15
Оценка АСУП должна обязательно учитывать соотношение затрат на
проведение аудита и результаты, которые получены по его итогам.
1.2 Процесс, методы и этапы аудита системы управления персоналом
Безусловно, особенности организации процесса АСУП и его
непосредственное проведение должны определяться областью деятельности
и масштабом организации, а также целями и видом аудита. Однако общими
для всех типов организаций являются основные этапы АСУП:
подготовительный, основной, заключительный и оформление выводов и
рекомендаций по результатам АСУП [1, с. 16]. Остановимся на каждом этапе
подробнее.
Подготовительный этап включает в себя шесть основных подэтапов
(рисунок 2) [1, с. 19].
Рисунок 2- Подэтапы подготовительного этапа АСУП (составлено автором)
Подготовительный этап АСУП
Определение целей, ограничений и области АСУП
Выбор вида АСУП
Выбор аудиторов и ответственных за АСУП лиц
Утверждение сроков проведения и бюджета АСУП
Определение методического обеспечения АСУП
Выбор конкретного инструментария для проведения АСУП
16
На первом подэтапе описываются цели, области и ограничения
АСУП. Это обычно достаточно просто сделать, так как чаще всего АСУП
проводят при наличии конкретных проблем или целей. Их просто
необходимо сформулировать и зафиксировать на бумаге. На этом подэтапе
необходимо определить будет проводиться АСУП всей системы или только
кадрового делопроизводства, а также зафиксировать изменившиеся внешние
условия (состояние рынка труда, изменение конкуренции и т.д.) и риски
связанные с этим.
Второй подэтап предполагает точный выбор вида АСУП. Такой выбор
осуществляется в зависимости от того, что целесообразнее: приглашение
аудиторской компании или проведение АСУП силами своих сотрудников.
На следующем подэтапе происходит создание команды аудиторов и
назначение ответственных за АСУП. Поскольку АСУП достаточно
трудоемкий процесс, то обычно для его проведения требуется создание
команды и распределение обязанностей между ее членами.
Организацией всего процесса АСУП обычно занимается кадровая
служба (отдел по управлению персоналом). На нее же обычно возлагается
консультативная помощь всем участникам АСУП. Высшее руководство
гостиничного предприятия может взять на себя анализ факторов внутренней
и внешней среды организации, которые влияют на систему кадрового
управления. На руководителей линейных подразделений может быть
возложен аудит кадрового потенциала, организации организационных
процессов и функций кадрового управления в конкретных подразделениях.
Обобщение и анализ всей информации, которая получена при аудите,
целесообразно проводить в группе, состоящей из всех участников АСУП
[5, с. 45].
Иногда возникает необходимость привлечения сторонних
консультантов. Эффективно их использование для определения
противоречий в интересах субъектов кадрового управления, оценки уровня и
проблем развития социально-трудовых отношений в организации, а также
17
для оценки связей системы кадрового управления с другими подсистемами
управления.
На четвертом подэтапе происходит утверждение сроков проведения и
бюджета АСУП. Обосновано при этом составление плана-графика
проведения АСУП, который должен отражать все основные направления
аудита, его этапы (с четким определением их длительности). По мнению
некоторых авторов [1, с. 18], при нормальной организации
продолжительность АСУП не должна превышать полтора-два месяца. Такие
сроки соответствуют требованиям получения оперативной управленческой
информации для принятия обоснованных решений.
Определение методического обеспечения АСУП происходит на пятом
подэтапе. Структура этого процесса хорошо проработана в работе Татьяны
Дмитриевны Синявец [2, с. 29]. На этом подэтапе должны быть определены
основные критерии и показатель оценки по основным направлениям АСУП,
сформирован перечень документации необходимой для аудита, разработаны
формы для сбора информации и определен порядок взаимодействия
(коммуникации) между участниками АСУП.
Набор используемых в АСУП методов определяется в зависимости от
его целей и объекта. Многообразные методологические инструменты,
которые используются в статистике, экономике труда, социологии,
управлении персоналом, психологии, правоведении и т.д., позволяют
проводить проверки, анализировать и разрабатывать рекомендации в ходе
АСУП.
Профессор Владимир Иванович Долгий с соавторами [5, с. 8],
отмечает, что АСУП является исследовательской деятельностью и
предлагает использовать для нее пять актуальных исследовательских
подходов (таблица 1).
18
Таблица 1 - Исследовательские подходы в АСУП (по В.И. Долгому, 2015)
Подходы
Описание использования в АСУП
Сравнительный
подход
Аудиторы сравнивают исследуемый объект по
сопоставимым признакам с каким-либо аналогом.
Подход эффективен при сопоставлении отдельных
процедур или характеристик объекта.
Экспертная
оценка
Использование в качестве основы заключения эксперта
или опубликованной аналитики (по аналогичному
исследованию).
Статистический
подход
Использование статистических методов оценки в сфере
кадрового управления. Информационными
источниками аудита являются статистические данные,
а в его процессе широко используются статистические
методы.
Подход
соответствия
Выявление степени отклонения полученных данных от
установленных норм и стандартов. Этот подход
целесообразно использовать при проверке условий и
безопасности труда, а также деятельности
подразделений и отдельных сотрудников.
МВО-подход
(МВО -
management by
objectives) –
управление по
целям)
Заключается в установление четких и хорошо
измеряемых целей и их дальнейшее сравнение с
достигнутыми результатами. Метод целесообразно
использовать при проектном управлении.
19
Всю совокупность методов АСУП группируют по трем направлениям:
организационно-аналитические, социально-психологические и
экономические (таблица 2) [5, с. 13].
Таблица 2 – Методы АСУП (по В.И. Долгому, 2015)
Группы методов
Характеристика
Организационно-
аналитические
Предусматривают анализ кадровой документации
и отчетности за определенный период (оценка
трудовых показателей)
Социально-
психологические
Предусматривают проведение соцопросов,
анкетирования и интервью для определения
удовлетворенности и мотивации, эффективности
системы вознаграждения и т.д.
Экономические
Предусматривают сравнение социально-
экономических показателей деятельности с
установленным нормами. Обеспечивают оценку
эффективности работы кадровой службы,
эффективности АСУП и т.д.
Обычно набор показателей и критериев оценки, а также методы
аудита отражаются в документе, который регламентирует порядок
проведения АСУП. Обычно он называется «Положение об АСУП».
Утверждается такой документ приказом руководителя гостиничной
организации о проведении аудита управления персоналом [3].
На шестом подэтапе происходит выбор конкретного инструментария
для проведения АСУП. Это позволяет контролировать и оценивать
информационные потоки, а также вовремя обрабатывать промежуточную
информацию, которая выявляется при АСУП. Это основа координирования и
20
корректировки процесса АСУП. Такой подход обеспечивает избегание
повторного сбора аудиторской информации и многих других ошибок.
Второй этап АСУП является основным и включает в себя тоже шесть
подэтапов (рисунок 3) [1, с. 19].
Рисунок 3 – Подэтапы основного этапа АСУП (составлено автором)
Первый подэтап заключается в сборе проверенной и оперативной
информации о кадровом управлении. Подобный сбор информации должен
соответствовать плану – графику АСУП, который был составлен на
подготовительном этапе. Результаты сбора информации заносятся в заранее
подготовленные таблицы и ведомости.
На следующем подэтапе осуществляется сравнение (полученной в
рамках АСУП) информации. Сравнение документов, основных показателей и
критериев с нормативно-правовыми актами, а также плановыми и
обязательными показателями, позволяет выявить отклонения в
относительных и абсолютных показателях. Выявленные в ходе АСУП
Основной этап АСУП
Сбор информации для АСУП
Сравнение полученной в рамках АСУП информации
Оценка влияния управления персоналом на деятельность гостиницы
Оценка согласованности в рамках АСУП
Определение рисков в рамках АСУП
Определение отклонений
21
отклонения необходимо разделять на группы допустимых отклонений и
критичных отклонений.
На третьем подэтапе должна быть проведена детальная оценка
кадрового управления на общие результаты гостиничного предприятия. При
этом особое значение должен иметь анализ критичных отклонений и
эффективности.
Согласно работе Татьяны Дмитриевны Синявец [2, с. 31], анализ
эффективности в АСУП должен учитывать три основных типа (рисунок 4).
Рисунок 4 - Содержание типов эффективности (результатов) в АСУП
(по Т.Д. Синявец, 2012)
Оценка согласованности (четвертый подэтап) в рамках
организационной системы аудита является логичным продолжением
основного этапа. Ее целесообразно проводить в рамках АСУП основываясь
на системном анализе.
Социально-
экономическая
эффективность системы
управления персоналом
Целевая эффективность
системы управления
персоналом
Потребностная
эффективность системы
управления персоналом
Соотношение полезных
социально-экономических результатов
(внутреннего гудвилла, лояльности
персонала, роста человеческого капитала)
с затратами различных ресурсов
Характеристика степени реализации
целей кадрового управления в процессе
деятельности организации
Характеристика степени реализации
потребностей объектов и субъектов
управления
22
Пятый подэтап должен включать выявление возможных рисков в
рамках АСУП. Управление рисками является очень важным моментом для
организаций индустрии гостеприимства. Это обусловлено тем, что
управление рисками в кадровой сфере влияет на деловую репутацию и
издержки связанные с трудовыми ресурсами.
Под рисками мы понимаем ситуации, которые возникают в процессе
деятельности гостиничного предприятия и влекут за собой неблагоприятные
последствия (ухудшение имиджа, упущенную выгоду, ущерб и т.д.) [1, с.34].
Основной целью управления рисками является максимальная
эффективность использования ресурсов и предотвращение (снижение)
негативных последствий при наступлении неблагоприятных событий [6].
Кроме того, система управления рисками гостиничного предприятия должна
включать: разработку карт рисков, управление проектными и
корпоративными рисками, определение и обоснование затрат организации на
меры по снижению рисков, выделение функций подразделений организации
в сфере управления рисками, а также определение качественных и
количественных показателей рисков для структурных подразделений (в том
числе и для кадровой службы).
Завершающим подэтапом основного этапа АСУП является
определение отклонений по всем направлениям кадровой деятельности.
Отклонения должны фиксироваться в бланках, которые были сформированы
на подготовительном этапе.
Заключительный этап АСУП обычно предусматривает всесторонний
анализ причин выявленных в кадровой сфере отклонений, а также
оформление окончательного аудиторского заключения.
Четвертый этап АСУП предполагает оценку качества проведенного
аудита и разработку рекомендаций по совершенствованию самого процесса
аудита в дальнейшем. Для оценки качества АСУП должно быть определено
насколько достигнуты задачи аудита, насколько грамотно оформлено
аудиторское заключение.
23
Таким образом, проведенный анализ позволяет говорить о том, что из
четырех этапов АСУП наиболее сложными и трудоемкими являются
подготовительный и основной. Cамый ответственный этап заключительный.
От качества полученных в результате АСУП выводов будет зависеть
качество и эффективность принятых в дальнейшем управленческих решений.
1.3 Технологии и показатели аудита системы управления персоналом
В настоящее время среди теоретиков и практиков фактически
отсутствует единое мнение о том, что должна из себя представлять
технология проведения АСУП. Рассмотрим наиболее признанные
технологические схемы АСУП.
Первая из них разработана в рамках написания докторской
диссертации Татьяной Дмитриевной Синявец [2]. По ее мнению, технология
АСУП должна включать в себя аудит результативности системы кадрового
управления во внешней среде и аудит результативности системы кадрового
управления во внутренней среде (рисунок 5) [2, с. 32].
Аудит результативности системы кадрового управления во внешней
среде определяется на основании признания ее социальной и экономической
значимости для участников организационной деятельности. Он включает
оценку эффективности системы кадрового управления и ее влияния на
деятельность организации, аудит взаимодействия между подсистемами
менеджмента организации и системы кадрового управления и оценку уровня
взаимосвязи системы кадрового управления с внешней средой организации.
Аудит результативности системы кадрового управления во
внутренней среде предусматривает аудит персонала, аудит трудовых
процессов и аудит функций кадрового управления. Эффективность системы
кадрового управления во внутренней среде зависит во многом от ее
способности обеспечивать гостиничное предприятие квалифицированными
сотрудника и поддерживать устойчивое функционирование организации в
24
целом. Особое место при этом должен занимать аудит ресурсного
обеспечения кадрового управления.
Рисунок 5 – Технология комплексного АСУП (по Т.Д. Синявец, 2012)
Цель АСУП
Подготовительный этап АСУП
Основной этап АСУП
Аудит результативности системы кадрового управления
во внешней среде
Аудит результативности системы кадрового управления
во внутренней среде
Заключительный этап
Аудит персонала
Аудит трудовых
процессов
Аудит функций
кадрового управления
Оценка взаимосвязи элементов в системе кадрового управления
Аудит ресурсного обеспечения системы кадрового управления
Аудит включения системы кадрового управления в систему
менеджмента организации
Оценка
эффективности
системы кадрового
управления и ее
влияния на
деятельность
организации
Аудит
взаимодействия
между подсистемами
менеджмента
организации и
системы кадрового
управления
Оценка уровня
взаимосвязи системы
кадрового управления
с внешней средой
организации