42
складе с использованием складских учетных карт, которые ведут материально-
ответственные лица; систематический мониторинг учета работников
непосредственно на складе для правильного и своевременного
документирования операций, связанных с движением материалов и ведением
инвентарных записей материалов; предоставить бухгалтерам право проверять
соответствие реальных материальных балансов в натуральном выражении
данным складского учета; бухгалтерский учет путем учета движения
материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по реальной
стоимости в рамках групп материалов и мест их хранения; систематическое
подтверждение (перекрестная сверка) складских и бухгалтерских данных путем
сравнения материальных сальдо по (количественным) складским регистрам,
оцененным по принятым учетным ценам, с материальными сальдо по данным
бухгалтерского учета.
Оперативно-бухгалтерский метод учета материалов предполагает
ведение на складах только количественного и сортового учета движения
материалов. Это осуществляется по учетным карточкам материалов.
Бухгалтерией открываются карточки для каждого номера позиции ТМЦ и
передаются заведующим склада. Когда материалы поступают на склад,
кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий документ и
регистрирует их в инвентарный лист склада (карточку складского учета). На
основании расходных документов (лимитно-заборные карты, требования, счета-
фактуры, накладные) расход материала регистрируется на карту складского
учета.
Перенос данных лимитно-заборных карт на карты складского учета с
данными об отпуске может также выполняться, когда карты закрываются (в
случае если они на одну позицию материалов), но не позднее 1-го числа месяца,
следующего за отчетным месяцем. В этом случае карты лимита хранятся в
течение одного месяца с соответствующими картами учета. Остаток карты
отображается после каждой записи. Функции кладовщика включают запись
учетных цен в документах на получение и расход материалов и
43
регистрационный номер в карте склада. В сроки, установленные графиком,
кладовщик устанавливает реестры документов приема и потребления
материалов, указывая количество документов, количество и группы материалов,
к которым они относятся. Бухгалтер отдела материалов получает документы из
реестров непосредственно на складе от ответственного лица, тщательно
проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в учетных
карточках склада (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет
своей подписью, после чего карта приобретает силу реестра бухгалтерского
учета.
Бухгалтер должен также проводить проверки и выборочные проверки на
складах фактического наличия остаточных материалов, которые являются
особенно редкими и дорогостоящими. По поводу нарушений, выявленных в
работе финансово ответственных лиц и по результатам выборочной проверки,
замечания вносятся в специальный складской журнал и доводятся до сведения
главного бухгалтера компании.
Учет ТМЦ с использованием высокоавтоматизированных программ
позволит экономить один из самых важных ресурсов - время, которое
сотрудники могут использовать для других производственных операций, для
более глубокого анализа сельскохозяйственной деятельности, планирования и
прогнозирования.
Рациональность автоматизации учета товарно-материальных ценностей
заключается в следующем:
1. Значительно повышает производительность труда бухгалтеров. Они
освобождены от технической и рутинной работы и больше заняты творческой
работой, что позволяет им проводить другие более важные углубленные
исследования и ставить более сложные задачи учета ТМЦ.
2. Более расширенное и углубленное изучение процессов учета ТМЦ, более
углубленное исследование и выявление резервов ТМЦ.
3. Значительно повышаются оперативность и качество учета за счет высокой
скорости выполнения складских операций, за счет оптимального планирования
44
действий работников.
4. Бухгалтер более ясно отслеживает полную и достоверную информацию о
хранящихся товарно-материальных ценностях, их движении.
5. Усовершенствуется организация контроля персонала.
6. Упрощается процесс отслеживания сроков хранения ТМЦ.
ООО «Идаванг Агро» успешно развивается, это можно увидеть,
анализируя годовую отчетность предприятия, основные показатели которой
отражены в таблице 5.
Таблица 5.
Основные финансовые показатели ООО «Идаванг Агро».
Основные финансовые
показатели субъекта
крупного
предпринимательства
(руб.)
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Выручка
1 959 295 00
0
2 086 681 00
0
2 196 108 00
0
Прибыль (убыток) до
налогообложения
59 928 000
130 582 000
289 986 000
Чистая прибыль (убыток)
72 859 000
136 233 000
278 496 000
Такой анализ может быть проведен для любого периода времени и для
любой отрасли компании, необходимого на данный момент, очень быстро,
используя возможности многофункционального промышленного решения
программы 1С, использованного в бухгалтерском учете Идаванг Агро.
1.5. Отчеты участка «Учет материалов» задачи и обоснование
необходимости автоматизации
Стандартные бухгалтерские отчеты используют сводные и аналитические
бухгалтерские данные. Бухгалтер имеет возможность генерировать отчет,
необходимый в определенное время, для конкретной организации за
определенный период времени.
1) Для просмотра информации о результатах за период используется отчет
45
«Оборотно - сальдовая ведомость по счету». Этот отчет отражает остатки и
обороты выбранного счета. Он позволяет детально изучить оборот субсчетов
счета, а для счетов, для которых выполняется учет затрат, мы можем
просмотреть детали конкретных объектов учета затрат (субконто). Отчет также
позволяет определить основные параметры отчета: счет учета, отчетный период,
данные по количеству.
2) Отчет «Карточка счета» отражает выборку информации об операциях,
которые относятся к выбранному периоду, в котором использовался выбранный
счет, и всегда сортируется по дате. В отчете также можно увидеть информацию
об остатках в начале и конце периода, обороте за период и остатках после
каждой операции по выбранному счету.
Если возникает необходимость, мы можем определить оборот материалов
за день, за неделю, за месяц.
3) Отчет «Анализ счета» показывает оборот между выбранным счетом и
остальными счетами за определенный период, а также остатки на выбранном
счете в начале и в конце периода.
Этот отчет позволяет получить дополнительную информацию о субсчетах
и объектах аналитического учета для проанализированных и
корреспондируемых счетов.
4) «Отчет по проводкам» позволяет просматривать информацию о
проводках, выбранных по заданным параметрам. При использовании настроек
по умолчанию в отчете отображается список проводок за выбранный период.
Можно также использовать фильтр по счетам, субконто, операциям.
5) В отчете «Анализ субконто» для каждого объекта аналитического учета
указывается выбранный тип субконто, начальное сальдо, конечное сальдо и
оборот для всех счетов, на которых был учтен объект.
Таким образом, во время исследования компании Идаванг Агро были
выявлены неавтоматизированные формы отчетов проверки наличия и учета
отгрузки материальных ценностей. А именно, форма отчетности «Остатки
материальных ценностей на складе» и «Отчет об отгрузке и реализации
46
материальных ценностей со склада». Основной задачей ВКР является создание
модуля отчетов «Остатки материалов на складе» и модуля «Отчет о реализации
излишков материалов со склада» для повышения эффективности учета.
1.6. Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи. Обоснование, необходимое для решения задач в программе 1С:
Предприятие (Общие сведения)
Анализ существующих разработок для автоматизации задачи.
В настоящее время на российском рынке существует реальное
разнообразие предложений по разработке и поставке автоматизированных
систем по учету ТМЦ. Вот некоторые из компаний, которые предлагают на
российском рынке: IT; АйТи; АиТСофТ; АСК; Бизнес Сервис-Софт; Бэст;
Омега; Риккон; Трансфер Эквипмент Восток; 1С; Эксперт; INFIN; Oracle;
Renaissance; Robertson&Blums; Учет ТМЦ; Большая птица; SAP AG и другие.
Рассмотрим некоторые из них.
«Склад +» - очень простая и практичная программа, в которой есть все
необходимое:
-Создание документов для оприходования и расходования товаров и
материалов;
- Печать первичных документов;
- Возможность экспортировать прайс-лист в таблицу Excel;
- Формирование предварительных запросов;
- Группировка ТМЦ по разделам и т.д.
БухСофт считается лучшей складской программой. Основными
преимуществами являются простота разработки, множество функций и
доступная цена. Малый и средний бизнес выбирает BuchSoft, так как она
надежна и имеет отличный пользовательский интерфейс. Программа помогает:
- Руководству быть в курсе продаж и расчетов с контрагентами и знать остатки
на складе;
- Бухгалтеру получать данные из системы для бухгалтерского и налогового
47
учета;
- Покупателям размещать заказы, рассчитывать потребности в запасах, получать
электронные документы от поставщиков;
- Продавцам быстро формировать документы на продажу товаров, вести заказы,
определять закупочную политику компании;
- Складские работникам полностью контролировать товарооборот, проводить
инвентаризацию.
Среди российских разработчиков наиболее популярны в области
программного решения, программы от компаний 1С и «Большая птица». Ещё
существуют специализированные продукты для малого и среднего бизнеса
«Учет ТМЦ». Все они включают отдельно учет двух складов.
Справочники: товары, сотрудники, поставщики, транспорт.
Документы: приход товара, расход товара, ведомость ТМЦ, доверенность,
накладная на топливо, путевые листы.
Конкретно для нашего предприятия сравним наиболее подходящие три
системы.
В таблице 6 показаны основные отличия этих систем.
Таблица 6.
Сравнение автоматизированных систем учета ТМЦ
№
Нормы оценки
АС по учету ТМЦ
1С
Учет
ТМЦ
Больша
я птица
1
Интерфейс (от 1 до5)
5
3
5
2
Функциональные возможности
5
2
4
3
Ввод и запись данных о перемещении
материалов (приход, расход, внутреннее
движение и списание)
+
+
+
4
Ввод изменений справочника договоров
+
-
+
5
Быстрый поиск нужного материала по его
названию, номеру карточки складского учета,
подразделению или материально-ответственному
лицу
5
3
4
6
Переоценка материалов
+
+
+
7
Автоматическая генерация итоговой
информации
+
+
+
8
Работа в удаленном режиме
-
-
+
48
9
Автоматическая запись информации о суммах в
валюте в журнал регистрации
первичных документов
+
+
+
1
0
Создание и распечатка реестров приходных и
расходных накладных с выделением сумм без
НДС, суммы НДС, суммы с НДС
+
_
+
Обоснование, необходимое для решения задач в программе 1С: Предприятие
(Общие сведения)
С учетом данных полученных в ходе сравнения наиболее популярных на
российском рынке автоматизируемых систем можно сделать вывод, что
максимально охватывают и содержат весь комплекс функций по учету ТМЦ
такие автоматизированные информационные системы, как «Большая птица» и
«1С: Предприятие». Но, учитывая, что на предприятии уже ведется учет в
программе 1С, приобретение другой дорогостоящей системы будет
нецелесообразным. Поэтому разработку модулей правильнее всего делать в
программе 1С Бухгалтерия. Следовательно, в моей курсовой работе будет
создан менее затратный и более доступный способ, а также проще в освоении
для пользователей информационной системой учета ТМЦ.
Руководитель любой компании определяет задачи - основные для своего
бизнеса:
- занять лидирующие позиции на рынке;
- повысить эффективность работы сотрудников;
- создать оптимальную структуру управления.
В бухгалтерском учете это особенно важно, так как необходимо
использовать бухгалтерские программы, которые повышают эффективность
обработки данных и надежность деловой информации, для того чтобы
принимать более объективные финансовые и управленческие решения.
Одной из важных задач является автоматизация корпоративного учета и
составление финансовой отчетности для налоговых органов в условиях
рыночной экономики России. Понятно, что учет компании можно
рассматривать как внутреннюю деятельность компании, а информацией,
49
позволяющей государству оценивать финансово-хозяйственную деятельность
компании, являются отчеты (бухгалтерский баланс и другие многочисленные
формы отчетов), которые ежеквартально подаются в налоговую инспекцию по
месту регистрации компании. Кроме того, проводятся плановые и внеплановые
налоговые проверки, в ходе которых могут потребоваться все бухгалтерские
документы, включая первичные документы.
Компьютерная программа сэкономит время и усилия бухгалтера за счет
автоматизации рутинных операций для выявления арифметических ошибок в
бухгалтерском учете и отчетности, а также для оценки текущего финансового
состояния компании и его перспектив.
Необходимо обратить внимание на основные требования к системе
бухгалтерского учета. Во-первых, учетные системы, независимо от их
программной и аппаратной платформы, информационного покрытия и
стоимости, должны:
а) обеспечить качественный учет;
б) быть надежным, практичным и доступным в эксплуатации.
В функциональной концепции системы бухгалтерского учета должны:
а) выполнять арифметические вычисления без ошибок;
б) обеспечить подготовку, заполнение, проверку и печать первичных
документов и отчетов произвольной формы;
г) выполнить безошибочную передачу данных из одной печатной формы
в другую;
е) накапливать результаты и рассчитывать проценты произвольной
степени сложности;
е) обеспечить доступ к данным и отчетам за предыдущие периоды в любое
время (вести архив).
Для того чтобы эти возможности были воплощены, система должна иметь
единую базу данных о текущем состоянии корпоративных бухгалтерских и
архивных документах, любую информацию о которых можно легко получить по
запросу пользователя. Базы данных могут иметь различную структуру в
50
зависимости от характеристик корпоративного учета, но, что более важно, они
должны соответствовать принятому плану счетов. Системные модули, которые
обеспечивают расчет, суммирование результатов и начисление процентов,
должны использовать расчётные стандарты, которые приняты в настоящее
время.
Степень надежности системы в смысле ИТ означает степень защиты от
случайных сбоев и, в некоторых случаях, от преднамеренного повреждения
данных. Понятно, что современные персональные компьютеры достаточно
открыты, поэтому безусловная защита не может быть гарантирована просто на
физическом уровне. Очень важно, что после сбоя поврежденная база данных
может быть легко восстановлена и система может быть восстановлена в
короткие сроки. Только хорошие бухгалтерские системы отвечают этим
требованиям.
Большое влияние на организацию управления и производственную
структуру предприятия оказывает метод обработки хозяйственных операций в
бухгалтерском учете.
Рассмотрим основные различия между автоматизированной и
неавтоматизированной обработкой данных:
1. Однотипное выполнение операций. Компьютерная обработка
предполагает использование одних и тех же команд при выполнении
идентичных учетных операций, что исключает случайные ошибки, которые
могут возникнуть при ручной обработке. И наоборот, программные ошибки
(или другие систематические аппаратные или программные ошибки) приводят
к неправильной обработке всех однородных операций при одинаковых
условиях.
2. Разделение обязанностей. Компьютерная система может производить
большое количество процедур внутреннего контроля, которые выполняются
разными специалистами в ручных системах. Следовательно, такая ситуация
освобождает специалистов от этой работы и дает им возможность выполнять
другие функции. В конечном счете, компьютерные системы могут потребовать
51
введения дополнительных мер для поддержания контроля на требуемом уровне,
который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением
функций. Эти меры могут включать систему паролей, которая предотвращает
недопустимые действия специалистов, имеющих доступ к информации об
активах и учетных документах.
3. Возможность ошибок и неточностей. По сравнению с
неавтоматизированными учетными системами компьютерные системы более
открыты для несанкционированного доступа, в том числе для тех, кто
осуществляет контроль. Они также открыты для секретных изменений данных
и получения прямой или косвенной информации об активах. Чем меньше
человек вовлечен в автоматическую обработку учетных операций, тем меньше
вероятность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при
разработке или настройке приложений, могут оставаться незамеченными в
течение длительного времени.
4. Потенциал для усиления контроля со стороны администрации.
Компьютерные системы предоставляют администрации широкий спектр
аналитических инструментов для оценки и мониторинга деятельности
компании. Наличие дополнительных инструментов усиливает систему
внутреннего контроля в целом и тем самым снижает риск неэффективности.
Таким образом, результаты обычного сравнения фактических значений
коэффициента издержек с запланированными, а также сверки счетов, более
регулярно отправляются администрации при компьютерной обработке
информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают
статистическую информацию на компьютере, которую можно использовать для
мониторинга фактической обработки учетных операций.
5. Инициирование выполнения операций на компьютере. Компьютерная
система может выполнять определенные операции автоматически, и их
авторизация не обязательно документируется, как это делается в
неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт
того, что администрация принимает такую систему в эксплуатацию,