55
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому
обеспечению
Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических
средств, который предназначен для работы информационной системы, а также
соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
Для внедрения информационной системы необходимо наличие сервера,
на котором необходимо установить активную часть программы. В рамках
технической архитектуры информационной системы есть сервер базы данных,
куда необходимо загрузить все данные. Доступ к серверу разрешается
небольшому количеству пользователей, однако при расширении функционала
информационной системы предполагается увеличение пользователей из числа
клиентов. В связи с этим сервер должен иметь большую оперативную память,
большую память жесткого диска, высокое быстродействие.
Для внедрения информационной системы документооборота
планируется использовать сервер раннее установленный в юридической
компании. Он является достаточно мощным для размещения на нем данных
решаемой задачи автоматизации. Его основные технические характеристики:
процессор Intel Xeon E-2124 с тактовой частотой 3,3 ГГц и кэш-
памятью 8М;
8 ГБ оперативной памяти 2666 МТ с DDR4 ECC UDIMM;
в наличии имеется слот PCIe Riser, 1x слот FH x8 PCIe Gen3, слот LP
x4 PCIe Gen3, а также R240/R340;
управление осуществляется с помощью iDRAC8 Basic, а хранение – за
счет контроллера PERC H330 RAID;
сервер оснащен жестким диском на 1 ТБ, с параметрами вращения 7,2
К / мин и интерфейсом SATA 6 Гбит/с. Также имеется 3,5-дюймовый жесткий
диск с возможностью замены;
питание обеспечивается двойными блоками на 350 Вт с
возможностью их замены;
56
присутствует сетевой контроллер NIC – 2 порта 1GbE;
шасси 3,5 дюймов позволяет установить до 4 хард-дисков;
из механических приспособлений сервер снабжен стандартной рамкой
Dell EMC 1U, а также скользящими рельсами ReadyRails без кабельного
рычага;
из портов сервер оснащен фронтальными USB 2.0 и IDRAC micro USB
2.0;
позади расположен последовательный порт, VGA и два разъема USB
3.0.
Основные характеристики рабочих станций:
процессор Intel Core i7-8750H NVIDIA Quadro P1000;
8Gb оперативной памяти DDR2 PC2-5300;
дисковая подсистема SATA onBoard RAID;
интегрированный сетевой адаптер 10/100/1000Mbit Ethernet;
выход в интернет осуществляется через VPN-сервер. Его
характеристики:
поддержка операционных систем MS Windows 8, 10;
интеллектуальное обнаружение доступности узла сети (DPD);
интегрированный межсетевой экран;
обеспечение защиты трафика на уровне аутентификации/шифрации
сетевых пакетов по протоколам IPSec AH и/или IPSec ESP;
обеспечение пакетной фильтрации трафика с использованием
информации в полях заголовков сетевого и транспортного уровней;
возможность получения сертификатов открытых ключей по протоколу
LDAP;
поддержка маскировки реального IP адреса (туннелирование
трафика);
управляемое событийное протоколирование (syslog);
57
мониторинг глобальной статистики по протоколу SNMP,
совместимость с CiscoWorks Monitoring Center for Performance 2.0.2, входящий
в состав CiscoWorks VMS 2.3;
прозрачность для работы сервиса QoS;
поддержка инкапсуляции пакета ESP в UDP (NAT traversal);
совместимость с PKI и LDAP службами зарубежных и российских
производителей (RSA Keon, Microsoft, SunONE, КриптоПро, Валидата и
Сигнал-КОМ).
Таким образом, указанные характеристики технических средств,
установленных в компании, показывают, что для разработки информационной
системы нет необходимости в использовании дополнительных технических
средств, в связи с чем повышается экономическая эффективность проекта.
Выводы
В данном разделе проведен анализ предметной области
информационной системы, также представлена организационная структура
компании. Рассмотрена программная и техническая архитектура существующей
информационной системы компании. Проведен анализ системы обеспечения
информационной безопасности и защиты информации в компании.
Проанализированы существующие разработки для автоматизации
документооборота на предприятии.
На основании проведенного анализа принято решение о необходимости
разработки и внедрения автоматизированной информационной системы
документооборота собственной разработки.
Для решения поставленной задачи выбрана среда разработки СУБД
Microsoft Access в связи с возможностью минимального времени разработки и,
следовательно, это приведет к снижению затрат, при сохранении хорошего
качества и надежности программного продукта.
58
II. Проектная часть
2.1. Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
Методология проектирования информационных систем (ИС) описывает
процесс создания и сопровождения систем в виде жизненного цикла ИС,
представляя его как некоторую последовательность стадий и выполняемых на
них процессов.
Для каждого этапа определяются состав и последовательность
выполняемых работ, получаемые результаты, методы и средства, необходимые
для выполнения работ, роли и ответственность участников. Такое формальное
описание ЖЦ ИС позволяет спланировать и организовать процесс
коллективной разработки и обеспечить управление этим процессом.
Жизненный цикл – это модель создания и использования
информационной системы, которая отражает ее различные состояния, начиная
с момента возникновения необходимости в данной системе и заканчивая
моментом ее полного завершения использования у всех без исключения
пользователей [8].
Рассмотрим поэтапную модель с промежуточным контролем
жизненного цикла. При разработке информационной системы ведется
итерациями с циклами обратной связи между этапами.
Межэтапные корректировки дают возможность учитывать реально
существующее взаимовлияние результатов разработки на различных этапах;
время жизни каждого из этапов растягивается на весь период разработки.
Данная модель является предпочтительной моделью жизненного цикла
для проекта автоматизации документооборота.
Использование международного стандарта жизненного цикла
информационных систем, представленного на рис.2.1, дает возможность
значительно сэкономить усилия, время и материальные ресурсы. В этом
главное преимущество использования моделей жизненного цикла такого типа,
апробированных многократно и повсеместно.
59
Рисунок 2.1. Поэтапная модель с промежуточным контролем
жизненного цикла информационной системы
Проект по автоматизации документооборота в соответствии с данной
моделью жизненного цикла включает в себя 5 основных этапов.
Этап 1. Анализ и формализация требований.
Определяются цели и задачи проекта, а также видение за счет чего они
могут быть достигнуты. Проводится анкетирование, выявляются потребности
компании. Далее формализуются требования к системе в виде Устава проекта.
Готовится план-график проекта, определяются роли и пользователи системы.
Этап 2. Настройка системы автоматизации документооборота.
На основе Устава проекта производится настройка системы: настройка
объектов, процессов, ролей, отчетов, механизмов импорта-экспорта и других
компонент системы. Настройка производится консультантами без
программирования, что обеспечивается за счет высокой гибкости решений.
Этап 3. Внедрение.
Производится предварительный сбор и подготовка данных.
Производится установка системы. Производится интеграция со сторонними
подсистемами, перенос имеющихся данных в систему. Создаются роли
пользователей, настраиваются их права доступа к функциям, объектам,
отдельным информационным полям
Этап 4. Запуск в эксплуатацию.
Разработка требований
Проектирование
Реализация
Тестирование
Ввод в действие
60
Этап включает подготовку требований к персоналу, обучение
сотрудников. Основная цель обучения заключается в донесении до конечных
пользователей того, как они могут использовать новый инструмент для
выполнения их повседневных задач. Производится переход к эксплуатации
системы [10].
Этап 5. Сопровождение и техническая поддержка.
После запуска системы в эксплуатацию начинается этап сопровождения.
Первое время производится сопровождение пользователей непосредственно на
стороне заказчика. В дальнейшем сопровождение пользователей выполняется в
основном удаленно по телефону и e-mail, а также силами специалистов
заказчика, прошедших соответствующие курсы.
Внедрение проекта состоит в следующих этапах:
подготовке проекта (экспресс-обследование);
детальном обследовании бизнеса процессов компании;
разработке дизайна интерфейса системы;
составлении технического задания на разработку системы;
реализации системы (конфигурирование, тестирование);
опытной эксплуатации;
вводе в промышленную эксплуатацию;
сопровождение.
Грамотно и своевременно организованное административное
управление проектом со стороны Заказчика и Исполнителя также
способствовало успешному внедрению. Была создана совместная команда
проекта с четко выделенными обязанностями:
куратор проекта;
администратор проекта;
руководитель проекта.
В ходе проектирования автоматизированной системы документооборота
сотрудникам компании были организованы обучающие курсы, которые дали им
возможность получить необходимые навыки для работы в системе.
61
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
Основные подходы и принципы внедрения электронного
документооборота схожи с внедрением любого комплексного IT-решения по
управлению компанией.
Проблемы реализации проектов делятся на организационные,
экономические и технические.
Организационные проблемы связанны с человеческим фактором:
недостаточная мотивация сотрудников к работе с новой
информационной системой;
низкий уровень компьютерной грамотности сотрудников компании;
неполное или ошибочное определение задач, которые ставятся перед
системой.
Экономические проблемы необходимость вложения значительных
средств, при том, что экономический эффект от внедрения не сразу заметен.
Технические проблемы необходимость создания качественной
инфраструктуры, сложности интеграции с уже существующими системами [13].
Для эффективного внедрения информационной системы электронного
документооборота необходимо:
заинтересованность руководства компании в реализации проекта;
разработка и внедрение концепции развития документационного
обеспечения компании, плана внедрения системы электронного
документооборота, выбор руководителя проекта, формирование рабочей
группы;
четкое распределение обязанностей и полномочий всех, кто вовлечен
к внедрению системы;
внедрение пилотного проекта по отработке бизнес
процедур, подлежащих автоматизации;
обучение сотрудников на постоянной основе и на всех этапах
внедрение.
62
На каждом этапе разработки автоматизированной системы
документооборота компании проводился анализ возможных рисков, и
предпринимались меры по их предотвращению. Ход работ и результаты
каждого этапа документировались, использовалась собственная система
документации проекта, которая была создана с учетом особенностей клиента и
использовалась на следующих этапах и при приемке системы в эксплуатацию.
К факторам риска, оказывающим заметное влияние на деятельность
юридической компании ООО «Эсплористо» относятся:
Излишняя самоуверенность
Автоматизированную систему документооборота необходимо настроить
под конкретные задачи. Ошибочно считать, что без специальной подготовки
можно справиться с данной задачей. Проще и надежнее всего обратиться к
специалистам компании-разработчика или ее сертифицированным партнерам,
которые смогут провести аудит процессов компании и настроить их в
электронном виде.
Экономия на технической поддержке
В процессе разработки и особенно на этапе внедрения
автоматизированной системы документооборота может появиться множество
технических вопросов, решить которые может только специалист, а его услуги
необходимо оплатить. Также может возникнуть потребность в доработке
информационной системы, а это тоже дополнительные расходы. Если компания
занялись полной автоматизацией, экономнее оформить в штат компании
программиста или оплатить услуги по техподдержке от разработчика
автоматизированной системы, чем оплачивать разовые консультации.
Однобокое описание процессов
Для разработки автоматизированной системы документооборота
необходимы совместные усилия сторонних экспертов и специалистов
юридической компании. Желательно, чтобы команда проекта включала
сотрудников различных отделов, которые задействованы в разработке
63
информационной системы, а также ключевого специалиста в лице
руководителя компании или его заместителя, которые разбираются в
стратегических вопросах.
Отказ от обучения
Важное значение для внедрения автоматизированной системы
документооборота имеет обучение сотрудников. Обучение можно проходить в
форме вебинаров, это обучение является бесплатным и не отнимает много
времени. За дополнительную оплату есть возможность заказывать очные
занятия для сотрудников.
Сопротивление сотрудников
Идея использовать автоматизированную систему документооборота
появляется у владельцев юридического бизнеса для наведения порядка в
реализации юридических услуг. При благоприятных условиях
автоматизированная система документооборота повышает дисциплину и
определяет интенсивность работы каждого сотрудника. Такие изменения
нередко приводят к саботированию: сотрудники компании продолжают вводить
данные клиентов в Excel-таблицы и делать записи на бумажных носителях. Для
решения данной проблемы необходимо на этапе запуска системы разработать
систему мотивации, а в первое время ввести систему поощрения наиболее
активных пользователей.
Нежелание тратить время
Внедрение автоматизированной системы документооборота в разных
компаниях занимает разное время. Иногда возникают технические трудности
при интеграции с системами учета и процесс затягивается, требуя пристального
контроля со стороны руководства. Чтобы снизить временные риски,
необходимо заложить в расчет затрат на внедрение дополнительное время,
которое может понадобиться на более сложную настройку системы под бизнес-
процессы компании и тестирование всех интеграций.
64
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации
Современные информационные системы и технологии являются
средством повышения производительности и эффективности работы
сотрудников компании. В условиях экономики постиндустриального общества,
информация становится наиболее ценным и дорогим ресурсом, а проблемы
информационной безопасности - все более сложными и практически
значимыми. Информационная безопасность является одной из составляющих
частей экономической безопасности, формирует модель защищенности
компании [22].
Действия по обеспечению информационной безопасности должны
соответствовать потребностям компании, быть обоснованными с
коммерческой, технической и организационной точек зрения.
Основными целями информационной безопасности являются:
конфиденциальность информации и данных;
целостность информации, данных и процессов;
доступность информации, данных, систем, процессов и всех
необходимых ресурсов;
поддержка реализации бизнес-стратегии компании по аспектам
информационной безопасности;
защита информационных ресурсов компании от внешних и
внутренних, умышленных и непреднамеренных угроз информационной
безопасности;
защита законных интересов компании от противоправных действий,
разглашения, утраты, утечки, искажения и уничтожения классифицированной
информации, нарушение работы информационных систем, технических средств
и бизнес-процессов.
Основными принципами информационной безопасности являются: