54
взаимодействии с внешней средой, представленной изначально поставщиками
и потребителями. Или, например, бухгалтерия предоставляет информацию
главному бухгалтеру, а он в свою очередь передает ее финансовому директору.
Периодичность передачи информации у каждого отдела своя. Так,
например, бухгалтерия информацию передает главному бухгалтеру ежедневно,
а все остальные рассмотренные отделы каждую неделю.
Основным средством передачи входящей информации являются
совещания, на что уходит много времени и имеет место искажение
информации. А исходящая информация передается в виде отчетов как на
бумажных, так и на электронных носителях.
Горизонтальные коммуникации в ОАО «ТАиМ» в основном протекают
неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками
и происходят и в аппарате управления и на уровнях, находящихся ниже, под
аппаратом управления. Если отделу (например, снабжения и сбыта) необходима
какая-либо информация от другого отдела, например, от планово-
экономического, то данный запрос и поступившая в ответ информация
проходит через начальников отделов.
Пример горизонтальных коммуникаций ОАО «ТАиМ» представлен на
рисунке 6.
Отдел сбыта Планово-экономический отдел
Рисунок 6. Пример горизонтальных коммуникаций на ОАО «ТАиМ»
Коммуникации между генеральным директором и высшим
руководством на предприятии происходит обычно в форме совещаний и
отчетов, которые предоставляются практически ежемесячно.
В свою очередь с отделом кадров и технического обучения генеральный
директор взаимодействует напрямую, так как он непосредственно узнает от
отдела кадров любые изменения, которые происходят на предприятии. А отдел
55
кадров получает распоряжения в устной форме, периодичность взаимодействия
с отделом кадров составляет 2 раза в месяц.
Формальная коммуникация в компании представлена в виде
документооборота. Причем, судя по исследованиям, формальные
коммуникации лучше развиты.
В процессе функционирования предприятия наряду с формальными
коммуникациями осуществляются и неформальные связи между работниками и
руководством различных уровней. Неформальные коммуникации проявляются
непосредственно во время проведения праздников и ежегодных корпоративных
мероприятий, которые способствуют формированию лояльности сотрудников к
предприятию. Это празднование дней рождений, Восьмого марта, встречи
Нового года, коллективные поздравления сотрудников с рождением детей и
т.д., что сейчас, как отмечалось выше, особенно важно.
Для исследования организационных коммуникаций проведено
выборочное анкетирование персонала ОАО «ТАиМ» (образец анкеты
представлен в Приложении 4). Опрос проводился со 120 сотрудниками,
которым было предложено ответить на 10 вопросов. Особенно ценными для
осуществления анализа рассматриваемой проблемы представляются ответы
начальника финансового отдела, бухгалтера, сотрудника информационно-
аналитического бюро, сотрудника отдела кадров и технического обучения,
начальника бюро управления качеством.
Как показал анализ ответов, большая нагрузка ложится на сотрудников
финансового отдела и бухгалтерии. Сотрудники именно этих структурных
подразделений выполняют много «лишней» работы: из ответа на 1-ый вопрос
следует, что выполняют они 5 пунктов из 6, хотя их должностные обязанности
очерчены только тремя пунктами. С целью улучшения информационных
обменов и ускорения документооборотных процессов при ответе на 10 вопрос
анкеты было высказано пожелание осуществления автоматизации
организационных процессов.
Сотрудник информационно-аналитического бюро также заострил
56
внимание на необходимости автоматизации управления производством, а также
предложил больше проводить неформальных мероприятий, способствующих
формированию командного духа и улучшению взаимоотношений сотрудников
в коллективе.
Сотрудник отдела кадров и технического обучения отметила, что
достаточно часто в процессе работы имеют место отвлечения сотрудников от
выполнения их должностных обязанностей. На 5 вопрос анкеты дали
положительный ответ 80 опрашиваемых сотрудников (что составляет 66,6 % из
числа опрошенных). В качестве ответа на 10 вопрос анкеты сотрудник отдела
кадров и технического обучения предложила ввести в штат своего отдела
должность психолога, в обязанности которого будет входить мониторинг
микроклимата в коллективе, подготовка и проведение мероприятий,
направленных на укрепление корпоративной культуры.
Начальник бюро управления качеством как на одну из наиболее важных
проблем в своей профессиональной деятельности указал частые отвлечения,
причинами которых являются внеплановые заседания; вызовы к начальнику
отдела технического контроля, в цеха и т.д. Он объяснил это отсутствием
единой информационной системы, которая давала бы возможность
одновременно доставлять информацию в несколько структурных
подразделений одновременно и при этом осуществлять контроль за
выполнением распоряжений.
Как видно по результатам анкетирования, сотрудники финансовых и
инженерно-технических служб часто выполняют побочную работу, которая не
соответствует уровню их квалификации, при этом имеют место
множественные отвлечения квалифицированных работников от исполнения их
непосредственных обязанностей, недостаток информации и несвоевременное ее
поступление, что связано с отсутствием единой автоматизированной
информационной системы управления предприятием.
Основным показателем эффективности функционирования системы
организационных коммуникаций является информационная безопасность
57
предприятия. В ОАО «ТАиМ» функция обеспечения информационной
безопасности возлагается на отдел безопасности и режима и отдел кадров и
технического обучения (далее отдел кадров).
В структуре отдела безопасности и режима выделяется информационно-
аналитическое бюро (4 человека) и охрана (67 человек).
Функции отдела безопасности и режима:
- организация и обеспечение контроля за проведением мероприятий,
направленных на создание безопасных и здоровых условий труда на
предприятии;
- обеспечение проведения вводного инструктажа по технике
безопасности поступающих на предприятие работников, организация
проведения повторного инструктажа в цехах и службах предприятия;
- организация пропаганды техники безопасности, охраны труда и
промышленной санитарии;
- участие в расследовании и анализе причин производственного
травматизма и профессиональных заболеваний, в разработке мероприятий по
их предупреждению и устранению;
- обеспечение мероприятий по охране объектов предприятия;
- защита информации от заимствования и искажения.
- контроль и предотвращение убытков, обусловленных деятельностью
персонала предприятия.
Контроль необходимо рассматривать как комплекс мер,
способствующих ликвидации возможностей нанесения ущерба.
ОАО «ТАиМ» расположено по ул. Гоголя в г. Бобруйске, территория
предприятия обнесена ограждением и охраняется. Существует система
пропусков. Пропуск – это единственный документ, который дает право на
проход, проезд и пребывание лиц и транспорта на территории предприятия, на
ввоз-вывоз (внос-вынос) материальных ценностей и информации на различных
носителях. Лица, которые находятся на территории предприятия, обязательно
должны иметь при себе пропуск и предъявлять его по первому требованию
58
сотрудников службы безопасности. Также оформляется пропуск и на
автотранспортные средства.
В ОАО «ТАиМ» запрещено пользоваться фото- и видеоаппаратурой,
записывающими устройствами, флешкартами и другими носителями
информации. Также запрещено вносить и выносить предметы с территории
предприятия, обязательным является досмотр тары, ручной клади. По всему
периметру ограждения территории предприятия осуществляется
видеонаблюдение.
Также в обеспечении информационной безопасности персонала
значимая роль отводится отделу кадров и технического обучения (7 человек).
Основными задачами деятельности этого отдела являются:
- кадровое обеспечение деятельности предприятия.
- рациональное использование кадрового потенциала и его развитие на
основе оценки персонала, обеспечения квалификации и компетентности
персонала, планирования карьеры и формирования кадрового резерва на
выдвижение.
- организация и ведение кадрового делопроизводства. Формирование
отчетности по всем направлениям работы по установленным формам.
- организация и выполнение работ по комплектованию кадрами рабочих,
специалистов и служащих требуемых профессий, специальностей и
квалификации, контроль за расстановкой кадров;
- организация работы с документами, содержащими коммерческую
тайну.
Функции отдела кадров:
- организация и координация всей работы по укомплектованию
предприятия кадрами, повышению их квалификации;
- разработка кадровой политики предприятия;
- подбор, отбор и расстановка кадров на основе их квалификации,
личных и деловых качеств, контроль правильности использования потенциала
сотрудников в структурных подразделениях предприятия;
59
- изучение кандидатов на найм, осуществление анкетирования в
соответствии с режимными требованиями;
- обеспечение сохранности сведений конфиденциального характера о
персональных данных работников предприятия;
- подготовка трудовых договоров (и соглашений к ним) между
работником и работодателем. Подготовка проектов приказов на прием, перевод,
перемещение и увольнение работников в соответствии с действующим
законодательством и нормативными документами;
- формирование резерва для выдвижения, планирование деловой
карьеры, организация подготовки резерва по индивидуальным планам,
обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующие должности;
- организация работы по аттестации персонала всех уровней. Подготовка
документов для аттестации руководителей. Анализ и подготовка предложений
по совершенствованию работы по аттестации персонала;
- анализ причин текучести кадров, разработка мероприятий по
снижению текучести кадров и участие в реализации этих мероприятий;
- осуществление учета и хранения соответствующей документации.
Так как одной из задач отдела кадров является организация работы с
документами, содержащими коммерческую тайну, отдел кадров осуществляет
мероприятия по документированию трудовых правоотношений организации с
персоналом, хранение и ведение документации по личному составу, трудовых
книжек, личных дел сотрудников, защиту персональных данных работников
предприятия.
Сотрудники ОАО «ТАиМ», которые имеют доступ к конфиденциальной
информации, при приеме на работу в обязательном порядке знакомятся с
Перечнем сведений, в которых содержится коммерческая тайна, и обязательно
подписывают договор о ее неразглашении. Перечень сведений, составляющих
коммерческую тайну, составлен с учетом Закона «О коммерческой тайне».
Документы с грифом «Коммерческая тайна» хранятся в специальных
сейфах и сейфовых шкафах или на металлических стеллажах, которые
60
закрываются, также на предприятии есть закрытые для свободного доступа
помещения, предназначенные для хранения подобного рода документов.
Имеют право на пользование конфиденциальными документами только
те сотрудники, чьи фамилии указаны в специальном списке на обороте
последнего листа документа. Пользование такого рода документами
фиксируется в журнале учета выдачи документов с грифом "Коммерческая
тайна".
В структуре конфиденциальной информации выделяются и
персональные данные сотрудников, с которыми изначально работают
сотрудники отдела кадров. Наиболее часто осуществляемыми операциями с
персональными данными являются их получение, обработка, хранение и
передача.
Хранение личных дел и других документов, содержащих персональные
данные работников ОАО «ТАиМ», осуществляется в сейфовых шкафах в
помещении отделе кадров. Доступ к ключам от этих сейфов имеют только
сотрудники данного отдела. Запрещено сообщение персональных данных
третьей стороне без письменного согласия работника, при этом лица, которые
получают персональные данные работника, ставятся в известность на предмет
того, что эти данные могут быть использованы только лишь в заявленных
целях.
С целью укрепления информационной безопасности все сотрудники
поставлены в известность о том, что нельзя оставлять документы в открытом
виде на рабочем месте, их необходимо помещать в определенную папку.
Ответственность за соблюдение установленного правила возлагается на
каждого сотрудника предприятия.
В соответствии с установленными правилами информационной
безопасности сотрудники не должны помещать в мусорную корзину ненужные
документы, даже неконфиденциального характера. С этой целью в каждом
отделе есть шредер – уничтожитель бумаг. Для соблюдения безопасности на
ОАО «ТАиМ» компьютеры, подключенные к Интернету, поставлены отдельно
61
в соответствии с количеством кабинетов в управлении. Регламентирован
порядок переноса информации с компьютеров и на них. Хранение съемных
носителей информации осуществляется в специальном сейфе, а выдача их
осуществляется под расписку.
В целом в соответствии с положениями Закона Республики Беларусь
«Об информации, информатизации и защите информации»
48
и Закона РБ «О
коммерческой тайне»
49
защита конфиденциальной информации и персональных
данных в рамках системы организационных коммуникаций ОАО «ТАиМ»
соблюдается.
Как показал проведенный анализ, в рамках функционирования системы
организационных коммуникаций ОАО «ТАиМ» движение информационных
потоков осуществляется по вертикальным и горизонтальным каналам. Обмен
информацией также осуществляется на формальном и неформальном уровне.
Формальные коммуникации в компании представлены в виде
документооборота. Основным средством передачи входящей информации
являются совещания, на что уходит много времени и имеет место искажение
информации. А исходящая информация передается в виде отчетов как на
бумажных, так и на электронных носителях.
Основными недостатками в функционировании системы
организационных коммуникаций ОАО «ТАиМ» является частое выполнение
квалифицированными специалистами побочной работы, которая не
соответствует уровню их квалификации, при этом имеют место
множественные отвлечения квалифицированных работников от исполнения их
непосредственных обязанностей, недостаток информации и несвоевременное ее
поступление, что связано с отсутствием единой автоматизированной
информационной системы управления предприятием.
48
Закон Республики Беларусь «Об информации, информатизации и защите информации» № 125-3 от
15.06.2006г. (ред. от 04.01.2016г.) – [Электронный ресурс] – URL: http://bel-kodeksy.com. (Дата обращения
07.12.2017).
1.
49
Закон Республики Беларусь «О коммерческой тайне» № 16-3 от 15.01.2016 г. [Электронный ресурс] -
URL: http://www. pravo.by. (Дата обращения 12.12.2017).
62
Выводы по главе 2.
ОАО «ТАиМ» является специализированным предприятием по выпуску
изделий тормозных систем грузовых автомобилей, автобусов, прицепов,
прицепных сельскохозяйственных машин и тракторов.
Хозяйственно-экономическое положение предприятия в 2014 – 2016 гг.,
несмотря на ряд негативных внутренних и внешних факторов, позволяет
рассчитывать на стабильную деятельность предпнриятия. Для достижения
поставленных задач ОАО «ТАиМ» в полном объеме обеспечено необходимой
численностью промышленно-производственного персонала, специалистами
соответствующей квалификации с большим опытом работы. Средний возраст
работников предприятия в 2014 году составил 38,4 года, в 2015 году – 38,8 лет,
в 2016 году – 39,2 года.
В ОАО «ТАиМ» выстроена система организационных коммуникаций.
Движение информационных потоков на уровне входящей и исходящей
информации осуществляются по вертикальным и горизонтальным каналам:
«высшее руководство – структурные подразделения», «структурное
подразделение – отдел». Обмен информацией также осуществляется на
формальном и неформальном уровне.
В сложившейся в 2016 году на предприятии ситуации, повлекшей за
собой снижение объемов производства и уровня заработной платы, возрастает
значимость неформальных коммуникаций, способствующих повышению
мотивации сотрудников, направленной на укрепление лояльности к
предприятию, поскольку ее снижение представляет собой основную кадровую
угрозу.
Должное внимание на предприятии уделяется обеспечению
информационной безопасности. Отдел безопасности и режима и отдел кадров и
технического обучения ОАО «ТАиМ» осуществляют деятельность,
направленную на защиту конфиденциальной информации от угроз со стороны
собственного персонала.
63
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию системы
организационных коммуникаций ОАО «ТАиМ»
3.1. Разработка рекомендаций по совершенствованию организационных
коммуникаций ОАО «ТАиМ»
В результате проведенного анализа было выявлено, что в процессе
функционирования системы организационных коммуникаций обмен
информацией осуществляется по нисходящим, восходящим и горизонтальным
коммуникациям. С целью повышения их эффективности ОАО «ТАиМ»
необходимо использовать следующие методы, представленные соответственно
в таблицах 11, 12,13.
Таблица 11
Методы повышения эффективности нисходящих
коммуникаций ОАО «ТАиМ»
Средства реализации нисходящих
коммуникаций
Формы взаимодействия
руководства и подчиненных в
процессе реализации нисходящих
коммуникаций
Рабочий инструктаж
Информирование сотрудников о целях,
очередности выполнения работ,
использовании имеющихся ресурсов
Обратная связь по результатам
деятельности
Ответная реакция руководства на итог
выполнения поставленной задачи,
создающая возможность подчиненному
в дальнейшем не допустить просчетов
Информирование сотрудников и
новости предприятия
Сообщение о происходящих на
предприятии изменениях посредством
рассылки по электронной почте,
ежегодных отчетов, информационных
бюллетеней, общих собраний
сотрудников
Социальная поддержка
Забота и внимание к подчиненным со
стороны руководства
В процессе реализации нисходящих коммуникаций руководству ОАО
«ТАиМ» целесообразно придерживаться принципа гласности, системно
осуществлять информирование сотрудников о целях и содержании совместно
выполняемых работ, предоставлять возможность руководствоваться
приобретенным опытом при решении производственных задач в дальнейшем.
При этом очень важно использовать все имеющиеся средства: электронную
почту, телефонные переговоры, доски объявлений, информационные