45
Управляющие функции сами могут вырабатывать и реализовывать
управляющее воздействие на объекты управления. К ним можно отнести логи-
ческое воздействие, программное и адаптивное управление, регулирование па-
раметров.
Состав информационного обеспечения определяется комплексом задач и
включает информацию:
библиографическую;
документальную;
фактографическую (нормы, правила, требования, показатели);
аналитическую.
Информационное обеспечение включает в себя:
выявления и отбор изданий, неопубликованных документов и ин-
формационных данных, используемых для обеспечения разработчиков инфор-
мацией про мировой технико-экономический и прогнозный технический уро-
вень продукции;
формализацию и структурирование НТИ;
организацию информационного обслуживания пользователей.
Обеспечения информацией управленческих структур вырабатывается во-
первых, за счет организаций, которые специально занимаются сбором данных
(государственные органы статистики, научные центры разного типа). Большую
роль в информационном обеспечении управленческих структур играют сред-
ства массовой информации, которая не только представляют большой массив
информации, но и формируют на ее основе общественную мысль, которая вли-
яет на управленческие решения.
Вторым важным направлением информационного обеспечения является
формирования информационных данных для автоматической системы управле-
ния (АСУ). Информация, которая вводится в систему АСУ, является необходи-
мым элементом всей системы, без которой невозможно математическое, техни-
ческое, организационно-правовое функционирования. Информация, которая
46
вводится в систему, ее предмашинная обработка - основа современных автома-
тизированных информационных систем.
Третье направление информационного обеспечения связано с удовлетво-
рением информационных запросов потребителей разнообразнейших типов: ор-
ганизаций, учреждений, так и отдельных лиц. В этом случае как информацион-
ное обеспечение выступают не только статистические данные, данные социоло-
гических опрашиваний, данные архивов и др. официальных учреждений, но и
такие типы информации, как книжные и журнальные публикации, научные от-
четы, диссертации и др. Наиболее распространенной формой этого типа ин-
формационного обеспечения являются библиотеки, а в современных условиях
все большего значения приобретают службу и центры анализа информации.
Одним из основных компонентов информационного обеспечения ИС яв-
ляется банк данных (БнД), который создается для удовлетворения информаци-
онных потребностей всех пользователей в автоматизированной ИС, его еще
называют системой БД.
В БнД входят такие составляющие: вычислительная система (совокуп-
ность аппаратного или технического и программного обеспечения); БД; СУБД;
словарь данных (метаданных); группа администратора БД. Структура БнД по-
казана на схеме 17.
Банк данных
ВТ
БД
СУБД
СЛОВАРЬ
ДАННЫХ
АДМИНИСТРАТОР
ТО
ПО
Рисунок 17 Структура БнД
47
Информационным ядром этой системы является база данных.
База данных – место, где хранится упорядоченная информация, предна-
значенная для использования с определенной целью.
На всех этапах жизненного цикла БД состоит из двух компонентов:
структуры и данных. На разных уровнях абстракции описания БД ее структура
изображается по-разному.
Объектом называется элемент информационной системы, информацию о
котором мы сохраняем. В реляционной теории баз данных объект называется
сущностью.
Реляционной базой данных называется набор отношений [12. стр. 54-58].
1.4.3 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
В результате сделанного анализа существующих на российском рынке
систем документооборота решено остановить свой выбор на системе «Дело».
Данная система имеет следующие преимущества:
Уникальной особенностью системы является отсутствие дополни-
тельных СУБД, что значительно удешевляет систему, упрощает ее применение.
Низкая стоимость лицензии. Оптимальная цена по соотношению
цена-качество.
Использование платформы 1С дает возможность интеграции с лю-
бой учетной системой на базе 1С.
Открытая архитектура позволяет самостоятельно дорабатывать
функционал системы.
Минимальные затраты на поддержку. Обслуживанием системы мо-
жет заниматься человек без специальной подготовки.
Так как задачей дипломного проектирования является внедрение системы
электронного документооборота между отделами рассматриваемой компании, а
компания является небольшой по своему составу, то ниже рассмотрим требова-
ния к системе и порядок ее внедрения.
48
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
2.1 Разработка проекта автоматизации
«ДЕЛО» - система, ориентированная на автоматизацию документооборо-
та (от создания документа до передачи на архивное хранение) с возможностью
сквозной автоматизации документооборота территориально-распределенных
компаний, поддерживающая интеграцию с существующими информационными
системами предприятия. Система ориентирована на автоматизацию смежных
документо-ориентированных процессов (финансовый, договорной документо-
оборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями
граждан, оказание госуслуг и т.д.), с возможностью организации юридически
значимого документооборота компании.
В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более
поздние версии), Microsoft SQL Server 2000. В нашем случае предлагается ис-
пользовать программное обеспечение от Microsoft.
ТРЕБОВАНИЯ К СЕРВЕРАМ
Требования к серверу в первую очередь определяются требованиями вы-
бранной СУБД, предполагаемым количеством пользователей системы
«ДЕЛО», документооборотом организации. В каждом конкретном случае кон-
фигурация сервера определяется индивидуально.
Исходя из выбранного программного обеспечения, количества сотрудни-
ков организации, ОС клиентов, требований выбранной СУБД конфигурация
сервера должна быть следующей:.
• процессор Pentium IV и выше;
• оперативная память не менее 512 Мб.
В случае установки системы «ДЕЛО» под СУБД MS SQL Server требует-
ся наличие на сервере установленной операционной системы Windows 2000
Server, Windows 2003 Server, или Windows 2008 Server и установленной и
настроенной СУБД MS SQL Server 2000 или MS SQL Server 2008 с видом сор-
тировки Dictionary Case-Insensitive и кодовой страницей Cyrillic 1251 (или Cyril-
49
lic General collation). Режим авторизации должен быть выбран смешанный
(Mixed Mode).
Процесс установки временной версии системы состоит из следующих
этапов:
создание базы данных на сервере;
конфигурирование серверной части ПО системы «ДЕЛО»;
настройка Internet Information Server (для доступа через
Internet/Intranet) и Index Server (для версий с MS SQL Server, для режима полно-
текстового поиска);
установка клиентских рабочих мест.
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
Времена меняются, и на смену классическому «бумажному»
делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с
использованием особого класса информационных систем – систем электронно-
го документооборота.
На рынке сейчас представлен достаточно широкий спектр таких
программных решений, каждое из который чем-то, но отличается от других.
Одна из характеристик, особенно важная для секретаря или делопроиз-
водителя, который будет работать в такой системе – какие этап жизненного
цикла документа автоматизирует конкретная система.
Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания прохо-
дит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа».
Использование «Дело» позволяет полностью автоматизировать все этапы
жизненного цикла документа:
создание проекта документа;
согласование проекта;
подписание документа;
исполнение документа или выданных по нему поручений;
списание документа в дело;
хранение документа;
50
удаление списанного в дело документа, подлежащего уничтожению.
Функциональность СЭД «ДЕЛО»:
- Управление документами и корпоративным контентом
СЭД «ДЕЛО» позволяет структурировать и упростить процессы совмест-
ной работы над документами и корпоративным контентом. В системе реализо-
ваны все распространенные процессы работы над документами, такие как под-
готовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознаком-
ление с документами, рассмотрение и выдача поручений, контроль их исполне-
ния, списание исполненных документов в дело.
- Делопроизводство
СЭД «ДЕЛО» поддерживает работу с документами на всех этапах жиз-
ненного цикла от регистрации до списания в соответствии с утвержденной но-
менклатурой дел. На каждом этапе работы с документами предусмотрена воз-
можность постепенного перехода от бумажных документов к электронному
взаимодействию.
-Управление договорами
СЭД «ДЕЛО» автоматизирует управления договорами на всех этапах, от
подготовки предварительного предложения до контроля этапов выполнения
обязательств. Реализованы различные (параллельные, последовательные, ком-
бинированные) сценарии совместной работы на договором. Опция «Управле-
ние процессами» позволяет реализовать сложную бизнес-логику согласования
(в зависимости от полученных на предыдущих этапах виз, суммы договора и
т.п.). Возможно обеспечение юридической значимости электронных оригина-
лов договоров. Предусмотрен обмен документами с контрагентами через опе-
раторов ЭДО.
- Управление заседаниями
СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования сове-
щаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласо-
вание и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу
поручений по протоколу и контроль их исполнения.
51
-Контроль исполнения заданий и поручений
Формирование поручений с указанием срока, инициатора и испол-
нителей;
Использование шаблонов поручений;
Групповой ввод поручений к однотипным документам;
Формирование многоуровневых (иерархических) поручений;
Направление поручений исполнителям;
Утверждение (подписание) поручений, в том числе с использовани-
ем электронной подписи;
Создание отчета об исполнении поручений.
- Электронный архив, долговременное хранение
Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов -
бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.
Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» втоматизирует весь комплекс работ для ар-
хива организации в соответствии с действующими нормами и стандартами, в
том числе обеспечивает формирование отчетных форм, утвержденных Росар-
хивом, и передачу дел на хранение в государственные и муниципальные архи-
вы. На базе подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» реализована функциональность
обеспечения долговременного хранения электронных оригиналов документов.
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их
описание
Традиционная технология предполагает, что одни работники - руководи-
тели и исполнители - работают с бумажными документами, а другие -
делопроизводственный персонал - отслеживают их действия (регистрируют
перемещение документов, резолюции руководителей, отчеты исполнителей и
т.д.) с помощью системы журналов и картотек.
Такая технология имеет принципиальные ограничения:
• Информация о документах и ходе их исполнения распределена по
системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому полу-
чение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и
обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.
52
• Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они со-
держат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов.
• Размножение и перемещение большого количества бумажных до-
кументов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и
картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.
Перечисленные проблемы еще более усугубляются в корпоративной
системе управления, когда необходимо координировать деятельность организа-
ционно самостоятельных структур, территориально удаленных друг от друга.
В результате делопроизводственная служба не в состоянии в полной мере
осуществлять контроль за документооборотом предприятия. Практически
невозможно ответить, например, на такие вопросы: над какими документами
работает учреждение и в каком они находятся состоянии, какова история реше-
ния того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители? И это при
том, что документы и данные о работе с ними персонала являются важнейшим
первоисточником всей информации о деятельности предприятия. Именно они
позволяют установить связь между показателями ее эффективности, например,
финансовыми, с конкретными действиями работников.
Зарубежные консалтинговые компании дают следующие оценки потерь
при работе с бумажными документами и эффективности перехода к работе с
электронными документами. По оценке компании DELPHI около 15% всех бу-
мажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего
рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает,
что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти
7,5% всех документов теряется безвозвратно. При переходе к работе с элек-
тронными документами, по оценке Nortan Nolan Institute, рост производитель-
ности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки од-
ного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей
для хранения документов составляет до 80%.
53
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и ее описание
В соответствии с описанным процессом в первой главе данного проекта,
ответственным за делопроизводство на данном предприятии является делопро-
изводитель.. В его обязанности входит первичная обработка входящих доку-
ментов, а также подготовка исходящих и внутренних.
Другими субъектами документооборота являются следующие должност-
ные лица:
1. Генеральный директор предприятия;
2. Заместители ген.директора;
3. Главный бухгалтер;
4. Начальники отделов.
Кроме того, необходимо предусмотреть рабочее место администратора си-
стемы, а также архивариуса. Учитывая особенности архитектуры рассматри-
ваемой системы, ее структурная схема при использовании в данном образова-
тельном учреждении будет выглядеть следующим образом (рисунок 18):
АРМ администратора
системы
Серверная часть
АРМ сотрудников
коммутатор
Рисунок 18 Структурная схема системы документооборота
В этом случае работа системы будет происходить следующим образом:
А. При обработке входящего документа:
1. Делопроизводитель, получив входящий документ, переводит его в
электронную форму, пользуясь сканером и встроенной утилитой распознания
изображений. После этого он учитывает документ, занося его в базу данных.
54
Необходимо отметить, что в дано случае под документом понимается не только
его текстовая часть, но и присоединенные файлы любого формата. Документу
присваивается номер с указанием даты поступления (РК). Далее входящий до-
кумент поступает на АРМ директора, которому сигнализируется об этом собы-
тии. Директор налагает резолюцию, и определяет дальнейший путь документа –
либо в архив, либо на исполнение какому-либо должностному лицу. Если
должностное лицо имеет АРМ, тогда документ поступает на соответствующее
рабочее место с сигнализацией, в противном случае документ доводится до ис-
полнителя под роспись.
Информационная модель системы в соответствии с описанным порядком
работы приведена на рисунке 19.
Делопроизводитель
Входящий
документ
Входящие*
документы
Регистрация
документа
Получение
резолюции
директора
Исполнитель
Делопроизводитель
Исходящий
документ
Исходящие*
документы
Регистрация
документа
Согласование
Получение
резолюции
директора
Адресат
ИС
Входящие
документы
Исходящие
документы
Архив
Архив*
Рисунок 19 Информационная модель системы
Внедрение системы должно состоять из следующих этапов: