65
кадров, контролирующая группа и т.п., так и делопроизводственной работы
всех остальных отделов и подразделений.
К числу базовых автоматических функций делопроизводства можно от-
нести такие:
• Общая регистрация всей приходящей корреспонденции, включая
письма и клиентские обращения, с дальнейшим направлением корреспонден-
ции на ознакомление руководству компании или в ее отделы;
• Общая регистрация всей отправляемой корреспонденции компании
и ее внутренних документов;
• Отслеживание движения документов (документооборота) внутри
компании, включая резолюции, отчеты, согласования документов;
• Перемещение документов в дело в рамках принятой в компании
номенклатуры дел;
• Реализация контроля за оперативным исполнением поручений, ана-
лизом обращений граждан и других фирм; проверка корректности и оператив-
ности отработки документов;
• Взаимодействие с проектами документов: подтверждение и обра-
ботка проектов, а также регистрационные действия с документами, написанны-
ми на их основе;
• Поиск документов по заданным критериям и представление стати-
стических отчетов по документообороту компании.
При автоматизации документооборота компании сама система может
применятся в 2 случаях.
Во-первых, система может поддерживать традиционно принятый в ком-
пании документооборот, разделяя технологию делопроизводства и уменьшая
число монотонных операций по анализу документов. При этом система под-
держивает регистрацию входящих, исходящих и локальных документов, пору-
чений и отчетов по ним, движения документов между отделами и должностны-
ми лицами, с входящими сюда же бумажными копиями и оригиналами доку-
ментов. По каждому выделенному документу в системе есть информация, опи-
66
сывающая сам документ и совокупность всех операций с ним в отделах: от ре-
гистрации до перевода в дело, включая ход реализации документа и рассылку в
другие компании. По совокупности всех зарегистрированных документов мож-
но выполнить поисковый запрос для отбора нужных документов, а также для
контроля исполнения документов.
Во-вторых, система помогает значительно увеличить возможности тради-
ционной организации документооборота благодаря применению функций ЭДО
и обработки данных на ЭВМ. Поэтому система по факту внедрения в компании
может служить неким «мостом» для отхода от бумажной к безбумажной техно-
логии хранения документов.
Для установки системы на рабочие места сотрудников должны быть куп-
лены ПК, оснащенные ОС Windows и клиентской частью СУБД, которая не
входит в комплект поставки системы «ДЕЛО», и в случае ее отсутствия, нужно
до установки системы купить и установить еще и СУБД.
Каждый документ, данные о котором хранятся в системе, описывается
набором параметров РК этого документа. Эти карточки генерируются при реги-
страции документа в системе. Данные, помещаемые в карточки, схожи с дан-
ными, которые хранятся в бумажных регистрационно-контрольных карточках.
Вместе с РК в системе сохраняет и электронный образ документа и его допол-
нений. Также, аналогично бумажной картотеке, система применят понятие кар-
тотека для характеристики набора карточек документов одного отдела или всей
компании.
РК хранятся в картотеке отдела, где и был зарегистрирован документ, и в
картотеках отделов, в которые он пришел на исполнение и проверку. Количе-
ство генерируемых в системе картотек зависит от структуры компании и при-
нятых в ней правил разделения прав работников к данным. Для работы с систе-
мой хватит всего одной картотеки – картотеки компании.
Должностное лицо.
Работники компании, которые считаются официальными участниками
документооборота - корреспондентами и адресатами документов, выступают в
67
роли должностных лиц. В их адрес приходят документы, они их подписывают и
проверяют, выносят резолюции, исполняют их. Другими словами, должностные
лица - это персонал компании, который так или иначе учувствует в документо-
обороте организации. Отслеживаемые системой должностные лица могут и не
быть ее пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользо-
ватели, которые имеют требуемые полномочия. Конечно, в системе могут рабо-
тать и сами должностные лица. В последнем случае такие сотрудники фирмы
обязаны сразу быть зарегистрированы в системе и как ее пользователи.
Кабинеты.
Для оптимальности работы в системе есть понятие кабинета. В терминах
системы кабинет - это некая часть папок, где накапливаются данные о докумен-
тах и резолюциях, переданных должностным лицам в работу.
Любое должностное лицо может приписаться только к одному кабинету,
т.к. именно туда будут направляться все документы, поручения по ним и отче-
ты исполнителей по резолюциям, адресованные данному лицу. Все входящие в
кабинет должностные лица в терминах системы становятся его владельцами.
Число и состав кабинетов компании связаны с принятой на предприятии
технологией обработки данных, наличием ПК во всех отделах и т.д.
Взаимодействие с документами в кабинете реализуют пользователи, ко-
торые имеют доступ к одной, части или всем папкам кабинета.
Папки кабинета.
В папках кабинетов находятся записи о документах, актах и проектах до-
кументов, с которыми лицо - владелец кабинета, обязан провести некие дело-
производственные операции. При реализации требований с РК документов, с
актами, а также с РК проектов документов (РКПД) в папках кабинетов находят-
ся или пропадают записи, которые связаны с РК, поручениями или РКПД.
Кабинет включает 9 папок. Первые из них: «поступившие», «на исполне-
нии», «на контроле», «у руководства», «на рассмотрении» необходимы для ра-
боты с документами, которые требуют исполнения.
68
• «Поступившие» - тут лежат сообщения о документах, присланных
для работы должностным лицам, которые выступают владельцами данного ка-
бинета и еще не обработанные клиентами этого кабинета;
• «На исполнении» - тут хранятся сообщения о документах и поруче-
ниях, которые уже приняты к исполнению пользователями данного кабинета и
пока не исполнены;
• «На контроле» - тут расположены сообщения о стоящих на контро-
ле поручениях, ход реализации которых отслеживается владельцем кабинета;
Две другие папки: «на рассмотрении» и «у руководства» поддерживают
взаимодействие директора и его делопроизводственного персонала (секретарь,
канцелярия) в рамках рассмотрения документов и подготовке резолюций. Зача-
стую, изучив документы, помощник или референт пишут проект резолюций и
передают их на утверждение руководства.
• «У руководства» - тут расположены сообщения о проектах резолю-
ций, переданных на рассмотрение владельцам кабинетов;
• «На рассмотрении» - тут содержатся сообщения о актуальных про-
ектах резолюций, которые ждут рассмотрения владельцем кабинета.
Для работы с документами, которые идут для списания в дело, использу-
ем папку:
• «В дело» - включает записи об РК документов, перемещенных туда
владельцами кабинета из 1-5 папок.
Папки «Управление проектами», «На визировании» и «На подписи» нуж-
ны для работы с проектами подготавливаемых документов:
• «Управление проектами» - тут лежат записи об РКПД, исполните-
лями которых выступают владельцы этого кабинета;
• «На визировании» - тут расположен список записей об РКПД, пере-
данные на визирование владельцам этого кабинета;
• «На подписи» - тут лежат записи об РКПД, переданные для ответа
владельцу кабинета.
69
Доступ пользователя к различным папкам кабинета дается при указании
картотечных прав пользователя.
Гриф доступа.
Для разделения прав к РК в составе ее реквизитов есть гриф доступа, а
каждый пользователь имеет право доступа к документам только с отдельными
грифами. Эти права даются системным технологом. Пользователь имеет воз-
можность увидеть РК документа и реализовать некие действия с ней только то-
гда, когда имеет разрешенный гриф доступа.
Гриф доступа есть не только у РК, но и прикрепленных к ней файлов.
Гриф доступа файла часто отличается от грифа доступа РК, и у каждого вло-
женного файла РК может указываться свой гриф доступа.
Вложенный файл документа.
РК любого документа может быть связана с цифровой копией бумажного
документа (самим файлом). Для реализации подобной связи в составе реквизи-
тов карточек документа есть специальный раздел – «Файлы».
Система дает возможность прикрепить к РК документа один или не-
сколько вложений. Так файл документа - копия бумажного документа предва-
рительно вводится в ПК при помощи сканера. Файл документа также можно со-
здать в процессе работы с ПК или получить его по электронной почте. При
этом самими файлами электронных документов могут являться файлы произ-
вольного вида (текст, фото, видео, аудио). В процессе открытия документа, он
будет направлен в приложение, соответствующее его формату.
Доступ пользователей к помещенным в карточку файлам отражается гри-
фами доступами, которые могут также отличатся от самих карточек.
2.2.3 Характеристика результатной информации
Результативной информацией является список загруженных документов
для каждого типа документов – входящих, исходящих, внутренних.
В таком списке учитываются следующие реквизиты:
- номер документа;
- дата загрузки;
70
- наименование документа;
- фамилия сотрудника, загрузившего документ;
- дата подготовки;
- количество (полученных или подготовленных) экземпляров;
- адресат;
- количество страниц.
Кроме того, результатными документами являются следующие:
список сотрудников;
журнал посещений системы.
Список сотрудников содержит следующие реквизиты:
Фамилия;
Имя и отчество;
Должность;
Дата регистрации;
Дата рождения;
Логин;
Пароль.
В журнале посещений отображаются номер пользователя, а также дата и
время посещения системы.
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функции и сценарий
диалога)
Дерево функций разрабатываемой системы представлено на рисунке 24
71
Рисунок 23 Дерево функций системы для секретаря
В системе предусмотрено разделение на административную и пользова-
тельскую часть. Пользователю доступны следующие функции:
- загрузка документов на сервер (по категориям);
- регистрация документов;
- просмотр списка ранее загруженных документов (по категориям);
- скачивание и просмотр ранее загруженных документов;
- просмотр и загрузка документов, загруженных ранее;
- поиск документов по нескольким реквизитам – регистрационному но-
меру, наименованию, дате регистрации, фамилии сотрудника, загрузившего до-
кумент.
Администратору системы доступны следующие функции (рисунок 24):
- регистрация пользователей;
- просмотр списка пользователей;
-смена пароля и логина пользователей;
-просмотр истории заходов пользователей в систему.
Кроме того, администратор имеет возможность войти в пользовательскую
часть и использовать все функции, доступные пользователю.
72
Рисунок 24 Дерево функций системы для администратора
На основании функций системы сформирован сценарий диалога для пользо-
вателей [2]. Сценарий диалог для пользователя представлен на рисунке 25, для
администратора – на рисунке 26.
Рисунок 25 Сценарий диалога пользователя
Рисунок 26 Сценарий диалога администратора
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программ-
ных модулей)
Работа с системой осуществляется через любой браузер. Для работы
необходимо установить локальный сервер в локальной сети предприятия, где
73
будет также расположена база данных. Доступ к базе будет осуществляется с
помощью набора адреса в адресной строке браузера.
Система состоит из двух модулей – клиентского и серверного. В свою
очередь клиентские модули делятся на предназначенные для работы сотрудни-
ков (пользовательскую часть) и для работы администратора системы (админи-
стративную часть). Работа с системой в обоих случаях осуществляется анало-
гично – авторизация, загрузка документа, просмотр списка загруженных доку-
ментов, скачивание доступных документов. Состав каждого модуля аналоги-
чен, что позволяет в случае модернизации, либо изменений каких-либо сведе-
ний с максимальной скоростью внести изменения в приложение. Структурная
схема пакета представлена на рисунке 28
Рисунок 28 Структурная схема пакета
2.3.4 Описание программных модулей
Состав программных модулей системы представлен в таблице 2.10
74
Таблица 2.10 - Описание программных модулей
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание
Работа с файлами (электронными документами):
К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форма-
тов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записыва-
ются в базу данных системы «ДЕЛО», гарантирующую их сохранность, после
чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом
система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактиро-
вание, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение
прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).
Для реализации данной функции используется программное обеспечение
компании ABBYY – FineReader 6.0 или 7.0 Scripting Edition.
Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль):
Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:
резолюция – поручение, выдаваемое уполномоченным должност-
ным лицом на основании документа;
пункт – поручение, содержащееся в тексте самого документа и не
имеющее конкретного автора;