22
долгосрочные интересы высшего руководства, но также и наиболее
специфические и краткосрочные потребности специалистов по управлению
персонала и линейных менеджеров.[9. С. 60]
Управление персоналом в рамках той или иной организации должно
отвечать определенным требованиям, одним из которых является целостность.
По этой причине тенденции аудита должны быть взаимосвязанными и
взаимозависимыми. Как было указано выше, аудит персонала может быть
реализован по трем уровням.
Реализация стратегического уровня осуществляется с позиции высшего
управленческого звена. На данном уровне исследуется объединение практики в
области управления персоналом, организационное стратегическое
планирование, в также практика кадровой службы и иных функциональных
подразделений, имеющих отношение созданию и использованию трудового
потенциала компании. Аудиторами исследуется стратегия организации
посредством интервьюирования основных руководителей, бизнес-планы,
упорядочиваются внешние и внутренние условия управления и определяется
динамика изменений. Проводится всесторонняя оценка, окружающая
организационную среду компании, оцениваются сильные и слабые стороны, а
также наличие рисков и потенциала. При этом общая корпоративная стратегия
приобретает заинтересованность в том, чтобы получить определенные
конкурентные преимущества.
Для того чтобы увеличить уровень конкурентоспособности персонала в
организации, стоит провести следующие мероприятия:
- устранить имеющиеся недостатки в структуре компании,
препятствующие увеличению трудовых возможностей. Поддержать
стабильность организации можно при сохранении элементов кадрового
потенциала, при отсутствии которых организация рискует потерять шансы на
укрепление своего положения на рынке. Важно не только сохранить элементы
кадрового потенциала, но также и ликвидировать формирование тех элементов,
которые являются нежелательными. Такой путь может быть осуществлен
23
посредством реорганизации, предусматривающей ликвидацию структурных
подразделений и увольнение сотрудников, которые вписываются в стратегию
изменений;
- найти уникальные черты компании, формирующие привлекательный
для персонала, а затем и потребителей ее образ. Такие черты создают
индивидуальность управленческой системы персоналом в каждой фирме. Цели,
профиль и организационная структура некоторых компаний может совпадать,
но, несмотря на это, люди, составляющие данные организации все же разные.
Все результаты и условия конкурентоспособности организации
предопределяют характеристику компании и ее человеческих ресурсов. Важную
роль играет уровень использования потенциала каждого работника. Делает ли
организация акцент на свое преимущество, хорошо ли организует сервисные
службы, использует ли инновации, средства маркетинга – все это оказывает
сильное воздействие на систему управления персоналом. Благодаря
уникальности данных черт стимулируется развитие потребностей высшего
порядка, а также развивается уважение коллектива к компании.
Для процесса планирования по укомплектованию персонала,
планирования кадровой политики, трудовых отношений и других условий
деятельности в области управления персоналом, важно понимать стратегию
организации.
Конкурентоспособность организации на рынке труда является
способностью компании быть выбранной для человека как место работы, или
иными словами, совокупность предоставленных сотрудникам условий, выгодно
отличающих данную организацию от других.[9. С. 60]
К показателям, посредством которых осуществляется оценка положения
компании на рынке труда, относят:
- степень удовлетворенности сотрудников организацией;
- степень укомплектованности персоналом.
Аудиторами может изучаться стратегия компании посредством интервью
с основными руководителями. Также аудиторы используют систематический
24
мониторинг, изучают долгосрочные деловые планы, а также используют иные
эффективные инструменты.
Операционный уровень предусматривает проверку результатов работы
функционального подразделения по управлению персоналом компании. На
указанном уровне аудитору необходимо найти ответы на ряд вопросов:
- соотносятся ли результаты с поставленными перед организацией
целями;
- получены ли результаты при наименьших затратах;
- существует ли возможность улучшить или упростить процедуры
управления.
Важно учитывать, что аудит должен быть направлен на развитие персонала
и его укомплектованности, информационную систему управления персоналом,
организационный контроль и оценку. Отметим, что указанные сферы аудита
дополняют друг друга. Аудит затрагивает практически все процессы,
осуществляющиеся в сфере управления персоналом. Если аудитор оценивает
отдельные области системы управления персоналом, то он может выпустить из
виду важные элементы, затрагивающие эффективность кадровой службы.
Таким образом, аудит персонала предусматривает:
- назначение ответственного лица по каждому направлению работы;
- установление целей, преследуемых каждой деятельностью;
- исследование практики и политики по достижению поставленных
целей;
- анализ образцов отчетов в системе информационной службы
управления персоналом, для установления того, насколько правильно
осуществляется реализация практики и политики управления персоналом;
- подготовка отчета, содержащего рекомендации по надлежащим
целям, процедурам и политике;
- формирование плана действий, реализация которых позволит
устранить ошибки в целях, политике и процедурах;
- формирование плана анализа последствий по устранению ошибок,
25
которые были выявлены в ходе аудита.
Аудит по отдельным направлениям деятельности кадровой службы
организации предусматривает необходимость в больших затратах времени и
средств. Внешняя аудиторская проверка, преимущественно, осуществляется в
организациях с хорошей финансовой основой и желанием повысить
результативность применения кадрового потенциала.
Важно учесть, что управленческий аудит и аудит персонала в России не
имеют законодательной основы, в связи с чем, не подлежат контролю и
регулированию. Данное обстоятельство носит негативный характер, потому как
большинство руководителей рассматривают аудит в качестве ненужного и
дорогостоящего мероприятия.
На данный момент времени некоторые в некоторых крупных компаниях
стали формировать внутрифирменные контрольные команды, имеющие
соотношение с внутрифирменными аудиторскими подразделениями в сфере
финансов. Такого рода команды действительно являются полезными, особенно
в том случае, когда кадровая служба децентрализована в областной и
региональный офисы. Благодаря внутреннему аудиту компания может сохранять
практику управления, даже если она имеет несколько офисов управления в
разных местах. В таком случае внутренняя аудиторская команда дает
возможность реализовывать самоконтроль и осуществлять мониторинг между
проведениями внешней аудиторской проверки.
Если внутрифирменный аудит правильно оформлен, то он позволяет
своевременно выявить недостатки в работе службы управления персоналом и
принять соответствующие меры по их устранению. Таким образом, можно
сказать, что внутрифирменный аудит персонала контролирует правильное
осуществление кадровой политики компании. По этой причине необходимым
является осуществление ключевых принципов общего аудита, которые
включают в себя: ответственность; независимость аудиторов от проверяемого
субъекта; компетентность. В своей практической деятельности обязанность
аудиторов заключается в осуществлении работы согласно законодательным
26
актам государства и стандартам внутрифирменного аудита.
На управленческом уровне проверке подлежит правильность методологии
по управлению персоналом, разработанной применяемой линейными
руководителями. Дело в том, что линейное управление – субъективно, аудит его
результативности в масштабах компании не сможет принести много пользы.
Однако исследование согласованности линейного управления и его соответствия
стратегической и функциональной деятельности в сфере управления персоналом
может положительно повлиять на результативность такой деятельности.
Исследования также затрагивает вопросы согласованности управленческого
звена и задач кадровой политики, а также методов управления персоналом.
Аудит также предусматривает анализ степени исполнения кадровой
политики компании линейными менеджерами. Если кадровая политика не
исполняется или наблюдаются нарушения требований, установленных на
законодательном уровне, в отношении сотрудников, обязанностью аудитора
является выявление ошибок таким образом, чтобы появилась возможность
скорректировать действия.
Согласованность с законодательными актами является особенно
необходимой, в связи с тем, что при нарушениях техники безопасности, прав
человека или трудового законодательства, вся ответственность будет перенесена
государством непосредственно на организацию.
Внутрифирменный аудит также оказывает положительное влияние на
повышение имиджа кадровой службы и ее роли в компании. Если кадровые
службы являются эффективными, они ориентированы на исполнение целей
организации и потребностей сотрудника. Для проведения анализа
удовлетворенности сотрудников, аудиторской командой собирается
информация, касающаяся заработной платы, помощи в сфере планирования
карьеры и т.п.
Оценка работы кадровой службы осуществляется исследовательским
путем, то есть применяются разнообразные подходы, при этом возможности
аудита позволяют провести оценку как службы персоналом, так и линейных
27
менеджеров и работников компании. В некоторых случаях достаточным будет
проведение исследования, базирующегося на небольшом ознакомительном
сборе фактов. В других случаях необходимо глубокое исследование, основой
которого будет выступать статистика и сложные исследовательские проекты.
Каждое исследование, будь оно формальным или строгим прикладным, имеет
своей целью – улучшить работы управления персоналом организации. Формы,
имеющие общий, прикладной характер представлены в таблице 4.
Таблица 4
Исследовательские подходы к аудиту персонала [14.С.55]
Сравнительны
й подход
Команда по аудиту соотносит компанию с иной организацией. В
результате такого сравнения осуществляет поиск областей
недостаточного выполнения. Указанный подход преимущественно
используется для того, чтобы соотнести результаты конкретных
действий кадровой службы или определенных программ. Благодаря
такому подходу вскрываются области, которые необходимо
усовершенствовать.
Привлечение
внешних
экспертов
Основой команды по аудиту являются исследования консультанта
или опубликованные результаты исследования, которые являются
как бы стандартом и посредством которых осуществляется оценка
работы
службы
управления персоналом или конкретной программы.
Непосредственно консультант или же итоги его исследований смогут
помочь в диагностике причин возникновения проблемы.
Статистически
й подход
Аудиторской командой на основе данных существующих отчетов,
создаются статистические стандарты, посредство которых
осуществляется оценка их действий. Подобные математические
стандарты позволяют аудиторам раскрыть ошибки, которые на
данный момент времени являются незначительными, но
впоследствии могут привести к серьезным проблемам.
Подбор
соответствия
Командой по аудиту, при совершении выборки элементов
информационной системы управления персоналом, исследуется
наличие несоответствий кадровой политики компании и соблюдение
норм законодательной базы.
MBO подход (
management-
by-objectives)
В том случае, если в организации в сфере управления персоналом
применяется применяется управление
по
целям MBO (management-
by-objectives), командой по аудиту может проводиться соответствие
между фактическими результатами и установленными целями.
Рассмотрим сущность, основные преимущества и недостатки каждого
указанного подхода.
Сравнительный подход является наипростейшей формой проведения
анализа. В рамках данного подхода в качестве образца выступает другая
организация. Командой по аудиту приводятся в соответствие результаты или
28
процедуры иной фирмы. Указанный подход достаточно часто применяется для
оценки уровня заработной платы, текучести и абсентеизма. Целесообразно
использовать сравнительный подход при введении той или иной новой
процедуры.
Другой вариант заключается в том, что служба управления приглашает в
организацию внешних консультантов, которые в свою очередь будут выступать
в качестве экспертов. Команда по аудиту будет основываться на исследования
консультанта или опубликованные результаты исследования, которые
выступают в качестве определенного стандарта. На сегодняшний день внешнее
соответствие является наиболее известным подходом при оценке действий и
услуг персонала организации.
Сущность статистического подхода заключается в развитии методов
оценки исполнения по статистике, основой которых является имеющаяся
информационная система организации. Например, благодаря исследованию
отчетов компании появляется возможность выявления показателей текучести и
абсентеизма. Такие показатели свидетельствуют об уровне управления данными
процессами менеджеров по управлению персоналом, а также линейных
менеджеров.
Подход соответствия является мной стратегией аудита персонала в
организации. В рамках указанного подхода рассматривает прошлый период, что
позволяется выявить, как исполняется кадровая политика компании. Командой
по аудиту рассматриваются проблемы труда и трудовой занятости, трудовая
дисциплина в организации, вознаграждения и способы оценки сотрудников.
Ключевой целью указанного исследования является обеспечение того, чтобы
кадровая служба и линейные менеджеры выполняли внутренние правила и
определенные правовые предписания.
Подход для специалистов в сфере управления персоналом и линейных
менеджеров, дающий возможность на урегулирование целей и сферы их
ответственности. При данном подходе осуществляется формирование
конкретных целей, исполнение которых можно будет измерить. Командой по
29
аудиту проводится оценка фактического исполнения и сравнение его с целями,
которые были проработаны заранее. Например, такой подход позволяет
урегулировать наибольшую часть конфликтов и не доводить их до передачи на
вышестоящий уровень управления. Аудит позволяет производить оценку
качественных и количественных направлений в данной сфере. Такой принцип
известен при проведении оценки кадровой службы.
Независимо от того, какой подход выбрали аудиторы, необходимым будет
являться сбор данных с помощью стандартных аудиторских инструментов,
касающихся работы службы по управлению персоналом в компании. Однако
реализовать такую программу на практике достаточно не просто. Причиной
этому являются сложности в определении эффективности данной службы.
Некоторые показатели, являясь доступными, по своей природе – субъективны и
организационно зависимы.
Помимо этого, могут существовать определенные различия
результативности кадровой службы на организационном уровне от ее
результативности непосредственно.
Аудит персонала предусматривает применение стандартных для
управленческого аудита инструментов, которые были описаны выше. Каждый
инструмент анализа в той или иной степени позволяет понять, как работает
система управления персоналам организации в компании. При правильном
использовании данных инструментов, команда может формировать из них
четкую картину действия управления персоналом организации. Это: интервью;
обзоры и анкетные опросы; анализ официальной документации; внешняя
информация; эксперименты в сфере управления персоналом.[43. С. 347]
Стоит рассмотреть указанные выше инструменты, по той причине, что они
наиболее популярны в применении и позволяют частично понять работу
управления персоналом компании.
Интервью. В рамках проведения аудита персонала, интервью является
часто используемым инструментом, позволяющим получить информацию,
необходимую для оценки рабочего процесса и определить суждения работников
30
по конкретной проблематике. В ходе беседы каждый последующий факт
является как бы дополняющим и опровергает предыдущие, демонстрируя
побочные факты и неожиданные взаимосвязи. В области управления
персоналом, полученные комментарии позволяют аудиторам обнаружить
области, требующие оптимизации. Критика сотрудников является
свидетельством низкого уровня удовлетворения их потребностей, поэтому
возникает необходимость в направлении деятельности службы управления
персоналом именно в конкретную сферу.
Разновидностью источников информации выступает «выходное
интервью». Применение такого инструмента целесообразно в работе с
увольняющимися сотрудниками. Основная цель заключается в изучении их
представлений об организации. Благодаря анализу данного интервью
выявляются и реализуются меры по ликвидации текучести кадров. При этом
появляется возможность производить наиболее тщательный отбор сотрудников.
При этом учитывается ликвидация на данной стадии причин увольнения
работников, также и осуществляется целенаправленная деятельность,
направленная на удержание работников в организации.
Обзор отношений и анкетные опросы. Известным является тот факт, что
на трудовое поведение сотрудников воздействует отношение к работе, и это
воздействие можно назвать достаточно высоким. Оценка удовлетворенности
сотрудников трудом, позволяет понять их отношение к работе, взаимоотношения
в трудовом коллективе, отношение сотрудников к руководству организации и в
целом оценить специфику организации труда в компании. Данная информация
является основой для реализации определенных изменений в организации,
направленных на повышение удовлетворенностью трудом у работников.
Наиболее объективный и достаточно экономичный вариант - опрос об
отношение сотрудника к производимой им деятельности. Применение анкет
позволяет получить факты от большого количества сотрудников организации.
Такого рода вопросы, преимущественно, самостоятельно заполняются
респондентам в представленных им анкетах или вопросниках. Применение таких
31
инструментов в организации является достаточно частым по той причине, что
интервью можно назвать дорогостоящей процедурой, которая применяется в
отношении немногих работников. Для того чтобы проанализировать
взаимоотношения в трудовом коллективе, эффективность деятельности
руководящего звена организации, мотивацию к труду – эффективным способом
являются опросы сотрудников. Помимо этого, анкетные опросы дают более
искренние ответы, в отличие от беседы тет-а-тет.
В современной практике управления персоналом к виду опросов также
относят «обзор отношений». Цель применения такого исследования заключается
в том, чтобы узнать, как сотрудники рассматривают своего руководителя,
службу управления персоналом, а также непосредственно свою работу. В
некоторых случаях задают более сотни вопросов, касающихся критичных
проблем. Формирование и исследование ответов направлено на выявление
факторов риска в системе взаимоотношений в трудовом коллективе. Анализ
позволяет выявить проблемы с конкретными руководителями,
предоставляемыми им льготы и рабочими местами.
Анализ отчетов. Обзор отношений позволяет в решении лишь
определенной части проблем. Также часто проблему могут обнаруживаться
исключительно после анализов отчета. Исследование отчетов позволяет
определить согласие между работой в области управления персоналом и
нормами закона, а также положениями кадровой политики компании. Удается
обнаружить проблемные области.
В ходе аудита персонала, преимущественно, применяются следующие
виды отчетов:
Отчет о здоровье и безопасности. Показывает различия до и после
осуществления конкретной программы персонала, а также нарушения норм
здоровья.
Жалобы. Проводится анализ сущности и причин недовольства, неясности
в области управления персоналом. Осуществляется поиск ответов на такие
острые вопросы: имеются ли в трудовом договоре пункты, непонятные