71
Рис. 2.2 Форма карточки входящего документа
72
Таблица 2.9
Структура реквизитов внутреннего документа
Наименование
структурных единиц
Обозначение
Требования к точности
длина в знаках
Номер документа
Дата поступления
документа
Адресат
Отправитель
Краткое содержание
документа
Виза руководителя
Срок исполнения (число,
месяц, год)
Примечания
Электронный документ
Номер_документа
Дата_поступления
Адресат
Отправитель
Краткое_содержание
Краткая_виза
Срок_исполнения
Примечание
Адрес расположения
электронного образа
документа
N(6)
D(10)
N(6)
N(6)
A(300)
A(50)
D(10)
А(100)
А(255)
Реквизиты исходящего документа представлены в таблице 2.10.
Таблица 2.10
Структура реквизитов исходящего документа
Наименование
структурных единиц
Обозначение
Требования к точности
длина в знаках
Исходящий номер
Дата (число, месяц, год)
Кому направлен документ
Краткое содержание
документа
Кто подписал документ
Исходящий_номер
Дата
Адресат
Краткое_содержание
Отправитель
N(6)
D(10)
А(30)
А(100)
А(20)
73
Реквизиты справочника сотрудники представлены в таблице 2.11.
Входящий номер, Дата поступления документа (число, месяц, год), Откуда
поступил документ, Номер документа, Дата документа (число, месяц, год), Краткое
содержание документа, виза руководителя, Кому направлен документ, Срок
исполнения (число, месяц, год), Примечания.
Таблица 2.11
Структура реквизитов справочника сотрудники
Наименование выходных данных
Идентификатор
Фамилия
А(30)
Имя
А(30)
Отчество
А(30)
Должность
N(2)
Реквизиты справочника должности представлены в таблице 2.12.
Таблица 2.12
Структура реквизитов справочника должности
Наименование выходных данных
Идентификатор
Код_должности
N(2)
Должность
А(30)
Таблица 2.13
Структура реквизитов справочника тип документов
Наименование выходных данных
Идентификатор
Код_типа_документа
AN
Тип документа
А(30)
Таблица 2.14
Структура реквизитов справочника резолюции
Наименование выходных данных
Идентификатор
Код_резолюции
AN
74
Резолюция
А(30)
Экранные формы справочников должны быть представлены в виде сетки с
управляющими элементами в виде кнопок или навигаторов, с помощью которых
происходит добавление записей в таблицы. Перечень реквизитов справочников
определен в соответствии с характеристиками документов обрабатываемых в АРМ.
Формы добавления входящей информации, а именно входящие документы,
внутренние документы, исходящие документы представлены в соответствии с
набором реквизитов описания данных документов и используемых в них
справочников.
На формах должны быть представлены поля для ввода данных, управляющие
элементы в виде кнопок и навигаторов. Данные формы должны обеспечить
добавление информации о документе и сохранения ее в таблицах.
По мере ввода информации она должна сохраняться в таблицах БД и
отображаться в экранных формах документов и печатных формах.
По мере появления необходимости редактирования записей о документах
должна иметься возможность открыть документы в соответствующих формах
редактирования, с набором полей указанных в структуре документов.
2.2.3. Характеристика результатной информации
Отчет по входящей, внутренней и исходящей документации –
предоставляется в печатном виде на бумажном носителе, а также в виде экранной
формы, в виде журналов.
В журнале входящих документов отражаются следующие позиции:
– входящий номер;
– дата поступления;
– откуда поступил;
– номер документа;
– дата документа;
– срок исполнения.
Макет журнала входящих документов представлен на рис. 2.3.
75
Рис. 2.3 Макет журнала входящих документов
В журнале исходящих документов отражаются следующие позиции:
Исходящий номер
Дата отправления (число, месяц, год)
Адресат
Отправитель
Дата документа
Исполнитель
Макет журнала исходящих документов представлен на рис. 2.4.
Рис. 2.4 Макет журнала исходящих документов
В журнале внутренних документов отражаются следующие позиции:
Номер документа
Дата поступления документа
Адресат
Отправитель
Виза руководителя
Срок исполнения (число, месяц, год).
Макет журнала внутренних документов представлен на рис. 2.5.
76
Рис. 2.5 Макет журнала внутренних документов
Перечень пользователей результатной информации:
руководство КТПП;
секретарь;
сотрудники организации.
Состав реквизитов выходной информации
Структура реквизитов выходной информации представлена в таблице 2.15
Таблица 2.15
Структура реквизитов выходной информации по входящему документу
Входящие документы
Входящий
номер
Дата
поступления
Откуда
поступил
Номер
документа
Дата
документа
Срок
исполнения
N(6)
D(10)
A(50)
N(10)
D(10)
D(10)
Используемая условно-постоянная информация
Перечень условно-постоянной информации:
справочник сотрудники;
справочник контрагенты;
справочник статусы;
справочник должности;
справочник отделы;
тип документа;
справочник резолюции[12, 13].
77
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Сформировав таблицы БД, можно приступить к созданию программ
обработки данных, помещаемых в таблицы. Они предназначены для ввода,
корректировки и удаления данных, просмотра их и анализа, а также для выполнения
дополнительных операций. Структура программного обеспечения в первую очередь
определяется теми функциями, которые должна выполнять программа. Для
проектируемой ИС можно выделить следующие функции:
1) ввод информации в таблицы БД. Это наиболее ответственная функция,
так как от качества ее выполнения зависят и все другие операции, выполняемые над
введенными данными;
2) корректировку информации; для выполнения этой функции в ИС
должны быть эффективные средства поиска любой информации;
3) удаление информации, потерявшей актуальность;
4) поиск информации по тем или иным признакам;
5) просмотр информации.
Ввод информации, ее корректировка, удаление осуществляется с помощью
непосредственной работы с наборами данных. Просмотр информации можно
выполнить как непосредственно в таблицах, так и с помощью запросов, с помощью
формирования отчетов.
Отчеты – это наиболее сложный вид просмотра информации, так как помимо
поиска информации требуется сформировать внешний вид создаваемого отчета.
Для наглядного представления функций, выполняемых информационной
системой, целесообразно представить их в виде дерева функций на рис. 2.6.
78
Сценарий диалога представлен на рис. 2.7.
Рис. 2.6 Дерево функций, выполняемых в ИС «Управление документами»
Для проектируемой ИС можно выделить следующие функции:
- ввод информации в таблицы БД – наиболее ответственная функция, так
как от качества ее выполнения зависят и все другие операции, выполняемые над
введенными данными;
- корректировку информации; для выполнения этой функции в ИС должны
быть эффективные средства поиска любой информации;
- удаление информации, потерявшей актуальность;
- поиск информации по тем или иным признакам;
- просмотр информации;
Функции
Создание отчетов и печать
Входящие документы
Внутренние документы
Журнал исходящих документов
Выбор по номеру документа
Редактирование карточки исходящих
документов
Отчет по карточкам внутренних
документов
Отчет по карточкам исходящих
документов
Исходящие документы
Журнал входящих документов
Выбор по организации
Редактирование карточки входящих
документов
Выбор по исполнителю
Справочник должности
Справочник отделов
Справочник резолюций
Справочник сотрудников
Поиск информации и
просмотр
Отчет по карточкам входящих документов
Журнал внутренних документов
Редактирование карточки исходящих
документов
Корректировка и
удаление информации
Ввод справочной
информации
Ввод оперативной
информации
Просмотр информации
79
- обработку информации с получением результатов.
Рис. 2.7. Сценарий диалога ИС «Управление документами» КТПП
Проектируемое автоматизированное рабочее место выполняет ряд функций по
сбору, обработке и отображению необходимой информации. Основная или
Основное меню:
Журналы
Отчеты
Документы
Справочники
Выход
Служебные функции:
Входящие документы
Исходящие документы
Внутренние документы
Основные функции:
Ввод исходных данных через формы
Формирование журналов
Заполнение справочников
Формирование и печать отчетов
Формы для заполнения:
Регистрация входящих документов
Регистрация исходящих документов
Регистрация внутренних документов
Формирование результатной информации:
Карточка внутреннего документа
Карточка входящего документа
Карточка исходящего документа
Ведение справочников:
Справочник документов
Справочник сотрудников
Справочник отделов
Справочник резолюций
Справочник должностей
Журналы:
Входящих документов
Исходящих документов
Внутренних документов
80
постоянная информация заносится в справочники, каждый из которых представлен
отдельной формой для удобства доступа к необходимой информации.
2.3.2. Характеристика базы данных
Анализ предметной области позволяет выделить сущности проектируемой
базы данных, которые взаимодействуют в системе между собой: ВХОДЯЩИЕ
ДОКУМЕНТЫ, ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ, СОТРУДНИКИ, ДОЛЖНОСТИ,
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ, ТИП ДОКУМЕНТА, ОТДЕЛ, РЕЗОЛЮЦИЯ,
СТАТУС, КОНТРАГЕНТЫ.
В свою очередь сущность ВХОДЯЩАЯ, ИСХОДЯЩАЯ и ВНУТРЕННЯЯ
ДОКУМЕНТАЦИЯ направляется конкретным сотрудникам в организации. После
того как документ составлен он должен быть зарегистрирован в системе
электронного документооборота и передан для ознакомления исполнителю.
База данных информационной системы «Управление документами» КТПП
состоит из 7 справочников, 3 таблиц.
Справочники:
Сотрудники.
Должности.
Отделы.
Тип документа.
Контрагенты.
Статус.
Резолюция.
Таблицы:
Входящие документы.
Исходящие документы.
Внутренние документы.
Структура справочников и таблиц с оперативными данными представлены в
таблицах 2.16 – 2.25.
Таблица 2.16