75
подчиненная резолюция – относится не к документу в целом, а к его
отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию ре-
золюций любой сложности независимо от их количества;
проект резолюции – предварительный вариант резолюции, требую-
щий утверждения руководством.
Рисунок 29
Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их
исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным
должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с
любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих
фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей).
Кабинеты:
Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» – его
личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документа-
ми: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания про-
ектов и др.
76
Рисунок 30
Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются доку-
менты, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование
или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю,
принятые к исполнению и т.д.
Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учиты-
вают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное рас-
пределение обязанностей и «ролей» участников документооборота. В частно-
сти, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возмож-
ность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату –
например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (так-
же, как это зачастую имеет место в действительности).
Работа с проектами документов:
Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проек-
тов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редак-
тирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение
(подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа,
созданного на основе проекта.
77
Рисунок 31
Для работы с проектами используется особый тип регистрационной кар-
точки, содержащий набор специальных реквизитов.
Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и
подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между
ними (последовательное или параллельное).
Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект стано-
вится исходящим или внутренним документом, который должен быть зареги-
стрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на
основе РК проекта.
Прием и внешняя рассылка документов:
Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной
почте, система «ДЕЛО» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почто-
выми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются сле-
дующие возможности:
прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса
системы;
автоматизированная регистрация поступивших документов;
подписание отправляемого сообщения ЭЦП;
шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;
контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе
«ДЕЛО», установленной в организации-адресате).
78
Рисунок 32
Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фель-
дъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих
документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры,
в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку
(под роспись). При традиционной технологии для этого используются установ-
ленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от
вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.
Движение документов внутри организации:
Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может пе-
ремещаться внутри организации между различными должностными лицами
(подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети
значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между
сотрудниками.
79
Рисунок 33
Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикреплен-
ными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится
на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о докумен-
те. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его
физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит
к полному удалению РК.
Формирование дел:
Рисунок 34
В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело»,
и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предо-
ставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и
электронных документов (прикрепленных к РК файлов).
Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом, но
для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная
80
система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Для эффективного взаимодействия двух систем
реализована возможность экспорта-импорта данных.
Информационно-справочная работа:
Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и
удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе
данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты
документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию.
Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикреплен-
ных к регистрационным карточкам.
Рисунок 35
Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности
и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый
запрос может быть сформирован как «с нуля», так и на основе ранее созданного
шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное
совпадение, по различным диапазонам значений и др.
Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно
хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.
Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого
пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами
доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам ка-
кой-либо картотеки, группы или грифа секретности.
81
Рисунок 36
В системе существуют встроенные инструменты для получения формали-
зованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с до-
кументами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).
Удаленный доступ к данным и функциям:
В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко
всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО -WEB»), позволяющий работать с до-
кументами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы
достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полно-
стью совместимого с ним программного обеспечения.
«ДЕЛО-WEB» предоставляет практически все основные вышеописанные
функциональные возможности:
82
Рисунок 37
регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых
полей РК );
регистрация связанных документов;
прикрепление файлов к РК;
заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;
вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;
ввод отчетов об исполнении поручений;
работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет доку-
ментов);
согласование (визирование) и подписание проектов документов;
поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;
полнотекстовый поиск документов;
использование разнообразных встроенных поисковых запросов;
разграничение прав доступа к данным и функциям.
83
Рисунок 38
Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для
увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящие-
ся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возмож-
ность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и кон-
троле.
84
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Учёт экономической результативности ИТ часто предполагает числовое
сравнение затрат и итоговых показателей. И если последние без особых про-
блем формируются, то процесс оценки важно проводить при помощи явных ме-
тодик учета экономической результативности для финансовых проектов. По-
добный подход самый сложно реализуемый и общий, особенно для особых
проектов, отличающихся от используемых в промышленности. И основной
проблемой использования такого проекта для установки ИТ в медицине высту-
пают итоги экономического анализа.
Вторым этапом достижения решения поставленной задачи становится
анализ подходов к учету эффективности ИС, без привязки к предметным обла-
стям. Тут зачастую замечают отсутствие методов, которые сразу можно исполь-
зовать. Практические опыты имеются для частных случаев и отдельных усло-
вий, связанных с методикой установки ИС.
При неимении адекватного используемого подхода к учету экономиче-
ской результативности ИТ сегодня создаются современные методы для ИС,
служащие решением отдельных задач контроля. Множество описанных мето-
дов имеет эвристический характер и базируется на описании последствий и
расходов для любого отдельного случая. И если становится доступным отра-
зить качественные затраты и итоги применения таких систем, то далее есть
смысл использовать совокупный подход для учета экономической результатив-
ности проекта с вложениями, о которых было сказано ранее.
Подобный уровень учета эффективности считается оптимальным для ИС,
но и самым сложно реализуемым. Потому плюсом можно найти то, что были
определены положительные результаты установки описываемой ИС благодаря
определенным качественным параметрам.
Совокупный подход к учету экономической результативности проектов с
финансовой поддержкой. Оптимальные методики поддержки подобных проек-