61
доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования,
предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в
отношении информации; соблюдение режима конфиденциальности информации;
обеспечение доступа к информации.
Под «уничтожением информации» следует понимать несанкционированные
действия, которые направлены на потерю (утрату) данной информации ее законным
владельцем.
Модификация информации – это такое вмешательство, переработка или иное
действие по отношению к информации, которые могут заключаться в
несанкционированном ее изменении.
Применительно к программам для ЭВМ или базам данных, Закон РФ от 23
сентября 1992 г. N 3523-1 «О правовой охране программ для электронных
вычислительных машин и баз данных», (в ред. от 2 февраля 2006 г.) содержит
следующее определение термина «модификация (переработка)» - это любые их
изменения, не являющиеся адаптацией[6].
В этой связи защита информации (данных) является одним из элементов
системы безопасности информации. Можно выделить в данной системе три
подсистемы: обеспечения безотказности, доступности и защиты информации.
Под безопасностью, в частности, данных будем понимать не только
деятельность по обеспечению защиты данных, безотказности технологии и
организации контролируемого окружения, но и мониторинг неконтролируемого
окружения.
Поэтому безопасность информации (данных, информационных технологий)
должна удовлетворять требованиям норм, в которых определены свойства, правила
(процедуры, состояния) и условия. Аналогичные требования должны быть
предъявлены и к защите данных.
К программным средствам обеспечения информационной безопасности и
защиты информации относятся:
– антивирусное ПО;
– сетевые экраны;
– защита на программном уровне от копирования, изменения или удаления
информации;
62
– ограничение прав для пользователей операционной системы;
– системы кодирования.
К аппаратным способам защиты относятся:
– аппаратные ключи доступа к компьютерам и некоторым документам;
– аппаратный сетевой экран – отличается большей стойкостью и
производительностью, чем программный;
– защита от снятия информации с жёстких дисков.
Для обеспечения безопасности при использовании информационной системы
«Управление документами» для КТПП требуется на предприятии использовать
антивирусное ПО, сетевой экран (программный или аппаратный), а также введение
ограничений для пользователей разных уровней и контроль деятельности
пользователей.
Разграничение прав пользователей представлено в таблице 2.2.
Таблица 2.2
Разграничение прав пользователей
Пользователь
Карточка
документа и
наполнение
справочников
Электронные
образы
документа
Поиск
документа
Отчёт
Генеральный
директор
Чтение/редактир
ование
Чтение/создан
ие/удаление/р
едактировани
е
Чтение
Чтение
Сотрудники
секретариата
Чтение/создание
/удаление/редакт
ирование
Чтение/создан
ие/удаление/р
едактировани
е
Чтение/созда
ние/удаление/
редактирован
ие
Чтение/со
здание/уда
ление/ред
актирован
ие
Сотрудники
организации
Чтение
Чтение
Чтение
Чтение/со
здание
63
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
Информационная модель включает в себя совокупность входных и выходных
документов, файлов входной оперативной, постоянной, промежуточной и
результатной информации, подробное описание которых будет дано далее.
Информационная модель — модель объекта, представленная в виде
информации, описывающей существенные для данного рассмотрения параметры и
переменные величины объекта, связи между ними, входы и выходы объекта и
позволяющая путём подачи на модель информации об изменениях входных величин
моделировать возможные состояния объекта.
Методика разработки информационной модели предполагает моделирование:
– взаимосвязей входных, промежуточных и результатных информационных
потоков и функций предметной области (структурно-функциональной
диаграмма или диаграмма потоков данных);
– данных информационной базы (диаграмму «сущность – связь»,
инфологической модели и диаграмму взаимосвязей файлов - даталогической
модели), необходимых для функционирования информационной системы.
Информационная модель задачи, представленная в виде схемы данных на
рис. 2.1, представляет собой структурное представление движения
информационных потоков (путь данных) с момента поступления входной
информации до момента выдачи выходных форм.
С помощью информационной модели проще понять и описать те операции,
которые будут выполняться в разрабатываемой ИС, а так же здесь определяется
какие данные должны присутствовать в обработке.
Данная модель показывает, какую информацию и о каких объектах
необходимо хранить в БД информационной системы [3, 20, 28].
Описываются все экранные формы и операции, которые необходимо
разработать для каждой области автоматизации и для каждого пользователя.
Рассмотрев информационную модель можно сказать, что она описывает все
операции и всех заинтересованных лиц, которые будут работать с системой и
получать результатные данные из нее. А именно:
64
– Генеральный директор;
– Сотрудники секретариата;
– Сотрудники организации (ответственные за исполнение документов).
На основании выделенных областей можно сказать, что будет выполняться 3
типа операций, ориентированных на различных исполнителей, но все связанны
непосредственно с документами и их поиском и редактированием.
Область 1 отражает действия сотрудников секретариата по регистрации
входящих документов, внутренних документов, и исходящих документов, а так же
редактирование справочников и редактирование карточки документа.
Изменения при добавлении нового документа входящего, внутреннего или
исходящего фиксируются в «Т*. Входящие документы», «Т*. Внутренние
документы», «Т*. Исходящие документы» и заполнение при необходимости
справочников: «Спр. Тип документа», «Спр. Резолюция», «Спр. Отделы», «Спр.
Сотрудники», «Спр. Должности»
65
Рис. 2.1. Информационная модель ИС «Управление документами» для
КТПП
66
Область 2 отражает деятельность по работе со справочниками. Все данные
которые отображаются в документах и являются справочными вносятся
администратором системы, или с помощью отдельной подсистемы секретарь.
Для оформления журнала регистрации документов в печатном виде
формируется карточка документа.
Для поиска документа используется форма поиска информации по журналам.
Область 3 отражает действия генерального директора. Работа заключается в
контроле исполнения документов, их визировании и просмотра поступивших
документов и их согласования. Для поиска используется форма для поиска
документов по журналам документов, так же предусмотрена возможность
просмотра карточки документа.
Изменения при добавлении нового документа входящего, внутреннего или
исходящего фиксируются в «Т*. Входящие документы», «Т*. Внутренние
документы», «Т*. Исходящие документы» и заполнение при необходимости
справочников: «Спр. Тип документа», «Спр. Резолюция», «Спр. Отделы», «Спр.
Сотрудники», «Спр. Должности».
Область 4 отражает действия сотрудников организации по поиску нужной
информации по журналам регистрации документов, просмотра карточек документов
и по возможности просмотр электронных документов.
Все операции имеют отражение в таблицах и справочниках БД. Некоторые
показатели и результатные данные представляют собой расчеты, которые будут
выполняться автоматически при запуске программы, тем самым нет необходимости
создания для них хранилищ данных [3].
2.2.2.Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
При решении задачи работы с заявками используется ряд классификаторов и
кодов, которые представлены в таблице 2.3. Краткие обозначения систем
кодирования представлены в таблице 2.4. Краткие обозначения видов
классификаторов представлены в таблице 2.5.
67
Таблица 2.3.
Перечень обозначений систем кодирования
Система кодирования
Краткое обозначение
Порядковая
П
Серийно-порядковая
СП
Разрядная (позиционная)
Р
Комбинированная (смешанная)
К
Таблица 2.4.
Перечень обозначений видов классификаторов
Вид классификатора
Краткое обозначение
Общегосударственный
ОГ
Отраслевой
О
Локальный
Л
Международный
М
Описание входной информации
Таблица 2.5.
Краткие обозначения видов классификаторов
Наименовани
е объекта
Значность
кода
Система
кодирова
ния
Вид
классиф
икатора
Список код или пример кода
множества
Код
Значение
Номер
входящего
6
П
ОГ
000001 -
999999
Номер документа
68
документа
Номер
внутреннего
документа
6
П
Л
000001 -
999999
Порядковые номера
документов
Номер
исходящего
документа
6
П
ОГ
000001 -
999999
Номер документа
ИНН
организации
10
Р
ОГ
77/35/56020
2
77 - код города
35 – номер
налоговой
инспекции
560202 -
Номер организации
В процессе описания структуры записи файлов для описания типа полей
записи используются сокращенные обозначения, приведенные в таблице 2.6.
Таблица 2.6.
Перечень обозначений типов полей записи базы данных
Наименование типа поля записи
Полное название
Краткое обозначение
Символьный тип
Character
A
Числовой тип
Numerical
N
Календарная дата
Date
D
Автосчетчик
AutoNumber
AN
Для оформления документов необходимы справочники, которые должны
содержаться в системе и пополняться по мере поступления информации. За
наполнение каждого справочника отвечает определенный специалист организации.
69
В системе обрабатывается большой объём информации: входной, нормативно-
справочной.
В таблице 2.7 представлен перечень и описание нормативно-справочной
информации, которая обрабатывается в информационной системе.
Таблица 2.7
Перечень нормативно-справочной информации
№
Название
Ответственный
за ведение
Средний
объём в
записях
Средняя
частота
актуализации
Описание
1
Сотрудник
Генеральный
директор
50
4 раза в год
ФИО сотрудника
2
Отдел
Секретарь
20
2 раза в год
Название отдела
3
Тип
документа
Секретарь
50
6 раз в год
Тип документа
4
Должность
Секретарь
10
4 раз в год
Название
должности
5
Резолюция
Секретарь
20
1 раз в год
Формулировка
резолюции
6
Статус
Секретарь
15
6 раз в год
Формулировка
статуса
Контрагент
Секретарь
50
48 раз в год
Данные
организаций и
физических лиц
В таблице 2.8 представлен список входной информации, источник
возникновения и описание.
На основании входной информации производятся все расчеты и формируются
все результатные документы, которые представлены в информационной системе.
Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для
решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах,
машинных носителях, в памяти персонального компьютера.
70
Перечень входной информации.
Входящая документация, письма, приказы, распоряжения и т.д.
Представляются по мере поступления или с определенной периодичностью,
форма представления бумажный носитель или электронный документ.
Состав реквизитов входной информации
Входящий документ:
Таблица 2.8
Структура реквизитов входящего документа
Наименование
структурных единиц
Обозначение
Требования к точности
длина в знаках
Входящий номер
Дата поступления
документа (число, месяц,
год)
Откуда поступил документ
Номер документа
Дата документа (число,
месяц, год)
Краткое содержание
документа
Виза руководителя
Кому направлен документ
Срок исполнения (число,
месяц, год)
Примечания
Входящий_номер
Дата_поступления
Источник_поступления
Номер_документа
Дата_документа
Краткое_содержание
Краткая_виза
Получатель
Срок_исполнения
Примечание
N(6)
D(10)
А(30)
N(6)
D(10)
А(100)
А(40)
А(30)
D(10)
А(40)
Макет форма карточки входящего документа представлена на рис. 2.2.