55
ГЛАВА 3. ОПТИМИЗАЦИЯ СОСТАВА И СТРУКТУРЫ
ОБОРОТНЫХ АКТИВОВ ООО «ФОРМАТ»
3.1. Мероприятия по оптимизации оборотных активов
ООО «Формат»
Повышение эффективности использования оборотных средств
обеспечивается ускорением их оборачиваемости на всех стадиях кругооборота.
Значительные резервы повышения эффективности использования
оборотных средств заложены непосредственно в самом предприятии. В сфере
производства это относится, прежде всего, к производственным запасам.
Запасы играют важную роль в обеспечении непрерывности процесса
производства, но в то же время они представляют ту часть средств
производства, которая временно не участвует в производственном процессе.
Эффективная организация производственных запасов является важным
условием повышения эффективности использования оборотных средств.
Основные пути сокращения производственных запасов сводятся к их
рациональному использованию; ликвидации сверхнормативных запасов
материалов; совершенствованию нормирования; улучшению организации
снабжения, в том числе путем установления четких договорных условий
поставок и обеспечения их выполнения, оптимального выбора поставщиков,
налаженной работы транспорта. Важная роль принадлежит улучшению
организации складского хозяйства.
Сокращение времени пребывания оборотных средств в незавершенном
производстве достигается путем совершенствования организации производства,
улучшения применяемых техники и технологии, совершенствования
использования основных фондов, прежде всего их активной части, экономии по
всем стадиям движения оборотных средств.
Организации, работающие на коммерческом расчете, заинтересованы в
сокращении размера ненормируемых оборотных средств, так как это влечет
ускорение оборачиваемости оборотных средств в сфере обращения, а
следовательно, более эффективное использование оборотных средств в целом.
56
В сфере обращения оборотные средства не участвуют в создании нового
продукта, а лишь обеспечивают его доведение до потребителя. Излишнее
отвлечение средств в сферу обращения – отрицательное явление. Важнейшими
предпосылками сокращения вложений оборотных средств в сферу обращения
являются рациональная организация сбыта готовой продукции, применение
прогрессивных форм расчетов, своевременное оформление документации и
ускорение ее движения, соблюдение договорной и платежной дисциплины.
Для повышения использования оборотных средств в ООО «Формат»
необходимо осуществление постоянного контроля за состоянием товарных
запасов, предусматривающего не только наблюдение за соответствием их
установленным нормам, но и повседневный контроль за условиями хранения
товаров.
Поэтому одним из эффективных мероприятий по оптимизации
оборотных активов будет внедрение системы управления запасами с целью
определения оптимального размера заказа, что позволит минимизировать
затраты на складское хранение, оформление заказа, доставку.
Основной задачей управления запасами является создание системы
контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в
соответствии с установленной нормой.
Нормой запаса называется расчетное минимальное количество
предметов труда, которое должно находиться у торговых предприятий для
обеспечения бесперебойной реализации товаров
1
.
При определении норм товарных запасов используют три группы
методов: эвристические, методы технико-экономических расчетов и
экономико-математические методы.
Эвристические методы предполагают использование опыта
специалистов, которые изучают отчетность за предыдущий период,
анализируют рынок и принимают решения о минимально необходимых
1
Любушин Н.П., Лещева В.Б., Дьякова В.Г. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия:
Учеб. Пособие / Под ред. Н.П. Любушина. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - С. 89
57
запасах, основанные, в значительной степени, на субъективном понимании
тенденций развития спроса. В качестве специалиста может выступать работник
предприятия, постоянно решающий задачу нормирования запасов.
Используемый в этом случае метод решения задачи (из группы эвристических)
называется опытно-статистическим.
В том числе, если поставленная задача в области управления запасами
достаточно сложна, может использоваться опыт не одного, а нескольких
специалистов. Анализируя затем по специальному алгоритму их субъективные
оценки ситуации и предлагаемые решения, можно получить достаточно
хорошее решение, мало чем отличающееся от оптимального. Этот метод также
относится к группе эвристических и носит название метода экспертных
оценок
1
.
Сущность метода технико-экономических расчетов заключается в
разделении совокупного запаса в зависимости от целевого назначения на
отдельные группы, например, номенклатурные позиции (или ассортиментные
позиции в торговле). Далее для выделенных групп отдельно рассчитывается
страховой, текущий и сезонные запасы, каждый из которых, в свою очередь,
может быть разделен на некоторые элементы. Например, страховой запас на
случай повышения спроса или нарушения сроков завоза материалов (товаров)
от поставщиков.
Метод технико-экономических расчетов позволяет достаточно точно
определять необходимый размер запасов, однако трудоемкость его велика.
Суть экономико-математических методов нормирования запасов состоит
в следующем:
спрос на товары или продукцию чаще всего представляет собой
случайный процесс, который может быть описан методами математической
статистики. Одним из наиболее простых экономико-математических методов
определения размера запаса является метод экстраполяции (сглаживания),
который позволяет перенести темпы, сложившиеся в образовании запасов в
1
Русак Н.А., Русак В.А. Основы финансового анализа. М.: ООО «Меркавание», 2013. - С. 64
58
прошлом, на будущее. Например, имея информацию о размере запасов за
прошедшие четыре периода, на основе метода экстраполяции можно
определить размер запасов на предстоящий период. Международная практика
управления запасами свидетельствует: темп роста запасов должен несколько
отставать от темпа роста спроса.
Таким образом, определив минимальное количество материальных
ресурсов, которое должно постоянно находиться на складе менеджерам
экономического субъекта необходимо перейти к разработке системы контроля
за состоянием запасов.
Контроль за состоянием запасов это изучение и регулирование уровня
запасов продукции производственно-технического назначения и товаров
народного потребления с целью выявления отклонений от норм запасов и
принятия оперативных мер к ликвидации отклонений
1
.
Необходимость контроля за состоянием запасов обусловлена
повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки,
предусмотренные нормами запаса. Контроль за состоянием запаса может
проводиться на основе данных учета запасов, переписей материальных
ресурсов, инвентаризаций или по мере необходимости.
В целом можно выделить следующие системы контроля за состоянием
запасов: с фиксированной периодичностью заказа; с фиксированным размером
заказа. Остальные системы представляют собой разновидности этих двух
систем.
Контроль состояния запасов по системе с фиксированной
периодичностью заказа осуществляется через равные промежутки времени
посредством проведения инвентаризации остатков. По результатам проверки
осуществляется заказ на поставку новой партии товаров.
Размер заказываемой партии товара определяется разностью
предусмотренного нормой максимального товарного запаса и фактического
1
Негашев Е.В. Анализ финансов предприятия в условиях рынка: Учебное пособие. - М.: Высшая школа, 2012. -
С. 56
59
запаса. Поскольку для исполнения заказа требуется определенный период
времени, то величина заказываемой партии увеличивается на размер
ожидаемого расхода на этот период.
Интенсивность спроса в этой модели является величиной переменной. А
поскольку заказ осуществляется через равные промежутки времени, то
величина заказываемой партии в разных периодах также будет различна.
Естественно, применять эту систему можно тогда, когда есть возможность
заказывать партии, различные по величине (например, в случае применения
контейнерной доставки заказываемого товара эта система не применима).
Кроме того, систему не применяют, если доставка или размещение заказа
обходится дорого. Например, если спрос за прошедший период был не
значителен, то заказ также будет незначителен, что допустимо лишь при
условии несущественности расходов, связанных с выполнением заказа
1
.
Особенностью описываемой системы является также и то, что она
допускает возникновение дефицита. Если спрос резко усилится, то запас
закончится до наступления срока подачи заказа. Это означает, что система
применима, когда возможные потери от дефицита для предприятия также
несущественны.
Подводя итог, следует отметить, что система контроля с фиксированной
периодичностью заказа применяется в следующих случаях:
условия поставки позволяют получать заказы различными по
величине партиями;
расходы по размещению заказа и доставке сравнительно невелики;
потери от возможного дефицита сравнительно невелики.
На практике по данной системе можно заказывать один из многих
товаров, закупаемых у одного и того же поставщика, товары, на которые
уровень спроса относительно постоянен, малоценные товары и т.д.
В системе контроля за состоянием запасов с фиксированным размером
заказа размер заказа на пополнение запаса является величиной постоянной.
1
Бланк И.А. Основы финансового менеджмента. Том 1. - Киев: Ника-Центр, 2012. - С. 265
60
Интервалы времени, через которые производится размещение заказа, в этом
случае могут быть разными.
Нормируемыми величинами в этой системе являются величина заказа,
размер запаса в момент размещения заказа (так называемая точка заказа) и
величина страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении
наличного запаса до точки заказа. После размещения заказа запас продолжает
уменьшаться, так как заказанный товар привозят не сразу, а через какой-то
промежуток времени. Величина запаса в точке заказа выбирается такой, чтобы
в нормальной, рабочей ситуации за определенное время запас не опустился
ниже страхового. Если же спрос непредвиденно увеличится, или же будет
нарушен срок поставки, то начнет работать страховой запас. Коммерческая
служба экономического субъекта в этом случае должна принять меры,
обеспечивающие дополнительную поставку. Таким образом, данная система
контроля предусматривает защиту от образования дефицита
1
.
На практике система контроля за состоянием запаса с фиксированным
количеством заказа применяется преимущественно в следующих случаях:
большие потери в результате отсутствия запаса;
высокие издержки по хранению запасов;
высокая стоимость заказываемого товара;
высокая степень неопределенности спроса;
наличие скидки с цены в зависимости от заказываемого количества.
Система с фиксированным размером заказа предполагает непрерывный
учет остатков для определения точки заказа.
После того как сделан выбор системы пополнения запасов, необходимо
количественно определить величину заказываемой партии, а также интервал
времени, через который повторяется заказ.
Оптимальный размер партии поставляемых товаров и, соответственно,
оптимальная частота завоза зависят от следующих факторов:
объем спроса (оборота);
1
Савицкая Г.А. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2012. - С. 198
61
расходы по доставке товаров;
расходы по хранению запаса.
В качестве критерия оптимальности выбирают минимум совокупных
расходов по доставке и хранению. И расходы по доставке, и расходы по
хранению зависят от размера заказа, однако характер зависимости каждой из
этих статей расходов от объема заказа разный. Расходы по доставке товаров
при увеличении размера заказа очевидно уменьшаются, так как перевозки
осуществляются более крупными партиями и, следовательно реже.
Расходы по хранению растут прямо пропорционально размеру заказа
Таким образом, основные системы контроля над запасами базируются на
фиксации одного из двух параметров размера заказа или интервала времени
между заказами. В условиях отсутствия отклонений от запланированных
показателей и равномерного потребления запасов, для которых разработаны
основные системы, такой подход является вполне достаточным.
Однако все рассмотренные выше системы контроля уровня запасов
применимы лишь к весьма ограниченному спектру условий функционирования
и взаимодействия поставщиков и потребителей. Повышение эффективности
использования систем управления запасами в логистической системе
организации приводит к необходимости разработки оригинальных вариантов
рассмотренных выше систем контроля уровня запасов.
Таким образом, экономическим субъектам, несмотря на
многочисленные отклонения в снабженческо-сбытовой деятельности,
необходимо придерживаться определенной системы управления запасами, дабы
избежать хаотичности и неопределенности в обеспечении процесса
производства необходимыми материальными ресурсами. Для этого
предприятиям необходима определенная методика проектирования
логистической системы управления запасами.
В настоящее время для управления товарными запасами все боле
широкое распространение получает электронная техника. В первую очередь это
кассовые терминалы с системой учета товародвижения, сканеры и принтеры
62
штриховых кодов и др. С помощью такой техники можно осуществлять не
только эффективный контроль за товарными запасами, но и осуществлять
управление другими направлениями коммерческой деятельности
(ценообразование, работа с поставщиками и т.д.).
3.2. Экономический эффект от разработанных мероприятий
Результатом внедрения систем управления запасами в ООО «Формат»
станет обеспечение своевременного вовлечения в хозяйственный оборот
излишних запасов, высвобождение части финансовых средств, «завязнувших» в
сверхнормативных запасах.
Использование систем управления запасами позволит установить
необходимые размеры товарных запасов с учетом объема дневной реализации
товаров, максимальных размеров разовой поставки и других факторов.
Контроль за соответствием фактических запасов товаров их
необходимым размерам и принятие мер по ускорению завоза товаров или
активизации продажи заменяющих товаров будет способствовать ускорению
оборачиваемости запасов.
Если фактические запасы превышают необходимые затраты, то
необходимо установить причины возникшего превышения, из которых
наиболее полными могут быть:
- движение покупательского спроса под влиянием изменения роста
цен, появление новых, более совершенных товаров и т.д.
- просчеты при определении потребностей в товаре;
- низкое качество в товарах;
- несоблюдение сроков завоза товаров.
Поскольку товарный ассортимент ООО «Формат» значительный для
оптимизации запасов требуется внедрение программного приложения
"Оптимизация товарных запасов", которое легко встраивается в используемую
экономический субъектм учетную систему 1С посредством обмена данными в
формате Excel, dbf или XML.
63
Назначение программы:
- устранение излишних и неликвидных запасов, дефицита ликвидных
запасов;
- прогнозирование месячного или суточного спроса рабочих или
календарных дней по каждой товарной позиции или товарной группе;
- ежедневная подготовка проектов заказов поставщикам;
- оценка доступных и свободных запасов, периодов обеспеченности
запасами для всей номенклатуры и сгруппированным по потребительским
свойствам товарам;
- выделение финансово-значимых товаров;
- ежемесячные рекомендации по корректировке политик продаж и
закупок товаров, по сокращению затрат на закупки;
- контроль финансовой результативности программного управления
пополнением запасов и пополнения запасов менеджерами по закупкам, оценка
результативности управления запасами по ключевым показателям
эффективности.
Таблица 6
Стоимость внедрения программного приложения
"Оптимизация товарных запасов"
Показатель
Стоимость, тыс. руб
Стоимость программы
390
Внедрение и обучение для 5000 позиций
140
Затраты на внедрение программы по оценкам
фирмы разработчика составят
293
Итого прирост затрат
823
На примере родственных предприятий применение программного
обеспечения может привести к приросту выручки на три процента за счет
недопущения отсутствия востребованных товаров, а также снижению
среднегодовой стоимости запасов за счет сокращения «залежалых» товаров на
пять процентов.
64
Таким образом, прирост выручки составит:
5 864 800 × 0,03 = 175 944 тыс. руб.
Снижение размера запасов:
306 686 × 0,05=15 334 тыс. руб.
Дополнительно рассмотрим мероприятия по сокращению затрат на
приобретение товаров, выражающееся в анализе поставщиков и их
оптимизации, и сокращение коммерческих расходов в виде экономии
транспортных расходов, заработной платы продавцов, расходов по услугам
связи, арендной платы и т.д.
В первую очередь были рассмотрены направления экономии
коммерческих расходов, в результате пришли к следующему выводу:
За рассматриваемый период штрафных санкций к фирме не
предъявлялось, анализ транспортных маршрутов на основе путевых листов
показал их рациональность и необходимость, экономия заработной платы
продавцов не соответствует условиям повышения производительности труда,
следовательно, не рассматривается. Таким образом, рассмотрим мероприятие,
связанное с сохранением направлений и лимитов расходования коммерческих
расходов на уровне предыдущих периодов.
Данное мероприятие оценивалось на основе данных таблица 6, путем
сопоставления среднерыночных цен по каждой позиции и дополнительных
условий контракта (скидки в зависимости от партии товара, варианты доставки,
сроки и условия оплаты).
Таблица 6
Структура поставок продукции ООО «Формат» в 2016 г
Поставщики
Объем поставок,
тыс. руб.
Удельный
вес, %
1
2
3
ООО «Гала»
221,9
4,2
ООО «Инвест сервис»
322,0
6,2
ООО «ЮгРосс»
309,0
5,9