43
однозначного и экономичного представления информации в системе
(на основе кодирования объектов);
организации процедур анализа и обработки информации с учетом
характера связей между объектами (на основе классификации объектов);
организации взаимодействия пользователей с системой (на основе
экранных форм ввода-вывода данных);
обеспечения эффективного использования информации в контуре
управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной
системы документации).
Информационное обеспечение ИС включает два комплекса:
внемашинное информационное обеспечение (классификаторы технико-
экономической информации, документы, методические инструктивные
материалы) и внутримашинное информационное обеспечение (макеты/экранные
формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной
информации).
К информационному обеспечению предъявляются следующие общие
требования:
информационное обеспечение должно быть достаточным для
поддержания всех автоматизируемых функций объекта;
для кодирования информации должны использоваться принятые
классификаторы;
для кодирования входной и выходной информации, которая
используется на высшем уровне управления, должны быть использованы
классификаторы этого уровня;
должна быть обеспечена совместимость с информационным
обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;
в информационной системе должны быть предусмотрены средства
контроля входной и результатной информации, обновления данных в
информационных массивах, контроля целостности информационной базы,
защиты от несанкционированного доступа.
Данные, сформированные в информационные массивы, образуют
информационную базу данных, которая используется для решения поставленной
44
задачи. Для эффективного доступа к базе, необходимо определить модель
логической структуры базы данных.
Существует три модели логической структуры базы данных (по способу
установления связей между данными): иерархическая, сетевая и реляционная. В
проектируемом варианте выбирается реляционная модель, так как она является
простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде
таблицы. Строка таблицы эквивалентна записи файла базы данных, а колонка –
полю записи. Доступ к элементу данных осуществляется посредством связи
требуемой строки (записи) с требуемой колонкой (полем). Достоинство
реляционной модели данных заключается в простоте, понятности и удобстве
физической реализации на ЭВМ. Именно простота и понятность для
пользователя явились основной причиной их широкого использования.
Для ввода и вывода информации используются экранные формы,
которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное
решение актуально, так как состав информации используемой информационной
системой постоянен и не будет изменяться во время её эксплуатации.
Для решения поставленных задач предлагается использовать базу
данных Microsoft Access 2010 для Windows 8.
К числу наиболее эффективных средств Access относятся мастера,
которые используются для создания таблиц, запросов, различных типов форм и
отчетов. В Access также включены мастера, помогающие анализировать
структуру базы данных, импортировать электронные таблицы и текстовые
данные, повысить быстродействие приложения, создать и настроить любое из
двадцати типов приложений, используя встроенные шаблоны.
Таблица – объект, который используется для хранения информации.
Таблица содержит поля (поле - столбец таблицы; поле содержит определенное
свойство объекта; каждое поля имеет имя; внутри имени поля нельзя
использовать пробелы; для связки между словами можно ставить знак
подчеркивания; тип поля определяет множество значений, которые может
принимать данное поле в различных записях; в реляционных базах данных
используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата,
логический; логический тип соответствует полю, которое может принимать
45
всего два значения: «да» - «нет» или «истина» - «ложь»), в которых хранятся
различного рода данные, например, фамилия и адрес, и записи.
Запрос – объект, который позволяет пользователю получить нужные
данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно
использовать QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Можно создавать
запросы на выборку, удаление или добавление данных, можно создавать новые
таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже
существуют.
Форма – объект, предназначенный в основном для ввода данных,
отображения их на экране или управления работой приложения.
Отчет – объект, предназначенный для создания документа, который
впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого
приложения.
Макрос – объект, представляющий собой структурированное описание
одного или нескольких действий, которые, по мнению разработчика, должен
выполнить Access в ответ на определенное событие.
Модуль – объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic,
которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить
ошибки, которые невозможно обнаружить с помощью макросов. Модули могут
быть независимыми объектами, содержащими функции, которые вызываются из
любого места приложения, также модули могут быть «привязаны» к отдельным
формам или отчетам для реакции на происходящие в них изменения.
В Access также включены мастера, помогающие анализировать
структуру базы данных, импортировать электронные таблицы и текстовые
данные, повысить быстродействие приложения, создать и настроить любое из
двадцати типов приложений, используя встроенные шаблоны.
СУБД обеспечивает полный контроль над процессом определения
данных, их обработкой и совместным использованием. СУБД также
существенно облегчает структуризацию и обработку больших объемов
информации, хранящейся в многочисленных таблицах. Разнообразие средства
СУБД обеспечивают выполнение трех основных функций: определение данных,
обработка данных и управление данными.
46
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Обоснование проектных решений по программному обеспечению
включает выбор операционной системы и системы управлениями базами данных
для разработки и последующего функционирования автоматизированной
системы документооборота.
Операционная система (ОС) – так называется первая и самая главная
программа, благодаря которой становится возможным общение между
компьютером и человеком. ОС принимает на себя сигналы-команды, которые
посылают другие программы, и «переводит» их на понятный машине язык. ОС
управляет всеми подключёнными к компьютеру устройствами, обеспечивая
доступ к ним другим программам. Задача ОС – обеспечивать удобство работы с
компьютером для человека-пользователя. Каждая ОС состоит из трех
обязательных частей:
1) первая – ядро, командный интерпретатор, «переводчик» с
программного языка на «железный», язык машинных кодов;
2) вторая – специализированные программы для управления
различными устройствами, входящими в состав компьютера;
3) третья часть – удобная оболочка, с которой общается пользователь –
интерфейс.
Программное обеспечение для работы с базами данных используется на
персональных компьютерах довольно давно. К сожалению, эти программы либо
оказывались элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств
разработки приложений, либо были настолько сложны, что даже хорошо
разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока
не получали полных, ориентированных на пользователя приложений. Что до
легкости использования, то с появлением Microsoft Access здесь произошел
настоящий переворот, и многие люди для создания своих собственных баз
данных и приложений обращаются именно к этой программе. База данных
Microsoft Access очень удобна в использовании и не требует больших затрат
времени.
СУБД позволяет задать типы данных и способы их хранения. Также
47
можно определить условия, которые СУБД будет использовать для обеспечения
правильности ввода данных. Можно задать отношения между совокупностями
данных (таблицы) и возложить на СУБД обеспечение совместимости и
целостности данных.Access предоставляет максимальную свободу при задании
типа данных, например: текст, числовые данные, дата, время, денежные
значения, гиперссылки, рисунки, звук, документы, электронные таблицы.
Можно задать также форматы хранения (длина строки, точность представления
чисел и даты) и представления данных для вывода на экран или печать.
Так как Access является современным приложением Windows, в
распоряжении оказываются все возможности DDE (Dynamic Data Exchange -
Динамический обмен данными) и технологии ActiveX. DDE позволяет
выполнять функции и производить обмен данными между Access и любым
другим поддерживающим DDE приложением Windows. В Access можно
использовать макросы или процедуры Microsoft Visual Basic для динамического
обмена данными с другими приложениями. Технология ActiveX является более
совершенной технологией Microsoft, которая позволяет устанавливать связи с
объектами другого приложения или внедрять объекты в базу данных Access. Это
могут быть рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других
приложений Windows, поддерживающих технологию ActiveX. Access
воспринимает множество самых разнообразных форматов данных, включая
файловые структуры других СУБД. Можно осуществлять импорт и экспорт
данных из текстовых файлов или электронных таблиц. Также Access может
работать с наиболее популярными БД, поддерживающими стандарт ODBC (Open
Database Connectivity - Открытый доступ к данным), включая Microsoft SQL
Server.
Реляционная СУБД предоставляет разнообразные средства для работы с
данными. Можно производить поиск любой сложности, как в отдельной
таблице, так и в нескольких связанных таблицах или файлах или с помощью
одной команды обновлять содержимое отдельного поля или нескольких записей.
Для чтения и изменения данных можно создать процедуры, использующие
функции СУБД. Во многих системах имеются широкие возможности для ввода
данных и генерации отчетов.
48
В Access для обработки данных таблиц используется мощный язык SQL
(Structured Query Language - Структурированный язык запросов). Он позволяет
определить подмножество данных из одной или нескольких таблиц,
необходимых для решения конкретной задачи. Но на самом деле совсем
необязательно знать SQL, чтобы заставить Access решать нужные задачи. При
любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды
заданные связи между таблицами. Можно не затрачивать силы на построение
сложной системы, которая отслеживает в вашей базе все связи между
структурами данных. Access предоставляет простое, и в то же время богатое
возможностями средство графического построения запроса - запрос по образцу
обеспечивает задание данных, необходимых для решения некоторой задачи.
Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные
приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре,
буквально за секунду можно построить довольно сложный запрос.
Когда возникает необходимость коллективного использования
информации, только настоящая система управления базами данных
обеспечивает надежную защиту информации от несанкционированного доступа,
при этом право просматривать данные или вносить в них изменения получают
только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного
пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким людям
одновременно изменять одни и те же данные. Наиболее совершенные системы
позволяют группировать вносимые изменения, таким образом, либо ни одно из
них не будет сохранено, либо будут сохранены все.
Для того чтобы успешно решить задачу об автоматизации
документооборота предприятия необходимо приложение Microsoft Office 2010
для Windows 8.
Самым популярным набором офисных приложений является
интегрированный пакет Microsoft Office.
Приложение Microsoft Office объединяет удобные и простые в
использовании интеллектуальные приложения, обеспечивающие автоматизацию
работы и поддержку пользователя, помогающие сократить время выполнения
регулярных повседневных задач.
49
Семейство Microsoft Office обладает широкой встроенной поддержкой
технологий Интернета. В результате Office является наилучшим набором
инструментов для создания и управления интранет-документами, а также для
осуществления быстрого и удобного доступа к данным в Интернет-сетях. Office
разработан с учетом необходимости обеспечить пользователю возможность
простой установки, конфигурирования, а администраторам сетей - возможность
эффективного управления процессом установки и эксплуатации
информационных систем и решений Microsoft Office.
В Microsoft Office панели инструментов являются таким же общим
компонентом для разных приложений, как механизм проверки орфографии.
Будучи установленным единожды, они используются всеми приложениями
Microsoft Office, что позволяет экономить место на диске, уменьшает загрузку
оперативной памяти и обеспечивает единый внешний вид разных приложений.
Элементы меню снабжены пиктограммами, что облегчает их восприятие.
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому
обеспечению
Техническим обеспечением информационных систем называется
комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной
системы, а также соответствующая документация на эти средства и
технологические процессы.
Комплекс технических средств составляют:
- компьютеры;
- устройства передачи данных и линии связи;
- оргтехника и устройства автоматизированного съема информации;
- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода
информации.
Процесс автоматизации поставленной задачи требует выбора,
необходимого технического обеспечения. Необходим компьютер для работы в
основном с офисными приложениями (электронными таблицами, текстовым
редактором), то выбираем системный блок с процессором, производительность
которого является достаточной, для решения поставленных задач.
При решении поставленной задачи необходимо постоянно выводить на
50
печать, копировать и сканировать большое количество документов. Выбирая
принтер, ксерокс и сканер надо учитывать, чтобы были высокая скорость печати,
надежность и удобство эксплуатации при относительно низкой цене.
Клавиатура, мышь и монитор необходимы для полноценной работы с
системой и ее визуальными компонентами. Их технические характеристики не
критичны.
Постановке задаче удовлетворяет компьютер со следующими
характеристиками:
Таблица 2
Состав и основные характеристики ПЭВМ
Описание характеристики
Характеристики
Конфигурация системного блока
Материнская плата
Процессор
Intel Core i3 4170
Оперативная память
4 Гб
Объем ЖД
500 ГБ
Монитор
Размер
21,5’, IPS
Мультимедиа
Нет
Принтер/МФУ
Тип
Лазерный
Формат
А4
Для связи с файловым сервером БД необходимо наличие сетевой платы.
Наиболее распространенным типом сетевых плат является Ethernet. Количество
локальных пользователей – как правило, не превышает двух десятков.
Количество обращений к серверу происходит по мере необходимости
пользователя. Объем передаваемой информации одному пользователю зависит
от параметров запроса пользователя и может достигаться нескольких Мб.
Сервисной программой на сервере передается по сети бинарный файл,
полученный с контроллера, он достигает несколько Кб. С технологией файл-
сервер реализуемой в создаваемой системе будет загрузка сети, при которой
51
желательно использовать сетевые платы в 100 Мбит/с.
Рассмотрим обоснование по техническому обеспечению системы.
Реализация технического процесса включает работу по учету вводимой
информации, а также ведению информационной базы и формирование отчетов
по соответствующим запросам к базам данных.
Содержание операций приема и контроля поступившей информации
зависит от типа носителя первичной информации. Если поступающая
информация представлена на бумажном носителе, то во время ее выполнения
осуществляется следующая совокупность действий:
контроль количества поступивших документов, полноты и качества их
заполнения;
отбор правильно заполненных документов;
отбраковка документов, не соответствующих требованиям,
предъявляемым к документам.
Если информация поступает на машинном носителе (гибком диске), то в
этом случае проверяется качество записи диска, регистрируются имя файла,
объем, источник и время поступления.
Работа с программой начинается с вывода информационного окна и
активизации системы меню.
При машинной обработке информации предполагается несколько этапов:
сбор, прием, контроль первичных документов и передача их на ввод
(домашинный этап);
ввод, вычисления и иная обработка первичных документов
(машинный этап);
вывод полученных данных на печать и последующая работа с ними
(послемашинный этап).
Все перечисленные выше процессы обработки информации являются
техническими, поскольку предусматривают выполнение строго
регламентированных операций по детально разработанной технологии.
Организационное обеспечение системы включает непосредственных
исполнителей, ответственных за правильное функционирование системы и
администратора внутривузовской сети, а также их взаимодействие в рамках
52
решения задачи автоматизации документооборота.
При сборе и регистрации информации особое значение придается
достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На
предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении
различных хозяйственных операций.
Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, т.е.
фиксацией информации на материальном носителе (документе, машинном
носителе), вводом в ЭВМ. Запись в первичные документы в основном
осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются
пока наиболее трудоемкими. В условиях автоматизации управления компанией
особое внимание придается использованию технических средств сбора и
регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения,
регистрации, накопления и передачи информации по каналам связи, ввод
непосредственно в ЭВМ для формирования нужных документов или накопления
полученных данных в системе.
Хранение и накопление информации вызвано многократным ее
использованием, применением условно-постоянной справочной и других видов
информации, необходимостью комплектации первичных данных до их
обработки. Хранение и накопление информации осуществляется в
информационных базах, на машинных носителях в виде информационных
массивов.
С хранением и накоплением непосредственно связан поиск данных, т.е.
выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации,
подлежащей корректировке или замене. Процедура поиска информации
выполняется автоматически на основе составленного пользователем или ЭВМ
запроса на нужную информацию.
Обработка информации производится на ЭВМ в местах возникновения
первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие места
(АРМ) специалистов. Обработка может производиться не только автономно, но
и в вычислительных сетях, с использованием набора ЭВМ программных средств
и информационных массивов для решения функциональных задач.
В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой