33
корпоративные сети становятся все более уязвимыми для кибератак. В этой
ситуации для компаний жизненно важно получить в свое распоряжение решения
мирового класса для защиты мультиплатформенных корпоративных ИТ-
инфраструктур.
Сервисы Kaspersky Security 2016 обеспечивают надежную и
экономически эффективную защиту мирового класса от почтовых, веб - и
комбинированных угроз. Kaspersky Security 2016 позволяет фильтровать
нежелательный контент и обеспечить применение политики эффективного и
безопасного использования интернета сотрудниками. Ррешения органично
интегрируются с бизнес-процессами компании и оснащены удобными
инструментами управления. С помощью экономически эффективных защитных
решений Kaspersky Security 2016 возможно достичь максимальной
производительности при одновременном снижении затрат на ИТ-безопасность.
Преимущества сервисов:
надежная защита мирового класса от постоянно усложняющихся
почтовых и веб-угроз;
многоуровневый подход к ИТ-безопасности - фильтрация
вредоносного контента с использованием «облачных» технологий до его
попадания в корпоративную сеть;
гибкость и высокая масштабируемость решения;
улучшенная защита для удаленно работающих сотрудников и групп;
снижение расходов на обслуживание системы защиты.
Информация и обеспечивающие ее системы и сети являются ценными
ресурсами. Собственники информации сталкиваются с возрастающей угрозой
нарушения режима безопасности, исходящей из различных источников.
Информационным системам и сетям могут угрожать такие опасности, как:
компьютерное мошенничество, компьютерные вирусы, хакеры, вандализм,
хищение, разглашение конфиденциальной информации и другие виды угроз.
Анализ состояния дел в области информационной безопасности
позволяет сделать вывод, что система мер, обеспечивающая защиту
информации, значительно уменьшает возможность ее утечки,
несанкционированного доступа, разглашения и потери информации. Главным
34
является обеспечение бесперебойной работы организации и сведение к
минимуму ущерба от событий, таящих угрозу информационной безопасности.
Предприятию необходимо проделать следующую работу для
обеспечения компьютерной безопасности.
Во-первых, целесообразно обеспечить защиту компьютеров от внешних
несанкционированных воздействий. Решение данной проблемы возможно только
при условии, исключающем вывод локальных сетей ОУ на Интернет.
Во-вторых, необходимо иметь как минимум два сервера. Наличие
хороших серверов позволит протоколировать любые действия работников ОУ в
вашей локальной сети.
В-третьих, необходимо установить строгий контроль за электронной
почтой, обеспечив постоянный контроль за входящей и исходящей
корреспонденцией.
Нелишним будет установка соответствующих паролей на персональные
ЭВМ, а также определение работы с информацией на съемных носителях ЭВМ
(дискеты, диски).
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Сегодня на рынке информационных технологий существует большое
количество различных систем электронного документооборота для организаций
различных форм собственности. Рассмотрим несколько программных продуктов,
предназначенных для управления документооборотом:
«1 С: Документооборот 8»;
«Евфрат документооборот»;
«LanDocs».
Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на
новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», является преемником
программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в
сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для
автоматизации документооборота.
35
«1С:Документооборот 8» позволяет:
упорядочить работу сотрудников с документами, исключить
возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной
работе;
сократить время поиска нужной информации и суммарное время
коллективной обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)
за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания
работы пользователей.
«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может
эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих
предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим
количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной,
программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику
конкретной организации.
«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации
учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа
исполнительской дисциплины:
централизованное безопасное хранение документов;
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
регистрация входящих и исходящих документов;
просмотр и редактирование документов;
контроль версий документов;
полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
работа с документами любых типов: офисными документами,
текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем
проектирования, архивами, приложениями и т.д;
коллективная работа пользователей с возможностью согласования,
утверждения и контроля исполнения документов;
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду
документов в отдельности;
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со
36
сканера;
учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с
положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих,
исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью
соответствуют действующим стандартам и нормам, например:
ГОСТ Р 6.30-2003;
ГОСТ Р 51141-98;
федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
требования ГСДОУ;
типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной
исполнительной власти и др.
«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу
в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Пользователи, создававшие документы в ознакомительной версии
«1С:Архив 8» и бета-версии «1С:Документооборот 8», могут автоматически
обновить их на финальную версию «1С:Документооборот 8». После обновления
все созданные ранее документы будут сохранены.
Программный комплекс «ЕВФРАТ-Документооборот» разработан для
применения в органах государственной власти, организациях малого и среднего
бизнеса, промышленных предприятиях, научных и образовательных
учреждениях. Комплекс предназначен для создания системы электронного
документооборота, автоматизирующей процессы документооборота и
делопроизводства. Под делопроизводством понимается ведение документации
предприятия: прием, оформление, отправка и учет документов. Под
документооборотом в организации понимается движение документов между
сотрудниками и исполнение последними поручений по документам, контроль
исполнения поручений и согласование результата.
Комплекс обеспечивает широкие возможности автоматизации указанных
процессов. Также комплекс «ЕВФРАТ-Документооборот» может применяться
как средство автоматизации деловых процессов. Комплекс «ЕВФРАТ-
37
Документооборот» реализован на базе архитектуры клиент-сервер и состоит из
нескольких взаимосвязанных модулей. Пользователи на своих рабочих местах
работают с клиентским модулем «ЕВФРАТ-Документооборот». Помимо него, в
состав комплекса входит также несколько служебных модулей. Информация о
назначении, возможностях этих модулей и порядке работы с ними приведена в
соответствующих эксплуатационных документах. Модуль обеспечивает
широкие возможности по автоматизации процессов делопроизводства и
документооборота, а также деловой активности организации: ввода и хранения
документов, управления работами по документам, создания статистических
отчетов. Комплекс предназначен для автоматизации процессов прохождения
документов в организациях.
В «бумажном» документообороте центральным является понятие
документа. В электронном документообороте пользователи работают с
электронными документами. Электронный документ не является в полном
смысле аналогом документа физического. Например, если речь идет о договоре,
то реальный договор представляет собой некий бумажный документ. Ему в
соответствие ставится электронный документ, который в общем случае, помимо
электронного аналога бумажного документа (например, текстового файла)
включает также дополнительную информацию. При регистрации документ
помещается в базу данных (БД) системы электронного документооборота (БД
комплекса «ЕВФРАТ-Документооборот»). Далее все операции производятся с
электронным документом.
В комплексе «ЕВФРАТ-Документооборот» под документом понимается
совокупность трех информационных блоков:
регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа, содержащая
набор реквизитов, обеспечивающих быстрый поиск документа в БД комплекса;
присоединенные файлы: текст электронного документа, изображения,
графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и другие типы файлов;
ссылки на связанные документы – зарегистрированные в комплексе
документы, с которыми связан данный документ.
Система LanDocs позволяет автоматизировать различные процедуры
делопроизводства как организации работы с документами, так и
38
документирования. Система LanDocs ориентирована на сотрудников
организации, задействованных в процессе создания и обработки различных
видов документов, то есть в общем случае всех сотрудников организации.
Первоначально выделены следующие типы пользователей системы,
которые будут использовать разрабатываемые механизмы работы.
Администратор – сотрудник, выполняющий настройку и контроль
работы системы.
Руководитель – сотрудник организации, осуществляющий руководство
организацией в целом. Несет полноту ответственности за выполнение
организацией своих функций и обязательств.
Руководитель структурного подразделения – сотрудник организации,
осуществляющий руководство определенным структурным подразделением
организации, несет ответственность за работу своего подразделения.
Делопроизводитель (регистратор, контролер поручений) – сотрудник
отдела делопроизводства, выполняющий функции обработки документов,
контроля маршрутов движения документов в организации в целом, а также
осуществляющий контроль исполнения документов.
Ответственный за делопроизводство в подразделении (секретарь
руководителя) – сотрудник, выполняющий функции по обработке документов,
поступивших в конкретное подразделение (конкретному руководителю), и
контроля исполнения поручений, выданных исполнителям, приписанным к
данному подразделению (выданных данным руководителем).
Исполнитель (все сотрудники) – сотрудник, не выполняющий
специфических делопроизводственных функций, производящий исполнение
документа и ответственный за его своевременную подготовку, согласование и
передачу на подписание.
Система обеспечивает:
Регистрацию, учет, передачу всех видов документов. Осуществляет
регистрацию документов с использованием механизма регистрационных
карточек, сохраняемых в базе данных системы.
Автоматизированный контроль исполнения поручений. Позволяет
контролировать исполнение документов сотрудниками.
39
Поиск и информационно-справочное обслуживание.
Согласование документов в электронном виде. Механизм сообщений
предоставляет возможность автоматизированной рассылки документов
сотрудникам.
Формирование отчетности, отражающей движение документов и
состояние деловых процессов на предприятии в целом и в каждом структурном
подразделении.
Упорядочение процедур доступа к документам. Система ведет базу
данных пользователей, содержащую информацию о функциональных правах
сотрудников подразделений, контролирует доступ пользователей к функциям
системы и документам.
Все рассмотренные системы позволяют вести электронный
документооборот, генерировать отчеты и т.п. с автоматизированного рабочего
места сотрудника, но практически все они не являются
многопользовательскими, что существенно усложняет их эксплуатацию в целях
рассматриваемого учреждения. Существенно, что при всей функциональности
данных систем, их применение не отменяет заполнение бумажных документов в
ранее рассмотренных формах. К тому же внедрение каждой из систем требует
финансовых вложений.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Из анализа деятельности выявляется очень много недостатков
построения существующей системы организации документооборота. Прежде
всего это касается того, что хранилища данных представляют собой бумажные
хранилища или простые текстовые документы, поиск информации в которых
может быть проведен только вручную, что является очень неудобным и
затруднительным процессом. Также неудобно то, что при изменении какой-либо
информации необходимо переделывать всю картотеку документооборота. Все
это малоэффективно, требует больших затрат времени и ресурсов. Хранение
документов в архивах также не способствует убыстрению поиска документов и
увеличению удобства работы с ними.
Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение
традиционными средствами учета c использованием бумажных документов
40
невозможно. Следовательно, стратегия решения задачи – это автоматизация всех
процессов, относящихся к документообороту предприятия.
Поставленная задача будет автоматизирована путем разработки
приложения, реализующего автоматизированную систему документооборота.
Разработанная система должна удовлетворять всем требованиям, которые
предъявлены к ней при постановке задачи.
Любая система автоматизации делопроизводства включает в себя: во-
первых, систему перевода бумажных документов в электронные, во-вторых,
систему хранения и поиска электронных документов; в-третьих, систему
автоматизированной работы с документами: автоматического создания форм
документов, учета новых документов, их пересылки и отправки на печать.
Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства
предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий,
решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения
единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и
производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем
электронного делопроизводства достигается повышение оперативности
управления ресурсами учреждения, улучшается связь с вышестоящими
органами.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Для того чтобы иметь хорошую информационную систему необходимо
планировать ее приобретение. Именно поэтому вопрос приобретения
информационных систем рассматривается здесь отдельно. Процесс
приобретения должен начинаться с оценки текущей ситуации, определения
миссии информационной системы, интенсивности использования информации,
пользователей, оценки среды предприятия, места на рынке, его сильных и
слабых сторон, выработки стратегии, которая должна лечь в основу по созданию
информационной системы.
Правильный выбор способа приобретения позволяет:
создавать планы информационных систем, поддерживающие
деятельность предприятия;
41
учесть мнение конечных пользователей;
создавать условия для правильного реагирования на непредвиденные
ситуации.
Существуют различные варианты разработки и внедрения
автоматизированных систем документооборота:
разработка системы собственными ресурсами;
использование стороннего разработчика;
использование прототипов;
приобретение готовой системы.
Разработка системы собственными ресурсами. Позволяет
масштабировать и изменять систему в любой момент времени. Однако требует
внушительных затрат на разработку и поддержку. Для маленькой компании это
может быть невыгодно с экономической точки зрения.
Использование стороннего разработчика. Позволяет создать гибкую
систему управления документооборотом. Однако затрата на разработку и
поддержку сильно превышает использование прототипов или готовой системы.
Использование прототипов – довольно гибкий вариант. Но в настоящее
время системы управления тестированием не сильно распространены. А
использование прототипов сторонней тематики может обернуться
непониманием специалистов терминологии системы.
Приобретение готовой системы позволяет сэкономить средства на
разработку. К тому же готовые средства управления тестированием проверены
временем. Они предусматривают ряд функционала, кажущийся на первый взгляд
неэффективным, но приобретающий важность в процессе эксплуатации.
Стоимость готового решения для учета деятельности предприятия на
сегодняшний день высока, поэтому было принято решение о создании
собственной системы управления деятельностью ООО «Алмаз» на базе СУБД
MS Access. Затратив незначительные средства, предприятия получит в свое
распоряжение уникальное средство, спроектированное и реализованное
исключительно под нужды предприятия.
Из предложенных вариантов принято разработку собственной
автоматизированной системы документооборота, ввиду экономической и
42
технической целесообразности использования продукта.
Для решения поставленных задач предлагается использовать базу
данных Microsoft Access 2010 для Windows 8. Access - это не только мощная,
гибкая и простая в использовании реляционная СУБД (Система управления
базами данных), но и система разработки приложений баз данных. С помощью
Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью
соответствующее потребностям в обработке и управлении данными. Используя
запросы, можно отбирать нужные данные и вычислять итоги, а также создавать
формы для ввода, просмотра и обновления данных и составлять сложные
отчеты. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса,
так что в большинстве случаев достаточно задать форматы, условия на значения
и некоторые другие характеристики данных только один раз.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Автоматизированные системы в образовании в качестве составных
элементов включают: техническое, информационное, программное,
технологическое, организационное обеспечения.
В информационных системах одним из основных форм обеспечения
является информационное обеспечение. Информационное обеспечение – это
совокупность единой системы классификации и кодирования информации,
унифицированных систем документации, схем информационных потоков,
циркулирующих в учреждении, а также методологии построения баз данных.
Основным способом реализации информационного обеспечения является
подсистема управления базами данных. База данных (БД), в соответствии с
определением – именованная совокупность данных, отражающая состояние
объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. Система
управления базами данных (СУБД) – совокупность языковых и программных
средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования
БД многими пользователями.
Информационное обеспечение ИС является средством для решения
следующих задач: