46
Рис 8. Форма оформления заказ-наряда
Затем техника отправляется к специалисту занимающемся ремонтом,
все перемещения техники отслеживаются в системе и в любой момент
клиент может получить оперативную информацию о статусе ремонта.
2.2.3 Характеристика выходной информации в ИС
Результатная информация является важнейшей информацией, так как
ради нее и создаются системы подобного класса. Результатная информация
представлена в виде следующих документов и отчетов:
Документы:
Заказ-наряд на выполнение ремонтных работ;
Акт выполненных работ.
Отчеты:
Отчет о результатах деятельности компании (за период);
Отчет о результатах деятельности мастера (за период).
После того как ремонт осуществлен и была оценка стоимости всех
услуг. Мастер оформляет акт о выполнении работ и вносит необходимые
данные в систему. (См. Рис. 7)
47
Рис. 9 Окно заполнения выполненных ремонтных работ
Клиенту отправляется оповещение на электронную почту или звонок
по телефону.
Затем клиенту выставляется счет, который оплачивается на кассе
По факту оплаты техника выдается клиенту и данные о выдаче
вносятся в ИС.
Для выходной отчетности служит пункт «Отчеты» в главном меню
программы. Там можно увидеть отчеты о затратах и прибыли компании за
определенный период времени. Также можно увидеть статистику работы с
заказами каждого мастера или всей компании в целом, например:
отмененные заказы
ожидающие запчастей
готовые заказы
выданные клиенту
Это позволяет точно определить рабочую нагрузку на работников и
равномерно распределять её между ними, что обеспечит оперативное
выполнение работы в указанные сроки.
Рис. 10 Отчет о работе компании за определенный период
48
2.3 Программное обеспечение автоматизации
2.3.1 Описание ИС используемой для автоматизации
Проанализировав нужды и требования компании, которые
заключаются в автоматизации и одновременной модернизации процесса
приема техники на ремонт. Было принято решение о приобретении готовой
ИС для автоматизации от компании «1С».
Данная информационная система для автоматизации процессов с
использование баз данных, является современным комплексным решением
для автоматизации процессов и документооборота всего сервисного
центра, а не только процесса приема техники, что предоставляет компании
пространство для расширения работы системы в компании и расширения
сферы её деятельности внутри компании, не прибегая к покупке другой
программы. Данная программа является лидером рынка, отвечает всем
предъявляемым компанией требованиям по автоматизации и отвечает всем
современным стандартам.
Система автоматизированного учета с использованием базы данных
от компании «1С» является комплексным решением, позволяющим
полностью автоматизировать работу предприятия, занимающегося
ремонтом вычислительной техники.
Программа отлично подходит для автоматизации внутреннего
документооборота предприятия, а также его процессов. Данная система
предоставляет возможность автоматизировать различные функции и
процессы предприятия, например, управленческий учет, анализ и
составление отчетов о прибыли, автоматизация снабжения, розничной
торговли и др. Это позволяет эффективно осуществлять управление и
контроль предприятия, занимающегося ремонтом и обслуживанием
любого вида оборудования.
49
Рис 11. Интерфейс раздела соглашения с клиентом
программы «1С: Управление сервисным центром»
Также данная система для автоматизации имеет множество других
особенностей, которые её выделяют со стороны конкурентов:
Использование метрик для оценки свойства сервиса покупателей в
рамках договоров
Конструктор печати контракта с контрагентами выделяет
вероятность редактировать как заполняемые поля, например и
предопределенные характеристики контракта
АРМ сотрудника Сall-центра:
o регистрация поступающих документов и заявок в разрезе точек
и техники сервиса
o анализ зарегистрированных заказов и мероприятий
o отслеживание последующих действий
o контроль выполнения работ
50
Рис 12. Интерфейс раздела взаимодействия с клиентами
программы «1С: Управление сервисным центром»
Рис 13. Интерфейс раздела ремонта и обслуживания
программы «1С: Управление сервисным центром»
51
Рис 14. Интерфейс программы «1С: Управление сервисным
центром»
Назначение мастеров на сервис определенной техники/точки сервиса
Учет и планирование рабочего времени мастеров. Вероятность учета
рабочего времени и управления кадрами для расчета заработной
платы
Механизм рассредотачивания заявок по мастерам
Сервис самодействующего формирования графика выезда мастеров
и счетов на плату
Учет оплат ремонтных дел: предварительная оплата,наличные и
безналичный банковский платежСпециализированное рабочее место
продавца-кассира:
o оформление чеков ККМ;
o оплата товаров и услуг наличными и безналичными
денежными средствами;
o открытие/закрытие смены;
o печать Х-отчета;
52
o прием/выемка денежных средств;
o возврат товара.
Рис 15. Интерфейс раздела склада программы «1С: Управление
сервисным центром»
Сервис доставки товара от клиента/к клиенту
Учет товарных операций. Оформление прихода и реализации
товаров, перемещения товаров и материалов для ремонта
Автоматические скидки и наценки, в том числе и по дисконтным
картам
Бонусные программы лояльности
Аналитические отчеты, позволяющие анализировать оказанные
услуги, текущие ремонты, невыполненные заказы, задолженность по
взаиморасчетам с поставщиками и клиентами и т.д.
Монитор начальника практически сразу выводит информацию по
главным участкам работы фирмы
Взаимодействие с вендорами. Формирование отчетов по требуемому
формату вендора
53
Работа с эквайринговыми системами, учет оплат товаров по
платежным картам
Интеграция с системой «клиент-банк» или обмен с банком по
прямому каналу
Использование мастеров и помощников: помощники оформления
документов оплаты, ремонта, распределения плановых выездов;
мастера оформления заказов, группового оформления ремонтов,
создания ЭКЛЗ по диапазону номеров
SMS и e-mail рассылки уведомят клиентов об изменениях этапов
ремонта, напомнят о необходимости возврата подмены
Загрузка контактов из адресной книги Google
Обмен электронными документами с контрагентами с
использованием электронной цифровой подписи
Создание сайта в один клик: интернет-магазин, сайт компании,
лендинг, сайт специалиста
Обмен с сайтом предприятия на платформе «1С-Битрикс»
Обмен данными с «1С: Бухгалтерия предприятия» ред.2.0, «1С:
Бухгалтерия предприятия» ред.3.0, «1C:Розница 8. Магазин бытовой
техники и средств связи» ред.2.1, «1С:Розница 8» ред.2.1
Поддержка различного дополнительного технического оборудования
используемого в торговле: фискальные регистраторы, принтеры
чеков, терминалы сбора данных, сканеры штрихкодов, дисплеи
покупателя, платежные терминалы, считыватели магнитных карт
«1С: Управление сервисным центром» позволяет:
Автоматизировать рабочие места сотрудника call-центра,
приемщика, мастера, сотрудника ЦТО, продавца-кассира
54
Оптимизировать работу персонала и сократить простои за счет
использования механизма по распределению загрузки мастеров, в
том числе и выездных
Оперативно отслеживать заявки на ремонт и техобслуживание,
стадию их исполнения, стоимость работ
Оптимизировать заказ запчастей производителям и поставщикам с
учетом потребностей сервисного центра и имеющихся заявок
клиентов
Контролировать задолженность по взаиморасчетам
Повысить эффективность работы компании, предоставляя
владельцам и руководителям широкий спектр инструментов для
управления, а сотрудникам — новые возможности для продуктивной
ежедневной работы
2.3.2 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
В этой дипломной работе я автоматизирую часть цепи процесса
ремонта техники. Автоматизация коснется процесса приема техники на
ремонт. Данная работа является рутиной и сопровождается оформлением
большого количества данных с последующим оформлением документов,
что влечет за собой большую трату времени работника.
Главное меню программы предоставляет функционал для оформления
всех необходимых данных и прямого их занесения в базу данных.
Программа обрабатывает внесенные сотрудником данные и отправляет
далее в виде заказ-наряда мастеру по ремонту, который в свою очередь
также работает с этой программой.
Построение дерева функций позволяет в дальнейшем построить
сценарий диалога пользователя в программе. Дает возможность выявить
55
состав пошаговых действий пользователя для выполнения той или иной
задачи.
В систему вносятся первичные данные. Такие как например данные
клиента, оформление заявок, учет оборудования и дальнейшее
необходимое редактирование информации которая хранится в базе данных
программы.
В главном меню можно зайти в каждый раздел посредством нажатия
на соответствующие кнопки функций.
К обработке информации относятся функции для закрытия наряда
работ и составления отчетов. В отчетах можно проследить движение
любой ремонтируемой техники внутри компании, составить отчет о
деятельности компании за определенный срок, просмотреть журнал
регистрации заказов и всех производимых в них работ.
Древо функций является иерархической схемой, которая отображает
группы функций, которые содержит программа. В ней показывается
отношение существующих в программе функций к основным или
служебным. К основным функциям обычно относят те из них которые
задействованы в непосредственной работе программы и они отображают
особенности процессов происходящих в них. К служебным функциям
относятся те из них которые не участвуют в обработке данных но
позволяют настроить основные функции или предоставить по ним
справочную информацию.
Рассмотрим определения:
основной – к нему относятся те функции программы, с помощью
которых полностью осуществляется необходимая работа и достигается
правильный результат