41
- учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем
исполнения обязательств и расторжением договора;
- учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и
из них;
- обработка персональных данных в соответствии с Федеральным
законом №152-ФЗ;
- просмотр и редактирование документов;
- контроль версий документов;
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами,
изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования,
архивами, приложениями и т.д.;
- автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании
заранее настроенных шаблонов;
- условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая
пользователями;
- поддержка сложных процедур согласования, например параллельное,
последовательное или смешанное согласование с использованием условий
маршрутизации;
- контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с
обращениями граждан;
- шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые
пользователями;
- настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и
двухсторонние;
- автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
- учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с
положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих,
исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют
42
российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и
отечественной делопроизводственной практике.
1С:Документооборот 8.2» поддерживает многопользовательскую работу в
локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
«1С:Документооборот 8.2» в комплексе решает широкий спектр задач
автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа
исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую
работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
«1С:Документооборот 8.2» позволяет работать с документами любых типов.
Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор
реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ,
рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в
отечественной практике.
В конфигурации программы «1С:Документооборот 8.2» внутренние
документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной
структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается
разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных
операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми
конфигурациями, работающими на платформе «1С:Предприятие 8.2»:
– «Бухгалтерия предприятия КОРП»;
– «Комплексная автоматизация»;
– «Зарплата и управление персоналом»;
– «Управление производственным предприятием»;
– «Управление торговлей».
«Дело». Данная система автоматизации делопроизводства и
документооборота была разработана ЗАО «Электронные офисные системы».
Функциональные возможности:
- отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и
результатов выполнения работ по основным функциональным процессам
организаций и учреждений;
43
- единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая
письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую
заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на
рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как
поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу
относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения
об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных
картотеках;
– ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение
исполнителей по ним;
– направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-
исполнителей с помощью механизма электронной почты;
– пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным
исполнителям и/или авторам резолюций;
– осуществление контроля за своевременным исполнением поручений;
– выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных
карточек;
– ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с
созданием реестров рассылки документов;
– хранение электронных образов документов.
В таблице 1.7 приведено сравнение данных систем электронного
документооборота по функциональности.
Таблица 1.7.
Сравнение систем электронного документооборота
Характеристика
Дело
ЕВФРАТ-
Документоо
борот
Documentum
1С:Документоо
борот 8.2
Лицензия
Платная
Платная
Платная
Платная
Исходный код
Закрытый
Закрытый
Открытый
Открытый
44
Интерфейс
администрирования
Модуль ПО
Модуль ПО
Модуль ПО
Модуль ПО
База данных
MS SQL
Server/Oracle
Встроенная
СУБД
MS SQL
Server
MS SQL Server
Операционная
система
Windows XP и
выше
Windows XP
и выше
Windows XP
и выше
Windows XP и
выше
Требует установки
на сервере
Да
Да
Да
Да
Модульность
Поддерживает
Поддержива
ет
Поддержива
ет
Поддерживает
Фиксация действий
пользователей
(ведение лога)
Да
Да
Да
Да
Разграничение прав
доступа
Да
Да
Да
Да
Архитектура
Клиент-сервер/
Локальная
Клиент-
сервер/локал
ьная
Клиент-
сервер/
локальная
Клиент-сервер/
локальная
Стоимость за 1
лицензию
11500
11000
13000
9300
Все рассмотренные системы эффективны, когда установлены не на одном
рабочем месте, а полностью автоматизируют деятельность организации. Поэтому
внедрение систем такого класса необходимо производить на всех клиентских
местах, только тогда будет виден эффект от использования системы. Соответственно
с учетом структуры организации это 67 пользовательских мест.
Отсюда берем в расчет итого 67 рабочих мест и, исходя из этого стоимость
автоматизации примерно будет стоить 623 100 р. только за лицензии. Само
внедрение и обучение работы с системой будет значительно дороже. Что для такой
организации крайне не выгодно.
При этом 1С:Документооборот 8.2 может быть успешно внедрен в
программную архитектуру организации в связи с тем, что уже приобретен сервер 1С,
приобретена и успешно функционирует платформа 1С Предприятие 8.2, которая
45
является инструментальной средой, которая предоставляет возможность
собственной разработки.
В связи с этим самым оптимальным вариантом является приобретение
платформы 1С:Документооборот 8.2 с ограниченным количеством лицензий, для
автоматизации деятельности отдела кадров, секретаря, руководителей. И доработка
этого программного решения своими силами. Т.е. внедрение в данную систему
собственных модулей обработки внутренних и исходящих документов.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В настоящее время существует четыре варианта стратегии автоматизации:
1. Кусочная или хаотичная. Под хаотичностью процесса понимается отсутствие
стратегического плана. Процесс внедрения ограничивается только
сиюминутными локальными задачами, отсутствует учет реальных
потребностей бизнеса. В качестве маркеров принятия решений могут
выступать: уровень знаний лица принимающего решения, возможность
приобрести продукт с максимальной скидкой. Конечным результатом такой
стратегии является приобретение разрозненных прикладных систем,
требующим большого количества дополнительных вложений.
2. Автоматизация по участкам. Такой способ нацелен на автоматизацию
отдельных производственных или управленческих подразделений организации,
объединенных по функциональному признаку.
Данную стратегию выбирают в следующих случаях:
- Финансовые ресурсы организации недостаточны для автоматизации в
полном объёме;
- Существуют участки при автоматизации, которых увеличивается доход
предприятия.
3. Автоматизация по направлениям. Предполагает автоматизацию отдельных
направлений деятельности предприятия. От автоматизации по участкам оно
отличается тем, что предполагает участие в этом процессе всех
организационных подразделений, функционирование которых связано с
автоматизируемым направлением.
46
В нашем дипломном проекте мы используем автоматизацию по
направлениям. Поскольку будет автоматизировано направление по работе с
документами начиная от самого первого этапа регистрации документа и до передачи
в исполнение документа сотруднику организации.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач
Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет внедрена
на предприятия.
Организация, решившись на автоматизацию процессов или систем
управления, может выбрать одну из четырех стратегий:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
В связи с тем, что на рынке существует большое количество программ
аналогов разработка собственного решения с нуля не является приоритетным,
поскольку такого плана системы имеют сложную реализацию. При этом готовое
решение для полной автоматизации так же будет очень затратным. Поскольку из
рассмотренных аналогов решение на платформе 1С:Документооборот 8.2 является
наиболее оптимальным, то отсюда появляется вариант приобретения
информационной системы с последующей доработкой. В связи с тем, что решения
на платформе 1С уже имеются в организации не придется много платить за
серверную часть системы и СУБД. Дальнейшая доработка системы на основе
имеющихся инструментов 1С:Документооборот 8.2 позволит создать систему
документооборота необходимую предприятию.
Достоинствами разработки новой информационной системы являются:
полная ориентированность на решение задач отдела.
учет требований к функционалу происходит на этапе проектирования, из
чего следует максимальное соответствие возможностей системы
заявленным требованиям.
47
выбор платформы и программных технологий также осуществляется с
учетом принятых на предприятии требований и критериев, что ведет за
собой максимальное использование системой тех технических и
программных средств, которые уже имеются в наличии у предприятия.
отсутствие затрат на доработку системы, так как весь функционал создается
на этапе разработки.
компактность разрабатываемой системы, ориентация только под
конкретные задачи отдела.
На основе проведенного анализа, учета плюсов и минусов каждого из
возможных вариантов, был сделан вывод о разработке системы документооборота
на база 1С:Документооборот 8.2, которая будет полностью реализовать
необходимые задачи и максимально использовать имеющиеся ресурсы предприятия,
не требуя больших затрат на доработку и поддержку.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение – это состав целой системы систематизации и
кодирование данных, унифицированных систем документации, методик
информативных потоков, циркулирующих в компании, методика возведения баз
данных
В состав информационного обеспечения включаются два комплекса:
компоненты внемашинного ИО (классификаторы технико-экономической
информации и документы) и внутримашинного ИО.
Для того чтобы приспособить экономическую информацию для
эффективного поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо
представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить
(классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием
классификатора.
Классификатор - это систематизированный свод наименований групп
объектов, признаков и их кодовых обозначений.
По сфере действия выделяют такие виды классификаторов как:
48
-международные,
-общегосударственные (общесистемные),
-отраслевые
- локальные
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения
является система документации, применяемая в процессе управления
экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность
сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на
материальном носителе в соответствии с установленной формой.
Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм
документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим
объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации
является большое разнообразие видов документов.
Существующие системы документации, характерные для
неавтоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм
документов, большим объемом потоков документов и их запутанностью;
дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие,
низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких
системах занимает почти половину времени работников. При необходимости
упростить систему документации, используют следующие подходы:
- проведение унификации и стандартизации документов;
- введение безбумажной технологии, основанной на использовании
электронных документов и новых информационных технологий их обработки.
Входные документы для решаемой задачи желательно получать через сеть,
поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной структуры.
Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь табличную форму
(что несложно осуществить, т.к. эти документы являются результатными в других
задачах и выводятся программными средствами).
К внутримашинному информационному обеспечению относится описание
экранных форм.
Для построения структуры экранных форм для ввода данных первичных
документов с оперативной информацией необходимо применить комбинированную
49
форму, потому что она максимально приближена к той, которая была использована
для построения самого документа. Расположение полей должно быть в
последовательности, которая соответствует логической структуре документа и
файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции
загрузки информации в информационную базу.
При построении экранных форм для документов с постоянной информацией
следует учесть, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей
информационной базы, поэтому для их проектирования целесообразно применить
анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих
операций.
В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной трудоемкости
и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности
результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и
достоверности выполнения этих операций.
Унифицированные формы документов вырабатываются для всех субъектов
РФ. Унификация заключается в тщательном отборе и четком определении
необходимой номенклатуры документов. При этом определяются сферы назначения
и использования документов и выявляются специфические особенности,
характерные для соответствующих видов документов. Документы могут быть
унифицированными и локальными. В дипломном проекте использован
унифицированный документ – квитанция оплаты. Информационные файлы
формируются на основе исходной информации, содержащейся в вышеуказанных
первичных документах – основных носителях первичной информации в системах
машинной обработки данных.
В работе используются как общегосударственные классификаторы, так и
локальные, применительно к организации.
В работе будут использоваться как унифицированная форма отчета
регистрационной карточки документов, поскольку существуют определенные
требования для учета данных о входящих и исходящих документов. Оригинальное
проектирование заключается в разработке формы документа по требованиям
специалистов, с набором и последовательностью реквизитов указанных заказчиком.
50
В работе будет использоваться диалоговый режим при работе с программой,
т.е. по мере выполнения команд и запуску определенных форм программа будет
ожидать от пользователя определенных действий. По мере их выполнения будет
происходить обработка информации, запись в БД, преобразование, вывод на печать,
фильтрация и поиск.
Справочная информация:
1. Конрагенты.
2. Тип документа.
3. Резолюция.
4. Сотрудник.
5. Должность.
6. Подразделения.
7. Статус документа.
Результат обработки будет представляться в виде отчетов, либо измененных
наборов данных для отображения на экране.
– отчет по входящим документам;
– отчет по исходящим документам;
– отчет по внутренним документам.
Благодаря диалоговому режиму отсутствует четко установленная заранее
последовательность операций по обработке данных [4, 10, 11, 12].
В состав технологических операций входят:
загрузка программы;
ввод данных;
контроль информации и возможность корректировки;
справочно-информационное обслуживание;
формирование информационных массивов;
вывод информации.
Существует несколько способов регистрации первичной информации:
документальный;
документальный, с регистрацией на машинном носителе;
автоматический.