35
Любой пользователь сети на своем рабочем месте видит данные о доку-
ментах, которые пересылаются ему на обработку, реализует все предписанные
действия и направляет документ для другой обработки. При этом система гене-
рирует и накапливает данные о движении документов внутри компании.
Система «ДЕЛО» на 100% отвечает имеющейся делопроизводственной
практике. Она поддерживает ведение множества электронных картотек компа-
нии, которые сами по себе становятся подмножествами совокупной картотеки
учреждения. А поручения и связанные с ними документы сразу переходят меж-
ду картотеками в рамках используемой технологии прохождения документов.
Поэтому, в системе всегда есть полная информация о состоянии, передвижении
и исполнении документов внутри компании.
Система помогает решить проблему контроля работы с документами в
разделенных офисах компании. Программа помогает поддерживать обмен до-
кументами и поручениями с применением новейших систем связи между отде-
лами компании.
Базовые факторы эффективности автоматизации документооборота с си-
стемой «ДЕЛО»:
• Экономия технических затрат, связанных с копированием и отправ-
кой документов, записью работы с ними;
• Категоризация технологии работы с документами. Использование
единой компьютерной технологии помогает компании перейти на общую си-
стему ведения бизнеса и документооборота;
• Быстрое прохождение документов в компании благодаря эффектив-
ной электронной технологии отправки резолюций и документов;
• Отслеживание документов и работы персонала с ними. Сама систе-
ма умеет осуществлять как оперативный контроль за работой компании, так и
реализовывать аналитическую обработку сохраненных данных о документах и
деятельности персонала.
Система «ДЕЛО» - это комплекс ПО, предназначенный для автоматиза-
ции делопроизводственной работы внутри компании. Система работает внутри
36
ЛВС компании, объединяющей компьютеры, которые находятся на рабочих
местах работников отделов, принимающих участие в делопроизводственных
технологических процессах.
Результаты сравнения функциональных возможностей СЭД по указанным
критериям представлены в приведенной ниже таблицы
Таблица 1
Результаты сравнения функциональных возможностей СЭД по
критериям: «Наличие web-клиента», «Ведение договоров»,
«Управление работами», «Интеграция с 1С», «Ведение клиентской
базы», «Архив документов (автоматический импорт документов)»,
«Распознавание документов (OCR)», «Обращения граждан»
Далее приведены результаты сравнения стоимости СЭД в их заявленной
минимальной комплектации. Под минимальной комплектацией следует пони-
мать минимально доступный набор функционала системы, включающий рас-
сматриваемые в исследовании возможности. В расчете использованы заявлен-
ные разработчиками цены на пользовательские лицензии, которые позволяют
использовать весь минимальный функционал системы.
Для оценки СЭД по данному критерию шкала стоимости систем был раз-
бита на семь одинаковых интервалов с расстоянием 20 200 рублей (разница
между наибольшей и наименьшей стоимостью СЭД, деленная на количество
интервалов), в рамках которых считалось, что участники исследования имеют
равную стоимость и получали одинаковые баллы. При этом минимальный балл
37
(1) ставился СЭД с наивысшей ценой, а максимальный балл (в данном случае 7)
– с наименьшей (таблица 2).
Таблица 2
Сравнения СЭД по критерию «Стоимость системы в
минимальной комплектации»
Данные системы весьма функциональны, однако реализация запланиро-
ванных функций потребует их доработки, в то же время множество встроенных
функций останется невоспользованными.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Разработка стратегии реализации проекта предполагает наличие ряда
взаимосвязанных между собой последовательных действий — этапов.
Первый этап - анализ бизнеса.
Высокая рентабельности строительной фирмы, низкая комплексная авто-
матизация. Замедленное движение документооборота.
Второй этап - анализ стратегии развития бизнеса.
38
Строительный рынок имеет в своем активе большое количество как мел-
ких, так и крупных компаний. Поэтому в условиях жесткой конкуренции необ-
ходимо увеличение скорости документооборота, которое приведет к оператив-
ности и позволит быть лучшим.
Третий этап - определение функциональности ИС в целом.
В целом необходимо, чтобы система вела учет и обработку информации
по следующим направлениям:
контроль расходов и доходов;
управление договорами;
управление проектами;
составление строительных смет;
прочая автоматизация.
Четвертый этап - выбор стратегии автоматизации по направлению.
Проведя анализ, можно сказать с уверенностью, что наибольшей пробле-
мой на предприятии является документооборот. Поэтому необходимо провести
автоматизацию учета и управления договорами и проектами.
Пятый этап - выбор способа приобретения:
покупка и доработка готовой системы;
покупка тиражируемого решения,
заказ на индивидуальную разработку,
самостоятельная разработка.
. Самостоятельная разработка является – наиболее приемлемой для
предприятия. Так как, будет произведена сохранность коммерческой тайны,
возможность доработки в любой момент времени, вне зависимости от выпу-
щенных релизов и обновлений программы.
Выбирая стратегию автоматизации по направлению компания эконо-
мит денежные средства, так как цена программного продукта для руководите-
лей предприятия является решающим фактором в вопросе приобретения ин-
формационной системы.
39
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Составленные в работе проблемы фирмы-подрядчика и многочисленные
практические задачи, обусловленные этими проблемами, требуют применения
широкого арсенала системотехнических и математических методов конструи-
рования моделей системы.
Поставленная задача звучала как автоматизация процессов на фирме-
подрядчике между отделами.
Выбрав самостоятельную разработку компания получает благодаря
этому ряд преимуществ перед другими компаниями:
— информационная система будет уникальной;
— компания получает именно такую автоматизацию, которая удовлетво-
ряет их потребностям;
— доработка системы как силами своих специалистов, так и при помощи
компании- аутсорсера возможна и никак не ограничена;
Выбрав самостоятельную разработку предприятие становиться перед вы-
бором системы управления базами данных для автоматизации задачи.
Выбрав самостоятельную разработку предприятие становиться перед вы-
бором системы управления базами данных для автоматизации задачи.
Система управления базами данных — программная система, предназна-
ченная для создания на ЭВМ общей для многих добавлений БД, поддержания
ее в актуальном состоянии и обеспечения эффективного доступа пользователей
к данных.
В зависимости от особенностей функционирования различают два класса
СУБД — общего назначения и специализированные. СУБД общего назначения
не ориентирован на конкретную ИС или на информационные потребности кон-
кретной группы пользователей. Каждая такая система реализуется как про-
граммное средство, способное функционировать на определенной модели ЭВМ
в определенной операционной обстановке, и поставляется многим пользовате-
40
лям как коммерческое изделие. СУБД специализированного назначения имеют
средства настраивания на работу с конкретной БД на конкретное применение.
Основными средствами СУБД является:
— средства описания структуры БД;
— средства конструирования экранных форм, предназначенных для вве-
дения, просмотра и обработки данных в диалоговом режиме;
— средства создания запросов для выборки данных по заданным услови-
ям, а также их обработка;
— средства создания отчетов с БД для вывода на печать результатов об-
работки;
— языковые средства — макросы, встроенный алгоритмический язык,
язык запросов, которые используются для реализации нестандартных алгорит-
мов обработки данных;
— средства создания добавлений пользователя (генераторы прибавлений,
средства создания меню и панели управления прибавлениями), которые дают
возможность объединить разные операции с БД в единый технологический
процесс.
Выбор СУБД целесообразно осуществлять не только по типу архитекту-
ры и качеству внешнего интерфейса, а и прежде всего на основе функциональ-
ных возможностей. Существенным критерием выбора является способность
обработки сложных запросов, возможность перенесения данных между плат-
формами.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому
обеспечению
Техническое обеспечение (ТО) является совокупностью технических
средств (ТС), необходимых для работы ИС, а также нужная документация на
эти средства и процессы производства.
Комплекс ТС включает в себя:
ПК всех моделей;
Механизмы сбора, анализа, отправки и хранения данных;
41
Механизмы отправки данных и линии связи;
Периферия и средства автоматического съема данных;
Канцелярские принадлежности.
Для создаваемой ИС нужно такое аппаратное обеспечение:
ПК для работы бухгалтера;
ЛВС;
Сервер БД;
Принтеры (МФУ).
Сейчас параметры установленных ПК удовлетворяет требованиям к ПК
ИС. Все ПК объединены в единую сеть, оснащены выходом в Интернет. На
каждом рабочем месте имеется лазерный принтер.
Нужно лишь приобрести сервер БД для системы. Сервер ИС отдела ТП не
станет функционировать 24/7: в обычном режиме его рабочий цикл составит 9-
10 часов в день в рабочие дни. Совокупное число подключаемых одновременно
к программе пользователей равно 15-20.
Сервер БД контролирует работу БД и отвечает за безопасность и целост-
ность данных, а также поддерживает операции передачи данных при получении
клиентом нужной информации. Суть сервера БД состоит в том, что данные ча-
сто отрабатывают по транзакциям, другими словами – система принимает часть
данных, анализирует и сохраняет их. Это влечет некоторые требования по ап-
паратной части сервера БД, а именно:
Повышенный объем ОЗУ для кэширования наиболее востребован-
ных частей БД;
Быстрая дисковая подсистема, способная изначально быстро отра-
батывать огромное количество мелких запросов на единицу времени (IOps -
inputs/outputs per second);
Высокая мощность вычисления для обработки приходящих данных.
Главные требования к материнской плате сервера – поддержка контроля и
мониторинга всех компонентов сервера в онлайн-режиме, и в случае выхода из
строя любой из составляющих, не отключая питание, выполнение самостоя-
42
тельного резервирования требуемого компонента и просигнализировать адми-
нистратору сети о случившемся.
Сервер БД требует немалый объём ОЗУ Работа с ОЗУ в разы быстрее, чем
работа с классическими HDD, исходя из этого – чем больше ОЗУ имеется, тем
лучше, в случае, что сама ОС и работающее приложение СУБД могут нагрузить
весь имеющийся объем памяти. Новейшие ОС и приложения уже почти осво-
бождены от подобных ограничений, т.к. могут задействовать до 64Гб и более.
2-х процессорные серверы оснащаются 128Гб ОЗУ, а 4-х и 8-ми процессорные -
до 256Гб ОЗУ.
Основными HDD для БД считаются SAS диски скоростью от 10000 до
15000 об/мин. Подобные решения оптимизированы под работу на вычисли-
тельных нагрузках и по этому параметру в разы превосходят классические
SATA. Также диски SAS уже с самого начала создавались для RAID-массивов и
всегда показывают характерный рост скорости работы массива при повышении
числа дисков в нем.
Новейшие процессоры явно производительнее, чем аналогичные модели
3-4 летней давности из-за применения технологий Hyper Treading (много по-
точность). Сегодня машину с 8-ю ядрами под силу купить любой организации
благодаря относительной доступности оборудования. Для "тяжелых" систем
очень скоро вообще отпадет необходимость ставить дорогие многопроцессор-
ные RISC-системы, которые при схожей скорости работы стоят намного доро-
же. Сейчас уже есть 4-х и 8-ми процессорные решения с архитектурой x86 с
поддержкой 4-х и даже 6-ядерных процессоров, что позволяет иметь 32-
ядерную систему одновременно.
1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Структура любой информационной системы может быть представлена
совокупностью обеспечивающих подсистем (рис.16).
43
Рисунок 16 Структура информационной системы
Информационное обеспечение состоит в своевременном формировании и
выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. Так-
же информационное обеспечение - это:
обеспечение фактическими данными управленческих структур;
использование информационных данных для автоматизированных
систем управления;
использование информации для обеспечения деятельности различ-
ных потребителей.
Информационное обеспечение АИС подразумевает под собой комплекс
баз данных и файлов ОС, лексической и форматной базы, а также отдельных
языковых средств, которые созданы для ввода, поиска, обработки и представ-
ления данных в той форме, которая необходимо для потребителя.
ИО обычно включает в себя массивы форматированных или неформати-
рованных документов, кодификаторы, классификаторы, словари, всю норма-
тивную базу для того, чтобы реализовать решение по объемам, размещению и
методике существования данных в АИС, а также набор средств и правил для
перевода естественного языка, который используется при общении пользовате-
лей и персонала АС с комплексом автоматизированных средств.
Сегодня ИО рассматриваются как сочетание информационного и лингви-
стического обеспечения. При этом само информационное обеспечение включа-
ет файлы ОС и БД, а лингвистическое обеспечение содержит форматную базу,
языковые средства и лексику.
44
Математическое обеспечение рассматривается как комплекс математиче-
ских методов и моделей, которые применяются в АС (ГОСТ 24.03-90).
Программное обеспечение подразумевает совокупность прикладных и
общесистемных программ, а также всю нормативно-методическую документа-
цию по их использованию.
Техническое обеспечение выражает комплекс технических средств, кото-
рые могут обеспечить работу всей системы. Обычно это средства сбора, пере-
дачи, контроля, обработки и размножения данных.
Правовое обеспечение включает в себя совокупность нормативно-
правовых документов, которые позволяют выразить права и обязанности со-
трудников и условия функционирования системы, а также комплект докумен-
тов, которые могут корректировать порядок хранения информации, правила
проверки данных, и обеспечение правомерности всех исполняемых операций.
Организационно-методическое обеспечение выражается в совокупности
документов, которые определяют организационную структуру всей автомати-
зации, которая направлена на исполнение конкретных функций.
Эргономическое обеспечение подразумевает методы и средства для со-
здания оптимальных условий для работы сотрудников в рамках единой АИС.
Методологическое обеспечение включает в себя средства и методы мет-
рологии и все рекомендации по их использованию для каждого компонента
АИС.
Функции системы определяются как совокупность действий, которые
нужны для достижения определенной частной цели. Все функции АИС можно
разделить на информационные, управляющие и вспомогательные.
Информационные функции позволяют осуществлять сбор, обработку и
представление данных о состоянии автоматизируемого объекта для сотрудни-
ков, либо же передает данные для последующей обработки. Под этим стоит по-
нимать изменённые параметров, контроль, расчет параметров, формирование и
представление их для ответственного персонал или системы, а также оценка и
прогноз деятельности для всей АС и ее подсистем.