28
оплата труда персонала хлебозавода;
выплаты во внебюджетные фонды;
выплаты по налогам и сборам.
Расчет заработной платы сотрудников предполагает предварительную
обработку информации о сотрудниках предприятия, которая включает личную
информацию о сотруднике, а также необходимые данные для расчета заработной
платы, включая нормировку или фактически отработанное время.
Обязательной является информация о занимаемой должности и
соответствующем тарифном разряде. Соответствие занимаемым должностям
определяет документ штатное расписание. Формирование штатного расписания и
ведение личного досье персонала системы управления производственной
организации является достаточно трудоемкой задачей уже даже для среднего
предприятия.
Рис. 1.9 Процесс «Анализ расходной части»
Составление штанного расписания проводится менеджерами по работе с
кадрами, однако при необходимости в его составление подключается главный
бухгалтер и дополнительно сотрудники планово-экономического отдела,
юридического отдела и т.п. Утверждение штатного расписания относится к
29
полномочиям руководителя организации. Документооборот, связанный с
поставленной задачей затрагивает все аспекты деятельности предприятия.
Для формирования штатного расписания и ведения личных досье
персонала необходимо решение следующих задач. Внесение общей информации
по предприятию, создание справочников по должностям на предприятии
определяющим основной кадровый контур. Для каждой должности определяется
круг компетенций, расположение в структуре управления организации, включая
подчинения и управление.
Кроме этого, включается информация, связанная с требованиями к
работнику, видами оплаты труда и вариантами ставок, а также графиком работы.
Для ведения личных дел и составления штатного расписания необходима
нормативная информация, унифицированные формы для заполнения штатного
расписания типа формы Т-3. Так как штатное расписание отражает величину
оклада сотрудников, то оно должно изменяться в зависимости от установленного
уровня минимальной заработной платы, или же других нормативных актов по
тарифным сеткам.
В рамках компании ЗАО «Переславский хлебозавод» оплата труда
сотрудников проводится на основании анализа отработанного времени для всех
связанных с производственным процессом сотрудников и согласно тарифной
ставки для управленческого и обеспечивающего персонала. Фактически, оплата
труда даже по тарифной ставке начисляется по времени отработки (для
управляющего персонала определена пятидневка и 8-ми часовый рабочий день).
Расчет заработной платы сотрудников при временной оплате труда
производится согласно принципам расчета определенным законодательством
относительно повременной оплаты труда работников.
При ведении повременной оплаты труда необходимо соблюдение
следующих требований:
ведение строгого учета за фактически отработанным количеством
часов каждым работником с отображением времени простоя;
корректное распределение повременных тарифов согласно
квалификации и реальной сложности выполняемых работ;
30
разработка и обоснование норм обслуживания, нормирование
заданий и численности по каждой категории работников;
оптимизация организации труда на каждом рабочем месте для
эффективного использования рабочего времени.
Расчет повременной заработной платы производится согласно следующей
формуле (1.1):
ФТСЗП
пов
(1.1)
где ТС – тарифная ставка присвоенного работнику квалификационного
разряда в единицу времени (час, день), руб.;
Ф – фонд фактически отработанного времени час, день.
Расчет производится с использованием тарифного разряда работника, а не
работы, это вызвано тем, что повременная форма оплаты труда, как правило,
применяется для тех рабочих, которые выполняют слишком разнородную работу,
что создает сложности в установлении ее разряда.
Расчет заработной платы при повременной форме отплаты труда
производится на основании табелей, в которых отмечается число отработанных
дней и часов. Причитающаяся заработная плата определяется путем деления
установленной месячной ставки на календарное количество дней и умножения
полученного результата на фактически отработанное время. При часовой или
дневной оплате заработок определяется путем умножения тарифной ставки за час
или за день на число оплачиваемых часов или дней.
Таким образом, расчет оплаты труда, который необходим для определения
объемов расходной части бюджета и реализации непосредственной оплаты труда
проводится на основании фактически отработанного времени. Учет этого времени
ведется в документах табели учета рабочего времени.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Оформление табелей рабочего времени выполняют сотрудники различных
подразделений, которые фактически не являются специалистами в данном
вопросе. Для управляющих подразделений заполнение табеля рабочего времени
предполагает определение в виде:
выхода на работу и указания числа отработанных часов (Я8);
31
ночные часы работы (Н5);
зарегистрированного отпуска (О);
командировка (К);
отпуск по уходу за ребенком (Р).
С целью анализа необходимости использования компьютерной техники
можно схематично отразить движение внутренней документации,
сопровождающей указанный процесс (рис. 1.10).
При этом все задействованные сотрудники тратят время на выполнение
работы с данной документацией, а следовательно, идут затраты на оплату труда.
5. формирование
и передача отчёта
о состоянии
проводимых работ
Ответственный за
проверку табелей
Начальник отдела
кадров
Бухгалтер по
начислению
заработной платы
Табели учета
рабочего времени
Общий табель
рабочего времени
Подготовленный
табель учета рабочего
времени для расчета
заработной платы
Ответственный за
заполнение табеля
Создание предварительных
табелей учета рабочего
времени
Проверка корректности
заполнения табелей
Проверка корректности и
соответствия штатному
расписанию
Привязка табеля к штатному
расписанию
Объемный расчет заработной
платы
Действие
Сбор табелей учета рабочего
времени
Предварительный
расчет заработной
платы
№
1
2
3
4
5
6
Согласование рассчитанных
объемов заработной платы
Согласованный
проект расчета
заработной платы
7
Исправленные
табели
5. формирование
и передача отчёта
о состоянии
проводимых работ
Главный бухгалтер
Проверенный табель
учета рабочего
времени
Рис. 1.10 Обобщенная схема документооборота с использованием технологий
учета рабочего времени сотрудников
32
Таблица 1.6 представляет приблизительную оценку затрат для обработки
данных по табелям за месяц для расчета фактически отработанного времени
сотрудников хлебозавода в 1391 руб. для одного усредненного подразделения.
Тогда оценочно, для всего хлебозавода не менее 27813 руб. в месяц.
Значит, за год при среднем расчете по подразделениям дополнительное
время на ведение учета рабочего времени сотрудников составляет не менее
333750 руб. Прогнозные затраты не учитывают необходимой оплаты труда
сотрудников, которые выполняют учет отработанного времени в
производственном направлении напрямую. На некоторых участках используются
дополнительные должности, которые ведут учет такого рабочего времени.
Возникает вопрос о поиске путей решения проблемы: снижения расходов
на проведение такого учета. Для этого предполагается использование уже
имеющегося оборудования, которое включает пропускную систему в цеха
хлебозавода, а для сотрудников подразделений, которые работают на пятидневке
необходимо унифицировать процесс заполнения табелей.
Таблица 1.6
Анализ документооборота связанный с согласованием и определением
фактически отработанного рабочего времени
№
Процесс обработки
документов
Ответственный
Оценочное
время
обработки
(ч)
Среднечасов
ая оплата
(руб.)
Стоимость
операции
(руб.)
1
Создание
предварительных
табелей учета
рабочего времени
Ответственный
за заполнение
табеля
4
130
521
2
Проверка
корректности
заполнения табелей
Ответственный
за проверку
табеля
1
156
156
3
Сбор табелей учета
рабочего времени
Ответственный
за проверку
табеля
0,5
156
78
4
Проверка
корректности и
соответствия
штатному
расписанию
Начальник
отдела кадров
1
182
182
33
№
Процесс обработки
документов
Ответственный
Оценочное
время
обработки
(ч)
Среднечасов
ая оплата
(руб.)
Стоимость
операции
(руб.)
5
Привязка табеля к
штатному
расписанию
Начальник
отдела кадров
1
182
182
6
Объемный расчет
заработной платы
Бухгалтер по
начислению
заработной
платы
1
167
167
7
Согласование
рассчитанных
объемов заработной
платы
Главный
бухгалтер
0,5
208
104
В рамках оптимизации процесса учета рабочего времени необходимо:
автоматизировать процесс оценки фактически отработанного
времени для работников цехов путем получения данных из пропускной системы;
унифицировать процесс заполнения табеля для ответственных
сотрудников подразделений, которые работают на пятидневке;
реализовать автоматическую проверку табелей после заполнения
ответственными сотрудниками подразделений;
автоматизировать процесс присоединения штатного расписания
перед расчетом заработной платы и тарифным разрядов;
для начальников подразделений предоставлять аналитическую
отчетность по фактически отработанному времени по сотрудникам и
подразделениям.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Основной информационной системой, которая на данный момент
обеспечивает информационную поддержку работы хлебозавода является система,
реализованная на базе платформы «1С: Предприятие 8.3» с включением основных
конфигураций «1С: Бухгалтерия» [27] и «1С Предприятие 8: Хлебобулочное и
кондитерское производство» [28].
Политика безопасности в компании строится на основе средств защиты
информации, которые предоставляет фирма «1С» для своей платформы
34
конфигурационных продуктов. Учитывая тот факт, что используемая система на
предприятии построена на базе типового решения «1С: Предприятие 8.
Управление производственным предприятием» [25], то в ней осуществляется
поддержка следующих инструментов настройки политики безопасности [29]:
ИАФ.1 – Идентификация и аутентификация пользователей;
ИАФ.3 – Управление идентификаторами, в том числе создание,
присвоение, уничтожение идентификаторов;
ИАФ.5 – Защита обратной связи при вводе аутентификационной
информации;
УПД.1 – Управление (заведение, активация, блокирование и
уничтожение) учетными записями пользователей, в том числе внешних
пользователей;
УПД.2 – Реализация необходимых методов (дискреционный или
ролевой метод), типов (чтение, запись, выполнение или иной тип) и правил
разграничения доступа;
УПД.5 – Назначение минимально необходимых прав и привилегий
пользователям, администраторам и лицам, обеспечивающим функционирование
информационной системы;
РСБ.3 – Сбор, запись и хранение информации о событиях
безопасности в течение установленного времени хранения;
ЗНИ.8 – Уничтожение (стирание) информации (в части очистки
внешней памяти);
ОЦЛ.1 – Контроль целостности программного обеспечения, включая
программное обеспечение средств защиты информации;
ОПС.1 – Ограничение программной среды. Управление запуском
(обращениями) компонентов программного обеспечения, в том числе
определение запускаемых компонентов, настройка параметров запуска
компонентов, контроль над запуском компонентов программного обеспечения.
Так как коммерческая и другие виды информации, передаваемые в рамках
предприятия, не содержат государственной тайны, то согласно Приказов ФСТЭК
России [4, 5] о мерах обеспечения безопасности данных, не содержащих
государственную тайну и обеспечения должной защиты персональных данных,
35
предоставленные встроенные инструменты защиты от компании 1С
предоставляют достаточный уровень защищенности системы.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Расчет заработной платы на основе повременной тарификации с учетом
тарифных разрядов находится на стыке решения проблем бухгалтерского и
кадрового учета. Процесс расчета не предполагает использование сложных
операций, связанных с ведением налогового и бухгалтерского учета, но вместе с
тем и возникает скорее необходимость хранения данных о сотрудниках и их
тарифных разрядах.
В этом смысле можно выделить несколько направлений, в которых могут
выбираться решения для автоматизации выбранной задачи.
Первый вариант – использование автоматизированных комплексов для
автоматизации деятельности всей компании, которая в данном случае является
производственной.
Второй вариант – решение исключительно задач расчета зарплаты, в таком
случае выбираются специализированные решения, которые ориентированы на
работу с кадрами и расчет заработной платы.
Третий вариант – применение бухгалтерских проектов, систем
ориентированных на ведение бухгалтерского учета.
Одним из требований руководителя является использование
приобретенной платформы и простота интеграции в дальнейшем. Исходя из этого
требования нет смысла рассматривать множество решения разных
производителей, а согласно этому требованию попытаться решить проблему на
базе уже приобретенной платформы «1С: Предприятие». Поэтому в качестве
претендентов выбраны следующие системы:
«1С: ERP» как основное решение для средних и крупных компаний;
«1С Зарплата и управление персоналом 8»;
1С:ERP + 1С:Хлебобулочное и кондитерское производство 2.
Модуль для 1С:ERP (обновление существующего решения, но уже на основе
типового решения «1С: ERP»).
36
Решение «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» является программой
массового назначения, разработанной для осуществления комплексной
автоматизации расчета заработной платы, а также реализации кадровой политики
предприятий и организаций. Она хорошо зарекомендовала себя в практической
работе в бухгалтериях и кадровых службах и других подразделениях,
ориентированных на организацию максимально эффективной работы персонала
[23].
Следует отметить, что «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8»
представляет собой полностью законченное решение, созданное в соответствии с
требованиями законодательства, и с учетом реальной практики работы
предприятий, а также мировых тенденций в сфере развития мотивационных
методов в управлении персоналом.
С помощью прикладного решения «1С: Зарплата и Управление Персоналом
8» существует возможность автоматизации нижеперечисленных задач:
расчет заработной платы;
исчисление налогов и взносов с фонда оплаты труда, регламентация
которых осуществляется согласно действующему законодательству;
управление финансовыми (денежными) расчетами с персоналом, в
том числе, депонированием;
автоматизация делопроизводства, касающегося кадрового учета;
обеспечение бизнеса кадрами;
управление обучением, компетенциями, проводимыми аттестациями
сотрудников предприятий;
планирование потребностей в персонале;
учет кадров и проведение мониторинга и анализа кадрового состава;
отражение в затратах предприятия начисленной зарплаты и налогов;
управление финансовой мотивацией сотрудников предприятий.
В решении «1С ERP Управление предприятием», также разработанном
компанией 1С, акцент сделан на разработку комплексной информационной
системы управления предприятием любого типа. В системе предусмотрена
возможность автоматизации основных бизнес-процессов, контроля основных
показателей деятельности предприятия, организации взаимодействия между
37
подразделениями и службами, координации деятельности подразделений
производственной направленности, оценки степени эффективности деятельности
предприятия, в том числе его отдельных подразделений и персонала [26].
Функциональные возможности данного решения состоят из следующих
компонентов:
управление процессом производства, в частности, с применением
технологических карт;
расчет заработной платы и управление кадрами;
общий мониторинг с последующим анализом деятельности
предприятия, при этом используется система показателей достижения целей;
управление инвестициями и финансирование деятельности
предприятия;
ведение документооборота;
обеспечение взаимодействия с клиентами, а также проведение
исследований в сфере маркетинга;
управление складскими операциями и управление снабжением;
планирование закупочных операций и учет их проведения;
планирование деятельности предприятия посредством прогноза
продаж, производство и регулирование производственных мощностей и запасов.
Функциональные возможности решения 1С: ERP позволяют осуществлять
ведение учета рабочего времени сотрудников, благодаря чему появляется
возможность формирования табеля в соответствии с унифицированной формой Т-
13 (форма 13), а также расчета оплаты труда сотрудников-повременщиков
согласно первичной информации, введенной ранее.
Решение «1С: Хлебобулочное и кондитерское производство 2. Модуль для
1С: ERP» включает в себя следующую совокупность функциональных подсистем:
управление заказами;
оперативный учет производства;
сертификация и лабораторные анализы;
управление складом;
настройки и справочники.