64
бюллетени, локальное радио, отчеты по итогам деятельности за определенные
периоды, собрания трудового коллектива.
Предлагаемые для ОАО «ТАиМ» методы повышения эффективности
восходящих коммуникаций представлены в таблице 12.
Таблица 12
Методы повышения эффективности восходящих
коммуникаций ОАО «ТАиМ»
Средства реализации восходящих
коммуникаций
Формы взаимодействия
руководства и подчиненных в
процессе реализации восходящих
коммуникаций
Вопросы к сотрудникам
Ответы подчиненных на интересующие
руководителя вопросы о
функционировании предприятия
Собрания сотрудников
Встречи руководства с подчиненными
на предмет выявления «болевых» точек
Использование в управленческой
деятельности политики открытых
дверей
Специально отведенное для приема
подчиненных время или создание
специального почтового ящика
Активное слушание
Использование возможностей
невербальной коммуникации
Использование возможностей
социальных групп
Участие руководства в неформальных
мероприятиях, спортивных
соревнованиях, корпоративных
вечеринках
Ответственность за разрешение
трудовых споров
Введение должности сотрудника,
отвечающего за менеджмент жалоб
Ответная реакция сотрудников является результатом грамотного
руководства, поэтому в процессе организации информационного обмена очень
важна роль восходящих коммуникаций. Именно рядовые сотрудники, которые
непосредственно задействованы в производственном процессе, могут
предоставить ценную для принятия определенных решений информацию,
поэтому очень важна «открытость» руководства, умение и готовность
услышать подчиненного, правильное осуществление менеджмента жалоб, что в
ряде случаев может заменить даже проведение определенного исследования. И
здесь немаловажную роль должны сыграть неформальные мероприятия, в ходе
которых нивелируются должностные различия и имеет место живой обмен
информацией, представляющей особую ценность для руководства.
Основные формы развития горизонтальных коммуникаций ОАО
65
«ТАиМ» представим в таблице 13.
Таблица 13
Основные формы развития горизонтальных коммуникаций
ОАО «ТАиМ»
Средства реализации
горизонтальных коммуникаций
Формы взаимодействия
сотрудников
Временные и целевые группы
Создание временных творческих
коллективов
Междисциплинарные команды
Создание регулярно действующих
команд для решения инновационных
креативных задач
Профессиональные объединения
Объединение специалистов одной
профессиональной принадлежности,
осуществляющих свою деятельность в
рамках различных подразделений
Социальные сети, блоги и т.д.
Использование различных средств
электронной коммуникации
Организационные мероприятия
Мероприятия для всех членов
коллектива мотивационного и
развлекательного характера
Производственные совещания
Совещания руководителей всех
подразделений на предмет
возникновения коммуникационных
проблем
«Открытый офис»
Создание единого офисного
пространства без физических
препятствий при коммуникации
сотрудников различных отделов
При таком развитии горизонтальных коммуникаций ОАО «ТАиМ»
будут упраздняться коммуникационные барьеры, препятствующие успешному
информационному обмену. Очень важно со стороны руководства использовать
определенные способы профилактики негативных явлений в
коммуникационном процессе. В первую очередь это реализация
соответствующих управленческих действий, способствующих обсуждению и
пояснению новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений,
необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода
работ по плану-графику, отчеты по результатам этого контроля, создание
открытой системы обратной связи с помощью перемещения сотрудников из
одного структурного подразделения в другое для обсуждения определенных
вопросов и принятия совместных решений.
66
Таким образом, предложены методы и формы развития
организационных коммуникаций ОАО «ТАиМ». Итогом реализации
предложенных рекомендаций должна стать сильная система организационных
коммуникаций на нисходящем, восходящем и горизонтальном уровне, которая
поможет не только сохранить лидирующие позиции на рынке, но и
формировать внутренний комфорт и слаженность работы. Эффект проявится
также в повышении производительности труда, уменьшении ущерба от
текучести кадров в связи со стабилизацией коллектива.
Также с целью формирования неформальных коммуникаций и
поддержания благополучного микроклимата в коллективе ввести в штат отдела
кадров и технического обучения ОАО «ТАиМ» должность специалиста-
психолога, что позволит повысить эффективность не только системы
неформальных коммуникаций, но и системы управления персоналом в целом.
Рекомендуется, чтобы этот специалист имел образование психолога, так
как сотрудник с таким образованием отсутствует в отделе кадров. Для
эффективной работы психолога необходимо оборудовать рабочее место и
определить основные функции:
1) Участие в разработке мероприятий по улучшению условий труда
сотрудников предприятия и повышению эффективности работы.
2) Участие в формировании корпоративной культуры коллектива
предприятия, создании и поддержании функционирования неформальных
коммуникаций.
3) Выявление индивидуальных качеств сотрудников, реализация
мероприятий по производственной и профессиональной адаптации молодых
рабочих и специалистов.
4) При необходимости консультирование руководителей предприятия,
работников, в компетенции которых находятся кадровые и трудовые
вопросы по социально-психологическим проблемам управления производством
и социального развития коллектива.
Как видно, круг проблем, решению которых будет способствовать
67
выполнение специалистом-психологом его непосредственных
профессиональных функций, является достаточно значимым для предприятия,
в том числе и с точки зрения функционирования системы организационных
коммуникаций, поэтому введение должности специалиста-психолога в штат
сотрудников ОАО «ТАиМ» вполне оправдано.
Далее по причине множественных отвлечений квалифицированных
работников от исполнения их непосредственных обязанностей, недостатка
информации и несвоевременного ее поступления ОАО «ТАиМ» целесообразно
внедрить групповой электронный органайзер «Outlook NewTask Add-in».
Пример решаемых задач с помощью рассматриваемого органайзера
представлен на рисунке 7.
Рисунок 7. Пример решаемых задач с помощью
«Outlook NewTask Add-in»
Наиболее распространенной программой в ОАО «ТАиМ» наряду с
операционными системами семейства "Microsoft Windows" является пакет
программ той же фирмы "Microsoft Office" различных версий. Поскольку
данные программы достаточно широко распространены и до недавнего времени
68
не имели серьезных конкурентов, они пользуются широким спросом у
белорусских производителей. Они достаточно просты в пользовании и требуют
минимального уровня компьютерной грамотности.
Преимущества «Outlook NewTask Add-in» по сравнению с другими
программами заключаются в следующем:
- встроенный почтовый клиент дает возможность работать как в
глобальной сети Internet, так и осуществлять обмен информацией в локальных
сетях;
- встроенная записная книжка позволяет хранить информацию в любом
виде и извлекать ее при соответствующих запросах;
- новые возможности автоматической сортировки и фильтрации
входящей и исходящей документации, а также всех других стандартных
элементов, которые созданы в этом приложении. Это дает возможность
функционально структурировать накопленные материалы и быстро их
извлекать;
- раздел заметок дает возможность отказаться от пометок на бумажных
носителях, которые всегда могут потеряться;
- возможность работы с элементами, которые доступны одновременно
большому количеству пользователей. Например, возможно использование
одной на всех адресной книги, участие в обсуждении на общем форуме, доступ
к которому разрешен или всем, или только указанным заранее пользователям;
- возможность одновременной рассылки сообщений большому
количеству адресатов и возможность отслеживания выполнения поручений;
- наличие разнообразных справочных материалов и видеороликов с
голосовым сопровождением;
- прозрачность информации дает возможность обеспечить отсутствие
избыточности информации для вышестоящих уровней, особенно при условии
неизменения значимых параметров поставленной задачи в результате
переписки;
- возможность достаточно эффективно организовать и контролировать
69
не только собственные задачи, но и задачи своих подчиненных. Так, пример
иерархии, созданной в виде дерева исполнителей при решении одной задачи,
представлен на рисунке 8.
Рисунок 8. Пример дерева исполнителей при решении задачи
с помощью «Outlook NewTask Add-in»
Преимущества данной программы неоспоримы, и очевидно, что она
будет способствовать более эффективному обмену информацией при
осуществлении организационных коммуникаций ОАО «ТАиМ».
Таким образом, в процессе совершенствования системы
организационных коммуникаций с целью снижения множественных
отвлечений квалифицированных работников от исполнения их
непосредственных обязанностей, устранения недостатка информации и
несвоевременного ее поступления, повышения эффективности неформальных
коммуникаций в силу сложившейся ситуации, обусловленной снижением
объемов производства и уровня заработной платы, ОАО «ТАиМ»
целесообразно более результативно использовать методы повышения
эффективности нисходящих и восходящих коммуникаций, с большей отдачей
использовать формы развития горизонтальных коммуникаций, в штат отдела
кадров и технического обучения ввести должность специалиста-психолога и
осуществить внедрение группового электронного органайзера
«Outlook NewTask Add-in».
70
3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Итогом реализации предложенных рекомендаций по расширению
использования методов повышения эффективности нисходящих и восходящих
коммуникаций, форм развития горизонтальных коммуникаций должна стать
сильная система организационных коммуникаций на нисходящем, восходящем
и горизонтальном уровне, которая поможет не только сохранить лидирующие
позиции на рынке, но и будет способствовать формированию корпоративной
культуры и снижению угроз со стороны собственного персонала.
Произведем расчет затрат на введение должности психолога-
специалиста в ОАО «ТАиМ» с заработной платой 400 руб. в месяц
соответственно, что составит 4 800 руб. в год.
Рассчитаем отчисления в фонд социальной защиты населения (ФСЗН):
ФСЗН = 4 800 × 0,34% = 1 632 руб.
Обязательное страхование при этом составит:
4 800 × 0,05% = 240 руб.
Ежегодные затраты на оплату труда вводимого специалиста составят:
Рст=4 800+1 632 +240=6 672 руб.
Затраты на создание рабочего мета для специалиста представлены в
таблице 14.
Таблица 14
Затраты на создание рабочего места
№
Наименование статьи
Кол-во, шт
Сумма затрат, руб.
1
Стул
1
45
2
Офисный стол
1
200
3
Компьютер
1
398
4
Принтер
1
150
5
Телефонный аппарат
1
25
6
Канцелярские товары
-
15
Итого 833
Общие годовые затраты предприятия на создание рабочего места и
оплату труда нового специалиста составят:
6 672 + 833 = 7 505 руб.
Оценка эффективности предложенных мероприятий.
71
Просчитав затраты, необходимо определить экономическую
эффективность от введения должности специалиста:
Э = Т
д
– U
p
, (2)
где Э – экономический эффект полученный от реализации мероприятия,
р.;
Т
д
– дополнительный объем продаж, полученный от реализации
мероприятия, р.;
U
p
– общие затраты на реализацию предложенных мероприятий, руб.
В процессе ознакомления с методической и специальной литературой,
касающейся совершенствования деятельности кадровой службы организаций,
был сделан вывод о том, что мероприятия, направленные на совершенствование
организационной структуры отделов предприятия, в среднем дают прирост
прибыли около 1 %.
Поэтому было принято планируемое увеличение прибыли от введения
специалиста на 1 % от прибыли.
100
1) (П
= Тд
, (3)
где Т
д
– дополнительный объем продаж, полученный после реализации
мероприятия, р.;
П – прибыль, полученная предприятием в год, предшествующий
внедрению планируемых мероприятий, р.
1 % – планируемое увеличение прибыли от введения должности
специалиста, в %.
Таким образом, основываясь на данных приложения 3, мы видим, что
планируемые затраты на введение специалиста-психолога составят 7 505 руб. и
дадут предполагаемый прирост прибыли около 1 % от прибыли, полученной
предприятием в год, предшествующий внедрению планируемых мероприятий.
Тогда по формуле (3):
Тд = (8 630 000 × 1) : 100 = 86 300 руб.
Дополнительный объем продаж, полученный в результате введения
72
специалиста по подбору, отбору, найму персонала, – 8 630 руб.
Экономический эффект, полученный от реализации указанного мероприятия,
составит:
Э = 86 330 – 7 505= 78 825 руб.
Таким образом, планируемые затраты на введение должности
специалиста-психолога составят 7505 руб. Дополнительный объем продаж,
полученный от реализации данного мероприятия, даст предполагаемый
прирост выручки от реализации продукции – 86 330 руб. Экономический
эффект при этом составит 78 825 руб.
Предложенное мероприятие позволяет не только усовершенствовать
работу отдела кадров, но координировать деятельность всего предприятия на
уровне снижения степени кадровых угроз, укрепления корпоративной культуры
и микроклимата в коллективе.
3. Далее произведем расчет затрат на осуществление мероприятий по
внедрение группового электронного органайзера «Outlook NewTask Add-in».
Таблица 15
Затраты на приобретение и установку ОАО «ТАиМ» электронного
органайзера «Outlook NewTask Add-in». , бел. руб.
Наименование затрат
Сумма затрат, руб.
Затраты на приобретение органайзера
«Outlook NewTask Add-in»
3500
Затраты на установку органайзера
«Outlook NewTask Add-in»
400
Обучение сотрудников
2500
Итого
6400
Итого затраты на приобретение и установку группового электронного
органайзера «Outlook NewTask Add-in» составят 6400 бел. деноминированных
рублей. При установлении данного оборудования экономический эффект будет
связан с уменьшением сроков прохождения документов по каналам
вертикальных и горизонтальных коммуникаций. По данным специальной
литературы, сроки прохождения документов снижаются с 4—45 дней до 2—
40,5 дней.
Средняя заработная плата работника предприятия составляет 20 руб. в
день. До внедрения группового электронного органайзера средний срок
73
получения и прохождения различного рода документов составлял 22,5 дня,
после внедрения органайзера 20,5 дня. Затраты на заработную плату одного
сотрудника на обслуживание прохождения документа составила 450 бел. руб.
до внедрения органайзера и 410 после внедрения органайзера. Экономия
предприятия на оплате труда каждого сотрудника, связанного с обслуживанием
прохождения документов составит 40 руб. В процессе обслуживания
прохождения документов на предприятии задействовано около 120 человек.
Таким образом, общая экономия предприятия от внедрения электронного
органайзера составит 4800 руб. в месяц только на прохождении документов (а
кроме этого, как отмечалось выше, выгоды от использования электронного
органайзера значительно шире), срок окупаемости данного проекта составит
1,3 месяца, экономический эффект от внедрения данного мероприятия составит
51 200 руб. (4800 × 12 – 6400).
Итак, на основе произведенных расчетов, можно сделать вывод, что ОАО
«ТАиМ» целесообразно ввести должность специалиста-психолога.
Экономический эффект от внедрения данного мероприятия составит 78 825
руб. А также эффективным будет внедрение группового электронного
органайзера «Outlook NewTask Add-in». Срок окупаемости данного проекта
составит 1,3 месяца, экономический эффект от внедрения данного мероприятия
составит 51 200 руб. Общий экономический эффект от внедрения
предложенных мероприятий составит 130025 руб.
Выводы по главе 3.
На основе проведенного анализа с целью совершенствования системы
организационных коммуникаций с ОАО «ТАиМ» целесообразно более
тщательно подходить к использованию методов повышения эффективности
нисходящих и восходящих коммуникаций, форм развития горизонтальных
коммуникаций, при этом уделять должное внимание установлению и
поддержанию обратной связи в том числе и в результате использования
возможностей неформальных коммуникаций.