12
организационной структуры заключается в том, что общение внутри
компании может быть достаточно жестким, что делает организацию
медленной и негибкой. Поэтому латеральная связь между функциями
становится очень важной, так что информация распространяется не только
вертикально, но и горизонтально внутри организации. Связь в
организациях с функциональными организационными структурами может
быть жесткой из-за стандартизированных способов работы и высокой
степени формализации.
В целом функциональная организация лучше всего подходит
производителю стандартизированных товаров и услуг при больших
объемах и низкой стоимости. Координация и специализация задач
централизованы в функциональной структуре, что делает производство
ограниченного количества продукции или услуг эффективным и
предсказуемым. Кроме того, эффективность может быть реализована и в
дальнейшем, поскольку функциональные организации интегрируют свою
деятельность вертикально, с тем чтобы продукция продавалась и
распределялась быстро и по низкой цене.
Несмотря на то, что функциональные блоки часто работают с
высоким уровнем эффективности, их уровень сотрудничества друг с
другом иногда скомпрометирован. Такие группы могут испытывать
трудности в работе друг с другом, поскольку они могут быть
территориально разделены и не хотят сотрудничать. Возникновение
столкновений между подразделениями может привести к задержкам и
потере времени, что приведет к отставанию проектов от графика. В
конечном счете, это может привести к снижению уровня производства в
целом и приверженности сотрудников компании достижению
организационных целей.
13
Организационная структура предприятия ООО «Талисман»
представлена на рисунке 1. На рисунке 2 представлена структура
экономического отдела предприятия.
Существует несколько основных модели организационной
структуры компаний: горизонтальная, вертикальная и функциональная. В
горизонтальной модели существует относительно мало уровней
управления. В этой структуре, многие сотрудники имеют право принимать
ряд решений самостоятельно. Информационные потоки сверху вниз и
снизу-вверх осуществляются между сотрудниками и руководством, то есть
коммуникационные потоки от топ-уровня управления к обычным
сотрудникам и от обычных сотрудников обратно к топ-менеджменту.
Рисунок 1 – Структура предприятия ООО «Талисман»
14
Рисунок 2 – Организационная структура экономического отдела ООО
«Талисман»
В вертикальной организационной структуре существует множество
уровней управления что часто приводит к неэффективной бюрократии. В
этой структуре руководители принимают большинство оперативных
решений, и полномочия должны быть получены от нескольких уровней
сверху, прежде чем принимаются меры. Информационные потоки, как
правило, односторонние сверху вниз.
Функциональная организационная структура, к которой относится и
ООО «Талисман», представляет собой структуру, состоящую из таких
видов деятельности, как координация, надзор и распределение задач.
15
Организационная структура определяет, как организация работает или
работает. Под термином организационная структура понимается, как
сгруппированы люди в организации и кому они подчиняются. Одним из
традиционных способов организации людей является функция. Некоторые
общие функции внутри организации включают производство, маркетинг,
людские ресурсы и учет.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
С учетом развития бизнеса и сильной конкуренции значительно
возрастает роль информационных систем, развернутых на предприятии.
Они не только повышают скорость проведения процесс расчетов и
создания документов, но и могут снизить цену на услуги, выбрав
оптимальный по цене вариант для клиента.
Все системы могут быть разделены на подсистемы. Поскольку
компания ведет себя как система, ее различные элементы могут быть
разложены на подсистемы. Согласно теории организации, компания может
быть разделена на следующие системы:
Коммерческую;
Операционную;
Финансовую;
Управления персоналом;
информационную.
Информационная система связана со всеми другими системами и
средой. Цель информационной системы компании состоит в том, чтобы
собрать информацию, в которой нуждается предприятия и, после
необходимых трансформаций, гарантировать, что она достигнет членов
компании, которые требуют ее, или для принятия решения,
стратегического управления, или для реализации решений, принятых
16
компанией [1]. Производительность менеджера поэтому зависит от его или
ее навыков в использовании производительности информационной
системы, чтобы получить положительные бизнес-результаты.
В целях этой главы мы принимаем определение информационной
системы, данной в источнике [2]. По словам этих авторов информационная
система - формальный набор процессов, зависящих от набора данных,
структурированных в зависимости к потребностей компании, который
собирает, обрабатывает и распределяет информацию, необходимую для
операций компании и для ее соответствующего управления и действий
управления.
Вышеупомянутое определение относится к функциям и стратегиям
компании; этим передается идея о том, что информационная система
компании должна служить своей задаче. В конце концов информационная
система - только один из многих элементов, которые используют
компании для достижения своих целей, и она должна работать в
соответствии с ними. Чтобы завершить это определение информационной
системы, мы теперь пытаемся разрешить путаницу между
информационной системой и компьютерной системой. Компьютерная
система состоит из сложного соединения многочисленных аппаратных и
программных компонентов, которые являются чрезвычайно
детерминистскими, формальными системами, в которых определенный
ввод всегда дает определенный вывод. Информационные системы -
социальные системы, поведение которых в основном происходит под
влиянием целей, значений и верований частных лиц и групп и
производительностью технологии.
Сегодняшние системы информации о компании должны иметь дело с
огромным количеством данных и предоставить информацию,
структурированную по-разному в зависимости от того каким людям эта
информация предоставляется. Роль компьютерной системы поэтому
жизненно важна для информационной системы компании. Учитывая
17
главную роль информационных систем, мы полагаем, что сегодняшние
организации не могут быть эффективно управляемыми без
информационных систем, которые включают серию информационных
технологий. Информационные технологии поэтому стали
фундаментальным аспектом в управлении и маленьких и больших
компаний и позволяют им искать конкурентные преимущества.
Но информационная система - больше, чем просто компьютерная
система. Это неотделимо от системы среды организации, и в процессе
принятия решений мы не можем ожидать, что вся необходимая
информация будет предопределена, формализована и
компьютеризирована. Информация циркулирует всюду по целой
организации и горизонтально и вертикально. Информационная система -
организационная структура, которая должна управлять этими
информационными потоками с максимальной производительностью и
эффективностью для компании, чтобы выполнить свои функции в
соответствии с ее бизнес-планом или стратегией.
Сущность каждой информационной системы - то, что она
обеспечивает средства, которыми необходимая информация
предоставляется в правильный момент и с правильной структурой тем
членам компании, которые требуют ее, или для того, чтобы принять
решения, для стратегического управления или для реализации решений,
которые были приняты.
Большинство проблем, которые возникают в системах бизнес-
информации, связано с организационными, социальными или
человеческими факторами, а не техническими проблемами. Менеджеры
должны поэтому фокусироваться на соответствующем стратегическом и
тактическом приложении их информационных систем.
Информационные системы включают аппаратное и программное
обеспечение, телекоммуникации, базы данных, человеческие ресурсы и
процедуры [3]
18
Аппаратные средства
В наше время все компании используют компьютеры, обычно
персональные компьютеры (PC). Крупные организации используют
разнообразные компьютерные системы включая мэйнфреймы,
миникомпьютеры и также PC. Однако недавние усовершенствования в
технических спецификациях PC теперь означают, что они выполняют
многие задачи, первоначально выполняемые миникомпьютерами, и
различие между этими двумя категориями становится все больше и больше
размытым.
Компонент, управляющий модулями всей системы, является
центральным процессором, который выполняет инструкции, заданные
программой. Другие устройства используются, чтобы ввести данные
(клавиатура и мышь) и вывести (принтеры, мониторы).
Программное обеспечение
Есть два типа компьютерных программ: системное программное
обеспечение и прикладное программное обеспечение. Программы
системного программного обеспечения используются, чтобы управлять
ресурсами компьютерной системы и упростить программирование.
Приложения, такие как как электронные таблицы или текстовые
процессоры, непосредственно помогают пользователю сделать его работу.
Базы данных
База данных - набор взаимосвязанных данных, таких как
человеческие ресурсы организации или базы данных продукта.
База данных клиентов чрезвычайно ценна для компании, так как это
может использоваться, чтобы сообщить клиентам о новых продуктов или
разработать новые продукты, которые удовлетворяют их потребности. База
данных должна быть организована так, чтобы к ней можно было получить
доступ согласно ее содержанию; например, может быть дан запрос, чтобы
получить имена и адреса клиентов, которые были зарегистрированы в
19
предыдущем году. Базы данных управляются программными системами,
известными как системы управления базами данных (DBMS).
Телекоммуникации
Телекоммуникации - средства, которыми информация передается в
электронном виде на большим расстояния. В наше время компьютерные
системы обычно соединяются телекоммуникационными сетями. Доступны
различные сетевые соединения, чтобы удовлетворять потребностям
различных компаний. В небольшой компании PC подключаются
локальными сетями (LAN), позволяя их пользователям передать и
совместно использовать данные, задачи и оборудование. Глобальные сети
используются, чтобы подключить компьютеры на больших расстояниях,
или в компании или в различном местоположении. Интернет, ‘сеть сетей’,
соединяет огромное множество сетей во всем мире.
Эти связи позволяют пользователям ПК получить доступ к базам
данных компании и другим компьютеризированным ресурсам.
Человеческие ресурсы
Можно отличить два типа человеческих ресурсов: специалисты по
информационным системам и конечные пользователи. В список
специалистов по информационным системам входят системные аналитики,
программисты и операторы. Конечные пользователи - люди, которые
используют информационную систему.
Процедуры
Процедуры - политики и методы, которые должны сопровождаться
при использовании, работе и обслуживании информационной системы.
Процедуры должны использоваться, например, чтобы установить, когда
выполнить программу расчета зарплаты компании, чтобы определить,
сколько раз она должна быть выполнена, кому разрешено это сделать и у
кого есть доступ к отчетам, которые она представляет.
Компании или организации разрабатывают информационные
системы, чтобы помочь выполнить определенные задачи. Например, у
20
больницы будет система медицинской документации, полицейские
управления будут содержать досье, у всех компаний будет система
начисления заработной платы, супермаркеты будут использовать системы
учета запасов, в офисах будут системы автоматизации работы офиса и т.д
[4].
Все информационные системы выполняют серию функций, которые
могут быть классифицированы следующим образом:
Сбор данных.
Хранения данных.
Обработка информации.
Распределение или распространение информации.
Рассмотрим эти функции более подробно
Сбор данных
Эта функция состоит из получения внешней (связанный со средой) и
внутренней (сгенерированный в компании) информации и отправка ее
через систему связи к объектам в информационной системе, ответственной
за ее организацию, чтобы избежать дублирования и записи бесполезной
информации (шум). Группа лиц которые получают информацию, будут
зависеть от того, на какую компанию они работают. Сотрудники отдела
продаж, покупатели, менеджеры на разных уровнях иерархии или членах
компании в прямом контакте с организациями в среде могут все
действовать как получатели информации. Сбор данных должен быть более
интенсивным в областях или секторах среды и компании, которые
подвергаются самым большим изменениям.
Как только информация была собрана и отфильтрована, и удаленна
избыточная информация, это она сохраняется.
При проектировании подсистемы хранения данных следует ответить
на следующие вопросы:
Как информация должна храниться?
21
Какая система должна использоваться, чтобы хранить
информацию? Система может варьироваться от традиционной системы
регистрации до обработанной базы данных компьютера. Использование
одной системы или другой будет зависеть от объема данных, который
будет сохранен, как часто это будет происходить, числа пользователей и
политик разграничения доступа.
Как пользователь должен получить доступ к хранимой
информации? Информация может храниться в различных службах и
отделах, или в единственном местоположении, к которому у всех
пользователей есть доступ. Компания решит, какая из этих двух опций
является самой оптимальной, в зависимости от того, насколько определена
информация.
Обработка информации. Цель обработки информации состоит
в том, чтобы преобразовать хранимую информацию в полезную
информацию, которая будет значима для лица, которое требует его. Это -
ключевая функция всех информационных систем. Обработка информации
по существу выполняется компьютерной подсистемой. Все
увеличивающаяся в последнее время разработка компьютеров означала,
что, с одной стороны, объем сохраненных и обработанных данных
постоянно увеличивается, и с другой стороны, падающая стоимость
аппаратных средств привела к обобщенному использованию компьютеров.
Распределение и распространение информации
Мало того, что информационная система должна предоставить
информацию, которую каждый пользователь запрашивает, но она также
должна распространить информацию между другими людьми в компании.
Различные члены компании должны знать об определенной информации о
компании и среде, чтобы ответить более быстро и эффективно на
повседневные ситуации, которые требуют незамедлительного решения.