32
руководителям или профсоюзам.
Командой по аудиту может быть выявлена модель недовольства, которая в
свою очередь порождается неточностями контракта, рабочими местами,
возрастными группами, представителями профессионального союза. Если
удалось обнаружить модель недовольства, руководителям в сфере управления
персонала необходимо выяснить основные причины и предпринять
соответствующие корректирующие действия. Интервью с руководителями и
представителями профсоюза, не редко показывают те самые причины
недовольств. В том случае, если представители профсоюза также участвует в
выявление моделей недовольства, то они могут оказать поддержку в
предложенных изменениях в управлении.
Изучение системы вознаграждений. Командой по аудиту рассматривается
уровень заработной платы, услуг, льгот и компенсаций, применяющихся
кадровой службой.
Права человека. Аудиторами тщательно исследуется расстановка и
вознаграждение представителям меньшинства и иным категориям (инвалидам,
женщинам, ранее судимым).
Степень конфликтности. Анализируется, насколько уменьшилось
количество конфликтных ситуаций за счет обучения, премирования или других
социальных программ.
Текучесть кадров. Выясняются причин и тенденции текучести кадров,
которые связаны с такими критериями, как пол и возраст сотрудников. Аудитор
проводит анализ изменений до и после реализации программ по управлению
персоналом.
Повышение квалификации. Главный вопрос заключается в том,
совершенствуются ли программы по направлению и обучению персонала
организации.
Продвижение по службе. Наполненность рабочих мест во внутреннем
рынке труда, выполнение программ внутреннего продвижения, заметен ли
результат и является ли он эффективным.
33
А также подбор персонала, его учет и специальные программы. Внешняя
информация – это еще один инструмент, который применяется аудиторской
командой. В данном случае изучаются внутренние отношения организации и,
благодаря отчету появляется возможность обнаружения неблагоприятных
тенденций.
Внешняя информация поступает из таких источников, как: отраслевые
сборники, опубликованные государственные статистические данные,
периодические издания научно-практического характера. Некоторыми
компаниями периодически издается информационная литература, касающаяся
проблем и перспектив занятости, вопросов проектирования рабочей силы,
показателей текучести кадров, заработной платы и т.п. такие данные могут
рассматриваться в качестве основы для соотношения с внутренней
информацией.
Профессиональны ассоциации, зачастую, предоставляют подобную
информацию членам своего профсоюза. Так же аудиторы имеет возможность
заказать нужную информацию внешним консультантам или научно-
исследовательскому отделу университета.
Эксперименты в области управления персоналом. Такой инструмент
доступен для аудиторских команд и служб управления персоналом. «Полевой
эксперимент» дает возможность кадровой службе на соотнесение результатов
экспериментальной контрольной группы в реальных условиях. Например,
службой по управлению персоналом могут реализовываться различные
программы обучения технике безопасности для половины менеджеров
компании. Именно они будут рассматриваться в качестве экспериментальной
группы.
Контролирующая группа представлена менеджерами, которые не проходят
обучение. После этого проводят соответствие между последующими отчетами
по безопасности экспериментальной и контролирующей групп. Происходит это
спустя несколько месяцев по окончании обучения. В том случае, когда
экспериментальная группа имеет низкое число несчастных случаев, это
34
свидетельствует о том, что программа обучения являлась достаточно
эффективной.
Для того чтобы определить направления анализа в области аудита
персонала может реализовываться предварительная диагностика, определяющая
зоны, которые требуют особого внимания. При этом максимальную
долгосрочную эффективность комплексный аудит персонала имеет в виде
последовательности диагностических операции.
Начало аудита персонала происходит на стратегическом уровне
управления. Анализ системы управления персоналом предусматривает
необходимость применения условий эффективности. Аудит персонала в
большинстве случаев позволяет улучшить процесс управления персоналом,
проанализировать некоторые характеристики работы по управлению
персоналом, которые используются для оценки его соотношения условиям
эффективности.
Если система управления персоналом соответствует удовлетворительному
состоянию, необходим переход к анализу управления персоналом, находящимся
на нижестоящих уровнях – функциональное подразделение. Результаты аудита
персонала на рассматриваемых уровнях являются основой для выявления
причин неэффективной деятельности линейного управления персоналом, а
также выявления скрытых проблем. После того, как удалось обнаружить
определенный комплекс проблем, без решения которых реализация дальнейших
действий нецелесообразна, аудиторская проверка временно приостанавливается.
Это существенно сокращает время аудиторской проверки и освобождает
дорогостоящее время аудиторов. Силы сосредотачиваются на анализе проблем,
которые необходимо решить персвостепенно. Итоги аудита персонала в той или
иной компании должны быть представлены в аудиторском заключении, которое
стоит рассматривать в качестве базы для последующего совершенствования
управления. Применение рекомендаций аудиторов значит приведение в
соответствие управление персоналом представленным условием.
Стоит рассмотреть первый основной этап аудита персонала –
35
предварительная диагностика.
Предварительная диагностика. Предварительная анкета. Обязательным
условием при проведении аудита персонала является проведение
предварительного анкетирования с целью ознакомления с организацией и
проблемой, которую необходимо решать. Анкета дает возможность лучше
составить программу, по которой аудит будет работать, и определить ключевые
вопросы, на которых стоит сосредотачивать последующие действия.
Критерии, которые регулируют присутствие и деятельность персонала на
предприятии, зависят от внешних и внутренних факторов, существующей
стратегии и прошлого опыта. Перед получением предварительного знания об
организации, в которой проводится аудит, необходимо определить
экономические, технологические, финансовые и коммерческие характеристики,
которые имеют непосредственное отношение к человеческому и социальному
фактору. Социальный паспорт организации содержит значительную
информацию. Оценка данного документа является дополнительной
информацией для предварительно представления о предприятии с позиции
социальных характеристик, применяемой кадровой политики и прошлого опыта.
Анализ необходим, чтобы понять социальную политику организации и принцип
ее формирования. Предварительная анкета диет возможность соотнести данные
направления с направлениями экспертизы аудита.
За исключением большого количества внутриорганизационных правил,
существуют правила, которые определены гражданскими властями. А также
согласительными документами между профсоюзами и организациями. В
большинстве индустриально развитых стран, согласительные документы,
нормативы и законы наиболее богаты социальной направленностью. Список
данных правил должен быть включен в предварительную анкету.
Анкета дает возможность сформировать общее представление о
предприятии, существующей регламентации, ее социальной стратегии.
Общее представление об организации, в которой проходит аудит, несет
собой изучение финансовых, коммерческих и технических характеристик
36
предприятия. Данный анализ начинается со сбора информации и заканчивается
составлением информационной карточки.
Общая информация. Аудитор собирает и сформировывает наиболее
значимую количественную информацию об организации, исторические сведения
и структурную схему ответственных должностей.[43.С.347]
Технические характеристики. Здесь акцентируется внимание на факторах,
которые воздействуют на организацию и проведение работ, физические условия
труда, квалификационный уровень сотрудников, режим работы, опасностей, то
есть комплекс условий труда и жизни персонала на предприятии.
Является необходимым сформировать краткое описание
производственного цикла, рабочих мест и оборудования. Проверяющий должен
обращать особое внимание к техническим условиям, которые воздействуют в
контексте своей миссии.
Если миссия аудита имеет отношение к образованию, то исследование
технических условий сосредоточен на квалификации, которые требуются для
разных операции и на ее среднесрочной реализации. Перспективы
технологических изменении и инновации, которые несут за собой потребность
В переквалификации и преумножения компетенции, являются предметом
особенного интереса.
Коммерческие характеристики. Здесь акцентируется внимание на
определении факторов, которые воздействуют на условия жизни и труда
персонала организации.
Экономические и финансовые характеристики. Перед формированием
рабочей программы аудитору необходимо определить важность и
приоритетность целей. Поэтому ему необходимо исследовать финансовые и
бухгалтерские документы, а также документы аналитического учета, чтобы
знать критерии себестоимости. Результаты об приведении в действие решений
по персоналу за несколько лет дает возможность аудитору лучше определить
самые важные моменты своей миссии. Исследование социального паспорта,
рассмотренный ниже является дополнением к этапу предварительной
37
диагностики.
Социальная стратегия организации. Любая миссия аудита должна,
находится в границах имеющейся социальной стратегии фирмы, ключевой части
общей политики организации. Во время проведения предварительного
анкетирования аудитор должен определить ключевые направления социальной
и кадровой политики фирмы. Оценка социальной стратегии дает возможность
сформировать мнение об удовлетворении потребностей сотрудников.
Для осуществления данной задачи проводится анализ:
- социальных результатов деятельности рабочего коллектива
организации;
- затрат на достижение социальных результатов;
- социальной результативности работы организации.
Регламентация, которая существует в организации, ограничивает ее
свободу действия. Поэтому проверяющему необходимо сформировать
подробный список имеющихся правил. Поиск правил, которые применяются в
организации, усложнен многообразием источников информации:
согласительные акты, государственные правила. Трудовое соглашение,
внутренний регламент являются независимыми источниками трудового права.
Так же на предприятии существуют традиции, привычки, обычаи, которые не
контролируются законом или коллективными соглашениями.
Когда определили тему и поле аудита, необходимо определить комплекс
используемых государственных или согласительных правил. Данное
сопоставление будет несложным, если аудитор имеет базовые знания в сфере
Трудового и Гражданского права.
Анализ социального паспорта. Социальный паспорт содержит
многоплановую информацию. Исследование данной информации является
дополнением к общему представлению о предприятии. Данный документ
является доступным при наличии в организации более 300 сотрудников.
Исследование информации социального паспорта дает возможность
дополнить предварительную диагностику.[43.С.348]
38
Направления исследования социального паспорта включают в себя:
характеристику персонала; управление персоналом; несоответствия в
реализации социальной политики.
Анализ организационного поведения. Та или иная организация
представляют собой определенный организм, который отличается
организационным поведением, то есть спецификой и закономерностями
взаимодействия персонала с внешней и внутренней средой. В организациях
формируется собственная история, уклад жизни, традиции и ритуалы, а также
система ценностей, норм и правил поведений, убеждений. У каждой организации
формируются уникальные характеристики, которые позволяющие определять ее
как специфическое объединение людей, формируется организационная культура
и уникальная общая психология.
Аудитор изучает критерии внешней адаптации фирмы: организационную
миссию; цели, которые представляют эту миссию; способы достижения целей;
условия оценки рабочих результатов.
После исследования организационного поведения и социальной политики
появляется возможность сформировать сильные и слабые стороны управления
персоналом для окончания предварительной диагностики. Эти стороны
отражаются в следующей аудиторской документации.
Аудиторское заключение. Результатом аудиторской проверки выступает
написание отчета, в который входит комплексное описание действий по
управлению персоналом. В нем указаны сильные и слабые стороны работы с
персоналом организации, а также рекомендации по совершенствованию
методов, которые являются нерезультативными. Целью аудиторского
заключения является равновесие между слабыми и сильными сторонами
деятельности с персоналом, а также нахождение угроз и выявление возможности
их устранения.
Аудиторское заключение разбито на три части: для линейных менеджеров,
для специалистов службы управления персоналом, для менеджеров управления
персоналом. Рассмотри данные отчеты подробнее.
39
Отчет для линейных менеджеров. Отчет по аудиту для линейных
менеджеров формирует их обязанности и цели в сфере управления персоналом.
Их задачами могу выступать уменьшение текучести кадров, перспективному
развитию сотрудника, улучшение отношений с профсоюзом и так далее. К
обязанностям относится: привлечение претендентов к интервьюированию,
проведение оценки, обучение сотрудников, удовлетворение их потребностей,
мотивация. По итогам также вскрываются проблемы в сфере управления
персоналом. нарушения кадровой политики и закона, которые имеют
первостепенный характер.
Отчет специалистам в области управления персоналом. В данном отчете
определяются области хорошего и недостаточного исполнения. Так как
специалисты в области управления персоналом, которые имеют дело с
занятостью, компенсацией, обучением и иными действиями имеют
необходимость в обратной связи. Последняя так же обеспечивается
относительно мнения линейных менеджеров о вкладе специалистов управления
персоналом. так же могут включаться данные, которые содержат сравнения с
иными организациями.
Отчет менеджеру по управлению персоналом. Содержит в себе всю
информацию, которая необходима для совершенствования деятельности службы
по управлению персоналом. А также получение обратной связи от линейных
менеджеров и сотрудников о пользе услуг кадровой службы, необходимость
корректировки целей службы в границах стратегии фирмы, проблем персонала и
их значимости. Вместо проблем, которые решаются случайным образом,
менеджер теперь акцентирует внимание на областях, которые имеют
наибольшие возможности для совершенствования кадровой службы
организации. Находящиеся на стадии становления тенденции могут быть
исследованы и предприняты корректирующие действия, пока проблема еще не
значительны.
Возможно, что наиболее важно, аудит служит ориентиром для будущих
ревизий. Применяя сведения заключения аудитора, менеджер по персоналу
40
имеет возможность сформировать долгосрочный план трансформации
деятельности кадровой службы с учетом постановки новых целей к критическим
замечаниям. Данные цели служат, как стандарты, которые будущие аудиторские
команды используют для оценки деятельности по управлению персоналом
организации.
Выводы по главе 1
Таким образои, аудит персонала представляет собой периодически
проводимую систему мероприятий по сбору, анализу и оценки информации,
характеризующей эффективность деятельности предприятия в области
управления персоналом, регулирования социально-трудовых отношений и
организации труда. Целью аудита персонала является оценка эффективности и
производительности трудовой деятельности персонала, как важнейших
факторов, влияющих на показатели прибыльности организации.
Аудиторская деятельность, которая проходит на предприятии
представляет собой комплексный анализ и оценку показателей. Выявление
данных показателей представляет собой поэтапную процедуру, которая
начинается с предварительной диагностики, включающую обзор различных
показателей организации, и заканчивается аудиторским отчетом по трем
управленческим уровням: стратегическом линейном и функциональном. Тем
самым удовлетворяя долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные интересы
руководителей. Применяемые при этом подходы, масштабы которых рассчитаны
как на проверку небольшого ознакомительного сбора фактов, так и на
статистических, а также сложных исследовательских проектах. При
использовании наиболее применяемых аудиторских инструментах, которые
предоставляют возможность частичного понимания деятельности управления
персоналом.
41
Глава 2. Анализ эффективности аудита системы HR-
менеджмента ООО «Сокол»
2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия
ООО «Сокол» является специализированной фирмой в сфере
климатического оборудования и успешно работает на рынке
кондиционирования, вентиляции и обогрева в городе Тольятти и Самарской
области уже 10 лет, успев зарекомендовать себя как надежный партнер.
ООО «Сокол» предлагает оборудование ведущих мировых
производителей в этой области: «DAIKIN», «TOSHIBA», «PANASONIC»,
«HITACHI», «GENERALCLIMATE», «NOBO», «FRICO», «SISTEMAIR»,
«CEILHIT», «OSTBERG». Вся поставляемая техника имеет надлежащие
сертификаты соответствия и адаптирована для любых климатических зон
России. Отлаженные связи с производителями, дилерами и дистрибьюторами
климатической техники позволяют компании работать на особых условиях, что
свидетельствует о стабильности фирмы, несмотря на ее маленькие размеры.
Деятельность организации представляет собой комплекс взаимосвязанных
социальных, производственных, психологических и прочих функций. Четкое
выполнение группой своих функций является залогом эффективности ее работы.
Совмещая функции проектной организации, поставщика оборудования,
монтажной и пусконаладочной фирмы, для максимального удобства заказчика
ООО «Сокол» выполняет полный комплекс работ «под ключ» на территории
города Тольятти и Самарской области, а также предлагает услуги по сервисному
и ремонтному обслуживанию.
Управленческая функция ООО «Сокол» состоит в том, что данная
организация является комплексом и включает в себя как общие, так и
конкретные функции управления предприятием, в том числе:
- общие функции управления — это организация, анализ,
планирование, учет, контроль, координация, регулирование с целью принятия
управленческих решений, обеспечивающих повышение конкурентоспособности
в сфере торговли;