31
Рис. 1.5. Декомпозиция процесса «Работа с входящими документами»»
Рис. 1.6. Декомпозиция процесса «Работа с внутренними документами»
32
Рис. 1.7 Декомпозиция процесса «Работа с исходящими документами»
Рис. 1.8 Декомпозиция процесса «Управление документами»
Результатами внедрения информационной системы управления
документами являются:
сокращение времени на обработку входящей/исходящей корреспонденции и
внутренней документации;
экономия рабочего времени на работу с документами;
32
33
ускорение процедур согласования, визирования документов;
повышение исполнительской дисциплины, контроля над исполнением
поручений;
улучшение процессов планирования мероприятий.
Основными функциями данной программы являются:
операции по регистрации, редактированию и архивации документов;
контроль исполнения документов;
создание документов различного назначения по имеющимся стандартным
шаблонам;
создание и вывод на печать отчетов, позволяющих оценить состояние
делопроизводства на предприятии;
учет документов с помощью журнальной регистрации;
статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников
организации;
предоставление электронных документов исполнителям;
подготовку проектов документов, их визирование и рассылку.
Информационная система управления документами должна обеспечивать
изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в
зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм,
правил, порядка, форматов и т.п.) [17, 26].
1.2.3. Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Как мы видим большинство бизнес - процессов в организации
автоматизированы, однако их сопровождают сопутствующие документы в
напечатанной и электронной форме, которые в свою очередь не связаны с другими
процессами и материальными потоками в единую информационную среду.
Отсутствие интеграции описанных процессов ведет к возникновению целого
ряда проблем:
Длительный поиск связанных между собой документов по различным
департаментам организации;
34
Высокая вероятность возникновения разного рода ошибок и несоответствий;
Отсутствие целостной картины состояния дел и проблематичность
прогнозирования и принятия управленческих решений;
Недостаточная прозрачность бизнес-процессов разработки, согласования,
утверждения и контроля выполнения документов;
Потеря договоров, актов, контрактов с клиентами;
Высокий уровень вовлеченности высшего руководства в подписание,
согласование документов;
Длительное согласование основных документов, увеличивает сроки их
подписания с клиентам, тем самым негативно сказывается на имидже
компании (высоки риски потери клиентов)
Исходя из наблюдений, сотрудники зачастую нерационально используют
рабочее время для поиска необходимых данных, (до 30%, а в некоторых случаях и
до 50% рабочего времени) или воссоздания заново (вместо повторного
использования), существующих «где-то в компании» (подобные ситуации
возникают приблизительно в 60% случаев). При такой «разбросанности» данных и
документов достаточно тяжело обеспечить их целостность, непротиворечивость.
Проведем расчеты, позволяющие оценить возможную эффективность
внедрения автоматизированного варианта документооборота.
Предположим, что за весь рабочий день сотруднику отдела необходимо
обработать около20 документов – как полученных от клиентов, так
внутриорганизационных.
Расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации (таблица
1.6.). Время приведено с учетом за рабочий день.
Таблица 1.6.
Расчет эффекта внедрения
Работа сотрудника
Время, затрачиваемое
при базовой технологии/
мин.
Время, затрачиваемое
по предлагаемому
варианту/ мин.
Регистрация входящих
документов
25–30
15
35
Регистрация исходящих
документов
10
5
Подготовка внутренних
документов
40
15
Поиск документов
10
5
Подготовка списка
документов
10-15
10
Итого, минут:
105
50
Итак, при имеющейся системе на выполнение указанных в таблице действий
необходимо затратить около 2 часов. При внедрении предлагаемой системы это
время можно сократить до 50 минут, то почти в два раза меньше.
Внедрение системы документооборота позволит избежать многих ошибок,
возникающих при передаче, обработке и хранении документов, а также значительно
ускорить данные процессы, что ведет к экономии рабочего времени сотрудников, а
следовательно и к повышению общей эффективности работы предприятия
Схема документооборота представлена на рисунке 1.9.
36
Рис. 1.3 Схема документооборота
Введение системы документооборота позволит исключить ошибки,
возникающие при передаче, обработке и хранении документов, а также в разы
укорить эти процессы, это приведет к экономии рабочего времени сотрудников, а
как результат, повышение общей эффективности работы организации.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В Союз «Кузбасская торгово-промышленная палата» имеет нормативно-
правовые и организационно-распорядительные документы. Они включают в себя:
1)Регламент информационной политической безопасности:
- доступ служащих к служебной информации, составляющей коммерческую
тайну;
2) Регламенты использования сети Интернет, электронной почты Союз
"Кузбасская торгово-промышленная палаты". Для более эффективного исполнения
регламентов в КузТПП настроена служба Active Directory на Windows Server 2008.
Она позволяет настраивать и контролировать информационную безопасность.
37
Структуру Active Directory можно представить следующим образом:
- Доменные службы Active Directory. Они предоставляют распределенную
базу данных, в которой хранятся сведения о сетевых ресурсах и данные приложений
с поддержкой каталогов, а также осуществляется управление этой информацией.
Сервер, на котором выполняются AD DS, имеет название «Контроллер домена».
Администраторы могут использовать AD DS с целью упорядочения в
иерархическую вложенную структуру таких элементов сети, как пользователи,
компьютеры и другие устройства. Иерархическая вложенная структура включает
лес Active Directory, домены в лесу и организационные подразделения в каждом
домене.
Аудит. Все изменения объектов Active Directory подлежат записи, как
следствие, известно, что конкретно изменилось и какое значение имеют изменения
как сейчас, так и ранее.
Леса. Лес выступает в роли защитной границы для организации. Он
определяет объем полномочий администраторов. По умолчанию лес содержит один
домен, который имеет название «Корневой доменом леса».
Применение служб Active Directory повышает уровень безопасности сети,
потому что с одной стороны является едиными защищённым хранилищем учётных
записей, а с другой стороны использование доменной среды для аутентификации с
использованием протокола Kerberos, безопаснее, чем NTLM.
Служба сертификатов Active Directory. Большое количество организаций
используют сертификаты для удостоверения пользователей и компьютеров, а так же
для шифрования данных при их передаче по незащищенным подключениям.
Службы сертификатов Active Directory применяются в целях повышения
безопасности за счет связывания идентификационных данных пользователя,
устройства или службы с соответствующим закрытым ключом. Сертификат и
закрытый ключ хранятся в Active Directory. Это помогает защитить
идентификационные данные. Службы Active Directory становятся
централизованным хранилищем для получения приложениями соответствующей
информации по запросу.
Выделяют следующие уровни обеспечение защиты и информационной
безопасности:
38
1.Программный – Microsoft Windows Server 2008, Active Directory:
– права доступа (к операционной системе Windows 7, Windows Server,
Терминальный доступ Windows Server);
– права пользователя системы (разграничены права доступа пользователей 1с
Бухгалтерия, файловый сервер);
– парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на программные продукты,
такие как: Касперский, 1с Бухгалтерия.
– ведение логов и так далее (ведется контроль логов, Windows Server пользователи,
контроль ошибок, контроль почты).
Аппаратный – backup copy (резервное копирование) серверов.
Также ведется защита информационного Web-портала компании Союз
"Кузбасская торгово-промышленная палата", используются средства защиты от
внешних угроз:
– раз в квартал изменение паролей на доступ к базам данных SQL
– раз в квартал изменение паролей на доступ к FTP серверу
– делается backup (базы SQL, FTP файлов) раз в неделю
В КузТПП производится регулярное наблюдение наиболее опасных угроз
информационной безопасности:
– Утечка важных данных;
– Халатность работников;
– Вирусные угрозы;
– Кража технического оборудования;
– Различные аппаратные и программные сбои.
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие разработки данного направления автоматизации.
EMC Documentum — унифицированная ECM-платформа, которая создает
единую инфраструктуру для приложений по управлению содержанием в
корпоративном масштабе.
39
Рассмотрим архитектуру EMC Documentum:
EMC Documentum включает сервер EMC Documentum Content Server, брокер
соединений и интерфейс администратора EMC Documentum Administrator;
EMC Documentum Content Server служит единым репозиторием метаданных
и содержания (неструктурированная информация различных форматов
представления);
Брокер соединения служит сервером имен для EMC Documentum Content
Server;
EMC Documentum Administrator позволяет администратору выполнять
мониторинг, администрирование, настройку и обслуживание EMC
Documentum Content Server и репозиториев через веб-браузер;
Система EMC Documentum реализована в классической трехуровневой
архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей
оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а
также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и
передачи данных.
Пользовательский интерфейс EMC Documentum выполнен в виде дополнения
к программе Windows Explorer и построен так, чтобы работа с хранилищем для
пользователя практически не отличалась от работы с локальной файловой системой.
В рамках пользовательского интерфейса реализованы папки с документами, диалоги
свойств документов, функции поиска, выписки/сохранения, участия в процессах
обработки документов, просмотра статистики и т.п. Система обладает
полнофункциональным web-клиентом, который дает возможность работать с
системой посредством web-браузера.
Используемые технологии управления содержанием в EMC Documentum
помогаю упростить управление неструктурированной информацией благодаря
замене трудоемких ручных процессов автоматизированными процедурами.
Управление содержанием помогает:
Организовать информацию;
Систематизировать процессы сотрудничества;
Защитить информационные активы.
40
В управление содержанием также входят процессы рассмотрения,
согласования и утверждения любого объекта содержания в соответствии с
определенными пользователем правилами выполнения работы. Оно предоставляет
возможности интеллектуального поиска за счет создания и управления
метаданными, что облегчает и поиск необходимых данных и делает его более
эффективным.
«ЕВФРАТ-Документооборот» — система электронного документооборота
корпоративного уровня, которая совмести в себе готовность к работе коробочного
продукта с одной стороны и гибкость проектного решения с другой. При внедрении
коробочной версии она быстро вводится в эксплуатацию, а это ведет к быстрой
отдаче вложенных в СЭД инвестиций.
Имеющийся функционал системы позволяет решить следующие проблемы,
которые возникают при работе с документами:
• автоматизировать регистрацию документов и заданий;
• обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ
по документам;
• осуществлять мгновенный поиск информации;
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ
загрузки персонала за счет
• формирования различных журналов и отчетов;
• организовать долговременное хранение документов организации;
• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
1С:Документооборот 8.2 «1С:Документооборот 8.2» ориентирован на
бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и
предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации
учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа
исполнительской дисциплины:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- учет входящих, исходящих и внутренних документов;
- учет обращений граждан;