35
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В существующей схеме планирования задач выделяются несколько эта-
пов. Первый этап – анализ стратегии развития бизнеса.
В условиях конкуренции в выигрыше оказываются предприятия, страте-
гии которых в бизнесе объединяются со стратегиями в области информацион-
ных технологий.
Таким образом, альтернативный вариант – выбор автоматизированной
системы, которая удовлетворяет наилучшим образом тем или иным функциям
управления. Такой подход смягчает некоторые проблемы при внедрении про-
дукта, его сопровождении, а ИТ оказывается максимально приближенной к
функциям конкретной предметной области.
Тенденция на сегодняшний день такова, что все больше организаций,
фирм, предпочитает покупать готовые пакеты и технологии, а если это необхо-
димо, добавлять к ним свое программное обеспечение, так как разработка соб-
ственных ИС и ИТ связана с высокими затратами и риском. Эта тенденция при-
водит к тому, что поставщики систем изменили ранее существовавший способ
выхода на рынок. Как правило, предлагается к внедрению базовая система, ко-
торая адаптируется в соответствии с пожеланиями индивидуальных клиентов.
Пользователям же предлагается услуга сопровождения, проводятся кон-
сультации, минимизирующие сроки внедрения систем и технологий. Для мак-
симальной эффективности использования системы проводятся курсы обучения
пользователей [30].
Отдельный этап – поиск и обработка отчетной информации, полученной
по информационно-телекоммуникационным каналам связи.
Затем производится подход к каждой из поставленных задач с целью
снижения нагрузки на пользователя (специалиста, менеджера, и т.д.). Результа-
36
ты решения этой задачи передаются руководителю отдела. На данном этапе
возможна корректировка работы.
Система должна быть оптимизирована для использования, иметь формы
ввода данных, которые обеспечивают функции получения, обработки , анализа,
сохранения и печати данных.
На настоящий момент существует четыре варианта стратегий автомати-
зации: кусочная (хаотичная), автоматизация по участкам, автоматизация по
направлениям и комплексная автоматизация.
Под кусочной автоматизацией подразумевается приобретение организа-
цией отдельных частей ИС, без конкретного стратегического плана. Фрагменты
не способны оказать реальной пользы для предприятия. Таким образом, даль-
нейшее развитие ИС предприятия обязательно потребует новых, значительных
затрат, как по времени, так и в финансовом отношении.
Автоматизация по участкам – предполагает проведение автоматизации
отдельных участков производства, которые объединяются по набору выполня-
емых функций. Выбор данного способа оправдан , если существуют участки,
где применение автоматизированных систем ведет к большому положительно-
му экономическому эффекту [10].
При автоматизации по направлениям, процесс затрагивает лишь оптими-
зацию и автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия
(например отделов).
В данном случае, для выполнения задания на выпускную квалификаци-
онную работу, будет выбрана стратегия автоматизации по участкам. Результа-
том этого станет то, что предприятие сможет автоматизировать деятельность по
работе с клиентами, и получит при этом положительный экономический эф-
фект.
37
Для ОГАУ "Информационно-технический центр Иркутской области" раз-
работка стратегии реализации проекта будет выглядеть следующим образом:
Анализ области деятельности предприятия;
Анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
Определения стратегических свойств разрабатываемой системы ;
Определение функциональности системы;
Анализ существующих разработок;
Выбор стратегии автоматизации;
Выбор способа приобретения;
Определение архитектуры;
Формирование бизнес-плана
На настоящий момент существуют две ключевых стратегии автоматиза-
ции:
подгонка существующего решения под бизнес-процессы организа-
ции;
реорганизация бизнес-процессов и последующая автоматизация оп-
тимизированной структуры.
Выбор стратегии зависит от целей развития предприятия-заказчика и ее
экономических возможностей в долгосрочной перспективе.
Вариант с подгонкой существующего программного продукта под биз-
нес-процессы организации наиболее подходит в данном случае, с учетом выбо-
ра стратегии автоматизации по участкам.
Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации от-
дельных производственных или управленческих подразделений предприятия,
объединенных по функциональному признаку [22]. Подобный подход автома-
тизации выбирается, когда у предприятия не хватает инвестиций на автомати-
38
зацию в полном объеме или существующие участки дают большой экономиче-
ский эффект. Часто данная автоматизация применяется на производственных
участках.
Проанализировав данные варианты стратегий, была выбрана стратегия
полной автоматизации одного бизнес-процесса, а именно приема и учета заявок
на техническое обслуживание клиентов, т.к. это наиболее подходящий вариант
для ОГАУ "Информационно-технический центр Иркутской области" .
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Вопросы приобретения ИС – это всегда неоднозначность. Способы при-
обретения ИС, это действия от принятия и формализации решения о необходи-
мости ИС в организации, до того момента, пока ИС не пройдет этап внедрения
на предприятие. На сегодняшний день существуют следующие способы приоб-
ретения ИС:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
Прежде чем принимать решение по автоматизации, необходимо рассмот-
реть детально каждый из способов, чтобы дать адекватную оценку тому,
насколько он применим и эффективен при реализации процесса автоматизации
[9].
Покупая готовое решение, необходимо выбрать его таким образом, чтобы
оно полностью соответствовало схемам ведения бизнеса. Это порой очень
сложно, так как производители программного обеспечения пытаются угодить
39
всем потенциальным клиентам, и их системы чаще всего перенасыщены функ-
ционалом, за который приходится платить. Либо система представляет собой
каркас, который каждый заказчик настраивает под себя. Оба эти варианта для
решения задач, поставленных в выпускной квалификационной работе, не под-
ходят, так как приобретение готовой ИС для автоматизации по направлениям
является невыгодным с точки зрения вложения финансовых средств в систему
автоматизации.
Также, приобретение ИС не подходит из за ряда недостатков, а также из
за нехватки функциональности. Плохо продумано направление будущего раз-
вития ИС, долгий срок адаптации под нужды предприятия, и наконец, потребу-
ется частое обращение в службу технической поддержки.
Заказ разработки у сторонних разработчиков позволит получить инфор-
мационную систему, удовлетворяющую бизнес-правилам компании в настоя-
щий момент. Однако при изменении бизнес-процессов возможно потребуется
ее переработка, что выльется в лишение затраты на реинжениринг имеющейся
ИС.
Если объемы потенциальных доработок небольшие, то покупка может
быть оправдана, но из за отсутствия развернутой документации, часто такие
доработки вызывают затруднения.
Существует также вариант аренды ИС. Вот его преимущества:
Улучшение инновационных возможностей компании, за счет партнерства
с поставщиками мирового уровня, с большим потенциалом и богатым иннова-
ционным опытом;
Большая гибкость компании в случае внезапного изменения рыночной
ситуации [16]. Проще и дешевле найти новых поставщиков, чем перестраивать
внутреннюю структуру компании, перераспределяя и ликвидируя ресурсы;
ускорение приобретения навыков и ресурсов;
40
возможность сконцентрировать внимание на наиболее эффективных опе-
рациях, выполняемых силами компании, а тажке тех, которые целесообразно
сохранить под ее контролем.
Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы слиш-
ком многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и воз-
можностей. В таких случаях компания утратит виды деятельности, которые в
течение длительного времени обеспечивали ей успех на рынке.
Исходя из вышеперечисленных особенностей, и с учетом того, что ком-
пания располагает квалифицированными сотрудниками для разработки и внед-
рения ИС, наилучшим вариантом достижения поставленной цели будет разра-
ботка модуля автоматизации своими силами. Так как автоматизируется лишь
одно небольшое направление деятельности ОГАУ "Информационно-
технический центр Иркутской области" , имеющимся работникам не составит
труда провести весь комплекс работ по проектированию, разработке и внедре-
нию системы автоматизации.
Разрабатываемая информационная система предполагает включение все-
го необходимого функционала, и учет всех особенностей работы и пожеланий
сотрудников данной компании, так как будет являться индивидуальным про-
дуктом, что позволяет быстро изменить функциональность в соответствии с
требованиями заказчика [26].
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
Под техническим обеспечением подразумеваются компьютеры, оргтех-
ника, линии связи, сетевые устройства. Вид информационной технологии, ко-
торый зависит от технической оснащенности производства, и влияет на сбор,
передачу и обработку различных видов информации.
41
В комплекс технического обеспечения предприятия входят:
компьютеры;
средства и устройства сбора и обработки данных, а также устройт-
сва хранения данных;
телекоммуникационные средства и оборудование ( модемы, марш-
рутизаторы, и т.п.);
расходные эксплуатационные материалы;
При выборе компьютеров следует руководствоваться такими характери-
стиками, как надежность, стоимость, производительность, простота использо-
вания, и др. От этих параметров зависят возможности работы с программными
средствами, а значит и общий успех создания системы.
При проведении исследования имеющихся у предприятия ресурсов, был
сделан вывод, что техническая оснащенность ОГАУ "Информационно-
технический центр Иркутской области" полностью удовлетворяет всем требо-
ваниям, предъявляемым к техническим средствам, для проведения автоматиза-
ции приема и учета заявок пользователей на обслуживание.
На предприятии ОГАУ "Информационно-технический центр Иркутской
области" имеется соответствующее оборудование для печати, сканирования и
копирования документов. Сохранность данных при аварийном отключении
электропитания обеспечивается использованием источников бесперебойного
питания на рабочих станциях и персональных компьютерах.
42
1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение представляет совокупность единой систе-
мы классификации и кодирования информации, унифицированных систем до-
кументации, схем информационных потоков данных, циркулирующих в орга-
низации, а также методологии построения базы данных.
Информационное обеспечение (ИО) — совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем доку-
ментации и информационных массивов.
В состав информационного обеспечения включены следующие комплек-
сы: компоненты внемашинного ИО (классификаторы технико-экономической
информации и документы) и внутримашинного ИО (макеты и экранные формы
для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации,
структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).
Чтобы приспособить информацию для эффективного поиска и обработ-
ки, а также для передачи ее по сетям, ее целесообразно оцифровать. Чтобы это
осуществить, информацию необходимо сначала упорядочить, а затем формали-
зовать, с использованием так называемых классификаторов.
Что же такое классификатор.
Классификаторы являются систематическим сводом, перечнем опреде-
ленных объектов, позволяющих находить каждому из них свое место и имею-
щих определенное, как правило, числовое обозначение. Система классифика-
ции дает возможность группировки объектов, выделения определенных классов
данных объектов, характеризуемых рядом общих свойств. Классификация
представляет собой процедуру группировки объектов на качественном уровне,
ориентированную на выявление однородных свойств.
43
Классификаторы можно разбить (по сфере действия) на следующие виды:
международные;
общегосударственные;
отраслевые.
Основным компонентом внемашинного информационного обеспечения
является документационная система. Она применяется в процессе управления
объектом производства. Под документом же понимается совокупность сведе-
ний, активно используемая при решении различных задач. Сведения могут хра-
ниться на материальном носителе, в соответствии с нормами и актами, регули-
рующими хранение и представление информации. Документов и их видов су-
ществует огромное количество. Это одна из специфических особенностей элек-
тронной документации [6].
Системы документации, характерные для не автоматизированных ИС,
обычно отличаются огромным количеством и разнообразием типов и форм до-
кументов. Также отмечается большой объем потоков документов, их запутан-
ность. Дублирование информации в документах приводит к низкой достовер-
ности получаемых результатов. В таких системах обработка документов отни-
мает просто космическое количество времени работников. Для упрощения си-
стемы документации, можно использовать следующие подходы:
проведение унификации и стандартизации документов;
введение безбумажной технологии, основанной на использовании
электронных документов и новых информационных технологий их
обработки.
Документы, необходимые для решаемой задачи, крайне желательно по-
лучать через сеть, поэтому желательно, чтобы они были представлены в заранее
согласованной и одинаковой структуры. С целью упрощения обработки таких
файлов, они могут иметь табличную форму. Это же удобно и для последующей
работы с этими файлами в реляционных БД.
44
К внутримашинному информационному обеспечению можно отнести
экранные формы, их описание и структуру.
Разрабатывая экранные формы, учитывать их структуру и удобство ис-
пользования, целесообразно использовать такую форму, которая бы была мак-
симально близка к форме построения самого документа. Поля на форме долж-
ны быть в той же последовательности, которая повторяет структуру документа
и файлов с оперативной информацией. Это позволит в разы сократить трудоем-
кость операций загрузки данных в базу, и последующей обработки этих дан-
ных.
Экранные формы для документов с постоянной информацией использу-
ются для актуализации данных в базе, и для их редактирования применяются
анкетные формы расположения реквизитов. Эти факты тоже желательно учи-
тывать при проектировании интерфейса экранных форм.
Основной частью внутримашинного информационного обеспечения яв-
ляется информационная база.
Информационная база ( далее ИБ), это организованная определенным об-
разом совокупность данных в виде файлов, с помощью которых удовлетворя-
ются потребности решаемых задач и управленческих процессов.
Вообще существуют несколько способов организации информационной
базы:
совокупность локальных файлов — поддерживается функциональ-
ными пакетами прикладных программ;
интегрированная база данных — основывается на использовании
универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и
ведения данных, т.е. СУБД.
Организованное хранение локальных файлов обычно связано с большим
дублированием данных, хаотичностью их, так что имеется несогласованность