство и планирование деятельности подразделения;
руководство проектами отдела на всех стадиях;
финансовое планирование;
контроль технических решений и подбора основного состава
оборудования;
проведение переговоров со всеми участниками проекта.
Менеджер по продукту отвечает за создание новых услуг, анализ
рынка, ассортиментную политику, ценообразование, продвижение услуг,