55
Рисунок 20 Этапы внедрения системы
обследование организационной структуры предприятия;
описание основных бизнес-процессов, схем движения документов;
выявление узких мест в действующей модели документооборота за-
казчика;
выработка рекомендаций для оптимальной схемы документооборо-
та обследованной организации;
установка программного обеспечения;
настройка системы, формирование справочников и классификато-
ров системы, определение пользовательских прав;
обучение персонала организации;
опытная эксплуатация системы;
окончательная настройка системы с учетом особенности работы
пользователей, выявленных в процессе обучения и опытной эксплуатации.
Жизненный цикл (ЖЦ) - это постоянный процесс, начинающийся с мо-
мента принятия решения о важности его создания и заканчивается в момент его
полного изъятия из обращения.
Сегодня самые известные стандарты следующие:
1. ГОСТ 34.601-90 – относится к АИС и устанавливает стадии и этапы
их разработки;
56
2. ISO/IEC 12207 - стандарт на процессы и реализацию ЖЦ. Распро-
страняется на все виды создаваемого на заказ ПО. Стандарт не включает фаз,
стадий и этапов;
3. Custom Development Method (по Orаcle) по созданию прикладных
ИС - технологический материал, развернутый до момента заготовок проектных
документов, рассчитанных на применение в проектах с использованием Orаcle;
4. Rаtionаl Unified Process (RUP) подразумевает итеративную модель
разработки, состоящую из 4 фаз: старт проекта, исследование, создание и при-
менение. Суть работы в рамках RUP - это разработка и обслуживание моделей
на базе UML [2];
5. Microsoft Solution Frаmework (MSF) аналогична RUP, так же имеет
4 фазы: изучение, проектирование, создание, тестирование, является итераци-
онной, предполагает применение объектно-ориентированного моделирования.
MSF в отличие от RUP чаще всего направлена на создание бизнес-приложений;
6. Extreme Progrаmming (XP) – экстремальный подход к программиро-
ванию. В рамках методики лежит командная работа, оптимальная коммуника-
ция исполнителя и заказчика в рамках всего проекта по созданию ИС, а сам
процесс проектирования ведется при помощи последовательно модифицируе-
мых прототипов [15].
При выборе стандарта главным фактором становится полноценное и по-
нятное описание работ на стадиях и этапах создания АС.
Стандарт ISO/IEC 12207 не имеет полноценного описания работ на раз-
ных стадиях и этапах создания АС [41].
Стандарт CDM применяется в проектах с использованием Orаcle-
технологий, который в данном проекте не актуальны.
Стандарт MSF, исходя из сказанного ранее, зачастую ориентирован на со-
здание бизнес-приложений.
Стандарт XP применим к командной работе.
В данной работе будет использоваться ГОСТ 34.601-90, поскольку он
включает описание работ на всех этапах создания АС.
57
Основные стадии создания ИС: 1) Подготовка требований к системе, 2)
Подготовка концепции; 3) ТЗ; 4) Технический проект; 5) Написание докумен-
тации; 6) Внедрение.
В соответствии с известными моделями определяют следующие модели
ЖЦ АИС —итерационную, каскадную и спиральную [4].
Каскадная модель включает в себя классический подход к созданию си-
стемы в любых предметных областях и включает последовательную организа-
цию работ, причем главной особенностью модели становится деление всей ра-
боты на этапы. Переход от одного этапа к другому возможен только после пол-
ного завершения предыдущего.
Положительные особенности итерационной модели состоят в том, что
межэтапные корректировки гарантируют меньшую трудоемкость создания по
сравнению с каскадной моделью.
Минусами итерационной модели считаются:
Продолжительность жизни каждого этапа равно продолжительно-
сти всего периода разработки;
Из-за большого числа итераций возможны разногласия при реали-
зации проектных решений и подготовке документации;
Запутанность архитектуры;
Сложность применения проектной документации в момент внедре-
ния и эксплуатации становятся причиной перепроектирования всей системы
[5].
Спиральная модель, в отличие от каскадной, но также, как и итерацион-
ная, предполагает похожий процесс создания АИС. При этом повышается важ-
ность начальных этапов - анализа и проектирование, где происходит проверка
и обоснование реализуемости технических решений при помощи разработки
прототипов.
Любая итерация является законченным циклом разработки, приводящим
к выпуску какой-то версии изделия (или подмножества конечного продукта),
58
которое модернизируется от итерации к итерации, для того, чтобы стать полно-
ценной системой.
Плюсы спиральной модели ЖЦ:
Поддержка действий по изучению рисков, что ведет к их сокраще-
нию и заблаговременному выявлению непреодолимых рисков;
Поддержка разбиения большого потенциального объема работ при
реализации проекта на малые части;
Очередность реализации основных функций с повышенным уров-
нем риска, что помогает при необходимости полностью прекратить работы над
проектом на ранних стадиях и минимизировать расходы;
Доступность гибкого проектирования, базирующаяся на положи-
тельных сторонах каскадной модели при одновременном выполнении итера-
ций;
Применение преимуществ инкрементной модели (выпуск инкре-
ментов, уменьшение графика работ, стабильность ресурсов при постоянном ро-
сте системы);
Внедрение связи с пользователем с высокой частотой и на началь-
ных этапах модели, что позволяет создать нужный продукт высокого качества;
Доступность оценки системы пользователем на начальных этапах,
благодаря применению ЖЦ разработки быстрого прототипирования;
Доступность для пользователей быть участниками процесса плани-
рования, анализа рисков, проектирования, создания, проведения оценки;
Обновление административного управления процессами растрат
финансовых и материальных средств, разработки, соблюдением графика и кад-
ровым обеспечением, что может быть реализовано выполнением анализа по
итогу любой итерации;
Увеличение производительности благодаря внедрению пригодных
для повторного применения результатов;
Увеличение вероятности предсказывания поведения системы бла-
годаря уточнению поставленных целей;
59
Проведение регулярной оценки совокупных затрат, что по итогу
приводит к их общему сокращению.
Минусы спиральной модели ЖЦ:
Дороговизна модели из-за дополнительных временных затрат на
планирование, выявление целей, реализацию анализа рисков и прототипирова-
ние при прохождении любого цикла спирали;
Высокая цена модели для проектов, имеющих малую степень риска
или компактные размеры;
Сложность структуры модели, что ведет к затруднению ее приме-
нения разработчиками, заказчиками и управленцами;
Обязательное наличие высокопрофессиональных знаний для оценки
рисков;
Перенос сроков окончания работ над проектом из-за желания заказ-
чика изменять каждую созданную версию;
Требование четкого распределения работ среди разработчиков;
Трудность выявления критериев для продолжения процесса созда-
ния на следующей итерации;
Использование только мощных средств и методик прототипирова-
ния.
ЖЦ проектирования АИС помогает выделить 4основных периода: пред
проектный, проектный, установка, использование и сопровождение [23].
Технология разработки АИС сегодня определяется актуальным ГОСТ
34.601—90, согласно которому, процесс реализации разбивается на следующие
этапы:
1) Этап «Описание требований к АИС»:
Выявление объема обоснования, достаточного для создания АИС
(анализ данных об объекте автоматизации и реализуемых видах деятельности,
оценка качества его работы, нахождение проблем, решение которых доступно
средствами автоматизации, оценка целесообразности внедрения АИС) [13];
Подготовка требований пользователя к АИС;
60
Подготовка отчета о реализованных работах и подача заявки на со-
здание АИС.
2) Этап «Подготовка концепции АИС»:
Исследование объекта АИС;
Реализация нужных исследовательских и проектных работ;
Подготовка вариантной концепции АИС и выбор варианта, удовле-
творяющего требованиям пользователя, оценка плюсов и минусов других вари-
антов;
Написание отчета о реализованной работе.
3) Этап «ТЗ»:
Подготовка и представление ТЗ на разработку АИС (общие сведе-
ния, цель и назначение создаваемой системы, описание объекта автоматизации,
требования к системе в совокупности, к ее задачам и функционалу, видам обес-
печения, планам работ по разработке, внедрению и приемке);
4) Этап «Эскизный проект»:
Подготовка примерных проектных решений по всей системе и ее
составляющим (функции АИС, ее подсистемы, состав задач, концепция и
структура ИБ, состав и описание базовых технических средств);
Подготовка документации на АИС и ее элементам.
5) Этап «Технический проект»
Создание проекта решений по системе и ее составляющим, по
функциональной, организационной и алгоритмической структуре, структуре
технических средств, реализации и использовании БД, по системе кодирования
и классифицирования данных, алгоритму решения задач, применяемым языкам
программирования и ПО;
Написание документов по АИС;
Подготовка и проверка документации на покупку изделий для уста-
новки в АИС и технических требований по их созданию;
Подготовка заданий на проектирование.
6) Этап «Рабочее проектирование»:
61
Реализация рабочей документации на систему и ее составляющие;
Реализация и адаптация программ.
7) Этап «Внедрение»:
Начальная фаза подготовки АИС к внедрению;
Передача задач и подсистем в опытную эксплуатацию;
Подготовка отчета о вводе в работу.
8) Этап «Поддержка АИС»:
Отслеживание работы системы;
Контроль.
Особенность создания АИС состоит в концентрации сложности и трудо-
емкости на стадиях начального обследования, поскольку ошибки, допущенные
на этапах изучения, анализа и проектирования, приведут на этапах внедрения и
эксплуатации к неразрешимым проблемам в процессе реализации цели проекта
и повышения эффективности работы.
Методы создания АИС можно разделить по уровню применения методов
автоматизации, стандартных проектных решений, доступности различных кор-
ректировок .
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Входной информацией для автоматизированного документооборота
являются данные сотрудников, данные загружаемых документов и иная спра-
вочная информация. Эти данные поступают как в цифровом, так и в печатном
виде. Данные из входных документов вносятся в систему либо путём ручного
ввода данных через веб-интерфейс.
Из данных сотрудника в систему вводятся следующие данные:
Фамилия;
Имя и отчество;
Должность;
Дата регистрации ( в автоматическом режиме);
Дата рождения.
62
Из сведений о документах в систему вводятся следующие данные:
Наименование документа;
Тип документа;
Дата подготовки;
Дата загрузки;
Фамилия сотрудника, загрузившего документ;
Примечание к документу;
Количество страниц;
Адресат;
Количество экземпляров;
Ссылка на документ.
Документы в ходе документооборота поступают в среднем с периодично-
стью 20-30 за рабочий день.
Справочник Отделы имеет следующие реквизиты:
- код отдела;
- полное наименование отдела;
- сокращенное наименование отдела.
Справочник Должности имеет следующие реквизиты:
- код должности;
- наименование должности.
Справочник Сотрудники имеет в своем составе следующие реквизиты:
Фамилия;
Имя и отчество;
Должность;
Дата регистрации;
Дата рождения;
Логин;
Пароль.
Справочник Должности содержит наименование должности.
Оперативная информация хранится в таблицах Документы и Журнал.
63
К функциональным возможностям системы «ДЕЛО» (рисунок 21) отно-
сятся:
Регистрация документов
Работа с файлами (электронными документами)
Работа с поручениями
Кабинеты
Работа с проектами документов
Прием и внешняя рассылка документов
Движение документов внутри организации
Формирование дел
Информационно-справочная работа
Удаленный доступ
Рисунок 21
Структура системы представлена на рисунке 22.
64
Рисунок 22 Структура системы
Регистрация документов
Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в
систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и
созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обра-
щения граждан и прочее.
Рисунок 23
Система помогает поддержать как автоматизацию работы делопроизвод-
ственных служб компании, к ним относятся: экспедиция, канцелярия, отдел