47
Так, дебиторская и кредиторская задолженность подлежит обязательной
инвентаризации как минимум ежегодно, перед составлением годовой
бухгалтерской отчетности. Как расшифровано в п. 3.44 Методических указаний
по инвентаризации, инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами
заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах
бухгалтерского учета. Среди прочего инвентаризационная комиссия Компании
путем документальной проверки также устанавливает:
- правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами,
внебюджетными фондами, другими организациями;
- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и
депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской
задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
В регламентирующих инвентаризацию актах нет упоминаний об
обязательном проведении сверки расчетов и вообще не дается каких-либо
конкретных рекомендаций по алгоритму проведения инвентаризации. Более
того, Методические указания по инвентаризации не выделяют из общей массы
контрагентов банки и бюджет, как это сделано в Положении о ведении
бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. В унифицированных
формах первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации
(акт инвентаризации по форме ИНВ-17 и Приложение к нему в виде справки,
утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) и
указаниях по их заполнению об актах сверки также не сказано. Единственное, на
что можно обратить внимание, - отражение в акте инвентаризации отдельно
сумм задолженности, подтвержденной и не подтвержденной дебиторами и
кредиторами. Тем не менее, наличие таких граф не делает обязательным
использование актов сверки в качестве основы для инвентаризации расчетов по
следующим причинам.
Во-первых, инвентаризация - это метод бухгалтерского учета, акты
Госкомстата не относятся к законодательству о бухучете, значит, не могут его
регулировать.
48
Во-вторых, в связи с вступлением с 2013 г. в силу нового Закона о
бухгалтерском учете организации уже не будет должна пользоваться
унифицированными формами, формы первичных документов подлежат
утверждению руководителем экономического субъекта (п. 4 ст. 9). Поэтому в
акте инвентаризации задолженности может и не оказаться упомянутой выше
графы.
В-третьих, суть инвентаризационных расчетов, повторяю, заключается в
проверке достоверности (идентифицирующих документов) сумм,
зарегистрированных на счетах бухгалтерского учета. Например, при
инвентаризации расчетов с подотчетными лицами инвентаризационная
комиссия проверяет отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их
целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому
подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических
указаний по инвентаризации). Не требуется согласовывать баланс (перерасход)
сумм с подотчетным лицом, что является сутью совместной сверки расчетов.
Более того, если предположить, что акты сверки расчетов должны быть
обязательным элементом инвентаризации расчетов, то необходимо признать, что
эта норма должна быть универсальной.
В-четвертых, акт сверки расчетов нельзя считать первичным учетным
документом. Вспомним, что первичные учетные документы оформляют факты
хозяйственной жизни (хозяйственные операции) (п. 1 ст. 9 нового Закона о
бухгалтерском учете, п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете соответственно).
Определение факта хозяйственной жизни дано в п. 8 ст. 3 нового Закона о
бухгалтерском учете: это сделка, событие, операция, которые оказывают или
способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта,
финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.
Непосредственно сверка не является таковым, поскольку представляет собой
лишь обмен информацией между контрагентами. С точки зрения бухгалтерского
учета акт сверки - это лишь инструмент для выявления возможных ошибок,
пропусков в отражении фактов в учете, которые, кстати, подлежат исправлению
49
в соответствии со специальным бухгалтерским стандартом - ПБУ 22/2010
"Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности". Таким образом, акт
проверки не может служить основанием для исправления такой ошибки, после
все записи в учете производятся на основании первичных документов. Поэтому
необходимо будет найти (получить) первичный документ, данные о котором,
например, не отражены в бухгалтерском учете (например, акт выполненных
подрядчиком работ, не внесенный в реестры бухгалтерского учета), и уже на его
основании сформировать проводки. Если расхождения в акте сверки вызваны
спором по существу обязательства (например, собственники помещений
считают, что ООО "Вега" незаконно взимает с них плату за какие-либо услуги)
и стороны не пришли к соглашению самостоятельно, каждая организация вправе
оставить в бухгалтерском учете данные, которые она считает правильными (п.
73 Положения О ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в
Российской Федерации). Впоследствии, неверные записи могут быть
исправлены на основании решения суда.Таким образом, подчеркнем,
расхождения в акте сверки не являются основанием для отражения в учете
результатов инвентаризации (излишков - в доходы, недостач - в расходы).
Рассмотрим основные сведения, содержащиеся в акте сверки,
проводимой бухгалтерией ООО «Вега» с его контрагентами.
1. В первую очередь в нем должно быть конкретизировано обязательство,
из которого вытекает признаваемая задолженность. Иначе говоря, в акте сверки
перечисляются:
- реквизиты договора либо актов выполненных работ, товарных
накладных, платежных документов (если договор носит рамочный характер);
- даты возникновения задолженности (то есть срок внесения платежа,
определяемый согласно требованиям закона либо условиям договора, начиная с
которого платеж считается просроченным). Именно с этой даты начинает
исчисляться срок исковой давности, поскольку согласно п. 2 ст. 200 ГК РФ по
обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности
начинается по окончании срока исполнения;
50
- суммы долга (указываются суммы конкретного обязательства,
поскольку свернутое сальдо по расчетам между контрагентами не дает
информации, о признании какого долга идет речь).
2. Во-вторых, в акте сверки отражается дата его подписания должником.
Это необходимо, поскольку перерыв в течении срока исковой давности может
иметь место лишь в пределах срока давности, а не после его истечения (п. 19
совместного Постановления № 15/18). Соответственно, если дата подписания
акта (дата признания долга) находится вне срока исковой давности по
конкретному спорному обязательству (как до начала его течения, так и после
окончания), суд откажет во взыскании долга. В отсутствие же даты подписания
акт сверки не позволяет определить дату прерывания срока исковой давности,
поэтому также не принимается в качестве доказательства.
3. И, наконец, последнее. Признание долга осуществляется должником,
если таковым является организация - ее органами (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Таким
образом, от имени хозяйственного общества, акт сверки должен быть подписан
единоличным исполнительным органом или лицом, которому этот орган выдал
доверенность на совершение действий по признанию долга. Между тем акт
сверки чаще всего рассматривается как документ, необходимый исключительно
для ведения бухгалтерского учета, поэтому обычно его подписывают главные
бухгалтеры сторон. Однако, эти сотрудники не имеют права действовать без
доверенности от имени компании и, как правило, они не имеют такой
доверенности, поэтому такие акты сверки не принимаются в качестве основания
для прекращения течения срока исковой давности. В этом случае акт сверки
рассматривается как технический документ бухгалтерского характера, он не
является юридическим документом, который порождает права и обязанности
сторон, а лишь подтверждает размер долга на определенную дату и не
свидетельствует о признании долга ответчиком, следовательно, не прерывает
течение срока исковой давности.
Если речь идет о прерывании срока исковой давности, заинтересован в
отнесении акта сверки к действиям по признанию долга истец-кредитор, а
51
ответчик-должник, наоборот, не заинтересован, значит, доказать наличие у лица,
подписавшего акт сверки, соответствующих полномочий кредитору практически
не под силу.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что порядок ведения
бухгалтерского учета и отражения информации о дебиторской и кредиторской
задолженностях ООО «Вега» на счетах и в отчетности соответствует
требованиям действующего законодательства, регулирующего данные
операции.
53
- напоминание о погашении счетов.
2. Досудебное взыскание отражает:
- поиск и установление контакта с лицами, принимающими решение
- проведение личных переговоров с руководством и собственниками
компаний
- составление графика погашения просроченной задолженности
- контроль выполнения графика погашения дебиторской задолженности
- поиск активов компании-дебитора, проведение переговоров о их
изъятии и реализации в досудебном порядке
3. Судопроизводство представляет собой:
- подготовка искового заявления и пакета необходимых документов;
- подача искового заявления в суд;
- подготовка и подача ходатайств о принятии обеспечительных мер;
- досудебная подготовка к судебному заседанию;
- представительство интересов клиента в судебных заседаниях;
- представительство интересов клиента в апелляционной, кассационной и
надзорной инстанциях;
- получение итоговых судебных документов;
- получение дубликата исполнительного документа / судебного решения.
4. Сопровождение исполнительного производства должно включать:
- предъявление исполнительного документа к исполнению в службу
судебных приставов;
- организация и контроль выезда судебного пристава-исполнителя;
- ходатайство перед судебным приставом о применении к должнику
временного ограничения на выезд из российской федерации;
- ходатайство перед судебным приставом о наложении ареста на
имущество дебитора;
- контроль проведения торгов по реализации имущества дебитора;
- получение в органах ФССП документов об окончании исполнительного
производства.
54
На вновь создаваемый отдел на предприятии также будут возлагаться
следующие обязанности.
Во-первых, необходимо усилить претензионную работу по взысканию
дебиторской задолженности. Последовательность действий компании при
проведении претензионной работы приведена в таблице 10.
Таблица 10
Последовательность действий компании при проведении
претензионной работы
Этап
Действия компании
Ответственное
подразделение
компании
Срок оплаты
долга не
наступил
Заключение договора
Коммерческая
служба
Контроль отгрузки
Коммерческая
служба
Выставление счета
Финансовая
служба
Уведомление об отгрузке
Уведомление о сумме и сроках погашения
дебиторской задолженности
За несколько дней до срока оплаты - напоминание
об окончании периода отсрочки по электронной
почте. В случае отсутствия реакции - личный
звонок
Дебиторская
задолженность
со сроком от
15 до 30 дней
При неоплате в срок – уведомление по
электронной почте с отчетом о доставке и
прочтении (возможно, с копией руководителю
сотрудника, ответственного за формирование
графика платежей). При отсутствии реакции -
звонок с выяснением причин
Коммерческая
служба
Официальное письмо-уведомление о конкретных
мерах, которые будут предприняты в случае
неоплаты
Коммерческая
служба
Приостановка продаж, оплаты встречных
требований
Коммерческая
служба
Дебиторская
задолженность
со сроком от
30 до 60 дней
Предарбитражное предупреждение
Юридическая
служба
Ежедневные звонки с напоминанием
Коммерческая
служба
Переговоры с ответственными лицами
Дебиторская
задолженность
со сроком
свыше 60 дней
Личный визит менеджера, принятие мер к
досудебному урегулированию
Коммерческая
служба
Официальная претензия-уведомление о начале
процедуры взыскания (заказным письмом)
Юридическая
служба
Подача искового заявления в суд
Юридическая
служба
55
Прежде чем начинать претензионную работу, менеджер должен
убедиться в том, что причиной нарушения условий оплаты не являются действия
самой организации, в частности:
- клиент полностью осведомлен об имеющейся у него задолженности;
- менеджер оформил все документы правильно и отправил их в срок.
Во-вторых, для эффективного управления дебиторской задолженностью
целесообразно разработать положение о политике и процедурах кредитного
контроля.
Это должен быть четко разработанный и утвержденный внутренний
документ - Положение о политике и процедурах кредитного контроля. В
документе необходимо указать следующую информацию.
1. Плановый уровень дебиторской задолженности. В этом пункте
отражают стратегию развития организации, ее политику сбыта, результаты
которых она желает достичь. Плановый уровень дебиторской задолженности
вычисляется расчетным путем и представляет максимально допустимый размер
дебиторской задолженности. Такой показатель выражается в абсолютных
величинах, в процентах по отношению к выручке или в количестве кредитуемых
клиентов. Ключевым моментом в выборе параметра для определения планового
уровня дебиторской задолженности является обеспечение организации
достаточным количеством денежных средств, чтобы избежать их дефицита. В
случае пересмотра лимита дебиторской задолженности в сторону увеличения
проводится предварительная финансовая оценка. Для этого определяется
стоимость содержания дебиторской задолженности: расходы компании на
обслуживание банковских кредитов, привлеченных для пополнения оборотных
средств, дополнительный объем реализации, связанный с увеличением лимита.
2. Условия предоставления кредита клиентам. В документе должен быть
прописан перечень условий, которым клиент должен соответствовать, чтобы
рассматривать вопрос о предоставлении ему кредита. Можно разделить клиентов
по типам, определив условия для каждого:
56
- ключевой клиент (крупный клиент, который делает большие заказы и
регулярно выполняет свои обязательства);
- рядовой клиент (мелкий клиент, регулярно выполняющий свои
обязательства);
- новый клиент (может быть мелким или крупным, но неизвестно, как он
будет выполнять свои обязательства);
- проблемный клиент (мелкий или крупный клиент, регулярно не
выполняющий своих обязательств).
3. Мотивация сотрудников. Здесь важно предусмотреть комплекс мер или
разработать отдельную политику мотивации сотрудников, участвующих в
процессе управления дебиторской задолженностью, для исключения
образования проблемных долгов. Эти сведения в документе в основном касаются
сотрудников коммерческих подразделений - менеджеров. Для них имеет смысл
устанавливать размер вознаграждения, который зависел бы от фактических сумм
поступившей оплаты от клиентов, а не от объема "бумажных" продаж, чтобы
менеджеры были лично заинтересованы в оплате счетов, выставленных клиенту.
Более того, можно предусмотреть зависимость размера вознаграждения
менеджера от сроков погашения клиентами задолженности, чтобы мотивировать
менеджеров к своевременному погашению задолженности. Например, если
сроки погашения не нарушены, то вся сумма включается в базу для расчета
вознаграждения. Если оплата была просрочена - уменьшается или вовсе
исключается из базы.
4. Процедура предоставления кредита клиентам. В этом пункте должен
быть указан перечень информации, существенной для принятия решения о
предоставлении клиенту кредита. Здесь же прописывается процедура получения
этой информации, порядок назначения ответственных за сбор информации лиц.
В основном это бухгалтерская отчетность клиента. Способом получения
дополнительной информации может быть личное посещение офиса клиента
менеджером, получение необходимых сведений от компаний, которые уже
работали с данным клиентом.
57
5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом
информации. В бухгалтерской отчетности в первую очередь анализируется
наличие у дебитора имущества, за счет которого при его банкротстве
организации удастся возместить свои убытки. Не менее важный показатель -
относительный размер и динамика кредиторской задолженности. Тренд на
увеличение кредиторской задолженности два-три раза за период говорит о том,
что компания испытывает финансовые трудности и у нее проблемы с
платежеспособностью.
6. Определение кредитного лимита для клиента и процедура управления
кредитными лимитами. Кредитный лимит можно установить для групп или
категорий клиентов в зависимости от продолжительности работы с
контрагентом. Кроме того, могут определяться отдельные специальные условия
предоставления кредита, например максимальный срок отсрочки, условия
пересмотра лимитов.
Здесь же должен быть указан порядок назначения ответственных
менеджеров за работу с кредиторской задолженностью конкретного клиента или
группой клиентов.
В-третьих, анализ дебиторской и кредиторской задолженности показал,
что часто имеются просрочки по этим видам задолженности. Для регулирования
расчетов с покупателями и заказчиками главному инженеру и менеджерам
рекомендуется ежемесячно формировать график ожидаемых оплат, на основе
которого сотрудники бухгалтерии будут проводить ревизию задолженности
покупателей и заказчиков. Пример данного графика по задолженности
представлен в таблице 11.
Таблица 11
График расчетов покупателей и заказчиков
Заказ-
чик
Авансовый платеж
Промежуточный
платеж
Окончательный
расчет
план
факт
план
факт
план
факт
1
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
2
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
3
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма
Дата/сумма