35
простой и удобный интерфейс, легкий в освоении пользователями.
Рисунок 11. Интерфейс системы БОСС-Референт
Краткая характеристика системы «Дело»
Система электронного документооборота «Дело» обеспечивает
автоматизацию процессов делопроизводства и позволяет вести электронный
документооборот в организации. [7]
Вот основные возможности описываемой системы:
отслеживание всех стадий делопроизводственных действий и
результатов выполнения работ по основным функциональным
процессам организаций и учреждений;
регистрация проектов как отдельной группы документов, с
последующей возможностью перерегистрации, путем создания
связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;
36
осуществление контроля за своевременным исполнением поручений,
обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний
руководства; проверка правильности и своевременности исполнения
документов;
объединение и группирование документов, зарегистрированных в
системе делопроизводства, по различным признакам;
выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных
карточек, с целью осуществления функций контроля исполнения
документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
ввод данных об отправке исходящих документов адресатам с
формированием реестров рассылки документов;
получение согласно действующим правилам и инструкциям
информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления
руководству;
предоставление любому должностному лицу своего личного
электронного кабинета;
получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также
регистрационных карточек;
хранение электронных образов документов.
37
Рисунок 12. Интерфейс системы Дело
Краткая характеристика системы «Евфрат-Документооборот»
Современная версия СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" v.12 позволяет
организовать полноценное управление документами, бизнес-процессами
организации, и содержит развитые средства и инструменты для организации и
управления документооборотом в масштабах любого предприятия,
независимо от формы собственности и размера.[8]
Основными функциями системы являются:
удобная регистрация документов в системе с возможностью
присоединения к регистрационной карточке неограниченного
количества файлов любых типов;
обеспечение контроля над документацией и управления ею;
оптимизация взаимодействия с соисполнителями: система позволяет
создавать последовательные и параллельные поручения;
проектирование маршрутов движения документов в документообороте;
38
контроль хода исполнения поручений;
рассылка уведомлений и напоминаний;
поиск документов как по любому параметру, указанному в самой
регистрационной карточке, так и в прикреплённых к ней файлах;
разграничение доступа к документам, в том числе с возможностью
задавать роли, что особенно практично при замещении должностей;
электронная отправка документов, интегрированная почтовая служба,
обеспечивающая коммуникацию между пользователями;
возможность автоматизировать процессы хранения и архивации
документов;
регистрация действий пользователей и хранение информации о
совершённых действиях, шифрование и кодирование с возможностью
применения электронной цифровой подписи;
подготовка и печать документов;
возможность получить доступ к документам, находясь на любом конце
планеты, при помощи браузера.
Одним из решающих достоинств системы "ЕВФРАТ-
Документооборот" - простота в обслуживании и администрировании, при
наличии гибкой и доступной системы настроек.
39
Рисунок 13. Интерфейс системы ЕВФРАТ-Документооборот
Краткие характеристики системы «PayDox»
Данная система электронного документооборота практически
идеально подходит для управления корпоративными документами, а также
для групповой работы сотрудников. Система содержит в себе возможности
для ведения единого корпоративного электронного документооборота
организации, для осуществления электронного согласования и утверждения
документации, а также включает в себя развитые средства для формирования
отчетов о платежных балансах, и позволяет контролировать исполнение
платежей и формировать отчеты о задолженностях. [9]
Система позволяет:
управлять корпоративной работой сотрудников;
контролировать сроки исполнения документов, поручений и задач;
контролировать доступ пользователей к документам и сообщениям на
корпоративных форумах;
40
структурировать и автоматизировать управление бизнес-процессами
организации;
обеспечить безопасный интернет-доступ сотрудников к файловому
архиву, как извне, так и внутри локальной сети.
Функциональность PayDox включает все возможности для
организации единого документооборота предприятия в соответствии с
российскими нормами делопроизводства:
работу с платежными документами: ведение и учет платежных
документов, управление договорами, создание отчетов о платежных
балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по
предприятию, контроль исполнения платежей и создание отчетов о
задолженностях, контроль затрат и создание отчетов по статьям затрат,
формирование и исполнение бюджетов;
рассылку и ознакомление сотрудников с документами посредством
электронной почты;
электронное согласование и утверждение документов;
ведение версий документов;
администраторы и продвинутые пользователи могут самостоятельно
формировать новые типы документов и отчетов.
41
Рисунок 14. Интерфейс системы PayDox
Итак, с целью выбора подходящей системы электронного
документооборота, для внедрения ее на фирму «Технодом», были
рассмотрены несколько современных и распространенных СЭД, проведен
анализ их функциональных возможностей. Причем обзор намеренно
проводился среди систем от отечественных разработчиков. Данная специфика
не только отражает нацеленность на развитие Российских информационных
технологий, но и на тот факт, что в настоящее время наши разработчики
развиваются бурными темпами, выпуская мощные, удобные, и, что весьма
важно – конкурентоспособные системы. Ведь в современном мире, в условиях
«санкций», особенно важно поддерживать отечественного производителя. К
тому же, необходимость в сопровождении СЭД на всех этапах ее жизненного
цикла, снова и снова приводит организации к признанию того факта, что
отечественные разработчики уделяют этой стороне вопроса особо
пристальное внимание.
42
В результате проведенного анализа систем электронного
документооборота были составлены несколько сравнительных таблиц,
отражающих возможности описанных систем.
Пояснение к таблице: “+“ – такая возможность есть, “-“ - возможности
нет, “+/-“ - опционально или внешним программным обеспечением, “-/+“ –
неполная функциональность возможности.
Таблица 2.
Возможности систем электронного документооборота
Так же, помимо основных функций систем должна быть возможность
дополнительных опций, которые могут упростить работу с системой для
43
сотрудников организации (интеграция с электронной почтой, настройка
уведомлений). Потребности в некоторых функциях могут меняться со
временем, в зависимости от нужд организации (например, при изменении
организационной структуры). Допустим, произойдет расширение
организации, тогда возникнет необходимость внедрения системы в филиалы.
Таблица 3.
Дополнительный функционал систем
Из приведенных таблиц можно видеть, что система электронного
документооборота PayDox соответствует всем требованиям, которые
необходимы для автоматизации документооборота в организации
«Технодом».
2.2. Обоснование необходимости внедрения системы электронного
документооборота на предприятие «Технодом»
Для внедрения системы электронного документооборота в
организацию ООО «Технодом» была выбрана система PayDox. Необходимо
изучить архитектуру системы, выполнить ее установку и произвести
44
необходимые настройки, а также выявить все плюсы и минусы при внедрении
системы в информационную среду предприятия.
Потребуется рассчитать насколько эффективен переход с бумажного
документооборота к электронному в компании «Технодом».
При использовании электронного документооборота происходит
значительное сокращение временных затрат на обработку документов. Также
использование подобной системы позволяет контролировать
документопотоки предприятия, и своевременно и адекватно реагировать на их
изменения.
Документы передаются от отправителя к адресату мгновенно, сразу
после регистрации в канцелярии. Это очень удобно, ведь не нужно ждать пока
документы рассортируют по папкам, а затем доставят сотрудникам.
Регистрация документов в СЭД приводит к тому, что облегчается поиск
документов, из-за присутствия в системе автоматизированных механизмов
поиска, выбирающих из всего объема документов именно те, которые
наиболее соответствуют критериям запрашиваемого документа.
Кроме того, система берет на себя контроль за сроками прохождения
документов.