26
Существующий метод организации процесса аттестации связан с
достаточной трудоемкостью, который с большой вероятностью приведет к их
неправильной интерпретации результатов аттестации, подсчета результатов или
даже утери информации.
Кроме этого, необходимо составлять промежуточные документы для
оперативного контроля за выполнением утвержденного плана аттестации. А это
оперативно выполнить в рамках ведения бумажного документооборота – очень
затруднительно.
Рассмотрим временные характеристики реализации описанных БП при
использовании бумажного документооборота (таблица 2).
Таблица 2.
Характеристики описания процессов
Действие
Среднее
количество
аттестуемых
за отчетный
период
Время, что
необходимо для
выполнения
действия, чел./час.
Суммарное
время,
чел./час.
Подготовка
проекта
аттестации
10
1
10
Проведение
аттестации
10
0,3
3
Подведение
итогов
аттестации
10
0,5
5
ИТОГО, чел./чес.
18
Таким образом, за один отчетный период, в среднем, 18 чел./чес.
аттестационная комиссия занята организацией процесса аттестации персонала.
Учитывая продолжительность рабочего дня (8 часов), можно сделать
вывод, что на реализацию этого процесса затрачивается очень много времени.
Для традиционного способа выполнения процесса аттестации также
характерны и другие недостатки:
– низкая скорость и точность выполнения расчетов отклонений
показателей;
– малоэффективное применение рабочего времени персонала и
аттестационной комиссии;
27
– увеличивающийся «поток» бумажной документации;
– низкий уровень защиты данных.
В результате автоматизации процесса аттестации персонала,
предполагается получать точные сведения об этом процессе, сократить время на
формирование оперативных отчетов, сопоставления показателей. Очевидно, что
для выполнения автоматизации надо использовать компьютерную технику.
Стоит отметить, что после проведения анализа программной и
аппаратной архитектуры ООО «Нэт Бай Нет Холдинг», можно сделать вывод о
том, что компания владеет всем перечнем необходимого оборудования для
автоматизации рассматриваемого БП:
– рабочие ПК (спецификация указана в п.1.2);
– принтеры Canon MP250;
– сетевое оборудование ЛВС.
Другими словами, процесс автоматизации не принесет финансовых
издержек на модернизацию уже имеющегося оборудования или покупки новой
компьютерной техники.
В таблице 3 показан расчет эффекта от автоматизации электронного
документооборота для решения задач организационного управления в ООО «Нэт
Бай Нет Холдинг» с применением компьютерной техники.
Таблица 3
Расчет эффекта от автоматизации
Действие
Среднее
количество
аттестуемых
за отчетный
период
Время, что
необходимо для
выполнения
действия,
чел./час.
Суммарное
время,
чел./час.
Подготовка
проекта
аттестации
10
0,3
3
Проведение
аттестации
10
0,5
5
Подведение
итогов
аттестации
10
0,16
1,6
ИТОГО, чел./час.
9,6
28
Таким образом, экономия рабочего времени будет составлять около 10
чел./час. каждый день, что даст возможность увеличить эффективность работы
аттестационной комиссии ООО «Нэт Бай Нет Холдинг».
Кроме этого, присутствуют и другие преимуществами автоматизации:
– централизованное хранение информации;
– исключение потери хранимых данных;
– структуризация информации;
– выполнение оперативной обработки данных;
– выдача результатов на печать в удобной форме;
– быстрая корректировка информации;
– применение системы разграничения пользователей;
– сокращение времени на оформления документации и отчетности.
То есть, применение вычислительной техники с положительной стороны
влияет на процесс аттестации персонала в ООО «Нэт Бай Нет Холдинг».
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В компании OOO «Нэт Бай Нет Холдинг» используются нормативно-
правовые и организационно-распорядительные документы, которые
применяются для обеспечения защиты данных и информационной безопасности:
1. Регламенты информационной безопасности компании:
– доступ персонала к служебной информации, которая составляет
коммерческую тайну (используется в бухгалтерии, администрации компании)
[1];
– непосредственный доступ к применению программного
обеспечения, созданного персонального для поддержки деятельности ООО «Нэт
Бай Нет Холдинг» (1С Бухгалтерия – получение доступа в режиме
конфигуратора возможно только для разработчиков ИС).
29
2. Регламенты применения возможностей сети Internet, клиентов
электронной почты (разграничение ролей для администрации компании и
сотрудников других отделов).
С целью эффективного выполнения регламентов безопасности в ООО
«Нэт Бай Нет Холдинг» используется служба Active Directory, которая входит в
состав ОС Windows Server 2016. Она дает возможность настраивать и
контролировать уровень информационной безопасности с помощью
инструментов администрирования.
При использовании Active Directory применяются такие механизмы:
– доменные службы – централизованные хранилища данных о
конфигурации, требованиях и запросах на проверку их подлинности, а также
основных сведений по всех экземплярах программного обеспечения;
– аудит – все изменения, которые выполнены для ПО и других
объектов, указанных в Active Directory, записываются в журнал аудита. В
результате этого известно, что и когда именно было изменено, какое значение
использует атрибут сейчас, а также какое значение он применял ранее;
– точная настройка политики паролей в ООО «Нэт Бай Нет Холдинг»
выполняется для отдельных групп внутри домена сети;
– увеличение эффективности управления учетными записями
пользователей. Поддержка парольного доступа для учетных записей служб (или
учетных записей пользователей, что применяются в качестве удостоверений) –
это одна из тех основных задач, отнимающих у ИТ-работника больше всего
времени.
Службы сертификатов применяются в ООО «Нэт Бай Нет Холдинг» для
увеличения безопасности информации за счет связывания данных пользователя,
службы или устройства с соответствующим ключом, который задается
системным администратором.
Сертификат вместе с закрытым ключом хранятся в службе Active
Directory, что и помогает защитить идентификационные данные.
30
Стоит отметить, что служба Active Directory упрощает интеграцию между
так называемыми не доверенными ресурсами и ресурсами домена в организации.
Настройку, а также поддержку информационной безопасности,
принципов защиты информации осуществляет в ООО «Нэт Бай Нет Холдинг»
узкий круг ИT-специалистов. Начальник ИT-отдела контролирует
работоспособность информационной безопасности, а также является
ответственным за защиту информации.
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Программа «Оценка персонала» позволяет автоматизировать процедуры
планирования, проведения и анализа результатов различных типов оценочных
процедур, в том числе, различные формы оценки по компетенциям (включая
обратную связь), формирование индивидуальных планов развития сотрудников,
оценку результатов деятельности (по ключевым показателям эффективности, по
целям), оценку должностей.
Основные задачи, решаемые модулем:
Ведение библиотеки компетенций, знаний навыков, поведенческих
индикаторов;
Ведение библиотеки ключевых показателей эффективности (KPI);
Формирование профилей должностей на основе библиотеки
компетенций;
Автоматизированное формирование планов оценки на основе
параметров оценочных процедур и организационной структуры компании;
Поддержка множества типов оценочных процедур, в том числе,
проводящихся одновременно;
Гибкая настройка процедур согласования оценочных форм на основе
встроенного в систему редактора электронных документооборотов;
Уведомление участников оценки по электронной почте.
31
Дополнительные функциональные возможности:
Поддержка гибкой схемы подчиненности (функциональные
руководители);
Возможность загрузки данных для оценки по KPI из внешних баз
данных;
Возможность совмещения в одной процедуре различных оценочных
форм (компетенции, цели, индивидуальные планы развития);
Возможность гибкой настройки аналитических отчетов (включая
встроенный генератор отчетов), в том числе с графическим представлением.
Программа «Сотрудники предприятия» предназначена для выполнения
кадрового учета разного рода предприятий и имеет такие возможности:
– ведения одновременного учета сразу по нескольким филиалам
предприятия;
– предоставления информации по свободным вакансиям на
предприятии;
– выполнить упорядочивание карточек сотрудников по разным
показателям (возраст, трудовой стаж), что является полезным для создания
статистических отчетов и другие.
Интерфейс программы показан на рисунке 8:
Рисунок 8. Интерфейс программы «Сотрудники предприятия»
32
Кроме этого, указанная программа имеет возможность:
– хранить в карточке сотрудника его фотографии, копии его
документов;
– производить увольнение сотрудников в несколько кликов мыши;
– осуществлять расчет длительности отпусков и суммы отпускных
сотрудника.
ИС «Кадры» позволяют вести учет персонала по таким секторам
информации:[14]
– личные данные, куда входят паспортные сведения, ксерокопии
паспортов, сведения о браке и детях, возможно, фотографии;
– начисления, где размещают информацию о поступлениях денежных
средств на зарплатную карточку работника;
– кадровые данные, а именно стаж работника, должность, условия
труда, табельный номер и прочее;
– отпуска, где содержится информация о неиспользованных днях
отпуска;
– образование.
Для кадровика программа «Кадры» подготовит к подписи бланк
практически любого документа: штатного расписания, рабочего графика,
заявления об отпуске или увольнении (рисунок 9).
Рисунок 9. Интерфейс ИС «Кадры»
33
В результате анализа описанного программного обеспечения можно
сделать вывод, что в настоящее время нет определенного программного
продукта, который бы обеспечивал выполнения всех требований по
автоматизации процесса аттестации персонала.
Другими словами, рассмотренные примеры ПО или не имеют
необходимого уровня гибкости настройки своих основных параметров под
деятельность рассматриваемой компании, или имеют слишком большой
функционал, за который нет смысла руководству переплачивать.
То есть, вопрос автоматизации рассмотренного БП для компании в
полном объеме еще не решен.
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В рассматриваемой схеме планирования основных задач для разработки
проекта автоматизации выделяются несколько стадий. Первая стадия – анализ
стратеги.
Стоит отметить, что в условиях конкуренции будут «выигрывать» те
предприятия, где стратегии в бизнесе будут объединяться со стратегиями в сфере
информационных технологий.
В результате реальной альтернативой для варианта выбора
автоматизированной системы считается подбор совокупности ПО разных
поставщиков, которая удовлетворяет наилучшим образом функции
автоматизации организационного управления.
Рассматриваемый подход значительно смягчает основные проблемы во
внедрении или привязке программных средств, при чем ИТ оказывается
максимально вовлеченной в функции индивидуальности конкретной
предметной области.
Заметим, что в последнее время увеличивается число организаций, фирм
предпочитает покупать уже готовые технологии и ПО, а если необходимо, то
добавлять к ним программы, которые разработаны внутренними
34
разработчиками, поскольку создание собственных ИС связано с большими
затратами, а также значительным риском.
Следующей стадией в этом процессе считается поиск и обработка
информации и отчетности, которая полученной непосредственно по
телекоммуникационным каналам.
Далее выполняется конкретный подход к каждой из поставленных задач
для снижения общей нагрузки на персонал. Затем результаты решения
указанных задач передаются непосредственно руководителю ООО «Нэт Бай Нет
Холдинг».
На указанном этапе возможно выполнять корректировку работы.
Различают четыре основные варианта стратегии автоматизации:
– хаотичная автоматизация;
– автоматизация в разрезе участков;
– автоматизация в направлении;
– комплексная автоматизация.
В рассматриваемом случае выбрана стратегия автоматизации процесса
атестации по участкам. В результате этого руководство ООО «Нэт Бай Нет
Холдинг» сможет автоматизировать свою деятельность, при этом получив
определенный экономический эффект.
Для ООО «Нэт Бай Нет Холдинг» разработка стратегии для реализации
проекта будет следующей:
– анализ направления деятельности компании;
– анализ плана развития ООО «Нэт Бай Нет Холдинг»;
– определения свойств разрабатываемой системы автоматизации;
– определение функциональности системы;
– выполнение анализа существующих разработок;
– реализация стратегии автоматизации;
– выбор метода приобретения ПО;
– определение архитектуры ПО;
35
– разработка бизнес-плана.
На сегодня применяются две ключевых стратегии по автоматизации
документооборота:
– адаптация существующего продукта непосредственно под
рассматриваемый бизнес-процесс ООО «Нэт Бай Нет Холдинг»;
– реорганизация БП и последующая автоматизации, упрощенной
структуры.
1.3.3.Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Способы приобретения ИС – это описание последующих действий от
определения или формализации решения в необходимости ИС и до момента пока
она не будет внедрена в деятельность ООО «Нэт Бай Нет Холдинг». Существуют
следующие методы приобретения АИС:
– разработка (заказная или самостоятельная);
– покупка готово решения;
– покупка и доработка ИС;
– аренда ИС.
Стоит отметить, что при покупке готового решения надо выбрать такое
решение, что полностью будет соответствовать четко определенным схемам
ведения бизнеса. Это очень сложно, поскольку производители систем
автоматизации не всегда могут угодить клиентам и их ИС получаются
перегруженными ненужным функционалом, за который надо платить.
Также приобретаемая ИС не подходит из-за перечня недостатков,
нехватки функциональности, плохо продуманного направления будущего
развития ИС, длительный срок адаптации непосредственно под требования
компаний.
Заказ разработки ИС у сторонних разработчиков позволяет получать
информационную систему, которая удовлетворяет бизнес-правилам ООО «Нэт
Бай Нет Холдинг» в настоящий момент. Но при изменении БП возможно